Как сохранить нервы, когда Jira удаляет твой аккаунт со всеми данными и внедрить «свой Гугл» для командной работы
В статье мой личный опыт и первые шаги по структурированию знаний и выстроении нового онбординга для командных игроков.
Друзья, привет! Меня зовут Иван, я основатель CLUB.ORG.
Пару статей назад я рассказывал о своём стартапе и кратко о его пути и будущем. Сегодня поделюсь немного «внутренней» кухней, как и зачем мы (я и команда) начали структурировать накопленные и новые знания.
Это часть не относиться к знаниям, которые накапливают участники CLUB.ORG (об этом будет отдельная статья), а рассказывает именно о процессе формирования знаний команды проекта.
Зачем нужна структурированная база знаний для компании?
Тут можно долго перечислять про хаос, удобство, важность хранения данных и т.д..
Но, на самом деле, всё просто - экономить деньги и накапливать капитал:
- когда всё «по полочкам», сотрудники тратят меньше времени, вы экономите на ФОТ (фонд оплаты труда)
- процессы онбординга становятся проще, легче и быстрее, когда вся нужная информация сегментирована и доступна в рамках «одного окна»
- накапливаемые знания = это напрямую капитал, который имеет вполне реальную оценку в качестве нематериальных активов.
Да, конечно, звучит всё красиво, пока мы не дошли до этапа внедрения. Но тут каждый должен сам взвесить «за» и «против» и увидеть долгосрочную перспективу и положительный экономический эффект, а он точно будет.
К слову, я застал ещё те далёкие времена, когда говорили, что внедрение CRM - это напрасная трата времени и денег.
Как я пришел к решению о структурировании знаний
Вообще, для меня это очень большой путь, длинною в несколько лет. Раньше всегда мы использовали таблички, гугл доки, другие гугл сервисы и информация более менее накапливалась и хранилась. За исключением пары проектов.
Но в этом году всё это добро начало превращаться в хаос, часть информации стала теряться, а онбординг новых командных игроков стал превращаться в ад с кучей ссылок из разных источников.
Мы начали терять время и деньги.
И, наконец-то, я пришёл к тому, что нам нужно делать «свой Гугл» - единое пространство для структурирования и хранения знаний с удобным поиском.
И желательно, чтобы это был уже готовый сервис.
Лирическое отступление про Jira
Раз уж я написал в заголовке, то кратко расскажу. Одна из моих команд более 8 лет использовала Jira + Confluence для трекинга проектов и хранения знаний.
Но, после всем известных событий, нам без предупреждения удалили аккаунты без возможности переноса данных.
«Дак как нервы то сохранить в этой ситуации, кэп?». Да очень просто)) делайте заранее бэкапы и будьте параноиками - они выживут, потому что готовы даже к зомби-апокалипсису.
Ну и повезло тем, у кого была развёрнута версия с установкой на свой сервак.
Эта история сформировала новый опыт и критерии выбора решений для команды.
Критерии выбора сервиса для базы знаний
Исторически сложилось так, что перед выбором любых сервисов для командной работы, я делаю свой список требований, потом уже мы совместно выбираем решение.
В данном случае он был такой:
- Российский сервис. Не только для того, чтобы здесь хранить свои данные, но и иметь гарантии что нам «не помахают рукой» и скажут «до свидания», вместе со всей нашей рабочей инфой.
- Быстрое внедрение. Для меня теперь нормальный срок 1-3 месяца.
- Удобный поиск по материалам.
- Канбан-доски.
- Сегментация материалов.
- Возможность делать нужное оформление статей = хороший редактор.
- Возможность вставлять видео с Ютуба и воспроизводить его в статье без перехода.
- Разграничение доступа к материалам для разных пользователей.
- Возможность приглашать «читателей» на отдельные материалы без доступа ко всей библиотеке знаний.
- Удобный интерфейс для «читателя» материалов.
- Адекватная поддержка.
- Цена.
Звезды сошлись не случайно
На самом деле, выбор решения - оказалось той ещё задачей. Но череда случайных (а может и нет) событий привело меня к ребятам, которые делают Teamly.
Я люблю vc.ru и читаю его с 2014 года (кто помнит, тогда он был «ЦП»), здесь у ребят большая активность и их трудно не заметить. Команда Teamly присоединилась к моему проекту «Авторы с Уолл-Стрит». Так я познакомился с основателем сервиса Виталием Чесноковым и взял у него интервью.
Кстати, именно с той встречи ко мне приелся термин «свой Гугл», т.к. фактически так и есть: мы накапливаем постоянно базу знаний и у нас появляется возможность быстро найти все нужные ответы. Начиная от какого-нибудь регламента для проведения мероприятий, заканчивая набором полезных ссылок для онбординга новых командных игроков.
Первые шаги и внедрение
Покажу немного «внутрянки». Вот так, например, выглядит панель управления сервисом.
Вот так добавляются материалы, которые можно сегментировать:
Вот так работает поиск по материалам: нужные материалы стразу выскакивают по отрывкам фраз:
А вот так замечательно и без излишеств выглядит часть базы для группы пользователей «читатель»:
Как я писал в самом начале - мы делаем первые шаги по внедрению. Поэтому знакомство с Teamly только начинается.
Объективную оценку, все плюсы и минусы, я уже расскажу через пару месяцев, когда мы закончим полностью внедрение, наполнение и т.д..
Что уже точно решили - на основе Teamly делаем ещё и базу знаний проекта «Авторы с Уолл-Стрит» для всех внутренних участников. Как это выглядит и работает я поделюсь в отдельной статье.
А ещё у ребят есть крутая, на мой взгляд, традиция - рассказывать об обновлениях своего проекта на регулярных конференциях и одна из них совсем скоро - 17 апреля.
Поэтому, если хотите узнать как внедрить базу знаний, которая будет не только помогать, но и даст хороший экономический эффект для бизнеса, приходите к ним.
Конференция бесплатная, вот ссылка.
Т.к. я постоянно «топлю» за пользу нетворка и соц. капитала, советую обязательно сходить. Ведь там вы не только узнаете про базы знаний, но и качественно расширите свой нетворк - там точно будет много крутых предпринимателей и представителей разных отраслей бизнеса.
Спасибо за внимание! Всем добра и позитивного настроения.
Поделитесь в комментариях - а вы уже пришли к тому, чтобы структурировать знания у себя в проектах или по прежнему не видите в этом перспективы?
У них можно бекап выгрузить? Если нет, то не факт. что они тоже не сгорят в один момент.
«Бэкап Шрёдингера - состояние любого бэкапа остаётся неизвестным до того, как его попробуют восстановить.
Любопытно почитать подробности оригинального эксперимента Шрёдингера с котом. Для бэкапов этот эксперимент очень актуален. Бэкапы реально находятся в состоянии Шрёдингера до тех пор, пока не попытаешься выполнить восстановление. До этого они существуют и не существуют одновременно, так как если восстановить данные не получится, то это и не бэкап был...»
Ну в этих ребятах я уверен. Даже если что-то случиться, то они бэкап сделают за клиентов, они очень дорожат репутацией. Это же ребята из QSOFT
Про "Бэкап Шрёдингера" не слышал)
Никогда не говори "ЦП".
Никогда.
Это почему это?)
Всегда говори всру!
Делюсь. Давно уже структурировали.
Честно говоря, не понимаю зачем тратить такие деньги на базу знаний.
Моя мне обошлась в 10К настройка и ежегодное продление домена и кусочек хостинга. Сделана на docuwiki. Очень удобно, гибко настраивать, легко управлять.
Читал статью и тоже сразу же о wiki подумал. Докувики крутая штука, легка во всех смыслах. Но как там с канбан досками? Мой опыт использования был во времена, когда сказав "канбан", рисковал услышать "сам кабан".
Про docuwiki объективно не смогу ответить, т.к. не знаком. Мне на этом этапе важно было взять готовое решение, которым можно быстро начать пользоваться без супер технически-квалифицированных сотрудников. И чтобы был удобный для пользования интерфейс.
docuwiki отстой, интерфейс
Всё больше вижу хороших отзывов про Teamly, никак не найду времени поюзать, но очень хочется-)
И вот прям реально тебе и ноушен, и трелло в одном флаконе?)
Так и есть! На мой взгляд. Попробуйте и поделитесь опытом. У них еще и реально Крутая поддержка, без преувеличений
Я пробовал тимли. Мне понравилось.
Одобряю выбор, если важно мнение человека, который занимается знаниями за деньги;)
Любое мнение важно! В какой сфере использовали?
Teamly рулит)
Интерфейс очень удобный. А ты пользуешься?
Пойду сделаю бэкап гугл диска со своей базой знаний ...
Я так и сделал сразу после удаления наших акков)) и не только бэкап Гугла
Покажите мне здоровую организацию, которая сейчас не использует, как вы сказали "свой Гугл", это же настолько распространено, иначе как по другому выстраивать работу.
Не могу по этическим причинам называть имен, но встречал как минимум несколько таких, с обольстим оборотами, с 500+ сотрудников. Где база знаний очень плохо структурирована
Прям гляну завтра. Заинтриговали. Как раз сейчас ищу замену для конфли.
Гляньте! И не стесняйтесь в их поддержку писать. Я редко так рекомендую, реально у неих на высоте
Спасибо за статью! Внедрение базы знаний всегда было актуально
Спасибо за оценку. Вы уже у себя внедрили?
Ахахаха). Открываем лицензионное соглашение Teamly и в пункте 10.1 видим стандартный текст про то, что программа распространяется as is, а случись чего - разработчик ни за что ответственности не несет, и вообще у него лапки, он этими лапками только деньги за подписку на тариф может принимать и ничего более.
Мы тоже собираемся использовать Teamly в качестве корпоративной базы знаний. По функциям и оформлению она действительно вроде ничего так. Просто не надо иметь иллюзий, что данные в облаке у дяди - это ваши данные. Лично я свои доки в любом случае буду дублировать локально. И заметки для личного пользования всегда вел в приложениях, которые хранят данные в виде простых текстовых файлов. Без всяких облак, подписок, экосистем и прочей мути.
Спасибо за коммент! Иллюзий уже нет)) есть опыт и выводы. Я выше писал - в этих ребятах я уверен
Тимли норм, пока... не сделали из себя битрикс
Время покажет
эх, ничему вас проприетарщина не научила, надо было на media wiki перейти чтобы вообще не от какого не зависить
И иметь секс по принуждению с ужасной разметкой и капец какой неудобной категоризацией? Мсье понимает толк в извращениях )))
Как сохранить нервы, когда Jira удаляет твой аккаунт со всеми данными и внедрить «свой Гугл» для командной работы — Иван Замятин на vc.ru
• Автор статьи рассказывает о своем опыте структурирования знаний и создании нового онбординга для командных игроков.
• Структурированная база знаний помогает экономить деньги и накапливать капитал, упрощая процессы онбординга и делая информацию доступной в рамках "одного окна".
• Накапливаемые знания являются нематериальными активами, имеющими реальную оценку.
• Внедрение структурированной базы знаний требует взвешивания "за" и "против" и оценки долгосрочного экономического эффекта.
• Автор столкнулся с проблемой хаотичного хранения информации и начал искать решение для создания единого пространства для структурирования и хранения знаний.
• Критерии выбора сервиса для базы знаний включают российский статус, быстрое внедрение, удобный поиск, сегментацию материалов и возможность оформления статей.
• Автор выбрал сервис Teamly, основываясь на его требованиях и удобстве использования.
• Первые шаги по внедрению Teamly включают создание панели управления сервисом и добавление материалов, которые можно сегментировать.
• Автор планирует использовать Teamly для создания базы знаний проекта "Авторы с Уолл-Стрит" для внутренних участников.
Яндекс?)
Да же фигня была с конфлюенс(( отрубили без предупреждения
Бэкап был?
тили тут из каждого утюга уже
Тили- тили, трали-вали?)
Джира «без предупреждения» удалила аккаунт:
https://www.kommersant.ru/doc/6148460
Статья от августа 23 года. Нам удалили в начале 23
Да да, про сбер спросите
Важно уметь извлекать уроки из подобных ситуаций и двигаться дальше
Спасибо! Это хорошее замечание. Выводы я сделал)
Комментарий недоступен
Почему? Без сарказма
Комментарий недоступен
Комментарий недоступен
если тимли был бы за соц капитал то выпустил бы своё решение свободным, а зарабатывал бы деньги с поддержки
Не понял, почему?
выглядит норм, но походу они делают очередной комбацн типа битрикса
Посмотрим
Норм, вроде уже давно не ток база знаний у них
Скоро доберемся и до остального
Хз че это, но интерфейс приятный))))
Норм
ХЗ, на WP куча уже вроде вариантов
Подождите, они ноушин уже убили и пошли на жиру и конфлюенс или там наоборот сказка?)
Отличный разбор Иван
Спасибо)
Полезные советы, я очень часто стрессую
Эти проблемы уже как родное)
Супер актуально! Собираем базу знаний сейчас и поняли, что решения на notion, которое используем не соответствует. Многим он сложный