Как выбрать CRM-систему и сэкономить бюджет компании

Без чего никак не обойтись в современной компании, так это без CRM-системы. Рынок предлагает множество вариантов, функционал которых год от года становится все более разнообразным. Какую систему выбрать, чтобы она отвечала всем требованиям компании и не была накладной для бюджета? Мы тоже задавались этими вопросами долгое время. Какое нашли решение — расскажем в этой статье.

В отделе продаж мы используем CRM-систему по ее прямому назначению — для внутренней работы с клиентами на протяжении всей воронки продаж: от момента отклика на заявку до заключения контракта. Дополнительно CRM позволяет хранить необходимые данные о клиенте, его проекте, сопутствующие материалы — это очень удобно, когда все, что тебе нужно для работы, хранится в одном месте и нет необходимости в долгом поиске нужной информации.

Кроме сейлз-менеджеров с CRM взаимодействуют:

• техлиды;
• менеджеры проектов;
  
• руководители отделов дизайна и QA;
  
• а также другие специалисты, которых назначают для работы с конкретным заказом.
  

Как выбрать CRM-систему?

Основные критерии при выборе CRM-системы — это, собственно, нужды бизнеса и компании. Перед тем, как выйти на поиски, ответьте себе на вопросы:

Определитесь с тем, чего не хватает именно вашей компании, какую рутину пора автоматизировать, какая система более удобна сотрудникам, пользовались ли они ранее подобными инструментами и т.д.

Безусловно, да! Что нужно для технического отдела, может быть совершенно бесполезно и излишне для проектного отдела и наоборот. У всех отделов своя специфика работы, налаженные процессы в соответствии с регламентами и используемыми инструментами. Например, при выборе CRM-системы для сейлз-менеджеров стоит обращать внимание на удобство и информативность ключевых функций — сбор информации о клиенте и показатели, необходимые для аналитики эффективности работы отдела продаж. А для маркетологов, кроме описанных функций, ключевую роль будут иметь также рассылки и возможность сегментировать аудиторию.

Самый идеальный вариант CRM-системы — продукт, оптимизированный под нужды каждого специалиста, который ей пользуется. Найти тот самый сбалансированный инструмент удается не всегда и не сразу.

Какие CRM-системы представлены на рынке?

Как мы отметили ранее, рынок изобилует различными CRM-системами, которые помогают упрощать бизнес-процессы в компаниях независимо от направления деятельности. Как правило, их разделяют по назначению (для какого отдела система предназначена), по типу хранения данных (на сервере разработчика или компании-потребителя) и по типу выполняемых задач. Остановимся на последнем критерии.

По типу выполняемых задач CRM подразделяются на:

• Аналитические: собирают данные и проводят их оценку. В такой системе можно настроить сквозную аналитику, провести сегментацию аудитории, оценить эффективность и спрогнозировать показатели каналов продаж. Подобные системы особенно ценят маркетологи и сейлз-менеджеры.
• Операционные: незаменимые помощники для отдела продаж или проектных менеджеров. Они автоматически объединяют все данные о клиенте в единую карточку: контактная информация, сведения о заказах, сообщения и прочее.
• Коллаборационные: позволяют настроить рассылку для общения с клиентом — уведомить о состоянии заказа, сообщить о записи к специалисту, собрать заявки на обратный звонок и так далее.
• Комбинированные: самый популярный продукт, так как сочетает в себе сразу множество функций. Подобные CRM позволяют и автоматизировать документооборот в компании, и клиентские данные, и проводить оценку эффективности маркетингового отдела, и многое другое.
  

Какая CRM-система лучше?

Многие готовые CRM-системы снабжены довольно широким функционалом и могут удовлетворить самые специфические бизнес-потребности. Но лучшей все равно останется та, которая разработана индивидуально под вашу компанию и ее потребности.

По нашему мнению, нет. Однако разработка своей персональной CRM имеет множество преимуществ, среди которых можно выделить следующие:

• бизнес получает ровно то, что ему требуется;
• система не захламляется ненужным функционалом;
• самостоятельная настройка уровня безопасности позволяет ограничить доступ настолько, насколько того требует бизнес;
• хранение данных проходит на личных серверах, что снижает возможность утечки;
• взносы осуществляются только за поддержание серверов, никакой абонентской платы — значительная экономия;
• есть возможность интегрировать CRM с любыми другими системами/сервисами по мере необходимости;
• систему можно разрабатывать постепенно, нет нужды тратить годы на разработку (минимальный функционал можно построить за короткий срок, а затем постепенно наращивать дополнительные инструменты).

У пользователей сторонних CRM могут возникнуть опасения при переходе на собственную: как быть с данными, которые остались в предыдущей системе? Развеиваем страхи — многие сторонние системы позволяют произвести экспорт данных в JSON, CSV или других форматах. Это дает возможность начать пользоваться сторонним продуктом на время построения индивидуальной CRM, а по завершении разработки экспортировать данные и внести их уже в свою.

Как мы разрабатывали свою CRM-систему

Несколько лет назад эти аргументы показались нам достаточно убедительными, чтобы приступить к разработке собственной CRM-системы. На момент старта у нас уже была реализована внутренняя система менеджмента персонала с одноименным названием Staff.

По этой причине (наличие внутренней системы управления персоналом) разработка велась в тесной связке с существующей архитектурой. Мы строили CRM-систему сразу вместе с интеграцией в Staff и параллельно настраивали необходимые для бизнеса функции. К примеру, был внедрен подсчет заработной платы менеджеров по продажам на основе аналитики из CRM.

Для реализации CRM были выбраны подходящие актуальные технологии, такие как:

• Angular;
• Material UI;
  
• Node.js;
  
• PostgreSQL;
  
• WebSocket.
  

А также был выделен отдельный разработчик, который занимался реализацией всего требуемого функционала, основываясь на наших нестандартных требованиях. Не будем утомлять вас технической стороной вопроса, остановимся на плюсах, которые мы получили в итоге.

Что нам дала разработка собственной CRM-системы

Выше мы уже упомянули, что для наших задач требовался специфический функционал и особый подход, реализацию которого мы не нашли среди готовых решений на рынке. Как минимум в той мере, в какой хотели. Сторонние системы в большинстве своем рассчитаны на продажу товаров и их сложнее адаптировать к внутренним инструментам, например к той же системе Staff.

Помимо максимальной гибкости, которая нам требовалась, собственная CRM также дала возможность экспериментировать, используя нестандартные идеи сотрудников. Примером служит внедрение OpenAI* в процесс работы.

А теперь самое интересное, что же мы в итоге получили, кроме гибкости, возможности реализовать нужный функционал, необходимый бизнесу в кратчайшие сроки, и внедрения любой, самой нестандартной идеи. Прежде всего, мы максимально сэкономили бюджет. В сторонних сервисах необходимо платить за каждого человека в системе, что довольно накладно даже при небольшом штате сотрудников.

Собственная CRM также позволила:

• автоматизировать все внутренние процессы;
• провести интеграцию с корпоративным мессенджером и нашей внутренней системой менеджмента персонала, о чем мы уже говорили;
• агрегировать аналитику любым образом, который требуется для той или иной задачи;
• увеличить скорость появления нового функционала, который будет работать ровно так, как нам это требуется.

За несколько лет функционал разросся и оптимизировался так, что рабочие процессы стали еще более эффективными и комфортными. Например, мы значительно улучшили функции аналитики, которые отслеживают все показатели воронки продаж. Проще стал и процесс создания CV наших специалистов — вся информация берется из базы данных, редактируется по необходимости и собирается в красиво оформленный документ, что очень важно для оперативной работы и презентации услуг заказчику.

Разработка нашей CRM-системы ведется по сей день и дорабатывается под нужды всех отделов, основываясь на общем развитии технологий, а также на требованиях рынка.

Резюмируя, еще раз отметим, что хоть собственная CRM-система нужна не каждому бизнесу, ее разработка имеет не только значительные плюсы в автоматизации процессов, но и максимально оптимизирует бюджет компании. У нас есть такой опыт, а значит, мы можем помочь с реализацией индивидуальной CRM-системы, если того требует бизнес.

Новости из мира IT-технологий, о трендах индустрии, бизнес-сервисах и не только — в ТГ-канале или на сайте Fusion Tech.

Читайте также:

#crm #crmсистема #crm_системы #b2b #диджитал #digital #it #fusiontech #фьюжн