Цифровой переход: почти 100 процентов сотрудников МТС Банка ушли в цифру
В МТС Банке наступила новая цифровая реальность. По итогам 2022 года и начала 2023 года практически 100% сотрудников банка перешли на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) HRlink*, получив уникальные электронные подписи.
Избавляемся от рутины
К нашей Марии Куманцевой, которая раньше принимала заявления на отпуск только в письменном виде, по-прежнему можно прийти и поговорить по душам лично, но бумажные заявления она больше не принимает.
Зачем это все
Ирина Жигилей рассказывает, что чуть более сотни сотрудников банка, а это - порядка 0,02% работающих «героев цифрового банкинга» в МТС Финтех наотрез оказались проходить регистрацию в системе HRlink, мотивируя свое нежелание тем, что «всюду враги и за нами следят». Консервативно настроенные сотрудники не захотели передавать стороннему подрядчику свои персональные данные. И это нормально. Внутренний клиент в этом плане не отличается от внешнего. Даже у самого цифрового банка есть люди, которые не любят совершать операции в дистанционных каналах, например, приложении или интернет-банке, им важно прийти в отделение и лично пообщаться с операционистом.
Protect it strongly
Александр Ткаченко, технический директор трайба внутрибанковских решений МТС Банка, уверен в том, что каждый из нас имеет право на пятиминутку скепсиса и неуверенности в защищённости каналов, по которым передаются данные по HRlink.
Однако Александр запросто развенчал опасения скептиков: все данные в HRlink надежно зашифрованы, поэтому с ФИО сотрудников, датой рождения и сроками ближайшего отпуска никакой крамолы не случится.
Внедрение HRlink было сложным не только с технической точки зрения, но и по причине сугубо «человеческих» багов. Ирина Жигилей вспомнила, что при регистрации сотрудников в системе, они получали электронный сертификат, получение которого можно было удостоверить кликом на специальную кнопку «Подтвердить», которую почему-то многие не видели, и процесс постоянно буксовал. К каждому приходилось приходить лично и помогать в нажатии на нужную кнопку.
На протяжении всего времени внедрения HR-Link над Ирой шутили коллеги, встречая ее в лифте или столовой возгласом «Подтверждаем!».
Что из этого всего следует? Cледует жить!
Через систему ЭКДО можно подать 13 кадровых заявлений. Время подписания документа составляет — три минуты, включая вход в систему.
Но в заключение хочется рассказать вот о чем. В МТС Банке иногда с людьми происходят если и не чудеса в буквальном смысле, то уж точно приятные открытия.
Дарья Малая, руководитель проектов из Корпоративного университета МТС Банка, вспоминает, что именно внедрение HRlink стало важным этапом в ее карьере.
Ваша кадровая служба еще не перешла на электронный документооборот? Покажите им нашу колонку немедленно.
*ЭКДО HRlink — процесс подписания сотрудниками кадровых документов таких, как приказы о переводах, кадровые заявления, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовому договору неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) в личном кабинете с учетом всех требований информационной безопасности. Такие документы обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам, поэтому распечатывать их не нужно.
От прочтения материала пришло на ум только "Суровые годы уходят борьбы за свободу страны, за ними другие приходят - они будут тоже трудны". А в чем плюс то всей этой хрени? То что вместо бумаги теперь электронный документ - это не явный плюс. Бумаги часто быстрее и дешевле, чем ЭД.
То, что все упомянутые в статье работники МТС банка получили премии за внедрение - это понятно. Но вопрос про плюс для бизнеса
Все плюсы расписаны, возможно, не в том виде, как было бы удобно "впитать" вам. Но переход из бумагу в цифру не для всех, возможно, оно вам и не надо.
Может вы и правы. Люблю конкретику. И экономическое обоснование. То, что к кадровику перестали заходить люди - звучит странно. Почему это плюс, почему они раньше заходили, а не передавали заявления (например оставляли их в специальном боксе или передавали через секретаря) и т.д.
При внедрении Электронного документооборота Экономический эффект становится очевидным
Стоимость ведения документооборота падает в среднем на 45-60%
Не говоря уже о том, что упрощается рассылка документов на подпись, это особенно чувствуется, если количество сотрудников в компании исчисляется тысячами, а скорость подписания документов повышается в разы!
Вспомните, когда в компании СЭДа еще не было, сколько время занимало подписание документа
Очевидным кому? Откуда цифры про 45-60%? Как их считали?
Как минимум не нужно приезжать в офис для подписания документов, если работаешь удаленно - подписываешь прямо у себя в смартфоне. Это для сотрудников плюс :)
А что мешает отправить скан, а оригинал почтой или как то ещё? У нас тоже работают люди дистанционно, и проблем нет. Конечно мы не МТС-банк по количеству персонала, и может в больших масштабах какие то плюсы есть для удаленщиков, но что то мне подсказывает что затраты на внедрение и поддержку КЭДО несравнимы с этими плюсами. Жаль сам банк молчит
Тут действий мама не горюй. Подписать документ у руководителя, сделать скан, отправить оригинал почтой и курьером, проконтролировать что он пришел, а сотрудник расписался и выслал обратно. Согласен, на бумаге быстрей и дешевле, не то что кнопочку отжать один раз и завершить весь процесс за 5 минут)
Сотрудникам удобнее вообще не работать, но получать миллион. Пытаюсь хоть от кого то услышать экономическое обоснование, а не рассказы про удобство. Извините.
Тут немного есть выкладок: https://vc.ru/324140 Вообще кейсы компаний, которые перешли можно поискать/почитать, встречала такие, со всеми подробностями
Спасибо. Тоже ничего конкретного, кроме снижения расходов на документооборот в 10 раз. Хорошо, что не в 100 )) В этой ветке были скромнее - 45-60%
Я про себя. Удобнее открыть приложение и сделать пару кликов, чем взять лист, от руки написать заявление, сфотографировать или отсканировать, отправить, ещё не дай бог с курьером или по почте оригинал отправить.
Поспрашиваю у коллег, спасибо. Тоже думаем о внедрении КЭДО, и прошли воркшопы. Но не принимал участия к сожалению. Всё никак не могу оценить для компании экономический эффект. У нас человек 200, один кадровик. Меньше чем один не будет, но точно добавиться бюджет на внедрение и сопровождение. И что говорить учредителям? Что кому то станет удобнее? Заранее знаю ответ )
Мда уж. Рискну предположить что пока в вашей компании не было аудита/проверки со стороны регуляторов. Даже если учесть экономический эффект от избежания штрафов за не выполнение требований 152 ФЗ, уже имеет смысл задуматься об электронном документообороте. А это 1/100 по факту от ROI внедрения таких решений. Уточню 1% от возможных 100%😎
Спасибо за новый взгляд. А как связано 152 ФЗ и КЭДО? Наоборот читал разъяснения, что если ПД на бумаге, то регистрироваться оператором ПД не надо. И вроде мораторий должен быть на проверки субъектов МСП? И даже если его нет, то вначале предписание должно быть? А у вас была проверка? Когда, на каком основании?
Я теряюсь в догадках как ваш один кадровик выполняет требования кадрового учета сотрудников в одного и на бумаге. Есть подозрение что никак. А дальше все вопросы и разряда бесплатного консалтинга, но увы чудес на свете не бывает. Либо берем и разбираемся сами, либо платим консалтингу за экспертизу и информация 😎
Ну то есть ответов по существу не будет? Успехов