Создали сервис КЭДО, с которым кадровики освобождают 40% рабочего времени. Рассказываем, как там все устроено

Когда в компании появляется хотя бы 20 сотрудников, кадровики начинают сходить с ума от количества бумаг. Нужно оформлять договоры при приеме на работу, заявления на отпуск, больничные. Но мы придумали, как решить эту проблему, — разработали сервис, с которым можно подписать документы в один клик.

Привет! Я Сергей Егоров, руководитель продукта EnDocs. Это облачный инструмент для бизнеса: компания покупает подписку, после чего может создавать, согласовывать и подписывать любые документы в цифровом виде. Мы сделали свой сервис для малого и среднего бизнеса, чтобы предприниматели могли развивать свои компании, а не тонуть в бесконечных бумагах.

В 2022 году добавили в EnDocs кадровый документооборот и автоматизировали внутренние процессы компаний. Например, подписание больничных, отпусков и договоров приема на работу. В итоге все в плюсе: руководители не проверяют каждый документ, кадровики и бухгалтеры не возятся с бумажками, сотрудники подписывают ведомости в КЭДО, не бегая по кабинетам.

Больше чем за десять лет работы я не раз видел, как собственники компаний и кадровики тонут в куче бумаг и выгорают. Поэтому сейчас сильно радуюсь тому, что наш сервис освобождает сотрудникам много рабочего времени и экономит компаниям до трети бюджета. Рассказываю, как это работает.

Я знаю об ужасах работы кадровика не понаслышке: знакомый работал с документами и постоянно рассказывал страшные истории. Сотрудникам требовалось часами разбираться, кто из коллег не поставил подписи, постоянно напоминать о бумагах и сталкиваться с недовольством работников из-за одной подписи. Документы приходилось носить из кабинета в кабинет — сначала начальнику, потом в отдел кадров. После привлечения в компанию удаленщиков начинался сущий кошмар: приходилось отправлять заказные письма с документами, забирать их из почтового отделения или у курьера.

Такая сложная цепочка согласований отнимала уйму времени. Я слушал рассказы знакомого и не понимал, почему руководитель оплачивает эту бумажную вакханалию и ничего не меняет. В итоге кадровые истории вдохновили нас с партнерами на доработку своего сервиса для кадрового документооборота.

Мы хотели, чтобы EnDocs максимально экономил время сотрудникам и руководителям. Достаточно один раз настроить сервис, чтобы потом им мог управлять единственный кадровик.

Дальше — больше. Мы стали дорабатывать в сервисе мелочи, которые могли бы ускорить работу с документами. Я подмечал, на что жалуются разные специалисты, и предлагал идеи разработчикам.

Например, услышал от друга-предпринимателя, что он долго не внедрял КЭДО из-за регистрации. Ему не хотелось общаться с менеджерами, подписывать договоры, заполнять информацию о компании. Мы поняли, что с простой регистрацией получим дополнительное преимущество, и сократили процесс.

Также к нам обращались предприниматели, в компаниях которых есть сложные цепочки согласований. Например, у одного заказчика по регламенту кадровые документы подписывали аж четыре руководителя. Каждому нужно было поставить задачу, напомнить о ней, потом утвердить документ. На подписание уходило примерно полторы недели.

Для сложных согласований мы создали специальные маршруты. В EnDocs для каждого типа документов можно проставить сроки и ответственных. Система уведомит каждого сотрудника о необходимости поставить подпись и автоматически напомнит о задаче, если согласование затянется.

Также мы упростили работу с удаленщиками. Раньше приходилось ходить на почту или заказывать курьера, чтобы подписать договор. Теперь, когда документы оцифрованы, все справки и документы можно получить онлайн. В итоге сроки подписания бумаг сокращаются с одной недели до двух минут.

Я постоянно слушаю истории предпринимателей и понимаю, что день кадровика в большой компании — это бег по граблям во время пожара. Сотруднику нужно подписать заявление на отпуск — кадровик заполняет приказ, сверяет с графиком, потом обивает пороги начальников, получает подпись, делает справку-расчет. А между этими забегами приходится ходить в курилку и надоедать коллегам, которые вовремя не подписали заявление или важную ведомость. В итоге бедолагу-кадровика еще и ругают, потому что отвлекает и вообще задолбал ¯ \ _ (ツ) _ / ¯

Мы знакомы с такими уставшими специалистами, которые проклинают свою работу, и хорошо понимаем их проблемы. Поэтому внедрили в EnDocs специальные фишки:

Подключили уведомления. Когда кадровик отправляет документ на подпись, ответственному сотруднику приходит первое оповещение. Еще одно — через пару дней. Следующее — в день дедлайна. Если дедлайн пропущен, а документ не подписан, то уведомления будут приходить ежедневно. Все оповещения появляются на сайте, в приложении и на электронной почте — кадровику не приходится ходить за сотрудниками и постоянно напоминать о подписи.

Добавили электронный архив. Все документы автоматически сохраняются в облаке. Нужные бумаги можно найти через поиск, например по фамилии сотрудника, дате или типу документа. Все файлы легко выгрузить и отправить архивом в контролирующие органы.

Создали шаблоны документов. Мы добавили предзаполненные формы — остается только вписать фамилии и даты.

Эффект после внедрения КЭДО ощущается в том же месяце. Кадровики приводят дела в порядок и перестают работать в режиме паники. Докажем на примере: у нас есть клиент, который раз в квартал рассылал сотрудникам по 4000 допсоглашений по договорам. Чтобы подписать все бумаги, приходилось тратить несколько месяцев на согласования. После внедрения КЭДО процесс сократился до недели, а нагрузка на кадровиков сильно снизилась.

Иногда я общаюсь с клиентами, которые из принципа сопротивляются всему технологичному. Таким людям кажется, что в КЭДО мало смысла. Они говорят: «Если мне и так нужно содержать кадровика, зачем еще платить за программу?» На самом деле EnDocs сильно экономит бюджет. Давайте посчитаем.

Если внедрить КЭДО, то от работы с одним кадровиком можно смело отказаться. Расходы на бумагу и доставку документов пропадают в принципе. Считаем еще раз.

От КЭДО есть и сопутствующие эффекты — например, сокращаются просрочки по штрафам. Поясним на примере нашего клиента с сетью ресторанов: раньше после выписки штрафов от надзорных органов сотрудникам приходилось неделями согласовывать ведомости, что приводило к начислению пени. Все изменилось, когда в компании внедрили EnDocs. Теперь вопрос решается за два дня — бизнес не переплачивает из-за нарушений сроков.

Компания с бумажным документооборотом может легко потерять документы. Один наш заказчик потерял почти четверть архива при переезде в другой офис. Это выяснилось уже после: разгребали вещи и недосчитались одной коробки. В итоге пришлось долго и муторно восстанавливать все бумаги, платить пошлины и тратить уйму времени. Это стало последней каплей для компании — в итоге руководитель решился на внедрение цифрового документооборота и обратился к нам.

Мы понимаем важность продуманной системы безопасности, поэтому снабдили EnDocs еще несколькими фичами. Они искренне меня радуют, так как делают хранилище документов абсолютно надежным:

Делаем бэкапы трижды в день. Мы делаем копии документов утром, днем и вечером. Если в системе вдруг произойдет сбой, можно восстановить версии файлов, которые сохранили несколькими часами ранее.

Распределяем информацию между разными хранилищами. Файлы находятся в нескольких центрах обработки данных. Они расположены в разных местах — даже если произойдет короткое замыкание и диски с данными сгорят, то их дубликаты останутся в другом хранилище.

Задействуем двухфакторную аутентификацию. Чтобы подписать документ, нужно пройти дополнительную авторизацию — ввести код из СМС. Так мы защитили сервис от мошенников — если злоумышленник получит доступ к аккаунту сотрудника, он все равно не сможет работать с документами.

Придерживаемся стандартов качества. У нас такая философия: можно сколько угодно говорить, какой сервис классный, но это нужно еще и доказать. Поэтому мы внесли EnDocs в реестр отечественного ПО и сертифицировали хранение данных по 152-ФЗ. Дополнительно ввели стандарты SLA. По этому соглашению доступность сервиса составляет 99,9%. Это означает, что максимальный простой EnDocs в день — 1 минута и 26 секунд.

Я уверен, что КЭДО нужно почти каждому предпринимателю. EnDocs существует уже три года, и все это время доказывает необходимость кадрового документооборота. Мы получили около 50 отзывов от заказчиков и сотни благодарностей. Клиенты хвастались, что благодаря работе с сервисом обработка документов занимает на 40% меньше времени. Скорость получения доступа к нужным файлам увеличилась на 90%.

Мы не останавливаемся на достигнутом и постоянно добавляем в EnDocs новые функции. Например, дорабатываем мобильное приложение — чтобы документы можно было подписывать хоть из такси. Обучаем искусственный интеллект, который автоматически распознает документы, — с его помощью людям вообще не придется касаться бумажной рутины.

Хочется, чтобы предприниматели вообще не переживали из-за документов. Пусть руководители бизнеса подбирают места для открытия новых филиалов, а не принтеры и сканеры в офис для печати ведомостей. Всю рутину документооборота мы готовы брать на себя.

Переходите на сайт EnDocs, если хотите автоматизировать работу с документами, разгрузить сотрудников и сэкономить.