Адаптируем agile-методологии в распределённой команде | Scrum

Если ваша agile-команда столкнулась c переходом к дистанционной деятельности, то этот цикл статей обязателен для прочтения. Мы собрали лучшие практики, которые позволят адаптировать гибкие методологии для распределённых команд, каких стало большинство на фоне пандемии коронавируса.

Привет! Меня зовут Денис Яковлев, я отвечаю за развитие продуктов в команде SpacePass. Мы, как и многие продуктовые команды, используем гибкий подход к разработке, применяя инструменты популярных agile-методологий. При этом мы являемся распределённой командой, каких стало большинство на фоне пандемии COVID-19.

Распределённый формат требует адаптации коммуникационных инструментов, которые используются в agile-командах. Как известно, гибкие команды обычно хорошо подходят для периодов нестабильности, учитывая их способность адаптироваться к быстро меняющимся приоритетам бизнеса, влиянию внешней и внутренней сред, а также быстрому технологическому процессу. Многие исследования доказывают, что применение гибких методологий позволяет повысить производительность и сплоченность проектной команды, а также сохранять высокий уровень вовлеченности.

Но резкий переход к удаленной работе в ответ на пандемию коронавируса поставил под вопрос типичный подход к управлению гибкими командами. Традиционно такие команды наращивают производительность, когда члены команды находятся в одном месте. Единое место работы обеспечивает эффективную коммуникационную составляющую: общекомандные оффлайн-встречи, частые личные контакты, мгновенный отклик, единый фокус на обсуждаемой теме, а также всеобщее вовлечение в разговор.

Многочисленные научные работы показывают, что отсутствие эффективных коммуникаций при переходе к дистанционной деятельности негативно влияет не только на проектную команду, но и на результаты проекта в целом.

И тут встает вопрос: «Как адаптировать инструменты коммуникаций, которые используются в рамках существующих гибких методологий в тех командах, которые перешли от локального формата к распределенному?»

Ответ на этот вопрос я постараюсь раскрыть в рамках трёх статей, посвящённых трём популярным гибким методологиям:

• Scrum
• Kanban
• XP (Экстремальное программирование)

Начнём со Скрама, поехали!

Пандемия коронавируса COVID-19 сместила призму осознания эффективности дистанционной деятельности сотрудников, в результате чего бизнес-сообществу удалось идентифицировать новые стратегические преимущества нового формата работы. Согласно статистике, популярность удалённой работы после пандемии возросла с 38% до 63% – из них 52% предпочитают гибридный формат, а 11% – полностью удалённый.

Резкий рост популярности "удалёнки" говорит о том, что адаптация гибких методологий для распределённых команд крайне необходима. С учётом того, что agile-методологии изначально создавались для локальных команд, их адаптация для дистанционной деятельности требует серьезной проработки.

Scrum – это одна из самых популярных методологий гибкой разработки программного обеспечения. Согласно исследованию KPMG, 66% проектных команд, применяющих гибкие методологии, выбирают для работы Scrum.

Эффективность данной методологии доказывается многочисленными научными работами. Например, исследования показывают, что использование Scrum приводит к увеличению производительности команды в 5-10 раз по сравнению с другими подходами к управлению проектом.

В основе методологии лежат инструменты и практики, позволяющие проектной команде итерационно подходить к планированию и разработке программных продуктов. Благодаря этому появляются возможности гибко адаптироваться под требования клиентов, обеспечивать постоянную поставку новых версий продукта, а также оценивать и увеличивать производительность проектной команды. Характерными особенностями Scrum являются обеспечение постоянного взаимодействия заинтересованных сторон и всеобщее вовлечение в процесс разработки нового продукта.

Практики коммуникаций, предлагающиеся в рамках методологии, позволяют учитывать мнения всех стейкхолдеров, формировать единое видение и информационное поле, а также своевременно выявлять и предотвращать трудности, возникающие в ходе проекта.

Изначально Scrum разрабатывался для локальных команд, которые находятся в одном месте, в результате чего не были учтены особенности распределённых команд. Коммуникационные процессы распределённых команд накладывают дополнительные сложности при организации гибкого процесса разработки на основе Scrum. Проблема распределённых agile-команд в том, что они пытаются в точности повторить те практики, которые присущи локальным командам – а это не всегда возможно.

Мы провели исследование на основе литературного обзора и качественного анализа, что позволило собрать информацию о том, какие коммуникационные трудности, препятствия и проблемы возникают при применении гибких подходов.

В таблице ниже выделены пять основных коммуникационных компонентов Scrum’а, на основе которых строится взаимодействие, а также присущие им сложности, которые возникают при дистанционной деятельности проектной команды.

Использование Scrum в распределённых командах содержит характерные трудности в вопросе взаимодействий. Как можно заметить, достаточно часто возникают проблемы с вовлеченностью и структурированностью коммуникаций, что порождает снижение эффективности применения соответствующих инструментов и практик.

Далее, в рамках исследования выявленные коммуникационные проблемы мы объединили в 6 типовых групп. Это было необходимо для того, чтобы появилась возможность более объективно оценить их влияние на показатели команды и проекта.

• P1: Проблема неструктурированности коммуникаций
• P2: Проблема часовых поясов
  
• P3: Проблема вовлечения в коммуникацию
  
• P4: Проблема трудности восприятия информации
  
• P5: Проблема отсутствия анонимности коммуникации
  
• P6: Проблема технической обеспеченности
  

• Соблюдение сроков проекта
  

• Соблюдение бюджетов проекта
• Соблюдение требований к содержанию проекта
  
• Качество конечного продукта
  
• Работоспособность команды
  
• Качество коммуникаций внутри команды
  
• Качество коммуникаций между заказчиком и командой
  

Для оценки влияния выявленных коммуникационных проблем был проведён количественный анализ на основе анкетирования 126 представителей проектных команд. Результаты анализа позволили определить критичность влияния проблем на соответствующие показатели.

Выяснилось, что P1 (Проблема неструктурированности коммуникаций), P3 (Проблема вовлечения в коммуникацию) и P4 (Проблема трудности восприятия информации) оказывают достаточно cильное влияние на параметры проекта и команды – на них стоит обратить внимание в первую очередь при адаптации коммуникационных инструментов для распределённой agile-команды.

P2 (Проблема часовых поясов) и P6 (Проблема технической обеспеченности) оказывают меньшее, но умеренное влияние.

А P5 (Проблема отсутствия анонимности коммуникации) практически не влияет на проект и проектную команду.

Однако важно отметить, что при имплементации гибких подходов и поддержки высокой коммуникационной эффективности необходимо ориентироваться на специфику проекта и устранять соответствующие проблемы.

Переходим к самому интересному :)

Собрав воедино результаты литературного, качественного и количественного анализов, нам удалось составить свод модификаций к инструментам Scrum'a, который позволит устранить коммуникационные проблемы и поддерживать показатели проекта и проектной команды на необходимом уровне.

Данные модификации представлены в виде изменений в коммуникационных регламентах для каждого из инструментов по каждой возникающей проблеме. При этом важно отметить, что данные модификации не направлены на изменение принципов Agile, а ставят перед собой цель дополнить и адаптировать их для удалённой работы проектных команд.

Свод получился достаточно объемный и вывести его в статью не представилось возможным, поэтому для примера давайте рассмотрим ежедневные stand-up’ы, а полную версию свода вы сможете скачать по ссылке в конце статьи :)

Итак, говоря о stand-up’ах, решением проблемы неструктурированности коммуникаций может послужить разделение встречи на 2 части, где:

• Первые 15 минут при участии всей команды, где каждый делится только текущим статусом
• Вторые 15 минут обсуждается решение проблем при участии только зависимых от этого лиц
  

Таким образом регламент встречи не нарушается, а время участников команды, которые не участвуют в обсуждении вопросов, тратится более полезно. При этом для еще большей экономии времени первую часть можно заменить на текстовый формат: когда участники команды делятся текущим статусом в общем чате.

А проблему вовлеченности в коммуникацию можно решить простым использованием включенных камер на протяжении всего собрания. Такой подход позволяет повысить дисциплину в команде, а также даёт возможности для обмена и использования невербальной информации.

При этом мы видим, что влияние данных групп проблем на проектную деятельность достаточно сильное, это говорит о том, что внедрение данной модификации достаточно критично для распределенной команды.

Свод модификаций мы дополнили некоторыми рекомендациями по их внедрению в реальную работу команды. Они будут полезны для всех распределённых команд, независимо от выбранного подхода к деятельности.

В первую очередь руководителю необходимо провести исследование текущего состояния коммуникационных процессов в команде. Это позволит выявить недостатки и проблемные места, которые потенциально могут влиять на результат проектной деятельности.

Далее это следует обсудить с командой: рассмотреть частные случаи, выявить первопричины проблем, определить возможные пути их устранения. После чего уже принимать решение о внедрении модификаций в коммуникационные регламенты.

Руководителю важно понимать, что внедрение модификаций требует от каждого участника проектной команды чёткого понимания необходимости соответствующих изменений. При внедрении изменений в работу команды необходимо обеспечить доставку новой информации через постепенное обучение и объяснение на практике.

Важно постоянно поддерживать командный дух, так как многие виды деятельности, присущие локальным командам и направленные на укрепление сплоченности, могут быть недоступны для распределённых команд. Поэтому внутри команды необходимо сохранять визуальный и эмоциональный контакт.

Необходимо учитывать межкультурные и лингвистические дифференциации, которые могут возникать в широкораспределенных командах. Это позволит избежать проблем с непониманием и асимметрией информации внутри команды.

Специфика распределённых команд обязует учитывать разницу в часовых поясах. Тем это важнее, если участники команды находятся на разных континентах. Для обеспечения комфортной работы и эффективных коммуникационных процессов необходимо: во-первых, сформировать единый информационный источник, где можно узнать о каждом из участников команды (его часовой пояс, текущее время, загруженность и т.д), во-вторых, при организации онлайн-встреч учитывать фактор распределённости и разделять участников по смежным временным зонам – это позволит выделять ответственных из каждой группы, чтобы доставлять информацию через него.

Результаты проведённого исследования показали, что использование гибких подходов к дистанционной деятельности проектных команд вполне применимо. Однако, для сохранения ценностей и принципов Agile, а также поддержания эффективности работы команды, необходимо адаптировать соответствующие коммуникационные практики.

Нам удалось составить обширный свод модификаций к трём популярным гибким методологиям: Scrum, Kanban, XP. Мы надеемся, что результаты, полученные в рамках данной работы, найдут практическое применение среди большого количества распределённых agile-команд :)

#agile #scrum #распределеннаякоманда

Для удобства использования мы подготовили документ в формате PDF, который содержит всю необходимую информацию по адаптации коммуникационных инструментов Scrum для распределённой команды: Скачать

Facebook / LinkedIn / Telegram

Буду рад получить обратную связь и пообщаться с вами, stay tuned!