Контроль сроков и загрузки исполнителей: за чем можно следить на диаграмме Ганта
Диаграмма Ганта — один из популярных инструментов планирования в разных сферах: маркетинге, event-индустрии, IT, образовании, дизайне. Рассказываем, какие задачи она помогает решать и как её построить в Yandex Tracker.
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это инструмент для планирования и контроля работы над проектом. На ней можно отражать составляющие части проекта и разбивать его на более мелкие задачи, которые размещаются вдоль временной шкалы. Также диаграмма показывает, как задачи связаны между собой, кто их выполняет и какие у проекта контрольные точки.
Для чего будет полезна диаграмма:
Для планирования проекта. Менеджер может устанавливать сроки для различных этапов проекта и декомпозировать этапы на задачи.
- Для управления ресурсами. Удобно координировать работу людей в соответствии с расписанием проекта. Например, если сотрудник команды не участвует в каком‑то этапе, то можно занять его в другом проекте. Либо, наоборот, при необходимости заранее искать дополнительные ресурсы.
- Для мониторинга процесса. Руководители и менеджеры проекта видят, выполняются ли задачи вовремя, и могут корректировать таймлайн. Диаграммы также помогают смотреть, какие задачи были закрыты вовремя, чтобы оценивать производительность сотрудников.
Где используется диаграмма Ганта
В классической модели управления проектами диаграмма Ганта — ключевой инструмент планирования и контроля проектов. Она помогает визуализировать каждый этап работы и понять, какие процессы могут идти параллельно, а какие зависят друг от друга. Также легко отслеживать дедлайны, бюджет и ресурсы.
Диаграмма Ганта особенно полезна для команд разработки, которые используют каскадную модель (waterfall). При ней работа над проектом стартует только после проработанных требований и утверждённого плана — его как раз удобно строить с помощью диаграммы Ганта.
Диаграмма Ганта может не пригодиться, если команда:
работает по итерационным методикам разработки (с использованием спринтов, как в Scrum) и у неё нет строгих сроков запусков;
- применяет простую приоритизацию бэклога задач и WIP-лимиты — ограничение числа незавершённых задач, как в Kanban‑подходе.
В этом случае основными инструментами будут доска с колонками, бэклог, итерационное планирование и покер планирования. Тем не менее даже такие команды могут использовать диаграммы Ганта для визуализации roadmap: к примеру, чтобы обозначить ориентировочные планы на следующий год.
В гибридном подходе, при котором смешиваются Agile‑практики и классическое проектное управление, тоже можно использовать диаграмму Ганта, так как помимо итерационного планирования в этом случае важно контролировать сроки выполнения конкретных задач. С помощью диаграммы удобно вести проекты с дедлайнами, чтобы отслеживать зависимости и общий план по срокам.
Плюсы и минусы использования диаграммы Ганта
Как работать с диаграммой Ганта в Yandex Tracker
Чтобы начать работать с диаграммой Ганта, менеджеру важно иметь список задач проекта.
Обычно работа с диаграммой состоит из следующих шагов:
1. Вывести на диаграмму Ганта важные для менеджера параметры задач, например статус, исполнителя, сроки, приоритет.
2. Проставить зависимости между задачами с помощью стрелок.
3. Назначить задачам сроки: дату начала и дедлайн.
4. Указать исполнителей задач.
В дальнейшем получившийся план работ корректируется, если у задач изменились исполнители или сроки.
Например, вендор планирует установить CRM‑систему на компьютеры банка. Среди необходимых этапов — проанализировать потребности заказчика, выбрать подходящий продукт, протестировать и внедрить в банк. Каждая задача зависит от другой, а на выполнение всех отводится 40 дней. Исходя из этой информации, можно спланировать, какое время выделить на каждый этап и как распределить задачи внутри команды.
Чтобы построить диаграмму Ганта в Yandex Tracker, нужно добавить задачи в проект, назначить сроки и указать зависимости или выбрать задачи с помощью фильтра.
В Yandex Tracker есть несколько способов построить диаграмму Ганта.
По проекту
Этот вариант подходит для деятельности, ограниченной по времени, где важно отслеживать сроки и приоритизировать задачи, а также важна иерархия этапов работы. Например, есть большие этапы проекта, которые делятся на конкретные подзадачи.
По списку проектов
Помогает собрать roadmap группы проектов на длительный срок, чтобы представить его заказчикам и команде. Если к моменту создания диаграммы проект уже разбит на этапы — можно открыть и посмотреть эти этапы и подзадачи. Такая диаграмма собирается двумя способами:
с помощью пресета фильтров для проектов, в которых вы являетесь автором или исполнителем;
- с помощью тега — все проекты, в которых указан определённый тег, будут подтягиваться в один список на диаграмме Ганта.
По очереди задач
Позволяет увидеть все задачи, созданные в рамках определённой очереди, то есть относящиеся к одной команде или процессу. Будет полезно, если задачи планируются в единицах времени и для них важно соблюдать сроки.
По любому фильтру задач
С помощью фильтров можно построить диаграмму Ганта по любому набору задач. Например, по задачам нескольких проектов или команд, чтобы увидеть зависимости между ними. Также можно выбрать конкретного исполнителя и посмотреть его нагрузку по всем проектам. На скриншоте ниже видно, что разработчик выполняет не только запланированные задачи по проекту, но ещё и дежурит. Следовательно, это может создавать риски по срокам.
На практике проекты могут быть сложнее, чем в примере про внедрение CRM‑системы в банк. Поэтому список задач и таймлайн недостаточны для эффективного планирования. Часто на диаграмме Ганта также указывают блокирующие связи между задачами, иерархию этапов работы, исполнителей, статусы и другую важную для менеджера информацию. В Yandex Tracker есть функции, которые облегчают работу над проектом:
Иерархия задач. С её помощью удобно декомпозировать проект на крупные блоки и дальше разбивать этот блок на подзадачи. Например, когда готовится запуск нового продукта, можно составить план от разработки сервиса до публикации анонса и размещения пресс‑релизов, а все задачи разбить на блоки по направлениям.
Ранжирование и сортировка. Можно управлять приоритетами задач вручную, перемещая их в общем списке. Либо сортировать задачи по определённому полю, например по дате начала или дедлайну.
- Фильтры и группировка. По умолчанию на диаграммах Ганта в Yandex Tracker не отображаются закрытые задачи, но с помощью фильтра можно добавить нужный вид задач. Например, посмотреть срез закрытых задач, задачи определённых типов или показать задачи по нескольким исполнителям. Это помогает фокусироваться только на нужных сейчас задачах. Группировка позволяет отделить задачи разных проектов или исполнителей друг от друга, чтобы, к примеру, оценить их загрузку.
- Настройка столбцов таблицы. Чтобы при планировании видеть всю необходимую информацию, в таблицу слева от диаграммы можно добавить свои параметры задач: ключ, статус, сроки и другие поля. Также столбцы можно менять местами, делать их больше, меньше или вообще убирать, чтобы освободить на экране место для таймлайна.
- Цвета задач. Раскраска элементов помогает визуально отделить задачи разного приоритета, команд и направлений (дизайн, фронтенд, бэкенд, маркетинг). Для этого в настройках таймлайна выберите режим ручной раскраски и определите цвет для каждой задачи. Вы также можете автоматически раскрасить все задачи с определённым параметром: тегом, компонентом, типом задачи, приоритетом, статусом или очередью.
Автоматизация и другие настройки. В Yandex Tracker можно включить автоматизацию для сроков задач. Если у блокера изменяется дедлайн, то сроки зависимых задач продлеваются на соответствующее количество дней. Также можно автоматически продлевать сроки родительских задач в зависимости от сроков задач, связанных с ними. Это помогает сократить время на рутину и ручное обновление диаграммы.
- Внешние блокеры. Задачи одного проекта можно блокировать задачами другого. На диаграмме Ганта задачи‑блокеры отображаются в виде иконки замка у зависимой задачи. Также в настройках таймлайна можно добавлять эти задачи и их сроки на диаграмму.
С помощью диаграммы Ганта в Yandex Tracker удобно составлять календарный план работ над задачами проекта. Можно менять масштаб отображения задач на недели, месяцы или кварталы.
Подписывайтесь на Telegram-канал Yandex Cloud, чтобы узнавать еще больше новостей и историй об IT и бизнесе.
Другие истории наших партнеров и клиентов, которые активно читают наши подписчики: