Все процессы компании как на ладони

В данной статье поделюсь, как мы пришли к разработке собственной IT-платформы и на какие грабли мы наступали.

Итак, поехали. ;)

Как часто вы сталкивались с попытками регламентировать деятельность в компании? С написанием инструкцией? Насколько быстро они терялись в куче папок на компьютере и превращались в абсолютно бесполезный инструмент? Как быстро Ваши сотрудники открывали и закрывали регламент, состоящий из 20 и более страниц, не дочитав до конца?

Все наши попытки ввести стандарты для процессов заканчивалась неудачей. Большинство бизнес-процессов у нас состоят из более чем 30 шагов и 7-10 участников. Нелегко координировать, помнить кто за кем идёт и что должен сделать, и уж тем более успеть это сделать в срок. Требуется ввести порядок, и при этом создать комфортную среду для сотрудников.

Сделаю небольшое отступление.
Отвечу, вкратце, что такое бизнес-процесс?
Это совокупность последовательных действий, направленных на производство и сбыт продукта (услуги), и поддержание стабильного функционирования бизнеса. Простыми словами, это все взаимодействия сотрудников друг с другом, которые проходят по заранее описанному алгоритму.

Примеры бизнес-процессов, которые часто требуют регламентации в компаниях:

1. Процесс приема сотрудника на работу.
2. Согласование договоров и других документов.
3. Процесс закупки.
4. Процесс снабжения компании товарами и услугами.
5. Процесс обработки потенциальных клиентов.
6. И многие другие процессы.

Ниже сформулирую то, с чем мы столкнулись, не имея описанных алгоритмов работы по процессам.

• Сложные многоуровневые процессы протекали путем общения через почту (или чат) и большая часть накопленной информации терялась в огромных переписках.

• Не было понимания, кто за что нес ответственность, и получали простаивающие процессы и сорванные сроки. А хвостов было не найти.
• Даже самые простые задачи у двух отделов занимали недели.
• Не было прозрачного понимания, где слабое место в процессе и мы не могли на него повлиять, чтобы ускориться.
• Сталкивались с бесконечным правками и переделками.
• И конечно, в итоге страдало качество продукта и усложнялась работа сотрудников (так как не было достаточной информации для решения своего вопроса).

Кстати, напишите в комментариях, если сталкивались с похожими проблемами и как вы их решали. Интересно, одни ли мы такие. =))

Во-первых, мы описали процесс в Visio в виде блок-схем. Постарались визуализировать процесс и уместить на несколько А4.

В качестве примера, прикрепляю описание одного из процессов:
«Обработка заявок/звонков с сайта»:

Во-вторых, перенесли блок-схему в дизайнер бизнес-процессов Битрикса. Это наш основной корпоративный портал, поэтому выбор пал на данное ПО.

Ниже пример задания для сотрудника, когда до него доходит «очередь»:
(Есть описание задания, от кого пришло и какое действие нужно совершить. В данном примере просят утвердить выдачу наличных денег, при нажатии на кнопку «Наличные выданы» процесс перейдет на следующий шаг)

Поработав в Битриксе с бизнес-процессами около года, нашли множество багов и неудобств:

• отсутствуют умные фильтры для процесса;
• нет понятного и удобного реестра запущенных процессов;
• не хватает расширенной карточки задания для сотрудника (где есть подробное описание, что и в какой момент следует сделать в рамках процесса, где взять материал и информацию для выполнения, просмотреть комментарии от других участников процесса и главное в какие сроки сделать задание);
• отсутствуют отчеты по бизнес-процессам, чтобы, как минимум, отследить простои и узкие места;

Всё выше перечисленное подтолкнуло начать реализовывать собственную платформу, тем более накопился опыт в бизнес-процессах и их автоматизации. Конечно не с нуля, а на базе существующий IT-решений с открытым кодом.

Платформу планируем запускать на всех платформах (приложение + веб).
По модели монетизации: Freemium или подписочная модель (часть функционала будет бесплатной + платные расширения) для B2B.

Хотим, чтобы платформа давала возможность удаленного управления сотрудниками: отображала их реальную загрузку, вовремя отправляла уведомления о любых сбоях в работе в рамках бизнес-процессов, кратно сокращала правки и доработки, повышала качество конечного продукта бизнес-процессов.

Платформа разрабатывается для удобной работы не только с компьютера, но и на любом смартфоне.

Акцент делаем на визуализацию! Вы видите на одном DashBoard`е все процессы в тех разрезах, которые действительно помогают принимать правильные управленческие решения.

1. Страница со списком бизнес-процессов.

Наглядно видно, какой процесс на ком остановился и что необходимо сделать, чтобы его продвинуть дальше. Виден прогресс, который отображает, сколько осталось до конца процесса, чтобы получить итоговый результат.

У любого сотрудника есть возможность перейти во вкладку "Мои процессы" и увидеть только свои задания.

2. Подробная карточка задания сотрудника в рамках бизнес-процесса.

Сотрудник, открывая карточку по своему заданию, видит, что именно ему нужно сделать, все прикрепленные документы и материалы (справа сверху), в какие сроки и какие комментарии по данному процессу оставили другие участники. Здесь же в карточке сотрудник прикрепляет документ и выполняет задание, ему не нужно переходить из одного в окна в другое - все в одном месте!

3. Список всех созданных бизнес-процессов компании.

Создавайте и настраивайте сколь угодно бизнес-процессов в удобном конструкторе (по аналогии с тем, как создаются сайты из блоков в Tilda)

4. Пример отчетности для руководителей отделов.

Видна загрузка каждого сотрудника, его выполненные и просроченные задания. Также отображается сколько элементов запущено по каждому из бизнес-процессов и динамика по созданным и выполненным элементам.

1. Вы ясно понимаете, кто чем занят и на каком шаге процесса.

2. Все сотрудники говорят на одном языке. Каждый знает, что сделать и какой материал подготовить для следующего участника процесса для выполнения его задания.

3. С уходом сотрудника Вы не теряете знание о том, в какой последовательности и как должен идти процесс, чтобы получить результат

4. Вы экономите деньги на передаче знаний новым сотрудникам, благодаря прозрачной и понятной системе процессов.

5. Сотрудник знает, что именно он делает; от кого что получает; в каком виде получает; в какие сроки выполняет работу; кому, когда и что передает; за что отвечает.

6. Наилучшим образом подготовитесь к автоматизации системы управления организацией; благодаря системе, которая выявит неоптимальные пути движения документов и материальных ценностей.

7. Визуализированная картина по используемым ресурсам, а также сколько в среднем занимает выполнение каждого задания.

8. Ваши процессы компании становятся измеримыми и Вы сможете на них влиять онлайн: ускорять, оптимизировать и выводить на новый уровень автоматизации

9. Снижаете человеческий фактор и как следствие количество ошибок, которые приводят к денежным потерям компании

Буду благодарен Вам за обратную связь в комментариях, ваши пожелания и критику еще=)