Одна из причин «плохого тайм-менеджмента» — ожидания, считает автор книги «Bridging the Soft Skills Gap» Брюс Талген. Например, наиболее типичная ситуация в офисе: руководитель назначил встречу в 9:30 утра. Чаще всего он ожидает, что в 9:28 все уже будут сидеть в переговорной. Для руководителей пунктуальность в данном случае является простым уважением к начальству, отмечает Брюс Талген.
Однако сотрудники не всегда понимают установки руководства. Автор книги рекомендует менеджерам, которые требуют от сотрудников пунктуальности, использовать более конкретные формулировки, когда речь идет о времени. Например, вместо «Встреча начнется в 9:30» лучше сказать «Я ожидаю, что все мы будем на связи в 9:30, когда начнется созвон. Скажите мне, если вам неудобно предложенное мной время».
Более комплексная проблема — когда сотрудники срывают дедлайны, работая напряженно над задачей прямо перед тем, как сдать её. Майа Хейк-Мерлин, автор книги «The Together Leader», предлагает разбирать с сотрудниками каждый срыв дедлайна индивидуально. Цель — определить слабые места, которые приводят к проблемам в команде.
Хейк-Мерлин приводит примеры вопросов, которые нужно задать каждому сотруднику:
- Насколько хорошо ваше время распределяется согласно приоритетности задач?
- Что мешает тратить больше времени на более приоритетные задачи?
- Что у вас заняло больше времени, чем вы ожидали?
- На что вы потратили меньше времени, чем ожидали?
- Насколько эффективно вы можете решать задачи в небольшие отрезки времени?
Коллективное обсуждение поможет сформулировать решения для команды, считает Хейк-Мерлин.
Сотрудники, у которых есть проблемы с тайм-менеджментом, могут испытывать стыд. Но это бесполезно. Они чувствуют, что неумение управлять временем — их личная проблема, хотя это навык, который нужно развивать и обсуждать.
— Мелани Нельсон, автор блога Beyond Managing
Одна из основных причин, почему команды срывают дедлайны, — перфекционизм участников. Таких сотрудников необходимо научить расставлять приоритеты — например, разобрать на примере первых черновиков проекта, на каких моментах необходимо заострить внимание, а какие — оставить для дальнейшей доработки.
Другой важный навык в командном тайм-менеджменте — умение рассчитывать время, которое понадобится для различных задач. По мнению Талгена, команды регулярно должны встречаться для обсуждения времени, которое будет затрачено на ту или иную задачу — чтобы понимать зависимость от других отделов или коллег, устройство бизнес-процессов. Важным для планирования времени навыком является умение разбивать задачи на как можно более мелкие, считает автор книги.
Это большие траты времени и энергии, но вы строите более собранную и нацеленную на будущее команду. В долгосрочной перспективе это сохранит вам время.
— Брюс Талген
или так:
- сколько тебе нужно времени на выполнение задачи?
- 2 недели
- 2 недели?? я спросила у менеджера Инны Васильны, она сказал одной недели хватит
- эм. но вы же спросили и...
- неделя
сдаешь через 14 дней, работая нон-стоп без выходных, потому что предыдущих исполнителей также гнали в шею, они кое-что не учли, а тебе пришлось разгребать сверх того.
в разы чаще проблема в оценке. все хотят запустить ракету за неделю, а к этому моменту продумать все на 100 шагов вперед никто не в состоянии, и в итоге снова и снова такая команда позорится.
можно давить на исполнителей сколько угодно и резать сроки до суток, но результат всегда ёвый
Обратный камень в огород - если исполнителя никогда не торопить и давать безмерные сроки, результат будет очень доглим.
по-моему, это крайность. если исполнитель на работе сидит в игры играет (даже такое бывает), и неделю не может документ составить - да, такую личность приходится постоянно пинать и даже пугать штрафами.
но, смысл занижать сроки, которые сам же исполнитель примерно (подчеркнуть) называет? чтобы что? вызвать у него панику и головную боль от напряжения? перманентно такие условия терпеть обычный человек не сможет.
практически всегда есть какой-то скрытый момент\конфликт\недоработка\"недодумка", о которых ни заказчик, ни менеджер, ни исполнитель не догадываются, пока туда рабочий процесс не доберется. и не закладывать время на такие моменты глупо.
даже если сделать три стилистически одинаковых ремонта в трех одинаковых по габаритам квартирах, найдутся невидимые косяки. в одной - проводка сгорела к хренам, во второй - под линолеумом деревянные доски оказались, которые еще и выкорчевывать нужно, из третьей, оказывается, еще и демонов изгонять нужно перед ремонтом
Значит дело не во мне, слава богу. А если серьезно, зачастую именно начальство и вставляет палки в колеса. Меня, например, как-то раз во время дедлайна отправили снег убирать.
если не секрет - что за контора? Не дворник же вы? )
С таким только в армии сталкивался )
Небольшая книжная сеть. Если бы я был дворником, я бы как раз к этому адекватно отнесся. А так - приемкой товара занимался. Начальница просто была потрясающей женщиной. Каждую неделю мы собирались на учебу, где, по идее, все должны были рассказывать друг другу о книжных новинках, но вместо этого мы выслушивали ее рассказы о рептилоидах, святой Руси и преимуществах уринотерапии.
Комментарий недоступен
По одному из внутренних проектов, который мне вменили как фейл, руководитель три недели не находила времени на согласование и проверку данных.
Итогом - "почему оно всё работает не так и результаты не выполняются!". Потому что подрядчик, ждал, ждал и устал ждать.
При этом важная деталь, подрядчику в начале знакомства была зачитана лекция, что мы скоростные ребята и срыва сроков не потерпим.
Это просто повальная тенденция, те кто трясутся за сроки в договоре, как правило сильно факапят процесс согласования
Вопрос от топа: "Сколько тебе нужно на это времени?"
Ответ от нетопа: "Вопрос не по окладу"