Можно ли вообще что-то автоматизировать в отделе продаж? !

Как работать с бОльшим количеством клиентов не увеличивая штат сотрудников и ресурсы?

Практически каждая компания затрачивает львиную долю дохода на фонд оплаты труда.

Здесь есть пища для размышлений. Допустим, - Как нам тем же количеством людей и ресурсов делать больше выручки или обслуживать на 10% больше клиентов, которые приходят к нам в компанию? Конечно же речь не идёт о том, что бы нагружать сотрудников до изнеможения, заставлять их перерабатывать и вот это вот всё. Нет! Ничего хорошего из этого, конечно же не выйдет.

Я вкладываю в этот вопрос понятие - эффективность. Или если угодно - продуктивность.Давайте разматывать этот клубок.

Приведу пример.

В компании где мне посчастливилось работать РОПом были еженедельные планерки. Проходили они каждый понедельник и был этот понедельник офисным днём. Менеджеры не назначали встреч на понедельник и особо никаких глобальных задач не планировали и вот почему. У каждого отдела продаж был эксель файл(всё это было придумано до меня). Лежал он в сетевой папке и каждому менеджеру перед планеркой необходимо было заполнить свои показатели за предыдущую неделю. НО одновременно этот файл все заполнять не могли т.к. всё ехало и ничего нормально не сохранялось. Менеджерам необходимо было выдерживать очередность и последовательно друг за другом вносить данные. Да, понимаю, что возможно звучит колхозно, но так и было.

Про эту компанию у меня есть ещё несколько историй в моём телеграмм канале, где я пишу о B2B продажах Если контент релевантен вашим повседневным задачам - подписывайтесь!Набор данных, которые заполнял менеджер был такой:

- Выручка
- Прибыль
- Встречи
- Дебиторка
- Новые клиенты
- Рекламации
- Эффективность (мерили по битрикс)
- Активные клиенты
- Количество повторных продаж

Это были основные показатели. Помимо них ещё было 4 переменных показателя.
Эти данные менеджеры смотрели не сами в CRM системе, а брали из ДРУГОГО файла, который готовил помощник директора по продажам. После того, как файл с цифрами был заполнен, давался клич, мол - ЗАПОЛНЯЕМ. Менеджеры друг за другом заходили и заполняли.

Если это представляется достаточно трудным и долгим процессом - так и есть! В добавок всё усложнялось ещё больше тем, что не всегда данные корректно бились в CRM и помощник директора по продажам заполняла файл не к 11:00, а к 12:00 допустим. Менеджеры, должны были отписываться в чате когда заполнили файл и вышли из него. Некоторые забывали, у некоторых прилетали срочные звонки и они свою очередь затягивали. Короче - дурдом.

Планёрка была в 14:00 и практически всё время до + время на планерке, менеджеры расходовали впустую. А представьте сколько можно было бы сделать, если бы всё было автоматом? Я подумал и решил! Я сделал Google таблицу, где по формулам сделал автоматическую передачу внесённых данных из первой таблицы во вторую. То есть, всё, что оставалось сделать менеджеру перед планёркой, зайти и проверить все ли данные корректно передались. Счастье длилось не долго, ведь практически каждую неделю что-то ломалось в первом файле и во второй файл данные не передавались.....

Выводы и рекомендации:

- Если менеджеры часто отправляют презентации, сделайте общую папку со всеми презентациями и обязательно положите туда исходники, что бы в случае чего они смогли сделать персональную презентацию не запрашивая её у отдела маркетинга)

- Соберите все документы, которые может запрашивать клиент в одном месте.

- Автоматизируйте всё что можно - автоматическая регистрация обращений в CRM \ авто перезвоны по пропущенным звонкам в компанию \ напоминание о перезвонах и т.д.

- Положите все лучшие скрипты \ телефонные разговоры \ бест практики в одну папку. Чтобы менеджеры не искали всё в разных местах.- Подготовьте разные шаблоны КП под разные услуги\продукты

- Установите временные регламенты на ответы из других отделов. Что-бы менеджеры постоянно не дёргали смежные отделы вопросами.

- Если у вас есть отдел закупок, сделайте единую таблицу - какой бренд, когда и в каком количестве закупается на склад.- Положите все сертификаты и документы на продукцию или услуги в одну папку

- Посмотрите есть ли в отделе "слабое звено" кто постоянно "выезжает" на показателях отдела.

И это лишь маленькая часть того, что высвободит больше времени у вас или у ваших менеджеров.