Friday Wins и Fails Night: как в Miro делятся успехами и провалами

Я работаю в Miro с 2017 года: за это время компания сменила название, команда выросла с 70 до 260 человек, количество пользователей — с 1,5 млн до 4 млн, а Product Engineering Team — из нескольких кабинетов до российского и голландского офисов. Несмотря на рост и изменения, все эти годы мы регулярно проводим внутренние мероприятия, ставшие традициями.

Расскажу подробно про два из них — Friday Wins и Fails Night. Они работают даже когда все remote, помогают обмениваться знаниями и делать процессы прозрачнее.

Главная цель наших командных мероприятий — построение культуры прозрачности. Прозрачность — когда каждый знает зачем и что делается в компании как минимум на уровне миссии и стратегических инициатив — помогает строить культуру доверия и эмоциональной безопасности.

Основа встреч — регулярность. Она задаёт ритм, позволяет всем находиться в едином контексте и вовремя замечать, если что-то идёт не так, чтобы это быстро исправить.

Примеры еженедельных мероприятий

• Friday Wins — команды делятся результатами и собирают фидбек;
• Perm All-hands — неформальная встреча пермской команды, чтобы поболтать и обменяться новостями. Запустили, когда перешли на remote. В других офисах есть подобные встречи.

Ежемесячные

• Product Dev All-hands — встреча продуктовой разработки: дизайнеры, инженеры, продакты, тимлиды обсуждают приоритеты и фокусы;
• TGIF — пятничные вечеринки: приглашаем интересных гостей с лекциями, устраиваем тематические тусовки. Впервые провели remote в прошлую субботу.

Ежеквартальные

• Company All-hands Meeting — Executive team рассказывают про результаты компании и про OKRs на следующий квартал;
• Внутренние хакатоны — проходят два раза в год, зимой и летом. Многие проекты на проде вырастают из хакатона. Например, год назад мы возродили один из первых прототипов Miro — мультитач-кафедру, а несколько недель назад запустили мобильную фичу Stickies Capture, которая переносит стикеры с физической доски в онлайн.

Ежегодные

• Miro Summer Offsite — недельный внутренний фестиваль, который проводим в Перми и на котором собираются все сотрудники, в том числе из Америки и Голландии. Как это было в 2019;
• Fails Night — желающие в неформальной обстановке делятся своими рабочими провалами.

Примерно половина мероприятий проходит в распределённом формате, остальные ещё предстоит перевести на remote.

Это еженедельные встречи, на которых команды презентуют результаты недели или спринта. Команды могут быть функциональными (People Operations, Marketing, HR) или кросс-функциональными (все продуктовые команды). Последние обычно состоят из нескольких фронт- и бэкенд-инженеров, QA, дизайнера и продакта.

Главная ценность Friday Wins — чувство постоянного движения вперёд, которое получает команда. Попутно это помогает решать другие задачи:

• Находиться в едином контексте: знать, что происходит в продукте и в процессах, какие фичи сейчас находятся в разработке;
• Быстро давать и собирать обратную связь: хорошо работает для ранних прототипов;
• Прокачивать навык публичных выступлений: три минуты на одно выступление, нужно ёмко и чётко рассказать о проблеме и решении;
• Ещё это хорошая площадка для представления новых сотрудников.

Команды выступают по желанию. Встречи проходят в Zoom, длятся от 20 до 40 минут. Повестка формируется с четверга по пятницу, в Google-доке: команды самостоятельно добавляют в него тему и спикера.

На полностью удалённый формат Friday Wins мы перешли несколько недель назад, до этого пермская и голландская команды собирались в переговорках и подключались к Zoom. Американские офисы в реальном времени участия не принимают из-за 12-часовой разницы.

Это главный и самый сложный вопрос Friday Wins. Если считать победой большие результаты, кардинально повлиявшие на ключевые метрики — мы превратим еженедельное мероприятие в ежеквартальное. Это не плохо, но это не работает на главную ценность Friday Wins. Рассказывать о каждой сделанной задаче тоже не имеет смысла — большой поток новостей разной значимости замыливает фокус и не требует 30 минут внимания всей компании.

Сложность определения «победы» однажды привела к тому, что повестка встречи неделя за неделей оставалась пустой. После нескольких отмен мы вместе обсудили, что происходит. Оказалось, команды решили, что сделали недостаточно круто для презентации результатов, собрали мало данных, в общем — не сделали «вау». При этом у каждой команды был список того, что можно бы презентовать, «но это всё как-то мелко».

Мы попались в ловушку того, что «победа» воспринимается большинством как нечто героическое, сумасшедший результат, который должен свести зрителей с ума. Но на героизме далеко не уехать.

После длительных дискуссий мы пришли к пониманию «побед», которое устраивает нас в текущий момент:

Это значит, что победой является не только новая фича, а ещё новые знания, новый способ решени задачи, неудачный эксперимент. Всё это данные для движения вперёд. В общем, мы поняли, что развитие важнее совершенства.

Решив вопрос с «победами», мы столкнулись с тем, что у сотрудников появились значимые расхождения в понимании целей и формата встречи. Документа с описанием сути мероприятия не было, информация передавалась устно.

Тогда мы написали манифест Friday Wins, в котором зафиксировали понимание ценности, задач и формата встречи. Процесс выглядел так:

1. Несколько человек написали черновик;
2. Показали его всем в Slack→ собрали комментарии → внесли правки;
3. Обсудили новую версию на Friday Wins→ собрали комментарии → внесли правки.

Это помогло нам двигаться дальше: обсуждать и трансформировать мероприятие гораздо легче, когда можно отталкиваться от зафиксированных договорённостей. Для новых сотрудников манифест стал способом быстро познакомиться с форматом.

Ключевые характеристики Friday Wins, которые мы зафиксировали:

• Ритмичное движение вперёд всей компанией: регулярность встреч помогает не сбавлять скорость.
• Доставка ценностей до пользователей и команды: те самые «победы».
• Развитие важнее совершенства: на встречах стоит рассказывать не только про завершённые проекты, но и про прототипы и итерации. Это позволяет чувствовать движение вперёд даже в очень растянутых во времени проектах.
• Рассказывать истории, а не показывать графики: выступление на Friday Wins — не просто демонстрация произошедших изменений, а объяснение того, какую проблему мы решали и почему выбрали этот способ. Это позволяет команде рефлексировать и учиться.
• Yes to passion, no to bullshit: про важность активной честной обратной связи.

Манифест хранится на первой странице повестки Friday Wins и всегда перед глазами в нужный момент.

Обсуждения формата и написание манифеста помогли разлочить Friday Wins. Теперь команды рассказывают не только про запущенные фичи, но и про итерации прототипов и запуски экспериментов.

Следующий вызов — совместно прокачать навык публичный выступлений, чтобы каждый в компании мог выступить на Friday Wins с рассказом, который поразит слушателей в самое сердце.

Рассказывать про победы важно, но в работе существуют и неудачи. Особенность быстрорастущих компаний вроде нашей в том, что здесь каждый ошибается — чтобы двигаться быстрее всех и делать новые вещи, нужно не бояться экспериментировать.

Нам как команде нужно учиться жить в такой реальности. Да, в манифесте Friday Wins написано, что важно делиться ошибками. Да, одна из наших ценностей — embrace trust to turn failure into wins. Да, в компании лояльно относятся к ошибкам. Но всё равно большинство людей боятся ошибаться, потому что это больно.

С ошибками нужно учиться работать: открыто их признавать, быстро анализировать и внедрять изменения, рефлексировать и делиться выводами с командой, не допускать повторных ошибок и не бояться новых экспериментов.

Три года назад мы решили попробовать раскачать этот опыт с помощью нестандартного формата — Fails Night. Это внутреннее мероприятие, где желающие делились личными провалами. Идею взяли у глобального сообщества fuckupnights.com. Зашло так мощно, что Fails Night мы теперь проводим ежегодно.

Оказалось, что подобные встречи дают отличный терапевтический эффект: ты рассказываешь о провале, тебя отпускает, ты уже можешь шутить на эту тему и спокойно объяснять детали. Ты видишь, что у всех вокруг случаются неудачи, независимо от опыта и роли человека. Ты понимаешь, что главным действием в компании после ошибки становится изменение поведения и процесса, а не поиск виноватых.

Самая сложная задача на Fails Night — найти спикеров. Причём сложность возникает не всегда из-за боязни рассказывать о своих ошибках. Оказалось, что многим сложно даже вспомнить такие истории, не потому что они не ошибаются, а потому что это особенность психики — пережив плохой опыт, мы часто забываем о нём, чтобы двигаться дальше.

Поэтому те, кто решается на выступление, получают дополнительный бонус — они ещё раз проживают ситуацию, в которой была допущена ошибка, переосмысляют её и получают +100 к опыту.

Выступают люди с разными ролями и историей в компании: топ-менеджеры, «старички», новички, инженеры, продакты, дизайнеры, рекрутёры. Чем больше разных историй — тем круче.

Мы задумывали Fails Night как продолжение Friday Wins. Оба мероприятия работают на одну цель — укрепление прозрачности и доверия в команде. Поэтому формат рассказа об ошибках такой же, как и о победах: три-пять минут на рассказ с чёткой структурой (ошибка → полученный опыт).

Ошибки — только рабочие. Мы пробовали включать рассказы о личных неудачах или ошибках на прошлых местах работы, но это плохо сработало: личное бывают чересчур личным, а опыт прошлой работы не всегда коррелирует с текущей. Нам важно, чтобы спикер и слушатели находились в общем контексте, поэтому мы делимся только историями про работу в Miro.

Как понять, что про ошибку стоит рассказывать:

• Она уже исправлена;
• Она действительно была больной для команды;
• Работа по её исправлению изменила процессы в команде или компании.

В отличие от командных ретроспектив, базы знаний и Slack, которые мы тоже используем для обсуждения ошибок, Fails Night даёт новый уровень вовлечённости. Одно дело — в перерывах между задачами прочитать очередное сообщение от коллеги. Другое дело — прийти на встречу, посвящённую обсуждению ошибок, и слушать истории, уделяя процессу всё внимание.

Главное в подобных мероприятиях — не допустить неискренности в историях, иначе всё скатиться в bullshit, когда рассказами о незначительных ошибках на самом деле прикрывают желание показать личные грандиозные успехи. Фильтром здесь выступаете вы сами, точнее те ценности, которые приняты в вашей компании.

Поделитесь в комментариях нестандартными форматами регулярных мероприятий в ваших компаниях. И тем, повлиял ли на них (и как) переход на remote.

#командныепрактики #miro #корпоративнаякультура