Как внедрить ЭДО в компании

Рассказываем по пунктам, на что обратить внимание

Цифровизация шагает по стране. И малому, и крупному бизнесу рано или поздно придётся столкнуться с необходимостью перевести свой документооборот в электронный вид. Как к этому подготовиться, и какие моменты учесть рассказывает руководитель проекта компании Такском Иван Самородов.

Когда мы говорим о проекте по внедрению ЭДО, мы имеем в виду относительно большую организацию. Индивидуальные предприниматели и представители малого бизнеса могут обойтись без автоматизации и использовать для обмена электронными документами онлайн-сервисы. Пример такого решения – Такском-Файлер. Всё, что нужно для работы с ним, это браузер, интернет и электронная подпись. Этого, например, достаточно, чтобы небольшой рознице начать работать с электронными УПД на маркированные товары.

Для компаний побольше придётся создавать отдельный проект. Рассчитывайте, что на это потребуется время и силы.

Команда

Сформируйте команду. В идеале она должна состоять из толкового менеджера, IT-специалистов, представителя оператора или интегратора, и обязательно из участников самого бизнес-процесса. Иначе может получиться так, что вся автоматизация выйдет красивой и стройной в теории, но дико неудобной для людей, которым придётся работать с этим на практике. В качестве небольшого лайфхака советуем включить в рабочую группу кого-нибудь из руководителей высшего звена. Как показывает практика, в этом случае все согласования по проекту проходят оперативнее.

Объявление на vc.ru Отключить рекламу

Внимание – бизнес-процесс!

Опишите и проанализируйте бизнес-процессы в компании. В результате анализа выработается оптимальная модель, при которой автоматизация не затронет и не усложнит смежные процессы работы.

Зафиксируйте изменения

Внесите изменения в регламенты. Дополните учётную политику и пропишите в ней возможность передачи документов в электронном виде. Составьте форму соглашения об обмене электронными документами. Не путайте соглашение об обмене с простым принятием приглашения от контрагента. Это разные формы. В соглашении должны быть прописаны отдельные необходимые условия, например сроки ответов на те, или иные документы, если эти сроки не регламентируются законодательством. Если вы не знаете, как составить соглашение, попросите шаблон у оператора.

Выбор решения и оператора

При выборе решения и оператора обращайте внимание на нюансы. Есть решения, которые работают со всеми основными видами документов, но, например, не поддерживают электронный формат ТОРГ-2. И если вы используете, этот документ в работе, то список подходящих операторов автоматически сокращается до нескольких компаний. Не забывайте про роуминг между операторами ЭДО. Чтобы не усложнять себе жизнь, выбирайте того оператора, у которого налажен обмен документами с большинством других.

Хранение документов

Хранение электронных документов – это отдельный вопрос. По закону электронные документы хранятся столько же, сколько и бумажные. И в любой момент при проверке их могут затребовать. Да, оператор будет хранить ваши документы на своих серверах и предоставит к ним круглосуточный доступ. Но при этом ответственность оператора за сохранность документов нигде не прописана. И если что-то случиться, винить будет некого. Поэтому задуматься о собственной системе электронных архивов стоит ещё на этапе внедрения.

Пилотный проект

Не пытайтесь сразу начать работать. Запустите пилотный проект, во время которого можно будет протестировать процессы, сделать доработки и определить даты перехода в опытно-промышленную эксплуатацию. Тестируйте проект только с лояльными контрагентами.

И ещё один совет: создайте несколько тестовых кабинетов внутри компании и посмотрите на процесс с обеих сторон. Обменивайтесь разными документами. Побудьте в роли вашего же контрагента и оцените, насколько удобно с вами работать. Это отличный способ найти и исправить все ошибки до того, как начнётся тестирования на реальных людях.

Все на борт

Вовлечение контрагентов – это довольно долгий и сложный процесс. Если вы не монополист в своей области и не можете ставить условия, то придётся разрабатывать отдельную схему онбординга. Это и информация на сайте, и email-рассылки, и ЭДО – как отдельное условие в договоре. Выбор остаётся за вами.

{ "author_name": "Такском", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 2, "likes": 1, "favorites": 8, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 184023, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 04 Dec 2020 15:02:14 +0300", "is_special": false }
0
2 комментария
Популярные
По порядку
0

Общие, очевидные моменты, к тому же не все. При внедрении, тем более в более-менее средней организации нюансов, сложностей и неожиданностей вылезает огромное количество. Даже внедрение crm в совсем маленькой компании каждый раз - масса новых открыти на, казалось, 200 раз пройденном пути. Если есть такое желание - тут нужно дополнять перечень и по каждому писать цикл статей, который в итоге выльется в полноценную книгу. Одно законодательство на 1,5 тома потянет (-;

Ответить
1

Добрый день, Вадим.
Несомненно Вы правы, но именно для этого и пишутся подобные статьи, чтобы расскрыть общи моменты, в некотором не для всех очивидные, как показывает практика.
Ведь для того, чтобы раскрыть детали, нужно глубоко погрузиться в бизнес-процессы конкретной организации.
Сама по себе тема внедрения ЭДО обширная и в подобных статьях мы будем в дальнейшем  расскрывать больше деталей.

Ответить

Комментарии

null