Как оживить данные из таск-менеджера с помощью BI-инструментов

Рассказываем, как мы в Yandex Cloud соединили таск-менеджер с BI-системой, чтобы компаниям было проще анализировать внутренние процессы и повышать эффективность.

Большинство компаний ведут задачи в таск-менеджерах, таких как Yandex Tracker: там удобно контролировать статусы, делать заметки, ставить цели. В результате в таск-менеджере накапливается много данных: кто с какой скоростью выполняет задачи, достигнуты ли квартальные цели, какой прогресс год к году. Эту информацию важно анализировать, чтобы оценивать эффективность маркетинга, HR и всего бизнеса.

Для этого удобно интегрировать таск-менеджер с BI-инструментом — как мы сделали с Yandex Tracker и Yandex DataLens. Подготовили инструкцию и подробно объясняем, как и зачем использовать эту интеграцию.

В методологиях управления часто встречается цитата: «Тем, что измеряется, можно управлять». Аналитика задач глобально состоит из трёх шагов:

• Определить цели и показатели. Например, можно измерять скорость завершения, показатель качества, отклонения от бюджета или сходимость дедлайнов.

• Собрать и систематизировать информацию. Это могут быть как количественные, так и качественные данные: сведения о задачах, журналы времени, затраты, ресурсы, риски, проблемы, извлечённые уроки. Для автоматизации сбора, хранения и организации данных можно использовать электронные таблицы, базы данных и информационные панели.

• Проанализировать и визуализировать данные. Различные методы аналитики — описательные, диагностические, предиктивные, предписывающие — помогают отвечать на вопросы об управлении ресурсами задач. А визуализация отображает информацию в понятной и красивой форме.

С помощью полученных данных и аналитики можно улучшать бизнес-процессы. Например, измерять и сравнивать реальную производительность с запланированной. Либо собирать статистику исполнителей по сходимости дедлайнов, чтобы вовремя реагировать на проблемы и знать особенности работы каждого человека.

В Yandex Tracker два способа собирать статистику по задачам и строить аналитику: встроенные возможности и интеграция с облачным ClickHouse и BI-системой Yandex DataLens. Их мы и рассмотрим в материале.

В Yandex Tracker множество функций, которые помогают контролировать задачи, в том числе следить за сроками и напоминать о приближении дедлайна. Там же есть инструменты для визуализации задач и проектов (доски, диаграммы Ганта, списки задач, дашборды). Это помогает контролировать работу не только сотрудникам конкретной команды, но и менеджерам, руководителям и всем остальным, кто отвечает за эффективность процессов.

Статистика очереди

На странице статистики очереди всегда можно получить информацию о задачах по статусам и исполнителям, а также статистику по типам задач, приоритетам и компонентам. На этой же странице доступна выгрузка отчёта по трудозатратам, которая помогает контролировать эффективность исполнителей.

Дашборды задач

Один из самых простых интерфейсов Yandex Tracker, где можно получить детальный срез по задачам и общую картинку, — это дашборды. Каждый сотрудник при открытии Tracker видит информацию о задачах, в которых он участвует в качестве исполнителя, автора или наблюдателя.

Команды также могут создавать свои дашборды, чтобы собирать общую информацию о проекте, вести статистику по задачам и отслеживать более специфичные срезы. Это особенно удобно, когда нужно оперативно предоставить актуальную информацию о проекте руководителю или менеджеру.

В Yandex Tracker пользовательский дашборд собирается из виджетов нескольких типов:

• Задачи — список задач по заданному фильтру, например по исполнителю или приоритету.
• Заметки — текстовая информация, которая может содержать ссылки на другие дашборды, списки задач и внешние источники.
  
• Сводные таблицы — статистика задач по двум любым параметрам. Они помогают посчитать количество задач, удовлетворяющих заданным параметрам. С помощью такой таблицы можно, например, отслеживать количество и статусы задач определённой группы исполнителей.
  

• Сводные таблицы с суммой — в отличие от простой сводной таблицы считается не число задач, а сумма значений третьего параметра. С её помощью можно, например, отслеживать время, которое исполнители потратили на работу.

• График событий — статистика событий, произошедших с задачами за определённое время, например создание, обновление, завершение.
• Статистика по задачам — гистограмма с распределением задач по значениям заданного параметра, например по типу.
• График «Создано/Решено» для отслеживания и сравнения количества созданных и закрытых задач. Можно указать период и шаг для сбора статистики.
  

Диаграмма Ганта

С помощью диаграммы Ганта можно создавать и визуализировать календарный план работы над задачами. Это пригодится, когда нужно спланировать проект или распределить задачи между исполнителями. А ещё с помощью диаграммы Ганта можно отслеживать, вовремя ли выполняются задачи. Подробнее об инструменте мы рассказывали в этой статье.

С помощью встроенных дашбордов легко отобразить текущее состояние процесса: количество открытых задач каждого исполнителя или их распределение по проектам и типам. Также с помощью встроенных инструментов можно выполнять простые аналитические задачи, в частности — суммировать количество тикетов или их параметров, например трудозатрат, чтобы понимать, как они распределены по проектам и людям.

Но иногда встроенных аналитических возможностей недостаточно, чтобы отображать нужные срезы информации. Например, бывает нужно анализировать историю изменений в задачах: отслеживать среднее время выполнения задач по разным группам людей, находить аномалии и проводить сравнение с прошлым периодом, чтобы понимать, как меняется эффективность процессов. Для отображения такой аналитики может быть недостаточно встроенных виджетов и необходимо использовать более сложные виды диаграмм или графиков, применять оконные или математические функции для данных.

В этом случае для построения аналитики можно использовать специализированный BI-инструмент Yandex Cloud — Yandex DataLens, который можно интегрировать в виджет «Заметка» на дашборде Yandex Tracker.

Yandex DataLens — это сервис для анализа и визуализации данных, позволяющий в несколько кликов собирать дашборды для мониторинга ключевых бизнес-метрик. С его помощью можно строить аналитику по любым данным, в том числе из внешних источников: ClickHouse, PostgreSQL, Google Sheets, Яндекс Метрики и других.

DataLens помогает расширить возможности базовых функций по аналитике данных в Tracker. В частности — получить больше возможностей для визуализации качества и эффективности работы команд и контролировать ключевые параметры процессов: пропускную способность команды разработки, среднее время выполнения задач команды поддержки и наиболее длительные этапы работы над задачами в зависимости от их типа и исполнителя.

BI-инструмент позволяет строить аналитику задач с учётом историчности и времени нахождения задачи в каждом статусе, а также дополнительных источников данных в хранилище. Например:

• Отслеживать сложные KPI и эффективность команд за конкретный период.

• Сопоставлять активность в задачах Yandex Tracker с финансовыми показателями по клиентам или партнёрам.

• Отслеживать проблемы клиентов или партнёров и скорость их решения.

• Принимать решения о приоритетах и срочности задач.

Подобная аналитика помогает контролировать процессы, повышать их качество и эффективность. Например, в разработке это позволяет снизить time-to-market продукта и затраты на его производство.

Чтобы создать график из данных из Yandex Tracker и других источников, необходимо их подготовить и переместить в совместимый источник, например в базу данных ClickHouse. Мы подготовили пример функции Yandex Cloud Functions, которая позволяет экспортировать данные из Yandex Tracker для дальнейшей аналитической обработки и визуализации в Yandex DataLens. Также есть инструкция, как на базе этого примера реализовать своё аналитическое хранилище данных из Yandex Tracker.

Для этого нужно создать базу данных и функцию Yandex Cloud Functions по инструкции, загрузив готовый код. Он будет регулярно выполняться: экспортировать данные из Yandex Tracker и сохранять их в созданной базе данных. После этого можно строить аналитические дашборды в Yandex DataLens и встраивать публичные виджеты в дашборды. Недавно похожим образом YCLIENTS реализовали аналитику процессов разработки и управления инцидентами.

Команда разработки Yandex Tracker тоже использует виджеты Yandex DataLens для визуализации метрик.

А команда поддержки отслеживает SLA с помощью такой диаграммы:

В Yandex Tracker много готовых возможностей по построению аналитики из коробки: про них можно почитать в документации сервиса. Если вы понимаете, что вам нужно больше возможностей — добро пожаловать в Yandex DataLens. Специально для вас мы подготовили пошаговую инструкцию для быстрого старта.

Подписывайтесь на Telegram-канал Yandex Cloud, чтобы узнавать еще больше новостей и историй об IT и бизнесе.

Другие истории наших партнеров и клиентов, которые активно читают наши подписчики:

• «Мы экономим компаниям 150 000 рублей»: как ReText.AI создал текстовую нейросеть для профессионалов
  
• Контроль сроков и загрузки исполнителей: за чем можно следить на диаграмме Ганта
• Контроль сроков и загрузки исполнителей: за чем можно следить на диаграмме ГантаУмный дом для растений: как Grolli создаёт девайсы и экосистему для городских ферм