{"id":10642,"title":"\u0411\u0438\u0437\u043d\u0435\u0441 \u043c\u043e\u0436\u043d\u043e \u0437\u0430\u0449\u0438\u0442\u0438\u0442\u044c \u043e\u0442 \u043a\u0438\u0431\u0435\u0440\u0430\u0442\u0430\u043a \u0438 \u0432\u0438\u0440\u0443\u0441\u043e\u0432 \u043d\u0430 \u0443\u0440\u043e\u0432\u043d\u0435 \u043f\u0440\u043e\u0446\u0435\u0441\u0441\u043e\u0440\u0430","url":"\/redirect?component=advertising&id=10642&url=https:\/\/vc.ru\/promo\/305439-reshenie-dlya-biznesa-zashchitit-rabochie-kompyutery-i-tratit-menshe-na-tehpodderzhku&placeBit=1&hash=92cac90aee476dcf6c798d57554c147c48c9992484e9b9517cc9679e918eca49","isPaidAndBannersEnabled":false}
Офис
UnSpot

Пять лайфхаков для оптимизации офиса в период локдауна от UnSpot

Пока учёные исследуют новые штаммы коронавируса, а политики всего мира вводят ограничения, бизнес продолжает искать оптимальные способы организовать работу команды в ситуации неопределённости. Последние полтора года наша команда успешно применяет систему бронирования рабочих мест UnSpot. Сегодня поделимся опытом и лайфхаками, которые помогают сохранять продуктивность сотрудников, снижать риск заражения и экономить на обслуживании офиса.

1.Свободное посещение офиса

Удалёнка — не панацея, особенно для сотрудников с детьми. Да и содержать пустой офис, в который уже вложено столько ресурсов — не самое рациональное решение. Поэтому мы выбрали гибридную модель, предоставив сотрудникам возможность самостоятельно определять режим работы и график посещения офиса.

Упорядочить этот процесс нам помогает система бронирования рабочих мест UnSpot. Как это работает:

  • Сотрудник принимает решение выйти в офис и выбирает день и время посещения;
  • Он открывает приложение UnSpot и, установив выбранную дату и время в календаре, видит на виртуальной карте офиса все свободные в это период рабочие места;
  • Выбирает и бронирует понравившееся место на нужный диапазон времени в один клик.

Уже через полтора месяца мы накопили достаточное количество данных о загруженности офиса, чтобы перейти к следующему шагу — оптимизации пространства.

2.Управляй пространством

В панели администратора UnSpot можно увидеть, как сотрудники взаимодействуют с офисным пространством: в какие дни и часы приходят на работу, какие места бронируют. Эти данные позволяют определить и оптимизировать рабочие места и целые локации, которыми люди пользуются реже всего.

Например, если офис разделен на зоны или кабинеты с автономными системами освещения и вентиляции, то неиспользуемые пространства можно отключить от этих систем и таким образом снизить расходы на энергопотребление. А вместо неиспользуемых столов поставить пару кресел-мешков, в которых можно отдохнуть и расслабиться.

3.Сохраняй дистанцию

В эпоху пандемии важно не только поддерживать работоспособность команды, но и заботиться о здоровье. Во время пиков заболеваемости мы настраиваем в системе бронирования доступность рабочих мест и переговорных комнат, чтобы естественным образом создать дистанцию между сотрудниками, которые посещают офис.

Так, столы в опенспейсе можно открыть для бронирования в шахматном порядке, а также задать интервалы, во время которых производится санитарная обработка рабочих мест.

Ещё один вариант использования системы UnSpot — чередование времени посещения офиса между командами. Например, для команды А открыто время бронирования в первой половине дня, для команды Б — после обеда. К слову, руководитель команды может самостоятельно забронировать нужные места для своих сотрудников с учётом выбранного графика работы.

4.Управляй 30%

Если вы попадаете под требование перевести на удалёнку не менее 30% персонала, то благодаря системе UnSpot вы сможете гибко управлять посещением офиса, не нарушая привычные для вашей команды процессы.

Например, закрепить в системе определенные дни посещения для разных отделов или сделать недоступными для бронирования 30% рабочих мест. Автоматические отчеты помогут вам отслеживать наполняемость офиса, а при проверке — доказать, что вы строго следуете установленной норме.

5.А был ли мальчик?

Ещё одна важная в условиях пандемии опция, доступная в системе бронирования — возможность быстро определить, кто находился в офисе одновременно с заболевшим сотрудником.

Вместо того, чтобы писать в рабочие чаты и просить коллег проверить в своём календаре, где они были в прошлую среду, вы можете просто открыть историю бронирований, составить список людей и индивидуально оповестить их о вероятности контакта.

При этом стоит учитывать, что человек, вероятно, уже был инфицирован за 2-3 дня до появления первых симптомов. Если он в этот период ходил в офис, то в группу риска попадают все, кто находился на соседних рабочих местах.

Итак, используя приложение для бронирования рабочих мест UnSpot вы сохраните возможность посещения офиса для тех сотрудников, у которых отсутствуют условия для работы из дома. И в то же время сможете рационально управлять офисным пространством с учётом актуальных потребностей команды и рекомендуемых эпидемиологами мер безопасности.

0
35 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
Dmitrii Kolodin

А когда пандемия в норм форму придёт, как компания переквалифицируется?

Ответить
2
Развернуть ветку
Антон Т

Пандемия в отличной форме, я бы даже сказал, что она на пике формы. Гляньте статистику — что ни день, то рекорд.

Ответить
2
Развернуть ветку
UnSpot

Спасибо за комментарий, мы тоже наблюдаем динамику на расцвет пандемии.

Ответить
0
Развернуть ветку
Екатерина Турыкина

А зачем переквалифицироваться?
ИМХО очень даже хорошая практика - свободное посещение офиса, и для этого продукт хорошо подходит.
Субъективное ощущение - мир не станет прежним и мы уже не вернемся на фултайм в офисы.

Ответить
0
Развернуть ветку
Вера К

Что-то у меня сомнения по поводу подсчета реальной численности сотрудников. Там что, датчики? Ну тогда это днище...

Ответить
1
Развернуть ветку
UnSpot

Нет, в работе приложения датчики не используются, их нет вообще. Статистика посещаемости строится исключительно на данных о бронировании рабочих мест.

Ответить
0
Развернуть ветку
Николай Замотаев

Тогда защита от короны так не работает. В офисе есть ненормированные точки притяжения, типа кофемашины.

Ответить
0
Развернуть ветку
Артем Чепчугов

Защита от короны? К сожалению это возможно, только если полностью изолироваться от мира, работать дома и жить на доставке продуктов.

Ответить
1
Развернуть ветку
Sasha Step

Компании которые содержат офисы заведомо проигрывают конкурентам которые с удаленными сотрудниками. Это факт. Содержать офис не малые деньги.
Может сотрудник работать удаленно или не может это ужен не вопрос этики, а вопрос выживания для бизнеса в целом.

Конкуренция все отрегулирует не спрашивая нашего мнения, и тем кто не научится работать вне офиса, скорее всего придется искать рабочие места где удаленно работать не получится, типа заводов, ферм или укладки асфальта.

Мы когда в 2015 году приняли решение заниматься срм в общем и организацией удаленных рабочих мест в частности даже в самых смелых и невероятных прогнозах не предполагали каких темпов это может достичь. С 2020 года рост удаленных мест растет не на % и даже не на сотни процентов, просто в геометрической прогрессии.

Ответить
–3
Развернуть ветку
Главный нос

Компании которые содержат офисы заведомо проигрывают конкурентам которые с удаленными сотрудниками. Это факт. Содержать офис не малые деньги.
Не факт, это всё индивидуально. Я хоть и кабинетный сотрудник, но удалёнка для меня невозможна в принципе, род деятельности такой. Но будь у меня выбор между удалёнкой и офисом - я бы выбрал офис. Тут уже каждому своё, не все предпочитают удалёнку.

Ответить
3
Развернуть ветку
UnSpot

Действительно, содержание офиса обходится бизнесу очень дорого. Как раз для решения данной проблемы и был разработан гибридный офис. Часть сотрудников может работать удаленно, другая часть, чьё присутствие обязательно, остается в офисе. Тем самым мы можем сократить площадь офиса и сэкономить. Плюс, специалистам которые не научились работать вне офиса, не придется искать новую работу.

Ответить
1
Развернуть ветку
Николай Замотаев

На самом деле - своё выделенное место в офисе это большой плюс - там с гарантией будет твоя, удобная клавиатура, там можно оставить часть вещей, типа кружки. Там с гарантией компьютер будет настроен так как надо и т.д.
А вот если место выбирается динамически - ну так себе решение.

Ответить
1
Развернуть ветку
UnSpot

Спасибо за комментарий. Да, нам всем удобнее работать за "родным" и привычным местом. UnSpot позволяет выбрать и забронировать место не на 1 раз, а например сразу на месяц. Так вы сможете поработать в разных частях офиса и на понравившемся месте, обустроить рабочее пространство под себя.

Ответить
0
Развернуть ветку
Ray Smith

В мире не найдется такого количества квартир и домов с личным кабинетом для работы, чтобы все ушли на удаленку. Офисы никуда не денутся.

Ответить
0
Развернуть ветку
Sasha Step

Вы видимо не из России у нас кабинет для удаленки обычно выглядит так

Ответить
1
Развернуть ветку
Ray Smith

О чем и речь. Насколько продуктивным будет сотрудник в такой среде? Не знаю где как, но наш офис заполнен почти на половину при том, что помещение пока не обязательно.

Ответить
0
Развернуть ветку
Sasha Step

Продуктивность зависит от кпи и формы оплаты. Речь не о сотрудниках и не об эффективности, речь о себестоимости продукта.

Ответить
0
Развернуть ветку
Ray Smith

Какая себестоимость такой и продукт будет, значит.

Ответить
2
Развернуть ветку
Sasha Step

Что не факт? что если у вас офис а у конкурента нет у вас меньше себестоимость продукта? О сферах где удаленька невозможна я речи не веду.

Ответить
0
Развернуть ветку
H Jenkins

Очень много людей не умеют да и в принципе не хотят работать из дома. Ну и офис для команды разработки не такой уж и накладный. У меня до 10% расходов занимает вместе с обедами и прочими ништяками.

Ответить
2
Развернуть ветку
Sasha Step

Ну так и я про то себестоимость вашего продукта уже на старте на 10% выше чем у конкурента. И будьте уверены он обязательно этим воспользуется при продажах.

Ответить
0
Развернуть ветку
H Jenkins

Ну тут не совсем так. У меня высокая маржинальность и доля расходов по сравнению с обороткой маленькая.

Ответить
0
Развернуть ветку
Sasha Step

У вашего конкурента все точно так же раз он конкурент но доля расходов еще меньше.

Ответить
0
Развернуть ветку
H Jenkins

Это все в рамках погрешности. У меня в офисе сотрудники лучше работают, это гораздо важнее.

Ответить
0
Развернуть ветку
Sasha Step

Сотруднике в офисе работают лучше это иллюзия. Так считают руководители которые хотят контролировать каждый вдох сотрудника, хотят но не могут, оказаться сразу у 50 сотрудников за спиной невозможно.
Как правило после ввода кпи или сдельной оплаты труда и сравнении эффективности удаленьшиков и офисных иллюзии быстро улетучивается, как правило если эти данные увидит собственник руководитель тоже улетучивается.
Ни чего личного просто опыт

Ответить
0
Развернуть ветку
H Jenkins

Это не иллюзия, просто люди разные бывают. Тоже из опыта)

Ответить
0
Развернуть ветку
Яна Горфан

А почему бы просто таблицу не завести для этих целей?

Ответить
0
Развернуть ветку
Антон Т

Не ну а чо, давайте всё в таблице вести. Долой CRM, ERP, таск-трекеры, плагины для таймшитирования. Можно даже от мессенджеров отказаться, общаться в google sheets.

А когда все процессы в компании будут отабличены, настанет время завести табличку с табличками (как пакет с пакетами).

Я по-доброму, если что :)

Ответить
2
Развернуть ветку
Екатерина Турыкина

Про пакет с пакетами особенно понравилось)
Прошлой осенью мне довелось пожить с табличкой о посещаемости офиса, и это было ну очень неудобно. Компания на 1000 человек, учесть все отделы в табличках, свести в большую, хвататься за голову, что не достигли 30% удаленки. А после добиться 30% удаленки, но внезапно в 5 кабинетах все разом пришли на работу, а 4 кабинета пустые стоят, и никакой дистанции тебе.

Ответить
1
Развернуть ветку
Антон Т

С этими 30% ставки велики. лучше не косячить. Ну и кажется, что если в компании больше 20 человек, уже будет сложновато с табличкой.
Вам медаль надо дать, как вы менеджерили тысячу? Это же околоневозможно ))

Ответить
0
Развернуть ветку
Екатерина Турыкина

Мне повезло чуть-чуть, я была сотрудником отдела и мой максимум был - отправить hr-ру табличку по отделу) Ну и потом со вздохом согласиться посидеть дома, когда поднимался крик - слишком много людей в офис придут)))

Ответить
0
Развернуть ветку
UnSpot

Таблицу создать можно, но для ее ведения потребуется ответственный сотрудник, который будет тратить силы и время на поддержание актуальности. Плюс очень сложно поддерживать прозрачность таблицы в офисе, с большим количеством сотрудников.

Ответить
1
Развернуть ветку
Yana Gorfan

А как рост % удаленных мест коррелирует с динамикой масштабирования бизнеса, который перешел на удаленку? Есть данные?

Ответить
0
Развернуть ветку
Sasha Step

Бизнесы с большой офисной нагрузке типа кул центров, страховых, юристов после перехода на удаленку активно набирают персонал
А вот бизнесы с большими отделам продаж наоборот активно увольняют сотрудников.
Где масштабирование а где оптимизация понять сложно

Ответить
0
Развернуть ветку
Yana Gorfan

Ну мы же понимаем, что если в бизнесе отдел продаж больше чем отдел производства, значит что-то явно не так в бизнес-модели) а для построения кроссфункциональных команд и стратегической работы пока удаленка не очень подходит, филинг не тот

Ответить
1
Развернуть ветку
Читать все 35 комментариев
Обзор трёх месяцев суда над Элизабет Холмс: что нового рассказали инвесторы, партнёры и работники о ней самой и Theranos Статьи редакции

Экс-сотрудники говорили о преследованиях и давлении, совет директоров не разбирался в деталях, а Холмс рассказывала про тяжёлое прошлое и влияние бывшего партнёра на неё.

Цифровые продукты — создано людьми. Какие ИТ-специалисты нужны ДОМ.РФ и стройотрасли сегодня

Эксперты ДОМ.РФ рассказали о цифровых разработках в компании и о том, какие ИТ-специалисты нужны Институту развития прямо сейчас.

В Великобритании отменят сбор с владельцев телевизоров в пользу BBC — это около 75% выручки компании Статьи редакции

Сбор действует в стране с 1946 года.

Бренд и лояльность клиентов ценнее финансов: история любимой покупки Баффета — кондитерской See’s Candys Статьи редакции

В 1972 году инвестор сделал нехарактерное для себя вложение — купил небольшое производство шоколадных конфет. Баффет не стал расширять компанию, а сохранил её небольшой, сделав ставку на качество. Благодаря этому она хоть и медленно, но стабильно росла, а на заработанные деньги Баффет в 1980 годах купил акции Coca-Cola.

Магазин See’s Candies
Как чат-боты помогают МФО: скоринг, оформление займов и проверка документов в боте

Идея с оформлением микрозаймов через чат-бота в мессенджере упрощает взаимодействие заемщика и МФО и позволяет эффективнее оценивать кредитоспособность клиентов. Стоит ли интегрировать чат-ботов в свои внутренние процессы? Насколько они полезны для владельцев бизнеса? Какие обязанности можно и нужно делегировать чат-ботам для выдачи кредитов? В…

#20вопросов Сергею Иванову, соучредителю и генеральному директору ООО "ЭКО ПРОДУКТ"

Ну что, мы вернулись! Welcome в 2022 год, который обещает быть очень интересным и не менее продуктивным чем 2021. Героев для нашей рубрики #20вопросов мы выбираем тщательно, стараясь приглашать спикеров, которые могут осветить важные и насущные темы.

Digital Horizon повторно инвестировал в чекаут-платформу Bolt в новом раунде на $355 млн

За три месяца, прошедших с раунда D, оценка компании удвоилась.

Райан Бреслоу, CEO Bolt
«Кинопоиск» стал лидером по количеству подписчиков среди онлайн-кинотеатров в 2021 году — GfK Статьи редакции

Пользователи больше всего слышали про «Кинопоиск», ivi и Okko.

Как украли мою покупку в Сбермегамаркете
Как бесплатно пиарить бренд за счет чужих новостей. Простое руководство по ньюсджекингу

В современном цифровом пространстве новости разлетаются по всему миру за несколько секунд, и компаниям стыдно не использовать такую возможность в своих коммерческих целях. Особенно если у вас не хватает ресурсов и времени на создание экспертного контента. Разберемся, как правильно использовать чужие новости для продвижения бизнеса в медиа.

null