Места, где теряется себестоимость производства

Предприниматель запускает какое-либо производство, перед этим всё высчитав в таблицах. Оно выстреливает — продажи есть, бизнес растёт, но с каждым месяцем материалов в обороте всё меньше и меньше, а денег, как будто и нет. Скорее всего, проблема в неправильно рассчитанной себестоимости!

👋 Меня зовут Алексей, я занимаюсь автоматизацией управленческого учёта и бизнес-процессов. Я могу рассказать про управленческий учёт и автоматизацию — спрашивайте в личке или в комментариях!

Если вы часто сидите в чатах с предпринимателями, то наверное видели, как ребята «считают себестоимость в таблицах». Просят поделиться рабочими шаблонами, в которых не плывут формулу. Сам расчёт выглядит так: собирается заказчик, отдел продаж, инженер считать стоимость заказа: материалы, работа, перевозка и прочие расходы. Называют это себестоимостью, сколько-то прибавляют «маржи» и довольные подписывают документы.

По факту эти ребята сделали плановую себестоимость, которую корректнее назвать калькуляцией, сметой или проектом… В общем, какой будет бизнес, так и будет называться подобная таблица.

Реальные расходы ресурсов на производство и фактические могут различаться в разы.

Я попробую рассказать по-простому, не вдаваясь в дебри бухгалтерского учёта и термины финансистов. Главная проблема, с которой я сталкиваюсь чаще всего — не контролируют фактическую себестоимость. По ряду причин она бегает. Чаще всего из-за воровства, так как никто не контролирует расход материалов, заказали 2 фуры пиломатериалов, половину растащили по домам, а половину распилили на отопление. Это, кстати, реальная ситуация. Мастера обрезают доски «как получится», по смете на дверь должно было уйти 1Х дерева, то по факту получилось что 1,5Х. Из закупленных 9Х пиломатериалов, получили не 9 дверей, и даже не 8, а всего 6.

6 мест в учёте, где чаще всего появляется разница между планом и фактом:

• учёт ТМЦ,
• перемещение сырья,
• раскрой и использованное сырьё
• незавершёнка,
• взаиморасчётов и финансы,
• учёт реального труда

Разберём каждую подробнее.

На автоматизированном производстве всё сырьё, что поступает на склады — подсчитывается, приводится к нормам расхода и сравнивается «что по итогу». На реальном производстве много сырья уходит «в сторону». В моей практике было так, что прораб строительства один камаз отправлял на строительство, а другой, за счёт заказчика, к себе на дачу. Предприятие по производству окон 6 окон делало днём по заказу, а 2-3 по ночам для друзей.

На производстве, где автоматизирован учёт ТМЦ, будет заметно, что расход материала на единицу продукции как-то сильно выросло — это повод запустить проверку, вероятно, кто-то работает по ночам.

Учёт перемещения сырья довольно нудный процесс. Но от него зависит точная себестоимость продукции. Скажем, есть швейное производство, делает одежду. Регулярно на склад поступает одинаковая ткань и фурнитура. Но от разных поставщиков, в разном объёме и по разным ценам. По уму следует как-то подсчитать все эти разные поставки и поделить на произведённую продукцию. Кто-то считает по партиям, скажем, одну ткань привезли в первых числах, из них сшили 10 джинсов по себестоимости Х. Другую ткань привезли в десятых числах, из них сшили 15 джинсов, по себестоимости Y. Кто-то предпочитает считать потоком, сложив стоимость первой и второй ткани на все джинсы. Там есть свои нюансы, но это надо считать и контролировать!

Ручками это делать можно — но чертовски долго и нудно. Вдобавок возможны ошибки. Если на производстве стоит 1С, где автоматизирован подобный учёт — будет подсчитана себестоимость каждой пары! А от этого проще определить наценку.

Частное проявление двух предыдущих пунктов. Достаточно ли бережливо мастер использует материал или умудряется 2 метра отрезать себе в карман?

Контролируется это всевозможными нормами расхода или калькуляциями — будет свой термин, в зависимости от производства.

Сколько сырья прямо сейчас в производстве? А сколько продукции уже сделано?

Автоматизированный учёт этих участков позволяет нам точнее и в разы быстрее считать себестоимость.

Мы часто сталкивамся с тем, что производители не знают стоимость сырья на складе. Точнее так, сказать-то могут, но для этого надо два дня посидеть, подсчитать, а потом проверить наличие этого сырья на складе, что он там не «спрятался» или не хранится у прораба.

Это может привести к проблемам такого рода — закупщик приобретает сырьё, которое уже есть на складе в достаточном количестве, или приобретает по акции, но по деньгам эта покупка дороже, чем всё то, что лежит на складе.

Для автоматизации этого участка мы автоматизируем взаиморасчёты с поставщиками и учитываем стоимость каждой партии сырья. А ещё автоматизируем контроль счетов и дебиторской задолженности.

Зарплату сотрудники получают каждый месяц, а расходы труда заложены в каждое изделие. Логичный вывод — чем больше работник сидит без дела, тем меньше он сделает, а значит, каждое изделие будет дороже. Способ распределения затрат заложен в финансовой модели. А вот фактические: ФОТ, участие работника, расходы на труд — требуют учёта в 1С.

Боль подобного учёта хорошо видна в автосервисах. На замену газового фильтра в таком-то автомобиле заложено столько-то времени. Но не учтено, что автомобиль может приехать весь ржавый, все гайки со сбитыми шлицами, а на сервисе нет нужного инструмента и обычная замена фильтра растягивается на часы.

Я привёл лишь несколько популярных причин, из-за которых плановая себестоимость может в разы отличаться от фактической. То, что изначально закладывалось в смете, калькуляции, в «таблице расчёта себестоимости» — это идеальная картинка. По ней предприятие должно зарабатывать, а фактически расходы на производство отличаются, и даже с «гигантской» маржой предприятие недозарабатывает.

Анализ плановой и фактической себестоимости позволяет оперативно реагировать на всевозможные изменения:

• корректировать плановый расчёт, скажем, на автосервис постоянно приезжают ржавые автомобили, можно будет закупить побольше растворов против ржавчины, специальный инструмент для срезания гаек и предлагать дополнительные услуги для этой категории клиентов.
• предотвращать кражи и внедрять бережливое производство.
• закладывать убытки.
• бороться с другими потерями.

Есть и другие проблемы в учёте характерные при автоматизации производства и услуг, с которыми мы сталкиваемся регулярно, если будет интересно — расскажу. Пишите в личку или в комментариях!

Что нужно сделать, чтобы отчёты по себестоимости показывали правильные цифры? Я писал в предыдущем посте на ВиСи «Готовый план внедрения расчёта себестоимости в производство»

Ещё я собрал несколкьо ссылок для дополнительного чтения, если вам будет интересно:
— Контроль и автоматизация учета рабочего времени
— Нормочасы ремонта авто
— Записаться на консультацию по автоматизации учёта