Трибуна
Pasha Kiselev
4378

Все процессы компании как на ладони

В данной статье поделюсь, как мы пришли к разработке собственной IT-платформы и на какие грабли мы наступали.

В закладки

Итак, поехали. ;)

Как часто вы сталкивались с попытками регламентировать деятельность в компании? С написанием инструкцией? Насколько быстро они терялись в куче папок на компьютере и превращались в абсолютно бесполезный инструмент? Как быстро Ваши сотрудники открывали и закрывали регламент, состоящий из 20 и более страниц, не дочитав до конца?

Все наши попытки ввести стандарты для процессов заканчивалась неудачей. Большинство бизнес-процессов у нас состоят из более чем 30 шагов и 7-10 участников. Нелегко координировать, помнить кто за кем идёт и что должен сделать, и уж тем более успеть это сделать в срок. Требуется ввести порядок, и при этом создать комфортную среду для сотрудников.

Сделаю небольшое отступление.
Отвечу, вкратце, что такое бизнес-процесс?
Это совокупность последовательных действий, направленных на производство и сбыт продукта (услуги), и поддержание стабильного функционирования бизнеса. Простыми словами, это все взаимодействия сотрудников друг с другом, которые проходят по заранее описанному алгоритму.

Примеры бизнес-процессов, которые часто требуют регламентации в компаниях:

  1. Процесс приема сотрудника на работу.
  2. Согласование договоров и других документов.
  3. Процесс закупки.
  4. Процесс снабжения компании товарами и услугами.
  5. Процесс обработки потенциальных клиентов.
  6. И многие другие процессы.

Ниже сформулирую то, с чем мы столкнулись, не имея описанных алгоритмов работы по процессам.

С какими проблемами мы столкнулись?

  • Сложные многоуровневые процессы протекали путем общения через почту (или чат) и большая часть накопленной информации терялась в огромных переписках.

  • Не было понимания, кто за что нес ответственность, и получали простаивающие процессы и сорванные сроки. А хвостов было не найти.
  • Даже самые простые задачи у двух отделов занимали недели.
  • Не было прозрачного понимания, где слабое место в процессе и мы не могли на него повлиять, чтобы ускориться.
  • Сталкивались с бесконечным правками и переделками.
  • И конечно, в итоге страдало качество продукта и усложнялась работа сотрудников (так как не было достаточной информации для решения своего вопроса).

Кстати, напишите в комментариях, если сталкивались с похожими проблемами и как вы их решали. Интересно, одни ли мы такие. =))

Как мы пытались их решать?

Во-первых, мы описали процесс в Visio в виде блок-схем. Постарались визуализировать процесс и уместить на несколько А4.

В качестве примера, прикрепляю описание одного из процессов:
«Обработка заявок/звонков с сайта»:

Описание бизнес-процесса «Обработка заявки/звонка с сайта» Киселев П.Д.

Во-вторых, перенесли блок-схему в дизайнер бизнес-процессов Битрикса. Это наш основной корпоративный портал, поэтому выбор пал на данное ПО.

Дизайнер бизнес-процессов в Битрикс Киселев П.Д.

Ниже пример задания для сотрудника, когда до него доходит «очередь»:
(Есть описание задания, от кого пришло и какое действие нужно совершить. В данном примере просят утвердить выдачу наличных денег, при нажатии на кнопку «Наличные выданы» процесс перейдет на следующий шаг)

Задания бизнес-процессов для сотрудников в Битрикс Киселев П.Д.

Поработав в Битриксе с бизнес-процессами около года, нашли множество багов и неудобств:

  • отсутствуют умные фильтры для процесса;
  • нет понятного и удобного реестра запущенных процессов;
  • не хватает расширенной карточки задания для сотрудника (где есть подробное описание, что и в какой момент следует сделать в рамках процесса, где взять материал и информацию для выполнения, просмотреть комментарии от других участников процесса и главное в какие сроки сделать задание);
  • отсутствуют отчеты по бизнес-процессам, чтобы, как минимум, отследить простои и узкие места;

Всё выше перечисленное подтолкнуло начать реализовывать собственную платформу, тем более накопился опыт в бизнес-процессах и их автоматизации. Конечно не с нуля, а на базе существующий IT-решений с открытым кодом.

Решение: IT платформа для трекинга и автоматизации бизнес-процессов компании

Описание

Платформу планируем запускать на всех платформах (приложение + веб).
По модели монетизации: Freemium или подписочная модель (часть функционала будет бесплатной + платные расширения) для B2B.

Хотим, чтобы платформа давала возможность удаленного управления сотрудниками: отображала их реальную загрузку, вовремя отправляла уведомления о любых сбоях в работе в рамках бизнес-процессов, кратно сокращала правки и доработки, повышала качество конечного продукта бизнес-процессов.

Платформа разрабатывается для удобной работы не только с компьютера, но и на любом смартфоне.

Акцент делаем на визуализацию! Вы видите на одном DashBoard`е все процессы в тех разрезах, которые действительно помогают принимать правильные управленческие решения.

Как это выглядит?

1. Страница со списком бизнес-процессов.

Наглядно видно, какой процесс на ком остановился и что необходимо сделать, чтобы его продвинуть дальше. Виден прогресс, который отображает, сколько осталось до конца процесса, чтобы получить итоговый результат.

У любого сотрудника есть возможность перейти во вкладку "Мои процессы" и увидеть только свои задания.

Бизнес-процессы компании Киселев П.Д,

2. Подробная карточка задания сотрудника в рамках бизнес-процесса.

Сотрудник, открывая карточку по своему заданию, видит, что именно ему нужно сделать, все прикрепленные документы и материалы (справа сверху), в какие сроки и какие комментарии по данному процессу оставили другие участники. Здесь же в карточке сотрудник прикрепляет документ и выполняет задание, ему не нужно переходить из одного в окна в другое - все в одном месте!

Карточка элемента бизнес-процесса Киселев П.Д.

3. Список всех созданных бизнес-процессов компании.

Создавайте и настраивайте сколь угодно бизнес-процессов в удобном конструкторе (по аналогии с тем, как создаются сайты из блоков в Tilda)

Список бизнес-процессов компании Киселев П.Д.

4. Пример отчетности для руководителей отделов.

Видна загрузка каждого сотрудника, его выполненные и просроченные задания. Также отображается сколько элементов запущено по каждому из бизнес-процессов и динамика по созданным и выполненным элементам.

Отчетность для руководителей отделов (подразделений) Киселев П.Д.

Ожидаемый результат от внедрения платформы

1. Вы ясно понимаете, кто чем занят и на каком шаге процесса.

2. Все сотрудники говорят на одном языке. Каждый знает, что сделать и какой материал подготовить для следующего участника процесса для выполнения его задания.

3. С уходом сотрудника Вы не теряете знание о том, в какой последовательности и как должен идти процесс, чтобы получить результат

4. Вы экономите деньги на передаче знаний новым сотрудникам, благодаря прозрачной и понятной системе процессов.

5. Сотрудник знает, что именно он делает; от кого что получает; в каком виде получает; в какие сроки выполняет работу; кому, когда и что передает; за что отвечает.

6. Наилучшим образом подготовитесь к автоматизации системы управления организацией; благодаря системе, которая выявит неоптимальные пути движения документов и материальных ценностей.

7. Визуализированная картина по используемым ресурсам, а также сколько в среднем занимает выполнение каждого задания.

8. Ваши процессы компании становятся измеримыми и Вы сможете на них влиять онлайн: ускорять, оптимизировать и выводить на новый уровень автоматизации

9. Снижаете человеческий фактор и как следствие количество ошибок, которые приводят к денежным потерям компании

Буду благодарен Вам за обратную связь в комментариях, ваши пожелания и критику еще=)

{ "author_name": "Pasha Kiselev", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 62, "likes": 11, "favorites": 140, "is_advertisement": false, "subsite_label": "tribuna", "id": 125052, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Sat, 09 May 2020 11:20:13 +0300", "is_special": false }
Объявление на vc.ru
0
62 комментария
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
9

Не понимаю зачем пилить свою.
Уже есть Планфикс и там реализовано всё и даже больше. Есть quickbpm, тоже неплохая штука

Может проще готовую взять и настраивать или идея не а автоматизации своих процессов, а в запуске стартапа?)

Ответить
0

Да, продуманные платформы.

Как давно пользуетесь планфиксом? Все устраивает?

Ответить
3

Тоже хотел написать про планфикс. Как раз в данный момент занимаюсь внедрением и описанием бизнес процессов через последовательную цепочку задач в планфикс. У планфикса на данный момент есть один главный минус, это невозможность привязать нормально складской учёт. 
Так же там отсутствует визуализация бизнес процессов или проектов в виде схем. Было бы круто если бы можно было начертить схему, и каждый блок схемы превратить в задачу со своими исполнителями, дедлайнами, описанием и тд

Ответить
0

Мы сами пока не пользуемся, но один из моих аналитиков, который ранее работал гендиром, сократил штат в своей компании с 52 до 7 человек за 3 года за счёт автоматизации на ПланФиксе.
Другой мой товарищ и заодно клиент сейчас организовал работу на БП через ПФ и дико просто доволен. Сделали всё за 2 недели.

А клиент из консалтинга пользуется quickBPM и тоже кайфует, т.к. там есть ещё и АПИ, по которому можно подцепиться к их внутренней системе и обмениваться данными.

Так что зачем городить огород и создавать велосипед, когда давно уже мотоцикл есть и едет.

Ответить
5

Действительно, как и отмечали другие комментаторы, странно в 2020 разрабатывать свой bpmn движок. Например, есть Camunda - open source система управления бизнес-процессами от Deutsche Bank. Наверное, camunda самая известная и навороченная. Если есть требования использовать отечественное ПО, то есть сертифицированная RunaWFE. Если не устраивает дефолтный UI систем и есть штат программистов, то можно использовать вышеназванные как api провайдеров, рисуя свой UI.
Ещё bpium, bpmonline, bizagi, comindware (там, кстати, своя графовая СУБД используется) и т.д. Но раз уж начали, то ждём продолжения, что в итоге получилось, успехов.

Ответить
0

Клиенты хотят:
1. Быстрее и проще
2. Видеть где сейчас бизнес процесс
3. Знать, что творится в процессах (сколько процессов на какой стадии)
4. Добавить заместителя
5. Автозапуск процессов

Это все и реализовываем. То, что нет в выше описанных системах

Ответить
2

По п.1 ничего сказать не могу, т.к. не специалист по UX. А вот п.2-5 реализованы, например, в RunaWFE. Прикладываю пару скринов, остальное тут: https://processtech.ru/documentation/

Ответить
1

Спасибо большое) ознакомимся)

Ответить
3

Непопулярную мысль скажу, но ведь любой бизнес процесс можно собрать в Jira или Яндекс.Трекере с помощью кастомных воркфлоу, в эту сторону даже не смотрели? Там и статистику собрать можно будет, и дополнительную автоматизацию накрутить с помощью API

На худой конец еще Trello есть, хотя там нет ограничения возможных переходов между статусами.

Ответить
1

Jira ещё ладно, но Я.Трекер вообще сырой. Там все нотификации на почту, а не в интерфейсе системы, а удаление полей через поддержку. Системе уже 2 года в паблике и неизвестно сколько на бэке в самом Яндексе, и они далеки от всего, что описывает автор в посте.

Ответить
0

В эту сторону смотрели)
Но у нас бизнес процесс со множеством условий «если»

Например, Ввели одно значения в поле, должны пойти в ветку номер 13.4
Если второе, то вернутся на шаг 4

Бизнес процесс нелинейный (многоуровневый) и Яндекс трекер или Jira с этим не справляются

Ответить
0

Также есть ещё такой нюанс: сотрудник уволился или ушёл в отпуск и на шаг процесса нужно подставить другого по определенному правилу, чтобы не простаивал

Этого в Jira или Яндекс также не нашли. Но могу ошибаться, поправьте если что

Ответить
2

+

Но со денежными параметрами процессов и добавленной стоимостью когда будет связь - собственникам намного станет ближе концепция. Предлагаю в сторону оценки в денежных единицах посмотреть. 

Ответить
0

Полностью согласен) будем развивать эту линию)

Ответить
1

Задача мелковата на карточке сотрудника

Ответить
1

Спасибо, приняли, в следующих итерациях улучшим, сделаем крупнее)

Ответить
1

вам осталось выкатить свою CRM-ку)) кстати, мы такого плана проекты продвигаем

Ответить
0

Напишите, в ЛС, интересно какие похожие проекты уже продвигали и каков результат

Ответить
1

Можно "услышать" о том как вы организовывали структуру компании, разграничение функций и их описание для сотрудников?

Ответить
1

Конечно, подробно с макетами выложу через пару дней статью, включающую эти вопросы ;)

Ответить
1

Ещё интересно, будет ли у Вас отдельно реализован слой бизнес-объектов и в каком виде? Или планируется все хранить в переменных БП?

Ответить
1

Бизнес слои будут)

Как будет выглядеть постараемся вложить в презентацию, также пришлю информацию, как доберёмся до данного этапа;) себе зафиксировали это.

Ответить
1

Как с заявками на оплату счетов работаете, платежный календарь там или список заявок. Как между собой сущности связываете? - подписанный договор, оплата счета. Бюджетирование не продумывали?

Ответить
1

Пока не касались таких вопросов, но дали почву для размышлений) спасибо!)

Ответить
1

Привет! А тестировали ELMA, Террасофт, аналогичные программы для моделирования бизнес-процессов? Битрикс24 конечно больше корпоративный портал и CRM, чем ПО для бизнес-процессов.

Ответить
0

Привет) очень поверхностно, но сейчас смотрим их сильные места, чтобы перенять и дополнить платформу

Ответить
1

Какую нотацию поддерживает ваш движок?

Ответить
1

+

Ответить
1

В битриксе так же есть функционал построения задач. Не пойму, вы от него уходите или будете работать в двух программах - тогда не будет ли это наоборот усложнением процессов?

Ответить
0

В двух программах точно нет)
Пока продолжаем работать в Битриксе, далее будем плавно переходить: переносить процессы и задачи, тестировать

Ответить
1

Новый модуль RPA в Б24 ещё не видели?

Ответить
0

Если вы про роботов, то видели.

Но то, что они объявляли в бостонской презентации - пока ещё не реализовали до конца

И честно говоря не понятно, как они в канбан бизнес процесса будут зашивать параллельные процессы или те элементы которые должны одновременно пройти через 2 статуса (такое часто бывает, например, один отдел согласовывает заявку, другой параллельно должен вписать значение в поле «плательщик) и др, таких примеров у нас множество было

Ответить
0

Нет, не про роботов.
Про новый интерфейс бизнес-процессов согласований.
В Битриксе его назвали RPA.
Понимаю, что это не RPA на самом деле, воспринимаю просто как название.
Так вот этот новый интерфейс вполне интересен и закрывает, пожалуй, всё, что вы хотели.

Ответить
0

Да, посмотрим, здесь согласен - выглядит вполне привлекательно

Как реализуют, будем тестировать)

Ответить
0

Ещё момент - охват вашего приложения может быть гораздо больше (возможно в сотни или тысячи раз), если вы будете делать приложение для популярных платформ - те же Б24 и amo, например.
Убедить руководителя предприятия пользоваться ещё одним прилжением - это очень сложно. И более того - не нужно.
Гораздо удобнее использовать 1 продукт, чем десяток.

Ответить
1

+

Ответить
1

1. Идея прикольная
2. Какую обратную связь Вы хотите получить опубликовав пару скриншотов (возможно отрисованных, а не запрограммированных)
3. Вы предлагаете "еще одно" приложение в компанию, вместо того что бы сделать "продукт" в какой либо экосистеме, например в Битриксе - это большой минус
4. В чём принципальное отличие от "задачников", тем что после согласования одним человеком это улетает другому?
5. Можно еще долго спрашивать и задавать вопросы - но лучше всего будет если вы дадите на тест....

Ответить
0

Добрый день!
Не смог понять на какую именно платформу Вы ушли после Битрикс24?

Ответить
2

На данный момент разрабатываем свою)
С функционалом, который описан в статье.

Константин, как будет готова первая бета версия - пришлю Вам ссылку
Также пришлю всем, кто заинтересовался и поставит + под этим комментом

Ответить
1

Круто! 
Буду ждать ссылку. 
Я понял, что разрабатываете "своё". Решил, что есть некая основа, которую дорабатываете. 

Ответить
1

+

Ответить
1

+

Ответить
1

+

Ответить
1

+

Ответить
0

+

Ответить
0

Я так понимаю, что вы в основу системы закладываете главный объект - бизнес-процесс? А что будет инициировать его и что будет результатом процесса, как вы это будете определять в настройках?

На мой взгляд, человека работающего с процессами компаний, важно в первую очередь причину и следствие разобрать, а какими процессами или связками процессов это будет реализовано уже не так важно. Есть много кейсов, когда сущности системы не отвечают удобству пользователя и процесс надо видоизменять (пример: контакт превратился из карточки контакта в текстовое поле в задаче), но как только мы это понимаем, сразу упираемся в невозможность таких изменений в системе.

Ответить
0

Добрый день, Павел. Интересно, если не секрет, узнать уровень затрат которые вы на текущий момент понесли для разработки своей платформы.
Также хотелось бы узнать по возможностям системы/платформы:
- добавлять свои поля в процессы;
- есть ли поля типа Справочник;
- можно ли в процессе вести переписку между участниками выполнения процессами;
- может ли в процессе участвовать Клиент;
- как организованы права доступа к процессам и их полям, статусам и т.п.
Спасибо.

Ответить

Прямой эфир