Stand-up для маркетологов или как мы перестали факапить задачи

При слове Stand-up люди, не работающие в IT, обычно смеются и говорят: это вы собираетесь и шутки шутите?!

Но на самом деле стендапы нужны не только разработчикам, но и любой команде, которая трудится над одним проектом и не хочет всё профакапить из-за провала в коммуникациях.

По моим наблюдениям, многие команды, не занимающиеся IT, не синхронизируются, не делятся планами и новой информацией (сплетни на кухне не считаются). Как результат -- дублирование работы, неправильная трактовка задач и ухудшение отношений в команде.

Я работаю в маркетинге S7 Airlines, у нас, безусловно, есть общее планирование и отчётность, но лично мне этого оказалось недостаточно.

Пару слов о синхронизации в департаменте маркетинга S7:

• Еженедельные планёрки. В них участвуют все группы департамента: в четверг записываем основные новости текущей недели, а в пятницу с утра рассказываем друг другу. В основном мы стараемся делиться задачами, которые могут влиять на другие подгруппы маркетинга. Но есть одно НО: моя команда сильно выделяется , потому что мы отвечаем за онлайн разработку и проект big data. Приходится сильно упрощать формулировки и оставлять в отчете только понятные и интересные фичи и релизы. Вся остальная работа остается за кадром.
• Ежемесячное планирование. Представляет собой большую google таблицу, где задачи расписаны более подробно, но всё равно верхнеуровнево. По этому отчёту мы сверяем наши усилия с целями компании и отчитываемся директору об успехах и неудачах.
• Годовое/квартальное планирование. Это совсем верхнеуровневый roadmap, основанный на финансовых и стратегических целях группы компаний S7 Air Space (да-да, теперь мы зовёмся так). До этого года мы всегда расписывали план на 12 месяцев, но решили сократить срок планирования, потому что один фиг всё идёт не по плану.

А как же руководитель узнает чем занимаются сотрудники каждый день, какие у них проблемы и поможет им стать лучше?

Не найдя ответа на этот вопрос в текущей ситуации, я решилась на небольшой эксперимент - введение ежедневных утренних stand up. Я считаю, что в идеале такая практика должна быть закреплена на уровне компании или высшего руководства, потому что при большом количестве подчиненных следить за их делами довольно сложно.

Наверняка у каждого из вас была такая история, когда в день отчётности (или накануне) руководитель прибегает с осатанелыми глазами и говорит, что нужно срочно собрать всё, что ты делал/сделал/не сделал/отчёты за день/месяц/год/за тех, кто уволился и вообще за всё. До обеда.

Надо сказать, что мне очень повезло с сотрудниками: команда образовалась с нуля летом 2018 года и мои коллеги открыты к изменениям и инициативам. Наша практика немного отличается от классических scrum stand-up meetings, потому что у нас иначе распределены роли. И вообще, мы маркетологи.

Не помню, когда точно мы начали проводить стендапы, но мне хватило времени, чтобы понять, на что стоит обращать внимание.

Что важно в наших stand-up:

• Руководитель обязательно должен рассказывать чем он занимается. Во-первых, так можно задать нужный тон и показать, чего ты ждешь от коллег. Во-вторых, руководитель/директор для многих сотрудников - мистический единорог, который занимается непонятно чем, но явно чем-то важным. Примерно 60% моего времени отнимают беспощадные встречи, таскать на них весь отдел необязательно, а вот поделиться результатами стоит. Перечитывать тонны follow-up в почте не прикольно, а послушать интересные новости за кофеёчком - вполне. А ещё я занимаю позицию “играющего тренера”: кроме руководства выполняю обязанности онлайн-маркетолога мобильного приложения и других стримов разработки, поэтому мне обязательно нужно рассказывать о своей части работы.
• Не уходить в детали. Традиционно в agile стендапы проводят стоя, чтобы встреча прошла как можно быстрее. Мне нравится экономия своего и чужого времени, поэтому обсуждать “какой баннер еды взять для мокапов страницы питания” совершенно бесполезно и эгоистично. Старайтесь избегать обсуждения микрозадач.
• Готовиться (хотя бы немного). Я делаю для себя каждый день пометки в Notes: что было сделано, что обсуждали на встречах, какие вопросы появились. На stand up я также записываю, что говорят ребята, и, если нужно, задаю вопросы. В начале недели я уточняю пул задач, которыми ребята планируют заниматься, а также вместе смотрим на задачи из месячного плана, чтобы понять, что мы ничего не факапим и времени заложено достаточно.
• Задавать вопросы сразу. Это основное отступление от традиционных стендапов. Тому есть причина: в маркетинге, в отличие от разработки довольно много задач категории “текучка” и они имеют свойство постоянно теряться. Вообще утром мне чаще всего хочется ни с кем не разговаривать, а тихонечко пить кофе в наушниках. Но дёргать коллег посреди рабочего дня, чтобы что-то уточнить гораздо более неприятно, чем взять себя в руки на 15 минут с утра :) По своему опыту я знаю, как тяжело вернуться к задаче, если тебя внезапно вырывают из процесса, чтобы спросить “а где у нас вот тот отчёт лежит?

Я, конечно, вижу очевидные плюсы практики утренних stand up, иначе не стала бы писать эту статью. Вот самые важные бенефиты:

• Каждый день у всех есть актуальная информация, можно поменять приоритеты, отказаться от задач или рассказать о событиях, которые повлияют на долгосрочное планирование.
• Я знаю самую важную информацию о работе моих сотрудников и могу без проблем заменить их на время отпуска. В идеальной картине мира все сотрудники отдела должны быть взаимозамещаемыми, но поскольку какое-то время я работала одна за целый отдел, мне проще подхватить любой кусок.
• Когда моему руководству требуется актуальная информация, достаточно спросить меня, а не уточнять у ответственных маркетологов.
• Мы общаемся, шутим, поднимаем настроение c утра. Мои подчиненные видят, что я интересуюсь их проблемами/делами, а не заставляю заполнять форму раз в месяц, чтобы отчитаться перед своим начальством.

Но есть и несколько минусов/сложностей такого формата:

• Надо придерживаться графика. У нас довольно свободное отношение ко времени прихода на работу (есть, конечно же, моральные границы, но большинство из нас приходит с 10 до 11). А потом у каждой начинаются созвоны с командами разработки и прочие встречи. А иногда нам неожиданно назначают встречи на утро.
• К стендапам надо готовиться. Об этом я уже писала, но без подготовки смысла в них не будет. Так что если вы, как и я, утром по пять раз нажимаете snooze на будильнике, то единственный вариант подготовки - делать это накануне.
• Непросто масштабировать. Иногда нам нужно привлекать коллег из других групп, чтобы синхронизировать планы. Создавать для этого отдельную встречу и тратить время на сборы не хочется. Для тех, кто не участвует каждый день в таких встречах, требуется время, чтобы понять формат и придерживаться его.

Но от всех минусов можно легко избавиться, если команда видит пользу от встреч и готова приложить немножко усилий.

Я дико довольна тем, что внедрила практику stand-up в команде маркетологов, и вижу реальную пользу от этого. Нам ещё есть что улучшать и к чему стремиться. Пишите в комментах о том, как вы справляетесь с менеджментом большого количества задач.

А кроме утренних stand-up мы проводим раз в неделю личные встречи, но об этом в другой раз.