Тайм-менеджмент или как успеть все и везде?

Успеть все за 24 часа, не сойти с ума и остаться в бодром расположении духа — возможно ли это? Возможно, если грамотно распределять время. Методик и техник тайм-менеджмента придумано множество, но так ли они эффективны на деле? Поразмышляем на эту тему с руководителем проектного офиса Fusion Tech и поделимся списком полезных материалов по теме.

Когда и кто впервые заговорил о необходимости подобного подхода? Кто знает, может быть, и древние люди составляли список дел на скале перед охотой на мамонта. История об этом умалчивает, но ходит легенда, что первым, кто упомянул необходимость соблюдения тайм-менеджмента в работе и жизни, стал ученый и писатель 15 века Альберти родом из Италии. Если об этом задумывались еще в те далекие времена, то с бешеным ритмом современности не совладать без четкого подхода к рабочим и личным задачам. Существует множество методик, которые помогают выстроить тайм-менеджмент наиболее продуктивно и побороть прокрастинацию (откладывание дел до последнего момента).

Самые интересные из них:

- “Швейцарский сыр”;

- “Слон”;

- “Помидор”;

- матрица Эйзенхауэра;

- “Лягушка”;

- “Резиновая уточка”.

Наверняка мир узнает еще не об одном таком методе, который позволит упростить рабочие и личные дела. У нас тоже есть несколько решений, некий симбиоз из известных практик по грамотному расходованию ресурсов и экономии времени.

В РАБОТЕ МЫ ИСПОЛЬЗУЕМ СЛЕДУЮЩИЕ ПРИНЦИПЫ:

• Записываем все планы и обещания сразу же.
• Декомпозируем задачи, чтобы не увязнуть в прокрастинации.
• Войдя в состояние потока, стараемся оставаться в нем как можно дольше.
• Расставляем приоритеты.

ЗАПИСИ

Оставляйте заметки в телефоне, мессенджере, Google-календаре, адресной строке браузера, на салфетке в кофейне, да где угодно и на чем угодно, главное — сразу же записать нужную информацию, чтобы вернуться к ней в будущем. Если задачу вовремя не зафиксировать, то с большой вероятностью она забудется совсем или всплывет в памяти тогда, когда уже будет поздно.

Чтобы важная информация точно не потерялась, рекомендуем использовать виртуальные сервисы такие, как:

- Notion;

- Todoist;

- Focus To-Do;

- ЛидерТаск;

- Things и подобные.

Каждый из них имеет свои плюсы и минусы, но наши менеджеры отдают предпочтение сервису Todoist при планировании своего времени. Бесплатная версия довольно функциональная: можно создать несколько проектов и подпроектов, разделять личное и рабочее, фиксировать свои задачи, планы, обещания либо переносить туда записи из других мест. В Todoist можно настраивать теги, приоритеты, добавлять подзадачи и оставлять комментарии. Сервис отлично дисциплинирует, чего порой так не хватает, и позволяет не держать в памяти слишком много информации, а вернуться к ней тогда, когда это необходимо.

ДЕКОМПОЗИЦИЯ

Допустим, вы воспользовались нашим советом и ведете учет рабочих и личных задач. А легче не становится, тайм-менеджмент по-прежнему понятие из разряда фантастики. Что делать? В одной из прошлых статей мы затронули значимость декомпозиции при проектной работе. А чем иные рабочие и личные дела отличаются от проекта? Та же ограниченность ресурсов и высокая неопределенность, те же дедлайны и нервы от горящих сроков. Выход видится только один — задачи и планы тоже нужно дробить на более мелкие составляющие.

Большая задача, назовем ее “Написать ТЗ для нового продукта”, всегда вызывает стресс. Мозг, пытаясь защитить нас от негативных эмоций, переключается на более понятные и легко выполнимые действия, например, полистать ленту в социальной сети — быстрый дофамин и никакого кортизола. А задача так и продолжает лежать в разделе “To-Do” в веб-планировщике и ждать своего дедлайна (судя по всему, нескорого).

Но если разбить ее на более мелкие, например: “Описать цели и задачи продукта → нарисовать его структуру в Miro → уточнить требования у клиента по фиче → описать пользовательские пути и так далее” — становится уже не так страшно подступиться и начать закрывать одну позицию за одной. Стоит только начать и процесс пойдет как по накатанной. Декомпозиция задач или разбивка их на мелкие части лежит в основе известных методик по тайм-менеджменту “Швейцарский сыр” и “Слон”.

“Швейцарский сыр”. Методика предлагает делить задачу на составляющие и выбирать сначала те, к которым больше лежит душа. Постепенно “проедать дырочки в сыре”, то есть методично закрывать одну за одной позиции, пока они все не будут решены. Примером метода служит написание статьи: по мере наступления вдохновения можно начать изложение материала не с начала, а с середины или даже заключения, а потом собрать целостную картинку, перетаскивая части в нужное место.

“Слон”. Технология тайм-менеджмента, близкая методике “Швейцарский сыр”. Но есть и отличия. В метафорическом смысле “слон” — слишком объемная задача, которую не получится “съесть” за один присест. Чтобы она поддалась, “трапезу” нужно поделить на несколько подходов. В отличие от “сырного”, метод “Слона” подразумевает последовательное решение задач (от начала до конца), а не хаотичное.

ПОТОК

Вкатываться в задачи, которые требуют длительной концентрации и внимания, всегда сложно, даже если их поделить на части. Но это только поначалу. Есть такое понятие, как Кривая обучаемости. Она наглядно демонстрирует рост продуктивности — в начале пути производительность всегда будет низкой, но чем больше расходуется времени на задачу, тем больше идет вовлечение в процесс, и тем сильнее растет эффективность.

Первые 15 минут знакомства с чем-то новым — самые сложные. Кажется, что решение найти не под силу и лучше сначала направить ресурсы на задание полегче или с более видимым результатом в ближайшей перспективе. Но по мере вовлечения в процесс продуктивность будет расти вверх, и в какой-то момент неизбежен долгожданный выход на плато — это и есть тот самый пресловутый “поток”.

Оставаться в нем как можно дольше — та еще авантюра. Для этого нужно минимизировать контакт со всеми отвлекающими факторами:

• закрываем все мессенджеры и приложения — включаем режим максимальной фокусировки на деле;
• отстраняемся от коллег, жаждущих быстренько обсудить несрочный вопрос (наушники + бумажка с просьбой не беспокоить, красный флаг или что-то еще, что красноречиво даст понять, что сейчас не лучшее время для бесед (главное — заранее донести до коллег эту схему);
• уменьшаем влияние посторонних звуков — надеваем наушники и полностью отключаемся от окружающей среды музыкой (если этот вариант вам подходит) или находим укромный тихий уголок в офисе, где никто не сможет помешать сконцентрироваться на главном.

Состояние потока тоже нужно контролировать, чтобы не увлечься и в конце концов не выгореть. Поддерживать нужный баланс без фанатизма позволяет метод “Помидор”. Суть в том, чтобы установить определенный тайминг на работу и на отдых: 25 минут — дела, 5 минут — перерыв и все по-новой. Корректировать время можно под себя, если 25 минут для задачи, например, недостаточно. Но соблюдать определенную структуру все-таки придется, если вы выбрали “помидорный” подход.

ПРИОРИТЕТЫ

Все задачи, на первый взгляд, кажутся важными и срочными, но в реальности это не всегда соответствует истине. Полезный навык в тайм-менеджменте — умение выделять действительно ключевую задачу среди множества второстепенных, то есть расставлять приоритеты. Для этого можно использовать простой, но рабочий инструмент — матрицу Эйзенхауэра, которая помогает определить, что действительно важно, а что можно отложить и сделать потом (или никогда). Причем эффективность этого метода даже научно подтверждена.

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов, в каждом из которых следует распределить дела по степени важности и срочности: срочно и важно, не срочно и важно, срочно и не важно, не срочно и не важно.Начертить такую матрицу можно на простом листе бумаги или в любом графическом редакторе. Останется только провести мозговой штурм, раскидать дела и постепенно закрывать задачи из каждого квадрата в порядке приоритетности.

Одну из самых приоритетных, но неприятных задач, которую хочется отложить до последнего, лучше выполнять с самого утра. Именно так советует автор еще одного популярного подхода в тайм-менеджменте — метода “Лягушка”. Заниматься другими делами, когда “лягушка уже съедена” в начале дня, становится проще.

Приведенные выше методики идеальны, когда задача кажется сложной, но в целом мы понимаем, как ее выполнить, и какой результат должен быть в итоге. Обратная ситуация — задание вроде бы понятно, но как к нему подступиться, с чего начать, и каков будет итог — видится очень туманно. На обдумывание уходит слишком много времени, а состояние паники накатывает все сильнее по мере приближения дедлайна. Что же делать? Подскажет “Резиновая уточка”. Нет, мы сейчас не о горячей ванне с желтыми игрушками в ней (хотя это тоже хорошая идея), а еще об одном методе тайм-менеджмента. Представьте перед собой резинового утенка и расскажите ему о своей задаче, какие трудности она вызывает, какие блоки мешают прийти к результату.

Напоследок, как и обещали, делимся списком литературы и ценным советом бонусом: в попытке успеть все и сразу не забывайте использовать актуальные бизнес-сервисы и инструменты, чтобы рациональнее распределять ресурсы и находить время для себя.

ЛИТЕРАТУРА О ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТЕ:

- "Как привести дела в порядок" Дэвид Аллен: о методике GTD (Getting Things Done) для организации задач и управления временем;

- "Эффективный менеджмент времени" Брайан Трейси: охватывает различные аспекты тайм-менеджмента и предлагает практические советы;

- "Чувство штиля. Продуктивность и спокойствие в эпоху вечных дедлайнов" Лора Вандеркам: автор рассуждает, как оптимизировать использование времени, основываясь на исследованиях и реальных примерах;

- "Начни с главного! 1 удивительно простой закон феноменального успеха” Гари Келлер, Джей Папасан: об управлении приоритетами и концентрации на наиболее важных задачах;

- “Поток: психология оптимального опыта” Михай Чиксентмихайи: автор исследует состояние потока, когда человек полностью погружается в деятельность, достигая глубокой концентрации, удовлетворения и смысла.

Еще больше полезного и актуального из мира менеджмента и IT в целом ищите в нашем ТГ-канале и на сайте Fusion Tech.

Читайте также:

#таймменеджмент #pm #проектныйменеджмент #диджитал #digital #fusiontech