Как я организовывал жизнь в Notion

Я был одержим идеей категоризации и систематизирования всего, что меня окружало и использовал для своих целей самые разные программы: OneNote — для написания журнала, длинных размышлений и рецензий; простые заметки и Телеграм — для быстрых мыслей, цитат, полезных ссылок и напоминаний; Trello — для ведения проектов; To-do/Things3 для ежедневных, повторяющихся дел; Google Sheets — для ежедневного трекинга время работы и долгосрочных целей; Кинопоиск для списков фильмов к просмотру; банковское приложение для контроля финансов.

И вместе с этим пытался держать в голове некоторую другую информацию: книги, ожидающие прочтения, правила самодисциплины и упражнения для тренировок.

Когда я нашел Notion, я постепенно начал понимать, что могу исполнить давнюю мечту и производить всю работу с информацией в одном месте.

Изучив достаточное количество шаблонов, я не нашел решения, удовлетворяющего мои потребности, поэтому основательно начал реализовывать его самостоятельно. У меня получилось нечто работающее и я хочу поделиться результатом — возможно, он окажется кому-нибудь полезным.

Чтобы выложить шаблон проекта, мне бы потребовалось заново пересобрать всю систему, поэтому я решил объяснить ее суть и продемонстрировать примеры ее использования.

Разрабатывая свое решение организации информации, я постарался вывести анализ на некоторый абстрактный, обобщенный уровень. В результате, я пришел к выводу, что взаимодействие с гаджетами у меня имеет 4 причины:

1. Исходящая из сознания информация: размышления, идеи, заметки, журнал, собственные или чужие цитаты, рецензии, конспекты и т.д.
2. Входящая в сознание информация: кино, книги, статьи, курсы, лекции, сайты, сервисы, блоги.
3. Действие: проекты, цели, напоминания.
4. Поддержка: расписание дня, поиск связей, базы знаний.

Решением стало создание 3 основных баз данных (под первые 3 причины), а также нескольких более мелких — сфокусированных на узких задачах:

• Входящие — страница для возможности быстрого помещения любой информации.
• Записная книжка — для исходящей информации.
• Склад — хранилище входящей информации.
• Задачи — под действия.
• Ежедневник — для составления плана дня.
• Центр управления, в котором базы глобальных тэгов, бюджета, контактов, спортивных упражнений, рецептов, а также страницы-помощники в работе с 3 основными базами.
• Архив — для информации, которую точно не стоит удалять, но в которой нет необходимости (например, наработки шаблонов или страницы, которыми вы хотите поделится с другими людьми).
• Корзина — для информации, которую можно удалить, но которая в теории может понадобиться в будущем.

Вся входящая информация помещается в страницу-буфер: «Входящие», из которой впоследствии направляются в необходимую базу. Я пробовал категоризировать информацию в момент ее появления, но пришел к выводу, что это замедляет процесс взаимодействия.

Каждая запись в этой базе данных имеет 7 основных полей: дату, тип записи (дневник, размышление, идея, заметка, рецензия, конспект, цитата), глобальный тэг, ссылки на главные базы данных (на саму записную книжку, действия, склад) и на ежедневник; и опциональные: дата создания/редактирования заметки, тема, контекст, настроение.

Для этой базы данных можно составить разные представления, например отдельный вид для дневника, отдельный для идей и т.д.

Я использую базу данных глобальных тэгов для связывания информации по ключевым темам. Так, например, когда я размышляю о свободе воли, я могу увидеть все мои старые заметки на эту тему, а также кино, литературу и статьи, затрагивающее ее.

У записей этой таблицы только один параметр – «Категория»

В дальнейшем я покажу, как систему тэгов можно использовать для оптимизации имеющейся у меня системы.

Создавая «Склад» я терзался сомнениями — стоит ли скидывать в кучу такой огромный и разнообразный массив зачастую не связанной друг с другом информации в одно место?

Я пришел к решению объединения всех свойств входящей информации к нескольким параметрам:

• Ссылка на материал.
• Мультиселект «Статус» (В процессе, В очереди, Повтор, Конспект, Отмена, Завершено, Рецензировано).
• Селект «Вид материала» (источник, статья, литература, курс, лекция, фильм, инструмент).
• Год создания*
• Автор*
• Мультиселект «Категория»* (кино, художественная литература, искусство, философия, бизнес, экономика…).
• Мультиселект «Тема»* (свобода, сознание, щедрость…).
• Мультиселект «Контекст времени»* (будущее, античность, 1990-е, современность, 15 век…).
• Мультиселект «Контекст места»* (США, Россия, Египет…).
• Мультиселекты подкатегории*: Жанр — для фильмов и художественных книг (роман, триллер, детектив…); Культура — для подкатегорий в области философии, психологии, истории (Стоицизм, Буддизм, Бивеохоризм…); Творчество (UX-дизайн, типографика, теория цвета, фотография…); Развитие (мотивация, коммуникация, дисциплина, тайм-менеджмент…).

• Ссылка на глобальный тэг.
• Ссылки на другие записи в Складе, другие базы данных, а также на Ежедневник.
• Дата изучения (Период).
• Краткое резюме.
• Оценка (Негативно, Нейтрально, Любопытно, Позитивно, Избранное).
• Объем материала (5 минут, 16 часов, 2 месяца…).
• Номер в серии — например, для цепочки связанных сюжетом книг.

Поля, помеченные звездочкой (*), можно оптимизировать заменой их одним полем тэгов. Так мы можем добавлять на материал контекст времени, места, автора и подкатегорию, проставлением ссылки на базу данных тэгов.

Причины, по которым я это не сделал:

• Невозможность группировать записи в таблице по ссылкам (например, в моем варианте можно сгруппировать литературу по эпохе: античность, средневековье, новое время…).
• Сложность подбора подходящего тэга (при большой базе данных тэгов вспомнить подходящий станет достаточно трудно).
• Невозможность сортировки по ссылкам (например я могу отсортировать литературу по году ее написания).

Я решил пожертвовать лаконичностью отдельной записи ради функциональности группировки, сортировки и связи разной информации друг с другом. Для меня была важна возможность в одном месте иметь доступ к интересующей меня теме: например, мне интересны лекции, литература и кино про античность. Я могу просто отфильтровать все записи по имеющемуся в них параметру «Контектса Времени».

У записи в таблице задач есть поля:

• Тип задачи: Цель, Проект, (физическое) Действие, Напоминание, Покупка, Ежедневная, Процесс, Рутина.
• Статус: В очереди, В процессе, Ожидание, Завершено, Отмена.
• Объем: Час, День, Неделя, Месяц, Год, 5 лет, Бесконечно (позже объясню зачем это).
• Приоритет: Важно, Не важно, Нейтрально. Можно использовать как P1, P2, …, PN.
• Срочность задачи (не тоже самое, что и приоритет): Сегодня, Неделя, Месяц, Год, 5 лет, Бессрочная, Архив. Наличие полей приоритета и срочности позволяет комбинировать долгосрочные задачи по приоритету. Например срочность покупки квартиры — 5 лет, но наивысший приоритет).
• Процент выполнения.
• Дата напоминания.
• Дедлайн.
• Ссылки на другие базы данных и ежедневник.
• Время на выполнение (пригодится при планировании дня).
• Комментарий.

Также таблица имеет несколько шаблонов: проект (спринты + статусы), ежедневная задача, задача с подзадачами.

Ежедневник, по задумке, должен быть главным инструментом по работе со всей построенной архитектурой.

Шаблон ежедневника состоит из инструментов планирования и таблицы — плана на день, а также выводов дня.

Инструменты планирования — фундамент этой системы.

В блоке «Задачи» я могу посмотреть свои глобальные цели, сфокусировавшись на текущих (над которыми работаю прямо сейчас), либо посмотреть стратегически на более глобальный план: цели на 5 лет и далее; текущие проекты, бытовые и ежедневные задачи.

В блоке «Информация», я могу выбрать на изучение ожидающую просмотр лекцию, книгу, или кино, а также ознакомиться с тем, что я изучил, но не отконспектировал.

В блоке «Здоровье» я могу выбрать программу тренировки, а также составить рацион на день — с подсчетом количества калорий, белков и прочего.

В блоке «Ресурсы» — правила/привычки для дисциплины, база с расписаниями, а также список с входящей и исходящей за день информацией.

В «Завершение дня» — напоминания и пересказ дня (тренировка памяти). При желании можно писать что-то вроде благодарности или ответов на вопросы, но я это не использую.

В таблице плана на день мы создаем запись, перетаскивая копию записи из инструментов планирования или создав ссылку через упоминание. Каждая запись имеет планируемое и потраченное время для подсчета КПД за день, а также поле комментария — для пояснительной информации к задаче (например объяснение о превышении потраченного времени к планируемому).

Большая часть взаимодействия с системой происходит в ежедневнике, поэтому в центре управления — базы знаний и страницы, помогающие работать со складом и задачами.

Я помню, как не мог уснуть, пока не придумаю более совершенную форму организации информации. Проснувшись утром, я думал, как можно оптимизировать процесс взаимодействия с системой, а также отладить дисциплину в выполнении задач.

Я все больше уходил в этот совершенный мир упорядочивания и категоризации, пока не оказался на природе, без доступа к технике и интернета. Спустя месяц моего дауншифтинга я увидел суетливость своего недавнего стремления, увидел, как это отнимало у меня гораздо больше времени, чем то, ради чего все это делалось.

Именно поэтому я использовал прошедшее время в названии статьи — я не использую систему в данный момент времени. Я использую бумажный блокнот для записей и канал в Телеграме для аудиозаметок. Сократив время использования техники и интернета, я почувствовал больше времени на достижение целей и больше ресурсов для запоминания информации и размышления о ней.

У меня есть идея и концепт «того самого», совершенного инструмента для организации жизни, включающего в себя все необходимые мне функции Notion, а также те, что ему так не хватает (например, отображение паутины связей и дерева решений), но стоит ли вновь убегать от реальности?

___

Мой сайт.