Кейс по автоматизация тендерного отдела поставщика медтоваров: двойной рост оборотов и рекорды в поставках

Вебфлай внедрили Битрикс24 и автоматизировали работу с тендерами для компании AnyMed — поставщика медицинских расходных материалов и оборудования.

После оцифровки у AnyMed в 2 раза вырос финансовый оборот, в 2 раза увеличилась скорость подготовки заявок для участия в аукционах, появился контроль всех стадий сделки и система оценки эффективности сотрудников.

Также компании дважды за год удалось побить финансовый рекорд и поставить товар на сумму свыше N-ной, которую компания определила для себя. Расскажем, как это стало возможно.

Компания AnyMed работает с 2011 года. Поставляет лечебным учреждениям расходные материалы для хирургии, урологии, гастроэнтерологии, анестезиологии и других направлений медицины. Заключает контракты с медучреждениями страны через госзакупки, контролировать нужно многие процессы, связанные с миллионными контрактами.

У AnyMed свой интернет-магазин, учебные центры и офис в Москве. Есть логистический отдел, который занимается отгрузкой и доставкой товаров собственным транспортом. В компании более 35 сотрудников.

С AnyMed мы работаем с 2013 года: разработали для них сайт, создали фирменный стиль, выполнили брендирование автопарка и многое другое.

Осенью 2019 года начали внедрять CRM. У AnyMed был основной запрос — оцифровать отдел закупок, то есть тендерный отдел. Битрикс24 внедряли в 2 этапа. Первую версию бизнес-процессов создали на основе видения прежнего коммерческого директора, но система не прижилась. Менеджерам было неудобно в ней работать.

Вместе с руководителем сменился и подход к CRM: рутинные действия сотрудников проанализировали, детально описали, чтобы перенести в Битрикс24. Внедрение системы совпало с пандемией и большой нагрузкой на систему здравоохранения, а значит, и на поставщиков медицинских товаров.

• Недостаточный контроль за сроками тендеров: информацию писали маркерами на магнитной доске и забывали обновлять.

• Слабая координация работы со сделкой: за этапы аукциона отвечали в среднем 5 человек, сложно было отследить переход задачи от одного исполнителя к другому и понять, что сделано по задаче.

• Нарушение сроков отгрузки товара и исполнения договора: отгрузки по контракту не распределяли равномерно на срок действия договора и случалось, что заказчик присылал заявку на весь объём товара сразу. Поскольку клиентов много, то нужного количества продукции могло не оказаться на складе. Из-за этого срок поставки и исполнения договора сдвигался.

• Снижение прибыли из-за штрафов и пеней: нарушение сроков поставок приводило к санкциям по контракту. Процент пеней, как правило, невелик, но если речь идёт о сделке на несколько миллионов, то сумма штрафов — ощутимая.

• Расхождение суммы контракта с данными бухгалтерии: информацию об изменении суммы договора вносили в 1С вручную, автоматически она не обновлялась. Кроме того, данные могли забыть добавить в базу.

• Поставить рекорд по отгрузке товаров на сумму свыше N миллионов рублей в месяц.
• Контролировать этапы и дедлайны тендеров.
  
• Соблюдать сроки поставки товаров и исполнения контрактов.
  
• Участвовать в большем количестве аукционов.
  

• Синхронизировать данные тендерного отдела и бухгалтерии.

• Упорядочить и ускорить бизнес-процессы.

• Увеличить прозрачность работы отделов.
• Убрать «человеческий фактор».

Систему настроили так, что она отображает все этапы сделки: начиная от подготовки заявки, заканчивая исполнением контракта. В Битрикс24 создали 4 воронки продаж: подготовка лота, прямой договор или аукцион, и исполнение обязательств. В каждой воронке есть свои этапы, сроки и исполнители.

Например, при подготовке лота на составление коммерческого предложения отведено до 3 дней, на утверждение КП — свой срок, на резервирование товаров у производителя — свой, то есть у каждого этапа свои дедлайны. Несмотря на запас времени, менеджеры собирают заявки для участия в аукционе максимум за 5 дней за счёт оцифровки процессов. Автоматизация помогает соблюдать сроки и выполнять действия последовательно, пропустить какой-то этап невозможно.

Когда движение сделки по одной воронке завершается — Битрикс24 автоматически переводит процесс в другую воронку. Это и называется туннелем продаж. Например, после стадии «подготовка лота» следует «аукцион» или «прямой договор», в зависимости от того, чем завершились торги.

Роботы контролируют все этапы воронки, у каждого из них свои сроки и исполнители. При завершении одного процесса система автоматически переходит на следующий шаг и меняет ответственного. Битрикс24 присылает уведомления исполнителям и ставит задачи с подробным описанием, что нужно делать и куда передать сделку дальше. У сотрудников есть чёткий алгоритм действий, а у руководства — возможность контролировать их работу и оценивать эффективность.

Битрикс24 следит за датами реализации контракта и важными критериями, которые в нём указаны. Система напоминает, что необходимо подготовить заявку на участие в госзакупке, участвовать в аукционе онлайн или отгрузить товар по заявке. Тем самым процесс проходит быстрее, а сотрудники не забывают о сроках и необходимых действиях. В целом, процесс ведения тендеров и отгрузок стал быстрым и понятным, и AnyMed в срок выполняют обязательства по выигранным аукционам.

В карточке сделки видно на каком этапе находится аукцион. Внутри вся нужная информация: сумма и срок контракта, номер договора, сколько товара осталось отгрузить клиенту. Также прикреплены контракт, спецификация и другие документы. Есть поле для комментариев, где можно указать важную информацию о сделке, которую увидит исполнитель следующего этапа. Всё отображается в одном окне, не надо ничего искать в других файлах или восстанавливать по памяти.

Видимость полей карточки настраивается, в зависимости от должности: специалист тендерного отдела видит одну информацию, а логист — другую.

Если обязательное поле в карточке не заполнено, то Битрикс24 оповещает о необходимости внести информацию или прикрепить файл. Без этого система не даст передвинуть процесс на другую стадию. Этот инструмент исключает ситуации, в которых сотрудники забыли внести данные о сделке.

В одном окне видна информация по всем сделкам: название компании, стоимость договора, номер контракта, сколько товара отгрузили клиентам и на какую сумму, поступила ли оплата от заказчика. Настроить можно отображение любых данных. Сведения в реестр ежедневно выгружаются из 1С и списка выигранных сделок автоматически.

На основе реестра настроили бизнес-процесс, который каждый день проверяет последнюю отгрузку по контрагентам и напоминает о дедлайне контракта. Если по договору долго не было заявок, то система оповестит об этом менеджера. Это помогает планировать поставки и избегать ситуаций, когда заказчику товар нужен «ещё вчера».

Из реестра в конце месяца формируется автоматическая выписка с указанием суммы товаров, которые необходимо отгрузить. По этим данным коммерческий директор рассчитывает финансовые поступления от заказчиков, которые должны оплатить поставленный им товар.

Битрикс24 проверяет, заведён ли в 1С договор и контрагент. Если данные есть в одной системе, а в другой отсутствуют, то менеджер получает уведомление, что нужно внести информацию. Система не допускает того, чтобы сведения отличались.

Например, компания выиграла тендер на одну сумму, а цена контракта поменялась, потому что клиент попросил отгрузить дополнительный товар. Менеджер поправил информацию в Битрикс24, а в 1С — забыл, как часто бывало. Система видит разные цифры по сумме контракта и оповещает об этом. Тем самым информация синхронизируется между отделом закупок и 1С.

С помощью Битрикс24 общение с клиентом происходит и хранится в одном окне. Мы подключили к системе корпоративные и личные почты менеджеров и интегрировали телефонию. Сотрудникам AnyMed стало удобно отслеживать переписку с контрагентами и быстро находить нужные документы и информацию.

Добавили элемент мотивации в работу менеджеров тендерного отдела. Теперь за выигранные контракты они получают благодарность в общей ленте новостей. Когда компания побеждает в аукционе на сумму более 1 миллиона рублей, Битрикс24 публикует в ленте автоматическое сообщение-похвалу.

В нём указано, кто из сотрудников сопровождал успешную сделку, на какую сумму заключил договор и с каким контрагентом. Благодарность видит весь коллектив, тем самым у менеджеров появляется мотивация закрывать больше сделок. А оцифровка процесса позволяет похвалить каждого успешного сотрудника и никого не забыть. Эти достижения учитываются при оценке KPI.

Если менеджер выиграл аукцион на сумму меньше миллиона рублей, то он получает похвалу от руководителя в личном сообщении.

Также на KPI сотрудников влияет сложность подготовки к аукциону, её оценивают по шкале от 1 до 4. Сложность складывается из затраченного времени, объёма подготовленных документов, состава заявки, технических нюансов тендера и так далее. Чем сложнее задача, тем выше будет KPI у менеджера, который её выполнил. Этот критерий мотивирует работников браться за непростые контракты, а не пытаться спихнуть работу на коллег.

• В 2 раза выросла скорость сбора и подготовки заявок на участие в аукционах.

• Число поданных на аукционы заявок увеличилось со 140 (в 3 квартале 2021 года) до 250 (в 1 квартале 2022 года).

• Оборот компании стал в 2 раза больше, чем до внедрения Битрикс24 (суммы мы не вправе раскрывать, это — коммерческая тайна нашего клиента).

• Компания AnyMed дважды побила собственный рекорд и отгрузила клиентам товары на сумму свыше N миллионов рублей. Это произошло в декабре 2021 года и в марте 2022 года.

• Данные тендерного отдела и бухгалтерии синхронизируются мгновенно, это помогает избежать расхождения данных.

• Менеджеры стали более мотивированными: их труд оценивается измеримыми показателями и оплачивается по результатам сделок. Кто хочет заработать больше, тот старается принести компании максимум пользы.

#битрикс24 #автоматизациябизнеса #crm #тендеры #кейс