Поспорил с другом на бутылку виски, что ЭДО экономит время в 10 раз. Рассказываю, кто победил

Когда мы говорим, что ЭДО сокращает время и затраты в 10 раз, нам не всегда верят. Доказали свои утверждения: подписали один и тот же договор на бумаге и в электронном виде. Делимся результатами в статье.

Привет! Я Сергей Егоров, руководитель продукта EnDocs. Это облачный сервис, который переводит работу с документами в цифровой вид. Сервис помогает компаниям оптимизировать процессы — обработка документов ускоряется в десять раз. Так бизнес экономит на кадрах, бумаге, печати и пересылке документов.

Когда я рассказываю о результатах при работе с EnDocs, бизнесмены старой закалки думают, что наши показатели сильно приукрашены. Среди таких людей — мой друг Дима, который управляет компанией по строительству и ремонту. Мы поспорили на бутылку виски: взяли таймер и засекли, сколько времени уходит, чтобы подготовить, согласовать и подписать типовой бумажный договор. А затем сравнили с электронным. Рассказываю о результатах эксперимента.

В компании Димы работает 65 человек, в основном это строители, которые трудятся на объектах. Есть небольшой офис, где находятся бухгалтер, кадровик, юрист, помощник, руководитель отдела продаж и сам директор. В среднем организация ежемесячно подписывает от 10 до 20 договоров: на подряд — с клиентами, на стройматериалы — с поставщиками.

Диме пришел новый заказ на ремонт. Ранее команда работала только с квартирами, но теперь расширилась и занялась коммерческой недвижимостью. Это первый их заказ на обустройство кафе. У нас тоже появился новый клиент — потребовался договор. Сложились идеальные условия, чтобы осуществить наш спор.

Я (🤖) и Дима (🗿) засекаем время на подписание договора с новым клиентом. В обоих случаях документ должны согласовать юрист, бухгалтер и руководитель отдела. Затем бумаги утверждает директор. Такой путь договоры проходят в компании каждый раз.

🗿 Поступила заявка, ее обработали продажники и передали помощнику Димы — Никите, чтобы тот сделал договор. Никита открывает «Яндекс Диск» и вводит: «договор на ремонт шаблон». Открывает пару файлов, бегло смотрит образцы — находит адекватный вариант и загружает на компьютер.

Шаблон — на компьютере, теперь нужно сверить его с последними договорами, которые лежат в папке на столе. Просто на всякий случай, чтобы удостовериться, что в образце не написано ерунды, которая противоречит документам компании. Он видит: последние договоры совсем не сходятся с шаблоном — нужно идти к юристу за новой версией.

Никита идет в соседний кабинет, чтобы попросить шаблон у юриста: опыт показывает, что это куда быстрее, чем писать на почту. Специалист скидывает документ на флешку. Дальше дело за малым: взять за основу шаблон и скопировать в него детали из последнего договора. Чтобы не переписывать информацию с распечатки, Никита проверяет, есть ли на «Яндекс Диске» копия документа. Из-за облака в компании часто ругаются: сотрудники правят договоры на компьютере и не обновляют файлы на диске, поэтому документы приходится создавать почти с нуля. Но здесь снова повезло: последний договор сохранили в облаке.

Дальше — всё по отработанной схеме: Никита выгружает последний договор из облака, добавляет из него пару деталей в шаблон с флешки. Затем открывает файл, где сохраняют номера договоров, делает новую запись и переносит в свой документ данные о заказчике. Готово, можно согласовывать.

🤖 В своей деятельности мы сами тоже используем свой продукт EnDocs. Я попросил помочь в эксперименте нашего менеджера Алёну, которая с удовольствием втянулась в эту авантюру. Путь документа будет таким же, предмет — внедрение цифрового сервиса с соглашением об уровне услуг, SLA.

Алёна открывает сервис EnDocs, создает договор и в разделе «Шаблоны» выбирает нужный образец. Сверять шаблон с последними договорами не нужно: в системе хранится самая актуальная версия.

Дело за малым: нажать на кнопку, чтобы сформировать документ, — данные о компании, контрагенте и другие загрузятся автоматически. При формировании договора ему автоматически присвоится порядковый номер с нужным префиксом.

🗿 Большое достижение в компании Димы — сотрудники больше не бегают с бумагами. Теперь согласуют всё по электронной почте и восхищаются победой прогресса.

Помощник подготовил договор — отправил юристу по электронной почте на вычитку. На этом всё. Пришло ли сообщение, прочитал ли его специалист — одному богу известно. Никита вежливо напоминает, чтобы юрист внес правки и комментарии, звонит по телефону. Через четыре часа ответ получен: специалист задал уточняющие вопросы. Еще через полтора часа юрист присылает правки.

Дальше помощник отправляет файл бухгалтеру. Бухгалтер отказывается смотреть без письменного подтверждения от юриста. Никита грустно вздыхает и идет к юристу просить, чтобы тот написал письмо с подтверждением бухгалтеру. На следующий день бухгалтер смотрит, всё ли сходится, возвращается с дополнительными вопросами. Когда всё улажено, вносит правки от себя и пересылает документ дальше, руководителю отдела.

Руководитель отдела отказывается смотреть документ. Говорит, что сейчас едет на встречу и согласует его только в среду — через день. В назначенный день он с важным видом смотрит документ и задает уточняющие вопросы. Затем спрашивает, все ли правки юриста и бухгалтера учли. Верит на слово, что все изменения уже есть в документе. Согласует договор.

🤖 У нас в EnDocs Алёна подготовила документ, в том же окне открыла маршрут согласования. Это цепочка, которую настраивает инициатор документа: можно отправить договор в выбранном порядке или всем ответственным специалистам одновременно. Также в системе настраивается типовой маршрут: если документ согласуют одни и те же сотрудники, сервис запомнит порядок и сохранит как шаблон.

Алёна выбирает маршрут согласования из базы: сначала — юристу, затем — бухгалтеру, в конце — руководителю. Готовый документ со всеми правками попадет на подпись к директору. Нажимает кнопку и забывает о договоре.

После установки маршрута не требуется дополнительных действий. Программа автоматически разошлет уведомления ответственным специалистам, а затем напомнит о документах. Процесс согласования со всеми правками отображается в программе — не приходится писать письма или звонить для уточнений. До конца дня документ проходит все нужные стадии.

🗿 В компании Димы готовы все правки. Помощник берет бумажный подписной лист — в нём все указывают, что согласовали договор. С ним Никита отправляется по кабинетам. По-хорошему, такую подпись он должен запрашивать после каждого внесения правок. Но все в компании понимают, что лист важен только директору, поэтому заполняют бумажку задним числом. Проходит по кабинетам и получает нужные подписи. Немного задерживается только у юриста: обсуждают хоккей.

Осталось подписать у директора. Вот только его нет на месте — будет только завтра. И то, заедет на два часа, нужно успеть его выловить. Утром помощник звонит директору: задерживается, будет через полчаса. Он приезжает в офис, где его тут же настигает Никита — и идет куда подальше. Нужно вернуться через двадцать минут: директор занят.

Помощник заходит в кабинет, показывает документ. Директор его читает, задает уточняющие вопросы. Затем звонит юристу и узнаёт дополнительные детали. Всё это время помощник не разгребает рабочие завалы, а просто ждет в кабинете. Подпись поставлена через полчаса разговоров.

🤖 У нас в EnDocs Алёна получила уведомление от программы: договор согласован, ушел на подпись директору. Руководитель видит всю хронологию правок и может ознакомиться с ними сам. Он точно уверен, что документ посмотрели все ответственные сотрудники: отметки об этом есть в программе. Ставит подпись.

Честно сказать, наш руководитель тоже немного подвел. Когда документ согласовали, директор был на созвоне, поэтому посмотрел его лишь через два часа. Зато проверил и подписал быстро, поскольку:

• в истории согласования ему видно, как бухгалтер и юрист пересылали документ друг другу на доработки — можно не переживать, что возникнет ошибка;
• все правки на виду — юрист добавил пункт в договор, бухгалтер скорректировал этот пункт, юрист переписал еще раз.

Чтобы задать вопрос, можно написать специалисту в том же окне, не нужно запускать мессенджер или идти уточнять в кабинет.

В конце недели мы встретились и подвели итоги — сколько потребовалось, чтобы подписать договор:

• Без ЭДО процесс занял 3 дня 2 часа 11 минут 18 секунд. Даже с таким результатом мне кажется, что Дима немного смухлевал — попросил сотрудников работать активнее.
• С ЭДО на подписание ушло 8 часов 0 минут 19 секунд. Почти уложились в рабочий день.

Приводим всё к общим единицам измерения: без ЭДО — 263 478 секунд, с ЭДО — 28 819 секунд. Делим большее число на меньшее — разница в 9,14 раза! Хоть мы спорили про 10 раз и немного не дотянули, приз всё равно забрал я, ведь разрыв слишком большой.

Моя победа в споре очевидна. Но главное — Дима задумался о переходе на электронный документооборот, ведь это прямая экономия денег. Мне кажется, это самое важное в моей работе — экономить время и силы предпринимателям, чтобы они могли сосредоточиться на более важных вопросах в бизнесе.

Переходите в телеграм-канал EnDocs, если развиваете бизнес или часто работаете с документами. Мы собрали много гайдов, как можно облегчить работу руководителям, бухгалтерам, юристам и сотрудникам отдела кадров.