{"id":13475,"url":"\/distributions\/13475\/click?bit=1&hash=d02bc673eeef140c065ecff57c60581e1072387cdb99484f3b963fcb612a6c69","title":"\u041a\u0430\u043a \u0438 \u0437\u0430\u0447\u0435\u043c \u043f\u0440\u043e\u0434\u0430\u0432\u0430\u0442\u044c \u043e\u0431\u043b\u0438\u0433\u0430\u0446\u0438\u0438 \u0432 \u043a\u0440\u0438\u0437\u0438\u0441 ","buttonText":"","imageUuid":"","isPaidAndBannersEnabled":false}

Как написать грамотное письмо по итогам встречи - памятка

Эта статья о том, как писать письма до и после встреч с клиентами, но основные идеи применимы и для совещаний.

Наталия Потёмина, консультант по b2b продажам

Follow-up (фоллоу-ап) – письмо с итогами встречи

Agenda (адженда) – повестка встречи

Перед встречей

  1. Выяснить, кто ещё будет присутствовать на встрече. Попросить у клиента их email-адреса.
  2. Сформулировать адженду.
  3. Создать мероприятие в календаре и пригласить участников.

Структура текста приглашения на встречу

  • Тема: сформулируйте в двух словах, о чём вы будете говорить.
    Плохо: "встреча с маркетингом". Хорошо: "Новогодние подарки партнёрам HR-службы"
  • Приветствие: если участников немного, потрудитесь вспомнить их имена.
    Плохо: "Доброго времени суток!". Хорошо: "Алексей, Ирина, добрый день."

Любителей "доброго времени суток", "приветствую", "извиняюсь" и верениц восклицательных знаков в аду ждёт коуч личностного роста и тренинг по холодным звонкам!!!

  • Вводные слова: напомните, почему Вы решили, что состоится встреча.
    Плохо: "В целях обеспечения бесшовной миграции на microsoft office...". Хорошо: "Мы договорились о встрече по microsoft office в пятницу в 14:00 в офисе %название компании%".
  • План встречи: список вопросов, которые нужно решить + тайминг по каждому вопросу, если их больше двух.
    Плохо: "На встрече обсудим судьбу нашего проекта". Хорошо: у нас три вопроса: %первый%, %второй% и %третий%, по каждому мы должны уложиться в 20 минут."
  • Ожидаемый результат встречи: если выше у вас был список, то в конце хорошо бы признаться, к чему эта встреча должна привести.
    Плохо: "Надеюсь, мы успеем обо всём договориться". Хорошо: "В результате мы должны сформировать пошаговый алгоритм согласования и проведения рекламной кампании"
  • Имя и контакты: в приглашениях используйте сокращённую форму имя-телефон-компания-должность

Если кто-то из участников принял встречу «под вопросом» или отклонил приглашение, уточните лично, в чём причина. Возможно, стоит предложить другое время.

Если встреча запланирована более чем за неделю, то за день до встречи хорошо бы отправить напоминание о предстоящем событии.

В конце встречи

  • Сверьтесь с планом и убедитесь, что ничего не упустили
  • Вслух подведите итоги

После встречи (максимум через сутки, но лучше в течение 2 часов) отправляем участникам фоллоу-ап.

Если встреча прошла не так, как Вам хотелось, и особенно если клиент по итогам встречи решил остановить свой выбор не на Вашей компании, фоллоу-ап всё равно нужно качественно подготовить и отправить. Из таких мелочей складывается репутация.

Структура фоллоу-апа

  1. Приветствие (даже если виделись полчаса назад)
  2. Вводные слова (дата, тема и участники встречи)
  3. Что проговорили, какие решения приняли
  4. Следующие шаги (даты, ответственные)
  5. Контакты

Пример

Добрый день, коллеги.

Сегодня в 15:00 мы обсуждали внедрение CRM в вашей компании.

Я услышал следующее (поправьте меня, если не так услышал):

  • Проектом по внедрению с Вашей стороны будет управлять Алексей Кортнев
  • К ноябрю 2019 отдел продаж должен полностью перейти из старой CRM в новую
  • К моменту миграции необходимо подготовить регламенты по работе с системой
  • В первом квартале будем прорабатывать визуализацию результатов отдела
  • 12 августа на совете директоров будет принято итоговое решение о сроках и условиях запуска проекта

Наши следующие шаги:

  • Выбрать поля, необходимые в карточке сделки – Алексей, к 07.08 (список возможных полей я прикрепил к этому письму)
  • Прислать пример отчёта менеджера по продажам – Евгений, к 06.08
  • Подготовить скриншоты будущей карточки контрагента для презентации на СД – я, к 08.08
  • Подготовить предложение по автоматизации отчётности – я, к 09.08
  • Назначить встречу по теме визуализации данных – я, 14.01

Спасибо за конструктивную встречу! Если появятся вопросы до, во время или после совета директоров, я с удовольствием отвечу.

С уважением, Подрыв Устоев | ООО Далее Неразборчиво | 88120001234

Составляя любое письмо, особенно письмо клиенту, важно помнить:

  • Письмо могут переслать без комментариев, и тогда получатель должен понять, о чём речь
  • Письмо может пригодиться через полгода, и любой участник беседы должен по нему вспомнить, что там происходило

Если эта шпаргалка кажется вам полезной, помогите мне выбрать, о чём писать дальше.

Следующая статья
Что делать с сейлзом, который вот-вот выгорит
Как управлять удалёнными сотрудниками
Визуализация результатов в отделе продаж
Показать результаты
Переголосовать
Проголосовать

А вот тут можно почитать, что делать, если вам захотелось острых ощущений и потянуло на услуги консалтинга:)

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null