Как превратить дедлайны из кошмара в мотивацию?

Дедлайн (англ. deadline — крайний срок) призван обозначать время, к которому необходимо завершить какое-либо дело. Однако сейчас это слово настолько демонизировали, что вместо обычной констатации факта оно превратилось в один из главных источников стресса.

В этой статье мы расскажем, как перестать "выживать между дедлайнами" и начать использовать их для повышения продуктивности. Но сначала разберем…

У современного человека слово "дедлайн" вызывает массу негатива. Хотя, если разобраться, это просто день в календаре. Но для некоторых он выглядит страшнее, чем дата собственных похорон.

Причина 1: нереалистичные сроки.

Зачастую дедлайны, что называется, спускают сверху. Подчиненные часто ругают начальство и эффективных менеджеров за то, что они составляют планы, не изучив ситуацию в проекте или на производстве. Отсюда берутся пресловутые "пятилетки за три года", достижение которых или невозможно, или требует непомерных трудов и сверхурочной работы. В таких условиях действительно тяжело сохранить самообладание и не заработать нервный тик от одного упоминания дедлайнов.

Причина 2: неправильная оценка ситуации.

Человеку свойственно ошибаться, особенно в вопросах распределения времени. Даже если он хорошо знает свою работу и сам назначает себе сроки, можно:

а) переоценить свои возможности и поставить слишком амбициозный дедлайн

б) столкнуться с непредвиденными сложностями в процессе работы

Например, сотрудник берет в работу задачу — изготовить 10 деталей — и предварительно закладывает на ее выполнение 3 дня. В процессе работы выясняется, что:у станка сбились настройки, а наладчик в отпуске; финишную обработку нужно делать вручную; часть заготовок пришла с браком; склад забит, а готовые изделия мешают на рабочем месте… Изменить назначенный срок уже нельзя, поставку ждут через 3 дня, время идет. Нервирует ли самостоятельно назначенный дедлайн? Еще как!

Причина 3: прокрастинация.

Дедлайн проекта или большой задачи — та еще ловушка. Если дата назначена "далеко", появляется ложное ощущение, что впереди еще куча времени. Если сроки сжатые или не выглядят реалистичными, пугает объем работы (=постоянно фонит мысль «Я ничего не успеваю!»). В любом случае, сознание переключается на "более важные" и менее энергозатратные дела. А это ставит под угрозу любые планы. Более подробно о прокрастинации и способах борьбы с ней читайте по ссылкам.

«Основные причины понятны, что делать?»

С дедлайнами, которые устанавливает кто-то другой, мало что можно сделать. Разве что выполнять работу в нормальном темпе, тем самым показывая, сколько действительно времени на нее требуется. В остальных случаях важно научиться использовать сроки не как Дамоклов меч, а в качестве дополнительной мотивации.

Может показаться, что вдохновлять себя ограниченными сроками — то же самое, что кусать кнут и бить пряником. Но все не так мрачно. Вот 5 советов, которые помогут снизить стресс и собраться, чтобы выполнить все к назначенной дате.

1. Установите дедлайн в несколько этапов.

Лучший способ охватить большой объем работы — разбить его на несколько этапов с реалистичными сроками. Исследования показали, что если крупная задача разделена на несколько небольших, последовательно выполняемых этапов, вероятность вовремя завершить выше. Подробнее об этом мы рассказывали в этой статье.

Например, ваша задача — подготовить доклад на конференцию к 31 мая. Чтобы она не казалась сложной и громоздкой, составьте себе более реалистичный график:

• набросать структуру (план) доклада до 13 мая
• собрать необходимые материалы до 20 мая
  
• написать текст до 25 мая
  
• еще раз просмотреть, отредактировать и отправить на согласование 28 мая
  

За оставшиеся дни можно что-то исправить, а также выучить и отрепетировать текст. И вот, к дедлайну 31 мая вы готовы к выступлению. Равномерное распределение сроков во времени дает вам ощущение прогресса, что в итоге мощно мотивирует дойти до финиша.

2. Найдите "идеальный уровень стресса".

Несмотря на то, что все вокруг стремятся побороть стресс, это состояние часто помогает нам совершить невозможное. Иначе как задачи, на которые давалось от недели до полугода, решаются в последнюю ночь? :)

Дело в том, что стресс — это, в первую очередь, напряжение. В этом состоянии организм вырабатывает вещества, активирующие нервную систему. А значит, человек лучше соображает, быстрее реагирует, становится сильнее и выносливее.

Мотивация в некотором роде тоже является стрессом. Но, как известно, в капле — лекарство, в ложке — яд. Важно создать для себя условия, в которых вы максимально сосредоточены на работе, но при этом не сходите с ума от тревожности. Лучше всего этот баланс прослеживается в законе Йеркса-Додсона. Чем сложнее задача, тем ниже должен быть уровень стресса (так как большой объем работы сам по себе вызывает напряжение). Легкие задачи лучше ставить себе с пометкой "срочно", иначе их выполнение может затянуться — «Там делов-то, потом сделаю».

3. Поставьте свои "внутренние" сроки.

Этот способ отлично работает с реалистичными дедлайнами. Например, если вам дали срок 2 недели, а вы можете выполнить работу раньше. Согласно исследованию, более срочная задача дается легче (о чем мы в некотором смысле уже говорили в пункте 2). Длительный срок мы автоматически ассоциируем со сложностями, что заставляет откладывать действия и мешает завершить работу вовремя.

Если у вас есть возможность установить для себя более короткий срок, сделайте это. А оставшееся время приберегите на другие дела, отдых или возможные форс-мажорные ситуации.

какая-то картинка/график про более срочные задания

4. Установите контроль извне или делитесь целями и прогрессом с другими.

Самодисциплина — штука непростая. Даже если вы счастливчик, который может сам себя организовать, внешний наблюдатель повысит ваши шансы на успех. Это может быть друг или коллега, который будет регулярно спрашивать вас о прогрессе или получать ваш отчет о проделанной работе в мессенджере. Так уж вышло, что для себя мы можем придумать любые оправдания. А вот "подвести" другого человека — стыд, позор и никак нельзя. Это не только наши наблюдения, но и предмет научных исследований.

Некоторые фрилансеры, в основном работающие в одиночку, иногда собираются в своеобразные коворкинги с "коллегами по цеху" (фрилансерами из этой же сферы). Они обсуждают конкретные действия, которые планируют предпринять для достижения своих карьерных/деловых целей, обсуждают прогресс и тем самым помогают друг другу прийти к желаемому результату.

5. Превратите все в игру.

Скучные задачи — от уборки до составления отчета — выполнять гораздо сложнее. Когда мы занимаемся чем-то интересным, мозг "выкручивает" концентрацию на максимум. Вспомните, как вы или ваши знакомые/дети проходят уровни в играх. На одно испытание можно потратить несколько часов, чтобы получить какую-то виртуальную награду! Секрет в том, что мозг не различает заработали вы денег в реальности или получили монетки в игре — "гормоны счастья" выделяются в обоих случаях.

Придумайте для себя вознаграждение за завершение этапа проекта или крупной задачи. Это может быть реальное действие (составил план диссертации — сходил на концерт) или виртуальное (для этого есть специальные приложения).

Например, перенос задачи из колонки "Нужно сделать" в "Готово" так же, как и вычеркивание дел из списка, улучшает настроение и повышает мотивацию двигаться дальше. Один из таких сервисов — система ведения задач Zetep. Здесь вы можете организовать свою работу, применив все перечисленные советы. А заодно повысить свою продуктивность и избавиться от страха дедлайнов :)

Дедлайн — это не повод впадать в истерику, а всего лишь дата в календаре. В ограничении времени на выполнение какой-либо задачи нет ничего ужасного.

Есть разные причины, по которым люди чувствуют дискомфорт из-за установленных сроков: на выполнение задачи выделен слишком короткий период, неправильная оценка сложности работы или своих возможностей, прокрастинация. Однако дедлайны могут не только гореть, но и мотивировать, хорошо сказываясь на продуктивности. Особенно, если планировать свои задачи в системе Zetep :)