Все процессы компании как на ладони
В данной статье поделюсь, как мы пришли к разработке собственной IT-платформы и на какие грабли мы наступали.
Итак, поехали. ;)
Как часто вы сталкивались с попытками регламентировать деятельность в компании? С написанием инструкцией? Насколько быстро они терялись в куче папок на компьютере и превращались в абсолютно бесполезный инструмент? Как быстро Ваши сотрудники открывали и закрывали регламент, состоящий из 20 и более страниц, не дочитав до конца?
Все наши попытки ввести стандарты для процессов заканчивалась неудачей. Большинство бизнес-процессов у нас состоят из более чем 30 шагов и 7-10 участников. Нелегко координировать, помнить кто за кем идёт и что должен сделать, и уж тем более успеть это сделать в срок. Требуется ввести порядок, и при этом создать комфортную среду для сотрудников.
Сделаю небольшое отступление.
Отвечу, вкратце, что такое бизнес-процесс?
Это совокупность последовательных действий, направленных на производство и сбыт продукта (услуги), и поддержание стабильного функционирования бизнеса. Простыми словами, это все взаимодействия сотрудников друг с другом, которые проходят по заранее описанному алгоритму.
Примеры бизнес-процессов, которые часто требуют регламентации в компаниях:
- Процесс приема сотрудника на работу.
- Согласование договоров и других документов.
- Процесс закупки.
- Процесс снабжения компании товарами и услугами.
- Процесс обработки потенциальных клиентов.
- И многие другие процессы.
Ниже сформулирую то, с чем мы столкнулись, не имея описанных алгоритмов работы по процессам.
С какими проблемами мы столкнулись?
Сложные многоуровневые процессы протекали путем общения через почту (или чат) и большая часть накопленной информации терялась в огромных переписках.
- Не было понимания, кто за что нес ответственность, и получали простаивающие процессы и сорванные сроки. А хвостов было не найти.
- Даже самые простые задачи у двух отделов занимали недели.
- Не было прозрачного понимания, где слабое место в процессе и мы не могли на него повлиять, чтобы ускориться.
- Сталкивались с бесконечным правками и переделками.
- И конечно, в итоге страдало качество продукта и усложнялась работа сотрудников (так как не было достаточной информации для решения своего вопроса).
Кстати, напишите в комментариях, если сталкивались с похожими проблемами и как вы их решали. Интересно, одни ли мы такие. =))
Как мы пытались их решать?
Во-первых, мы описали процесс в Visio в виде блок-схем. Постарались визуализировать процесс и уместить на несколько А4.
В качестве примера, прикрепляю описание одного из процессов:
«Обработка заявок/звонков с сайта»:
Во-вторых, перенесли блок-схему в дизайнер бизнес-процессов Битрикса. Это наш основной корпоративный портал, поэтому выбор пал на данное ПО.
Ниже пример задания для сотрудника, когда до него доходит «очередь»:
(Есть описание задания, от кого пришло и какое действие нужно совершить. В данном примере просят утвердить выдачу наличных денег, при нажатии на кнопку «Наличные выданы» процесс перейдет на следующий шаг)
Поработав в Битриксе с бизнес-процессами около года, нашли множество багов и неудобств:
- отсутствуют умные фильтры для процесса;
- нет понятного и удобного реестра запущенных процессов;
- не хватает расширенной карточки задания для сотрудника (где есть подробное описание, что и в какой момент следует сделать в рамках процесса, где взять материал и информацию для выполнения, просмотреть комментарии от других участников процесса и главное в какие сроки сделать задание);
- отсутствуют отчеты по бизнес-процессам, чтобы, как минимум, отследить простои и узкие места;
Всё выше перечисленное подтолкнуло начать реализовывать собственную платформу, тем более накопился опыт в бизнес-процессах и их автоматизации. Конечно не с нуля, а на базе существующий IT-решений с открытым кодом.
Решение: IT платформа для трекинга и автоматизации бизнес-процессов компании
Описание
Платформу планируем запускать на всех платформах (приложение + веб).
По модели монетизации: Freemium или подписочная модель (часть функционала будет бесплатной + платные расширения) для B2B.
Хотим, чтобы платформа давала возможность удаленного управления сотрудниками: отображала их реальную загрузку, вовремя отправляла уведомления о любых сбоях в работе в рамках бизнес-процессов, кратно сокращала правки и доработки, повышала качество конечного продукта бизнес-процессов.
Платформа разрабатывается для удобной работы не только с компьютера, но и на любом смартфоне.
Акцент делаем на визуализацию! Вы видите на одном DashBoard`е все процессы в тех разрезах, которые действительно помогают принимать правильные управленческие решения.
Как это выглядит?
1. Страница со списком бизнес-процессов.
Наглядно видно, какой процесс на ком остановился и что необходимо сделать, чтобы его продвинуть дальше. Виден прогресс, который отображает, сколько осталось до конца процесса, чтобы получить итоговый результат.
У любого сотрудника есть возможность перейти во вкладку "Мои процессы" и увидеть только свои задания.
2. Подробная карточка задания сотрудника в рамках бизнес-процесса.
Сотрудник, открывая карточку по своему заданию, видит, что именно ему нужно сделать, все прикрепленные документы и материалы (справа сверху), в какие сроки и какие комментарии по данному процессу оставили другие участники. Здесь же в карточке сотрудник прикрепляет документ и выполняет задание, ему не нужно переходить из одного в окна в другое - все в одном месте!
3. Список всех созданных бизнес-процессов компании.
Создавайте и настраивайте сколь угодно бизнес-процессов в удобном конструкторе (по аналогии с тем, как создаются сайты из блоков в Tilda)
4. Пример отчетности для руководителей отделов.
Видна загрузка каждого сотрудника, его выполненные и просроченные задания. Также отображается сколько элементов запущено по каждому из бизнес-процессов и динамика по созданным и выполненным элементам.
Ожидаемый результат от внедрения платформы
1. Вы ясно понимаете, кто чем занят и на каком шаге процесса.
2. Все сотрудники говорят на одном языке. Каждый знает, что сделать и какой материал подготовить для следующего участника процесса для выполнения его задания.
3. С уходом сотрудника Вы не теряете знание о том, в какой последовательности и как должен идти процесс, чтобы получить результат
4. Вы экономите деньги на передаче знаний новым сотрудникам, благодаря прозрачной и понятной системе процессов.
5. Сотрудник знает, что именно он делает; от кого что получает; в каком виде получает; в какие сроки выполняет работу; кому, когда и что передает; за что отвечает.
6. Наилучшим образом подготовитесь к автоматизации системы управления организацией; благодаря системе, которая выявит неоптимальные пути движения документов и материальных ценностей.
7. Визуализированная картина по используемым ресурсам, а также сколько в среднем занимает выполнение каждого задания.
8. Ваши процессы компании становятся измеримыми и Вы сможете на них влиять онлайн: ускорять, оптимизировать и выводить на новый уровень автоматизации
9. Снижаете человеческий фактор и как следствие количество ошибок, которые приводят к денежным потерям компании
Буду благодарен Вам за обратную связь в комментариях, ваши пожелания и критику еще=)
Не понимаю зачем пилить свою.
Уже есть Планфикс и там реализовано всё и даже больше. Есть quickbpm, тоже неплохая штука
Может проще готовую взять и настраивать или идея не а автоматизации своих процессов, а в запуске стартапа?)
Да, продуманные платформы.
Как давно пользуетесь планфиксом? Все устраивает?
Действительно, как и отмечали другие комментаторы, странно в 2020 разрабатывать свой bpmn движок. Например, есть Camunda - open source система управления бизнес-процессами от Deutsche Bank. Наверное, camunda самая известная и навороченная. Если есть требования использовать отечественное ПО, то есть сертифицированная RunaWFE. Если не устраивает дефолтный UI систем и есть штат программистов, то можно использовать вышеназванные как api провайдеров, рисуя свой UI.
Ещё bpium, bpmonline, bizagi, comindware (там, кстати, своя графовая СУБД используется) и т.д. Но раз уж начали, то ждём продолжения, что в итоге получилось, успехов.
Клиенты хотят:
1. Быстрее и проще
2. Видеть где сейчас бизнес процесс
3. Знать, что творится в процессах (сколько процессов на какой стадии)
4. Добавить заместителя
5. Автозапуск процессов
Это все и реализовываем. То, что нет в выше описанных системах
Непопулярную мысль скажу, но ведь любой бизнес процесс можно собрать в Jira или Яндекс.Трекере с помощью кастомных воркфлоу, в эту сторону даже не смотрели? Там и статистику собрать можно будет, и дополнительную автоматизацию накрутить с помощью API
На худой конец еще Trello есть, хотя там нет ограничения возможных переходов между статусами.
Jira ещё ладно, но Я.Трекер вообще сырой. Там все нотификации на почту, а не в интерфейсе системы, а удаление полей через поддержку. Системе уже 2 года в паблике и неизвестно сколько на бэке в самом Яндексе, и они далеки от всего, что описывает автор в посте.
В эту сторону смотрели)
Но у нас бизнес процесс со множеством условий «если»
Например, Ввели одно значения в поле, должны пойти в ветку номер 13.4
Если второе, то вернутся на шаг 4
Бизнес процесс нелинейный (многоуровневый) и Яндекс трекер или Jira с этим не справляются
Также есть ещё такой нюанс: сотрудник уволился или ушёл в отпуск и на шаг процесса нужно подставить другого по определенному правилу, чтобы не простаивал
Этого в Jira или Яндекс также не нашли. Но могу ошибаться, поправьте если что
+
Но со денежными параметрами процессов и добавленной стоимостью когда будет связь - собственникам намного станет ближе концепция. Предлагаю в сторону оценки в денежных единицах посмотреть.
Полностью согласен) будем развивать эту линию)
Похоже на
+
Задача мелковата на карточке сотрудника
Спасибо, приняли, в следующих итерациях улучшим, сделаем крупнее)
Можно "услышать" о том как вы организовывали структуру компании, разграничение функций и их описание для сотрудников?
Конечно, подробно с макетами выложу через пару дней статью, включающую эти вопросы ;)
Ещё интересно, будет ли у Вас отдельно реализован слой бизнес-объектов и в каком виде? Или планируется все хранить в переменных БП?
Бизнес слои будут)
Как будет выглядеть постараемся вложить в презентацию, также пришлю информацию, как доберёмся до данного этапа;) себе зафиксировали это.
Комментарий недоступен
Пока не касались таких вопросов, но дали почву для размышлений) спасибо!)
Привет! А тестировали ELMA, Террасофт, аналогичные программы для моделирования бизнес-процессов? Битрикс24 конечно больше корпоративный портал и CRM, чем ПО для бизнес-процессов.
Привет) очень поверхностно, но сейчас смотрим их сильные места, чтобы перенять и дополнить платформу
+
Какую нотацию поддерживает ваш движок?
BPMN
+
+
В битриксе так же есть функционал построения задач. Не пойму, вы от него уходите или будете работать в двух программах - тогда не будет ли это наоборот усложнением процессов?
В двух программах точно нет)
Пока продолжаем работать в Битриксе, далее будем плавно переходить: переносить процессы и задачи, тестировать
+
+
Новый модуль RPA в Б24 ещё не видели?
Если вы про роботов, то видели.
Но то, что они объявляли в бостонской презентации - пока ещё не реализовали до конца
И честно говоря не понятно, как они в канбан бизнес процесса будут зашивать параллельные процессы или те элементы которые должны одновременно пройти через 2 статуса (такое часто бывает, например, один отдел согласовывает заявку, другой параллельно должен вписать значение в поле «плательщик) и др, таких примеров у нас множество было
+
+
+
1. Идея прикольная
2. Какую обратную связь Вы хотите получить опубликовав пару скриншотов (возможно отрисованных, а не запрограммированных)
3. Вы предлагаете "еще одно" приложение в компанию, вместо того что бы сделать "продукт" в какой либо экосистеме, например в Битриксе - это большой минус
4. В чём принципальное отличие от "задачников", тем что после согласования одним человеком это улетает другому?
5. Можно еще долго спрашивать и задавать вопросы - но лучше всего будет если вы дадите на тест....
Добрый день!
Не смог понять на какую именно платформу Вы ушли после Битрикс24?
На данный момент разрабатываем свою)
С функционалом, который описан в статье.
Константин, как будет готова первая бета версия - пришлю Вам ссылку
Также пришлю всем, кто заинтересовался и поставит + под этим комментом
Я так понимаю, что вы в основу системы закладываете главный объект - бизнес-процесс? А что будет инициировать его и что будет результатом процесса, как вы это будете определять в настройках?
На мой взгляд, человека работающего с процессами компаний, важно в первую очередь причину и следствие разобрать, а какими процессами или связками процессов это будет реализовано уже не так важно. Есть много кейсов, когда сущности системы не отвечают удобству пользователя и процесс надо видоизменять (пример: контакт превратился из карточки контакта в текстовое поле в задаче), но как только мы это понимаем, сразу упираемся в невозможность таких изменений в системе.
Добрый день, Павел. Интересно, если не секрет, узнать уровень затрат которые вы на текущий момент понесли для разработки своей платформы.
Также хотелось бы узнать по возможностям системы/платформы:
- добавлять свои поля в процессы;
- есть ли поля типа Справочник;
- можно ли в процессе вести переписку между участниками выполнения процессами;
- может ли в процессе участвовать Клиент;
- как организованы права доступа к процессам и их полям, статусам и т.п.
Спасибо.
+
+
+