Это база: 10 сервисов, в которых удобно вести базу знаний

Где онбордить новичков и быстро находить данные по любой теме? В базе знаний. Мы, команда онлайн-школы PMCLUB, рассказали, как выбрать и плавно внедрить её в жизнь команды. Заодно сделали подборку сервисов с ключевыми фичами.

Представьте компанию, в которой все файлы хранятся в системной папке на компьютере. Сотни папок с бесконечной вложенностью. Чтобы найти инструкцию к тому, как пользоваться новой программой, нужно проделать длинный путь. Сама инструкция без видео, изображений и графиков, неподъёмная и сложная. В лучшем случае поиски заканчиваются фразой «попробую разобраться сам(а)».

Надо ли говорить, что при этом сотрудник тратит кучу времени и работает неэффективно? Но не всё потеряно. Эти (и не только) процессы можно оптимизировать, если внедрить базу знаний.

База знаний — нечто вроде библиотеки с документами для сотрудников. В неё вы добавляете различные руководства, статьи, FAQ. Это централизованное хранилище информации.

Одно из исследований Knowledge Management Institute показало, что компании с грамотной базой знаний эффективнее справляются с проблемами, имеют больше шансов на инновационные разработки. Это доказывает успех таких гигантов как Google, Toyota и Airbnb, которые давно используют в своей работе базу знаний.

Компании используют базу знаний, чтобы:

• Сделать работу команды слаженной и бесперебойной. У всех участников есть доступ к информации, она не теряется и не дублируется. Одно из преимуществ — решения можно обосновать и принять быстрее. Потому что все требования и нормы стандартизированные и последовательные. Так вы исключаете риск «сломанного телефона», налаживаете коммуникацию между командой и стейкхолдерами.
• Тратить время на более важные дела. Сотрудники заняты работой, а не поиском информации о рабочих процессах.
• Управлять ресурсами. Менеджеры проектов могут использовать базу знаний, чтобы определять лучшие практики, методологии и инструменты.
• Адаптировать и развивать команду. База знаний как платформа для обучения сотрудников с тестами и опросниками.

Ключевые критерии выбора:

• Сервис должен быть простым и интуитивным в использовании для всех сотрудников.
• Платформа должна легко адаптироваться к потребностям вашей компании, чтобы можно было добавлять новые функции.
• Ваши данные — это ценный ресурс, поэтому важно выбирать сервис с надёжными мерами безопасности.
• Интеграция с другими инструментами, такими как CRM.
  
• Поддержка и материалы для обучения, как пользоваться платформой.
• Аналитика и отчётность, чтобы вы могли оптимизировать контент и улучшать пользовательский опыт.

Чтобы вам не пришлось долго искать сервис, мы сделали подробную подборку. Почти все инструменты из неё доступны в России, однако для оплаты подписки может понадобиться карта иностранного банка.

Сначала рассказываем о популярных сервисах. А далее — приводим несколько нестандартных, но достойных инструментов.

Confluence — единый источник информации в компании. Это сервис для базы знаний от Atlassian. На страницах сервиса вы можете совместно работать над проектами и развивать идеи.

Confluence универсален и подходит как компаниям-гигантам, так и небольшим командам, которые хотят развить корпоративную культуру.

Ключевые возможности:

• Страницы, интерактивные доски и разделы — интуитивная структура, в которой просто создавать, визуализировать и обсуждать рабочие материалы.
• Многоуровневое дерево контента, в котором легко найти нужную информацию.
• 75+ шаблонов для инструкций, документов и отчётов.
• История изменения версий документов.
• 100+ интеграций и расширений.
• Можно устраивать онлайн-собрания, вместе работать в интерактивной доске, прикреплять стикеры, использовать таймер, голосование и так далее.
• Важная фича — можно вставлять контент из других сервисов, чтобы объединять работу в одном пространстве.
• Можно комментировать документы, добавлять эмодзи, гифки, работать над текстами вместе в онлайн-режиме.
• Участников команды можно отмечать через @упоминание.
• Есть индивидуальная лента, где можно вернуться к недавно просматриваемым документам, посмотреть новости.

Важно: последнее время Atlassian рассылает российским пользователям письма об удалении их аккаунтов. Поэтому придётся либо регистрироваться через другую почту и платить зарубежной картой, либо присмотреться к аналогам на рынке.

Стоимость:

• Есть бесплатный тариф (до 10 пользователей, 2 ГБ).
• Стандартный: $580 в год за 10 пользователей.
• Премиум: $1100 в год за 10 пользователей.

Notion — это классика, золотой стандарт среди сервисов для ведения базы знаний в компании. Этот инструмент отличают минималистичный интерфейс и фичи вроде AI-помощника.

В Notion вы можете организовать все документы, регламенты, задачи, статьи и не только. Для этого предусмотрены разные виды отображения, например, календарь, список, блокнот, таймлайн, а также папки с бесконечной вложенностью.

Ключевые возможности:

• Можно планировать контент, мероприятия, отпуск и другие активности.
• Расширенный поиск с фильтрами.
• Каждую страницу с информацией можно персонализировать под бренд: добавлять логотип, обложку и не только.
• Мощный модуль аналитики о том, как пользователи взаимодействуют с контентом.
• Можно управлять проектами и выстраивать рабочие процессы, назначать задачи на исполнителей.
• Дашборды под конкретные проекты с поддержкой любых форматов контента.
• Можно подключить расширенные функции для работы с таблицами, формулами и вычислениями.
• Гибкая система уведомлений.
• Интуитивный редактор для работы с текстом.
• Есть интеграции с популярными сервисами, а также быстрый импорт, например, из Confluence.

Стоимость:

• Бесплатный тариф (10 гостей, история страниц только за 7 дней).
• Плюс: $8 за пользователя в месяц при оплате за год.
  
• Бизнес: $15 за пользователя в месяц при оплате за год.
  
• К каждому тарифу можно добавить Notion AI за $8 на пользователя при оплате за год.
  

Obsidian помогает создавать заметки и связи между ними, которые образуют полноценную базу знаний. Задуман как сервис для персонального использования (бесплатно), но сейчас популярен и в командной работе.

Ключевые возможности:

• 1000+ плагинов для работы с AI, текстом, файлами, чтобы максимально адаптировать сервис под свой «образ мышления».
• Специальный плагин «Граф» визуализирует базу знаний в виде карты со связями для наглядности и быстрого поиска.
• Интересная фича — холст. Подходит для брейнштормов, создания диаграмм, работы над идеями. На него можно добавлять файлы разных форматов (в том числе веб-страницы), редактировать их и создавать связи между ними.
• Можно управлять задачами, например, подключить канбан-доски, календарь для планирования.
• Синхронизация на всех устройствах.
• Совместная работа над документами.
• История версий с изменениями за год.
• Markdown-разметка для создания документов.
• Можно комментировать документы, отдельные фразы — это особенно удобно, когда вы совместно работаете над файлами.

Стоимость:

• Для личного пользования — бесплатно.
• Для коммерческого — $50 за пользователя в год.
  

Slite — это интуитивная и гибкая платформа для создания базы знаний. На платформе можно организовывать работу с документацией проектов, а также записывать заметки и вести обсуждения. Инструмент универсален: подойдёт как маркетологам и разработчикам, так и командам продаж и поддержки. Есть интеграции с облачными сервисами.

Ключевые возможности:

• Можно создавать заметки о собраниях, расписывать процессы, цели и результаты (по OKRs), руководства для сотрудников, материалы для онбординга новичков и так далее.
• Есть готовые шаблоны для быстрого старта и единообразия всех документов.
• Быстрый, понятный редактор текстов. Документам можно добавлять обложки.
• Можно добавлять видео, описывать в них рабочие процессы на доске.
• Доступно совместное онлайн-редактирование документов. Особенно полезно для брейнштормов.
• Есть встроенный поиск по ключевым словам и другим параметрам.
• Одна из классных фич — проверка документов. Сервис верифицирует документы с разными сроками действия, так что вам не нужно спрашивать, насколько информация актуальна.
• Есть модуль аналитики, который показывает, что ищут и читают сотрудники, все ли стейкхолдеры ознакомились с изменениями в доках.
• ИИ создаёт резюме большого документа, а вы экономите время.

Стоимость:

• Есть бесплатная версия (ограничение: только 50 документов и ответов).
• Стандартный: $8 за участника в месяц при оплате за год.
• Премиум: $12.50 за участника в месяц при оплате за год.
  

GitBook — многофункциональная платформа для хранения, управления знаниями и не только. Создана для организации работы технических команд, в частности разработчиков. Отсюда и название GitBook, плюс есть интеграция с GitHub. Инструмент отлично подойдёт для отслеживания изменения версий и коммуникации со стейкхолдерами проекта.

Ключевые возможности:

• Сохраняет версии, историю разработки проекта.
• Позволяет создавать публичные документы, такие как API-справки, руководства по коду, обзоры продуктов и многое другое.
• Предлагает мощный редактор в реальном времени, который поддерживает блоки кода, изображения, таблицы и многое другое. Пользователи синхронизируются с существующей Git-веткой, могут импортировать её из других источников.
• Есть инструменты для совместной работы: уведомления Slack, процесс утверждения, доступ для гостевых авторов и ленту активности.
• Запросы на изменения, комментарии к документам, можно отмечать участников.
• Поддержка Markdown.
• Интеграция с вашим стеком.
• Настраиваемые права доступа, SSO/SAML и аутентификация пользователей.

Стоимость:

• Есть бесплатный персональный тариф.
• Плюс: $6.70 за участника в месяц при оплате за год.
  
• Про: $12.50 за участника в месяц при оплате за год.
  

Zoho Learn — это инструмент управления знаниями, в котором можно создавать онлайн-курсы и обучать сотрудников и клиентов. Универсальный инструмент для любых команд.

Ключевые возможности:

• Можно настроить понятную иерархию контента.
• Поддерживает совместную онлайн-работу над статьями и руководствами.
• Также есть шаблоны для статей, руководств и инструкций.
• Конструктор мультимедийных онлайн-курсов с различными типами опросов и заданий.
• Предусмотрены оценки и отзывы, а также статус выполнения заданий.
• Курсы можно группировать по предметным областям с помощью категорий и подкатегорий.
• Можно проверять, кто смотрел страницы с документами и статьями.
• Есть @упоминания и комментарии под статьями.
• Инструменты аналитики показывают пользователей, которые развивают вашу базу знаний.
• Можно использовать внутреннюю базу знаний, создавать и хранить документацию о софте, обучать персонал, а также адаптировать новичков.

Стоимость:

• Есть бесплатный тариф для 5 пользователей и 3 рабочих пространств.
• Express: $1 за пользователя в месяц.
  
• Professional: $3 за пользователя в месяц.
  

Guru — один из самых автоматизированных сервисов, где вы можете эффективно ввести базу знаний с помощью искусственного интеллекта. Гибкий редактор, в который можно добавлять код, текст, изображения, видео, ссылки и использовать разметку Markdown.

Подходит маркетинговым, инженерным командам, а также отделам продаж и для поддержки клиентов.

Ключевые возможности:

• AI-powered enterprise search: мгновенно даёт ответы на ваши вопросы. Ещё быстрее и удобнее найти нужную информацию — прямо как в работе с нейросетью.
• AI-помощник помогает создавать контент и обобщать сложные темы.
• Функция объявлений об изменениях в файлах.
• Организационная структура, в которую встроены профили сотрудников.
• Интеграции со Slack, Teams, zapier, CRM, с системами поддержки и не только.
• Можно выбрать логотип, цвета вашего бренда и настроить под себя панель управления.
• Шаблоны для единообразия контента.
• Есть модуль проверки, с помощью которого вы можете поддерживать актуальность контента.
• Аналитика о том, как команда использует контент.

Стоимость:

• Бесплатный тариф для команд из трёх пользователей.
• Builder: $10 в месяц за пользователя при оплате за год.
  
• Enterprise: кастомный план.
  

Document360 — платформа для базы знаний растущих компаний. На ней можно создать онлайн-базу знаний для обслуживания клиентов и сотрудников для внешнего или внутреннего использования.

Ключевые возможности:

• Есть портал для производителей контента (редакторов, рецензентов) и сайт для потребителей (клиентов, сотрудников).
• Можно создавать продуктовые документы, например, для SaaS-продуктов.
• Хранение технической документации: руководства, учебники, справочные документы, системные документы и примечания.
• Онлайн-руководства и часто задаваемые вопросы.
• Документация API: автоматически генерируйте настраиваемую документацию API из ваших файлов определения API.
• Можно создать внутреннюю приватную базу знаний с руководствами только для сотрудников.
• Есть расширения и интеграции с системами поддержки, аналитики и прочим.

Стоимость:

• Есть ограниченный бесплатный тариф.
• Стандартный: $149 за проект в месяц, оплачивается ежегодно.
  
• Профессиональный: $299 за проект в месяц, оплачивается ежегодно.
  
• Бизнес: $399 за проект в месяц, оплачивается ежегодно.
  
• Предприятие: $599 за проект в месяц, оплачивается ежегодно.
  

EvaWiki позволяет управлять информацией по проектам и компании. В него встроены готовые аналоги плагинов из Confluence — например, draw.io, PlantUML, Yogi и другие. Подходит как для разработчиков софта, так и для отдела бухгалтерии. Входит в Единый реестр российских программ.

Ключевые возможности:

• Гибкая и настраиваемая архитектура документов.
• Интересная фича — история документов, их можно утверждать и восстанавливать.
• Встроенный инструмент для рисования диаграмм и блок-схем.
• Фильтры для работы с таблицами.
• Система прав доступа.
• Настройка процессов проверки документов.
• Отчёты, обмен сообщениями, дэшборд.
• Расширенный поиск и фильтрация по файлам и документам.

Стоимость:

• Стандарт: 299 ₽ в месяц за одного редактора при оплате за год (далее — так же).
• Бизнес: 499 ₽.
• Премиум: 699 ₽.
• Экосистема: 1899 ₽.

BookStack — удобная платформа для организации и хранения информации. Это бесплатное решение с открытым исходным кодом, предоставляющее интуитивный интерфейс для создания и управления документацией.

Ключевые возможности:

• Простой интерфейс редактора страниц. Весь контент разбит на три основные группы: «Книги», «Главы» и «Страницы».
• Контент в BookStack полностью проиндексирован и доступен для поиска. Вы можете создавать прямые ссылки на любой абзац.
• Гибкая настройка конфигураций под ваши потребности.
• Создан на PHP с использованием фреймворка Laravel и использует MySQL для хранения данных.
• Встроенный diagrams.net — быстро и легко создавайте диаграммы в вашей документации.
• Опциональный редактор Markdown, включает в себя функцию предварительного просмотра в реальном времени.
• Доступен вход через соцсети, GitHub, Google, Slack, AzureAD и другие. Также доступны опции Okta, SAML2 и LDAP для корпоративных сред.
• Многофакторная аутентификация.
• Тёмный и светлый режимы.

Стоимость: бесплатно.

• Главное в базе знаний — структура и система. Разделите весь объём информации на логичные категории и подкатегории.
• Не игнорируйте теги и ключевые слова при создании документов. Это облегчит поиск, и команда скажет спасибо.
• Лучше привести всё к единому стилю. Так легче воспринимать информацию.
• Присмотритесь к сервису, в котором можно создавать инфографики, диаграммы или как-то иначе визуализировать работу.
• База знаний — живой организм. Регулярно обновляйте её и не засоряйте нерелевантной информацией.
• Не забывайте собирать у сотрудников обратную связь о том, как им работается в БЗ. Так вы быстро выявите проблемы и решите их.

Каждая платформа для базы знаний по-своему хороша. Одна лучше подходит для внешнего использования, другая — для онбординга новичков. Чтобы определиться, смотрите на интерфейс, тестируйте демо-версии и записывайтесь на бесплатные презентации.

А в каком сервисе вы ведёте базу знаний? Сталкивались ли с проблемами, как решали? Поделитесь опытом, интересно обсудить.

PMCLUB — онлайн-школа для менеджеров проектов и продуктов. Мы учим управлять командой и не срывать дедлайны, правильно оценивать сроки, риски и бюджет. Подписывайтесь на нас на vc.ru и в Telegram.