Особенности оформления дистанционных сотрудников

Что делать с сотрудниками и соискателями, которые уехали за границу, но хотят продолжить работать на российских работодателей? NEWHR выяснил детали у Ольги Чумакиной — партнёра консалтинговой компании CordisON.

Многие компании, узнав о переезде сотрудника, не отражают этот факт в документах и продолжают работу с человеком по ТД. Эта стратегия опасна для работодателя сразу по двум причинам.

Налоговое резидентство

Хорошая новость: согласно разъяснительным письмам Минфина, в момент потери налогового резидентства (>183 дней за рубежом за год) ответственность за уплату НДФЛ переходит от работодателя к сотруднику.

Плохая новость: если работник лишился статуса, а вы продолжили платить за него 13% вместо 30%, налоговая придёт с вопросами именно к вам — придётся доказывать, что вы не знали о релокации.

Да, на сегодняшний день ФНС не получает информации о длительном отсутствии человека в стране автоматически — однако имеет право в любой момент её запросить.

Трудовой кодекс

Некоторые трактуют разъяснения Минфина о порядке уплаты налогов как «разрешение» на работу по ТД. Это ошибка: у Минфина нет полномочий давать такие разрешения!

На самом деле работа по ТД с человеком, находящимся за пределами страны, прямо противоречит федеральному законодательству, об этом в своих письмах говорил и Минфин.

Как бороться с тем, что работники зачастую не спешат информировать работодателя об отъезде?

Скажем, человек осуществляет доступ к корпоративным ресурсам с территории другой страны, но ни о чём вас не уведомляет. Вполне логично будет сослаться на защиту коммерческой тайны и запросить письменное объяснение.

Также вы можете отправить письменный запрос на указанный в договоре почтовый адрес. Как только срок хранения письма закончится, сотрудник будет считаться надлежащим образом уведомленным.

В идеале: изначально включать во все договоры положение о «выполнении должностных обязанностей на территории РФ», хотя это и в силу закона так. Также, когда важны расходы на командировку, локация в определённом часовом поясе с клиентами или другие причины «не смены региона», указывать на тот регион, что влияет на выполнение должностных обязанностей. Тогда ТД можно расторгнуть на основании уведомления об отъезде работника за границу по дополнительному основанию ТК РФ для дистанционных сотрудников.

В реальности: если такого положения в договоре нет, расстаться легко не получится — придётся проверять отсутствие дисциплинарных проступков со стороны работника. И это не вопрос «охоты на ведьм», просто в 90% случаев работа из другой страны — это нарушение режима коммерческой тайны и законодательства о персональных данных со стороны работника. А в силу закона «О персональных данных» мы обязаны мониторить и предотвращать все риски, связанные с разглашением (включая трансграничную передачу) , то есть это даже не вопрос вашего желания или нежелания искать нарушения со стороны сотрудников.

Например, удалённый доступ с территории другой страны может нарушать ваш регламент о коммерческой тайне. Весьма спорной может быть и ситуация с вывозом из страны того же рабочего ноутбука. В случае если работник скачивает на рабочий комп, который находится в другой стране, любые персональные данные — это уже нарушение положений о персональных данных в части трансграничной передачи. Конечно, речь идёт о тех случаях, когда сотрудник делает это не в режиме удалённого рабочего стола и не на сервере работодателя в России.

А человека, который не выходит на связь в течение двух дней, как мы знаем, можно уволить по дополнительному основанию.

Договор ГПХ с физлицом

При правильном оформлении такой договор — самый удобный и безопасный вариант. Во-первых, он действителен вне зависимости от местонахождения исполнителя. Во-вторых, его можно заключить с бывшим сотрудником сразу после расторжения трудового договора (с «самозанятым», например, такое не прокатит в течение двух лет) .

Но важно понимать, что работодатель — налоговый агент физлица (он перечисляет НДФЛ в бюджет) . Пропишите в договоре, что исполнитель обязан письменно уведомлять вас о смене налогового статуса (резидент — не резидент) . Также можно обязать его раз в квартал подтверждать, что статус не изменился. И прописать штрафные санкции (неустойку) , если последствием такого неуведомления стали штрафы или другой ущерб заказчику. Но в бюджет надо сразу закладывать 30% НДФЛ, ведь цель такого договора как раз снять все вопросы, в том числе и по НДФЛ (независимо кто потом будет его платить — заказчик как налоговый агент, или исполнитель) .

Договор ГПХ с «самозанятым» (плательщиком налога на профессиональную деятельность)

Договор ГПХ с «самозанятым» — самый дешёвый и простой с точки зрения документооборота вариант, в котором вся ответственность (в т. ч. перед налоговой) лежит на исполнителе. Но у самозанятости есть два серьёзных ограничения:

• низкий для IT-сферы лимит на доход (2 400 000 ₽ / год) ,
• запрет на заключение ГПХ с бывшими сотрудниками на протяжении двух лет после расторжения трудового договора (если у вас одно юрлицо это, безусловно, существенное ограничение) .

Кроме того, сейчас самозанятые привязаны к территории оказания услуг — конкретному региону РФ. Теоретически это влечёт за собой риски для исполнителя при работе из-за границы. Для компании рисков пока нет, мы не обязаны это отслеживать, но в договоре лучше прописать обязанность уведомлять о потере статуса самозанятого. Также лучше предусмотреть расторжение договора при изменении условий, включая данное, с любой из сторон, а также неустойку со стороны исполнителя в случае последствий неуведомления в виде штрафов.

В целом, самозанятость может стать отличным «буфером» на несколько месяцев: например, пока работодатель открывает представительство в новой стране. Но, как мы уже писали, это будет нарушением со стороны исполнителя.

Договор с ИП

Тут мало что можно прокомментировать, потому что это лучший вариант для работодателя или заказчика. Буквально невозможно придумать ничего лучше. Только не все бывшие работники или кандидаты в исполнители готовы стать ИП. Пожалуй, это единственный минус.

Плюсы:

• налоги платит сам индивидуальный предприниматель, нас эта тема не касается никак;
• можно применять электронный документооборот (ЭЦП всех спасёт в части актов и остальных документов, которые будет требовать бухгалтерия) ;
• место мы отслеживать не обязаны;
• у исполнителя есть некоторая свобода передвижения, да, вопрос двойного налогообложения также актуален, но не касается заказчика;
• так же дёшево, как и самозанятый. Больше сумма, в пределах которой ставка УСН позволяет платить 6% до 219,2 млн в год (там есть свои тонкости, но всё равно несравнимо с «самозанятыми», ставка больше 6% становится при выручке сверх цифры порядка 164,4 млн рублей) .

Если вы привлекаете к работе над вашими проектами исполнителей по гражданско-правовым договорам, но хотели бы сохранить для них такие же условия, как у ваших работников, стоит помнить о риске признания таких договоров трудовыми. Поэтому разные приятные плюшки для исполнителей стоит всё же указывать в стиле гражданского, а не трудового кодекса.

Например: «После 6 месяцев сотрудничества без претензий к качеству оказываемых услуг исполнителю выплачивается бонус за качество в размере N», или включить сумму оплаты ДМС в вознаграждение исполнителя. Особенно если он за рубежом, когда он будет при ВНЖ и других форматах легализации обязан оплачивать себе страховку в большинстве стран, это будет очень хорошей плюшкой. Пропишите компенсации за используемое оборудование, материалы, это вполне в духе ГК РФ.

А если вы боитесь заключать ГПД, потому что «вы в любой момент уйдёте — что мы будем делать?» — предложите прямо прописать в договоре сроки уведомления об уходе или форму сдачи текущих проектов.

Весь разговор с Ольгой Чумакиной можно посмотреть здесь

Если вы часто занимаетесь наймом — приходите читать больше полезных статей в канал «Доказательный рекрутинг»