Запуск меню: типичные трудности и их решения

Очередная статья цикла «О кухне ресторанного бизнеса». Тема дня — запуск меню, или как не облажаться в первые часы после открытия.

Здравствуйте! Меня зовут Сергей Моховцов. Я работаю бренд-шеф-поваром в кафе «Веранда», кафе паназиатской кухни «Ли» и кейтеринговой организации «Первый кейтеринг» в городе Гродно, Беларусь.

Недавно я запустил личный проект «Шеф поможет».

«Шеф поможет» — это проект, в котором я собрал команду шеф-поваров, работающих в заведениях с разными концепциями. Вместе мы помогаем молодым рестораторам: делаем меню для их заведений, обучаем поваров, оснащаем и разбираемся с любыми вопросами, связанными с кухней ресторанов.

Поскольку тема ресторанной кухни и всех трудностей, которые с ней связаны, мне знакома, я решил поделиться своим опытом в цикле статей. Надеюсь, мне удастся помочь молодым рестораторам ответить для себя на некоторые вопросы, прочитав мои статьи цикла «О кухне ресторанного бизнеса».

1. Как найти шеф-повара?
2. Как выстроить смены поваров на кухне?
3. Что нужно знать, чтобы разработать меню для ресторана.
4. Разработка меню. Планирование.
5. Разработка меню. Проработка, ценообразование.
6. Запуск меню. Работа с чек-листами.
7. Запуск меню. Как правильно оформить меню для ресторана.
8. Запуск меню. Типичные трудности и их решения. (Эта статья.)
9. Первая инвентаризация.
10. Аналитика продаж и оптимизация меню.

Вот мы и готовы к запуску вечернего меню. Ваши повара уже неделю производят заготовки. Вы вывели все свои кадры в одну смену, чтобы идеально отработать этот день. Скорее всего, ваш зал полностью забронирован самыми искушенными гостями.

Кажется, что всё продумано до мелочей. Что может пойти не так? Давайте разберём весь день по полочкам, чтобы быть уверенным в том, что запуск пройдёт идеально.

Ваш шеф-повар поехал на рынок выбирать продукты для презентации меню, а су-шефы делают заявку у поставщиков по заранее составленному списку. И тут оказывается, что некоторых продуктов нет в наличии у поставщика.

Пришлось звонить шефу — пока тот на закупке — и просить искать продукты.

По итогу шеф вернулся в ресторан, опоздав на два часа, и узнал, что один повар не вышел на работу и не отвечает на звонки.

Вы открыли двери заведения, и ваши гости заполнили весь зал.

Вы запустили сегодня меню ланча и вечернее меню одновременно. Поэтому количество разнобоя в чеках привело к тому, что ваши повара не справляются с отдачей блюд по таймингам.

Кроме того, обслуживающий персонал доносит информацию о порядке подачи блюд на словах. Из-за чего путаница только увеличивается, и гостям приходится ждать ещё дольше.

Тем временем некоторые заготовки для приготовления блюд меню кончились и их приходится доделывать вместе с отдачей заказов. Шеф-повар и су-шефы вместо того, чтобы спланировать работу на вечер, проверить чек-листы и подготовить раздачу, бегают среди потерянных поваров и делают заготовки и заказы за них.

Официанты попутно доносят на кухню посуду, которая закончилась. Администратор дозванивается к киперщикам, потому что заказы перестали выходить из принтера кухни.

Начинают приходить гости, бронировавшие столики на ужин.

Повара отдают блюда явно не по выходу. Да и внешний вид одних и тех же блюд отличается при каждой выдаче. Су-шефы и шеф-повар уже окончательно запутались в чеках, потому что не помнят, на какой стол блюда отдавались.

Так прошёл весь вечер. Гости, естественно, остались недовольны таким открытием. Заглянув немного в будущее, можно с уверенность сказать, что через месяц такой работы кухня получит минус по инвентаризации. И, как следствие, повара потеряют часть своей зарплаты. Но на фоне принесённого заведению репутационного и финансового ущерба недостачи — это мелочи.

А вы уверены, что так должно быть?

В иностранных телепередачах часто показывают, как шеф-повар лично приезжает за продуктами на рынок. А потом долго и скрупулезно отбирает каждый продукт для своих блюд. И ведь действительно, лучше, чем ваш шеф-повар, с этой задачей никто не справится. Но это при условии, что у него есть такая возможность.

Во многих ресторанах давно уже пришли к тому, что с ежедневной закупкой продуктов может прекрасно справиться нанятый на стороне человек, если его обучить. В конце концов, время вашего шеф-повара, даже если это всего два часа в день, гораздо дороже для организации, чем время закупщика.

Если у вас маленькое кафе, то шеф-повар может лично закупать продукты каждый день. Но если ваш шеф нужнее на процессе в заведении, вам лучше не нагружать его закупкой продуктов. С этим могут справиться поставщики или закупщик. Даже с местными предпринимателями и фермерами вы можете договориться о прямой поставке в ресторан.

Всё потому, что ваш шеф-повар не потрудился сделать заказ заранее.

Под большие мероприятия (свадьбы, банкеты, корпоративы), даже когда нет предзаказа от гостей, всегда можно заказать продукты впрок. Основываясь на предыдущем опыте или предполагаемых продажах.

В своих заведениях я распланировал закупку по группам на разные дни недели. Бакалею и сыпучку я беру один раз в две недели, мясо и рыбу три раза в неделю, морепродукты один раз в неделю, каждый день по утрам заказываю овощи и фрукты. Но даже в этом случае заявку мои повара пишут с вечера.

Лучше планировать закупку заранее на основании сроков годности заказываемых продуктов. Кроме того, стоит приучить к этому своих поставщиков, дав им информацию об ассортименте и предполагаемых еженедельных объёмах поставок. Даже время поставки можно обговорить при необходимости, с точностью до часа.

Я принципиально не работаю с несколькими поставщиками по одной и той же группе товаров, чтобы получать максимальные скидки на продукты и всегда готовить в одном качестве продуктов.

Как правило, в вопросе финансов — чем больше объёмы заявок, тем больше процент скидки вам готов предоставить конкретный поставщик.

Бывают и другие крайности, когда опасаясь за возможную нехватку продукта, шеф-повар забивает склад двух- или трёхмесячным запасом какого-то продукта.

В этом случае ваш шеф будет ссылаться на большие сроки хранения этих продуктов. Но на самом деле для ресторана такие закупки — замороженные деньги. В идеале — вашей заявки должно хватать на столько дней, на сколько вам даёт отсрочку платежа конкретный поставщик. И не более того.

Есть одна притча по этому поводу:

Собрали как-то учредители предприятия троих своих менеджеров и повезли на обучение на неделю. А когда вернулись на родину, взяли отчёты о делах за время отсутствия руководства.

У первого менеджера в подразделении дела ухудшились за неделю. У второго рабочий процесс прошёл в том же ключе и с теми же результатами. А у третьего — пока его не было — всё стало работать ещё лучше и слаженней.

По итогу учредители решили первого направить на обучение, второго премировать, а третьего уволить.

К чему это я? Когда вашего шеф-повара нет, на процессе всё должно работать так же, как и в его присутствии. Ваша задача как ресторатора с первых дней возлагать такую же ответственность на су-шефов за процесс, как и на шеф-повара. А шеф-повара мотивировать к полному делегированию своих обязанностей другим старшим на кухне.

Иногда, после того как шеф-повар увольняется по каким-то причинам, вся кухня ресторана сразу начинает работать хуже. Если не хотите таких проблем себе в будущем — смотрите на су-шефов как на полноправных руководителей.

К такому сценарию вы тоже должны быть готовы в любую минуту!

Сейчас в городе, где я работаю, есть 60 поваров, с которыми я в хороших отношениях. Всех поваров я собрал в группу в мессенджере. Если вдруг мне понадобится усиление или замена повара, например, по болезни, то я просто пишу в группу о том, что мне нужен специалист на один день за определённую оплату. Как правило, проблема решается за три минуты.

Возьмите себе в привычку — с первых дней не разбрасываться профессионалами, которые к вам приходят. Если к вам на работу пришёл устраиваться повар, даже если он вам сейчас не нужен, — запишите контакт. Если от вас в другое заведение уходит повар — сохраните с ним хорошие отношения, и вы сможете к нему обратиться.

Также рекомендую сделать подобный чат со своими конкурентами. При необходимости вы сможете запрашивать посуду и инвентарь в аренду на разовые крупные мероприятия, узнавать последние новости о событиях и поставщиках. Они даже могут выручить с дефицитным продуктом.

Никогда не запускайте несколько сегментов меню одновременно.

В этом случае было очень мало шансов на положительный исход. Да и вечернее меню лучше было запустить вечером, дав команде как следует подготовиться в первый день. А позже, через неделю–две после притирания к новому меню, опробовать обеденное предложение.

Что значит для вас это выражение «тестовый режим»? То, что гость обязан простить вам все ваши ошибки, поскольку вы предупреждаете его, что они могут быть?

На практике никто вам ничего не должен. Напротив, вы обязаны создать гостю максимально комфортные условия пребывания. А если понимаете, что у вас не получится, значит — вам рано открывать двери заведения.

Вы вполне можете сделать весомую скидку на неделю после открытия. Это и будет ваш «тестовый режим». Недовольств у гостя в таком случае будет гораздо меньше.

Естественно, вы обязаны заранее ознакомить официантов и поваров с системой курсов подачи.

Ваша кипер-система должна быть настроена так, чтобы официант мог поделить весь заказ по курсам в порядке отдачи нужному гостю. Именно из чека повар должен узнать, что на один и тот же стол ему вначале нужно отдать салат, суп и закуску, а после ещё один суп и горячее, при заказе на две персоны.

При большом количестве заказов запомнить порядок отдачи 10–20 столов, сделавших заказ одновременно, практически нереально. Кроме того, у официантов должна быть возможность писать в чеке модификаторы и делать пометки.

Это могут быть указания о прожарке стейка, просьба не добавлять приправы, убрать из блюда один из компонентов. Повар не должен держать эту информацию в голове. Чем меньше человеческого фактора при передаче заказа на кухню, тем лучше для слаженной работы.

От таких ситуаций раз и навсегда перестраховаться невозможно.

В своей работе повара постоянно будут сталкиваться с такими обстоятельствами. Но это не значит, что не нужно планировать. Пропишите в своём чек-листе конкретные данные по минимальному количеству заготовок для работы кухни и не забудьте проверить чек-лист до начала часа пик.

Позже вы сможете скорректировать эти данные на основании предыдущего опыта, чтобы не наступать на те же грабли. Буквально через месяц вы будете знать, что и в каком количестве едят ваши гости. С более конкретными данными вам поможет самый простой отчёт о продажах, взятый в бухгалтерии.

Эта ошибка граничит с предыдущей в том, что не поставлена работа с чек-листами. Каждый работник должен знать, что от него требуется, и быть подготовленным к тому, чтобы это делать.

К сожалению, полностью застраховаться от таких ситуаций при открытии невозможно. Иногда даже опытный повар, прошедший подготовку к работе с новым меню, при большой нагрузке начинает теряться.

Но у вас ведь есть возможность подготовиться и к этому. Как минимум не допускайте к процессу повара, который не знает состав блюда и не готовил его ни разу под руководством шеф-повара или су-шефа.

Подготовка к запуску меню должна проходить не только у кухни, но и у работников зала.

Не стоит пренебрегать такими вещами, как запас посуды на раздаче, подготовка кондиментов, заготовленные заранее декоры блюд.

Все эти подготовительные процессы выручат вам время в работе. И всё это тоже должно быть прописано в чек-листе.

Проверка системы кипера до начала работы с ней — это обязательный этап подготовки.

Заранее набейте чеков на кухню. Посмотрите, чтобы заказы выходили на нужные принтеры. Например, если человек, который выгружал меню в кипер, расставит сервисы печати неверно, то салаты начнут выходить на горячий цех, вместо холодного, а стейки на холодный.

Самый удобный порядок расстановки принтеров по цехам с которым я работал — это три принтера.

Первый — на горячем цехе. Из него выходят чеки, на которых есть только горячие блюда и салаты, требующие тепловой обработки ингредиентов.

Второй — холодный цех. Этот принтер печатает только салаты, десерты и холодные закуски на чеке.

И третий — на раздаче. На чеках из этого принтера отображается весь заказ по конкретному столику. Су-шеф отдаёт блюда за стол по полному чеку, согласно курсам, и корректирует работу поваров при необходимости. Так же вся информация чека нужна су-шефу, чтобы сообщать ситуацию по времени приготовления официанту.

При запуске меню может случиться и самый плохой вариант, при котором ваша система просто зависнет или перестанет работать нужным образом. На всякий случай предупредите людей, которые обслуживают вашу систему, чтобы в день запуска меню они были в готовности оперативно вмешаться.

Для того, чтобы требовать соблюдения стандартов от поваров, вам нужно обеспечить их всеми условиями для соблюдения этих стандартов.

Лучше всего расклеить в зоне видимости поваров краткие сведения о составе блюд. Это должны быть небольшие таблички, в которых указан продукт и вес нетто (в подготовленном виде, за вычетом процента обработки).

Не стоит добавлять в такую табличку вес брутто и элементарные вещи вроде соли и перца. Такая памятка должна быть максимально краткой и информативной.

Также развесьте фото блюд в зоне видимости. По образцу всегда будет легче отдать блюдо. Тем более в первое время на память повара полагаться не стоит.

Старшие на кухне — те кто стоит на раздаче и отпускает блюда в зал — должны уметь распределять чеки.

На первых порах для того, чтобы не запутаться в чеках, лучше вычёркивать отданные блюда и не забывать собирать отдельно чеки, которые отдали полностью.

Также, чтобы знать порядок отдачи столов (кому отдать блюда первее, кому позже), лучше распределять чеки на чековой ленте по мере выхода заказа, а не вразнобой. Например, слева направо, от первого вышедшего по порядку к последнему.

Эти простые приёмы позволят должным образом расставлять приоритеты в чеках.

Минус мы можем получить по двум причинам.

Первая — повара для ускорения приготовления при большой нагрузке перестают пользоваться весами. Поэтому все дорогостоящие продукты лучше заранее порционировать.

Речь идёт не только о стейках, но и о рыбе, рубленых полуфабрикатах, морепродуктах для пасты. Не стоит доходить до сумасшествия и отвешивать овощи, зелень и гарниры. Но самые дорогие продукты не составит труда заранее распорционировать в вакуумные пакеты.

Если у вас большая посещаемость в часы пик, то отвешенные заготовки сократят время на приготовление и сделают работу удобнее. Я не говорю о том, что стоит вакуумировать каждый стейк отдельно, но хотя бы нарезать их заранее необходимо.

Вторая причина, которая может привести к недостаче, — несписанные продукты. В течение дня вашим поварам попадается в руки неформатный продукт, бармен может попросить пачку молока у кухни. Если все эти мелочи не учитывать в бланке списания, то понемногу соберётся приличная сумма в деньгах.

Для наиболее простого списания в работе можно сразу записывать случаи порчи или передачи на маркерную доску. А в конце рабочего дня переписать всё в бланк.

Минус по кухне можно также получить при некорректной приёмке продуктов на склад и в случае банального воровства. Но про это мы поговорим позже.

Итак, все примеры ошибок в работе вытекают из неправильного планирования, либо его отсутствия. Главный совет, который я могу дать, чтобы избежать таких ошибок, — составьте чек-лист.

Планируя свою работу заранее, вы, конечно, не исключите все сценарии провала, но сможете получить решение проблем до того, как с ними столкнётесь.

Постоянно думайте о самых плохих вариантах, которые могут случиться в работе, пусть у вас будут уже готовые решения. Даже в случае диареи у повара в запару вы должны знать, что с этим делать.

Я перечислил все известные мне ситуации, которые могут случиться на кухне в день открытия и в ежедневной работе. Напишите в комментариях, с какими ещё трудностями сталкивались вы, если работаете в общепите, и как их решили.

Оставайтесь вдохновлёнными, оставайтесь жаждущими и читайте мои статьи. Вместе мы разукрасим наш век новыми гастрономическими достижениями.

По просьбам читателей я создал свой Telegram-канал, где вы сможете следить за выпуском новых статей. Также туда я публикую свои мысли о мире ресторанной кухни и ответы на интересные вопросы.

С уважением, Сергей Моховцов.