Как проджект-менеджеру работать со стартаперами из разных часовых поясов и не сойти с ума

Меня зовут Юлия, я проектный менеджер в Purrweb. Мы разрабатываем приложения для стартапов со всего мира. Компания находится в Омске, а наши основные клиенты — в США, Европе и на Ближнем Востоке, поэтому приходится подстраиваться под их часовые пояса. В этой статье расскажу, как я справляюсь с 4 проектами одновременно и какие инструменты использую.

Дисклеймер: мы работаем с малым бизнесом и стартапами, поэтому мой опыт — не универсален. Эта статья сильнее всего пригодится тем, кто работает в аутсорс-компании, как Purrweb, но в другом городе. Но если вы работаете на корпорации или трудитесь фулл-тайм в другом часовом поясе, не спешите закрывать вкладку — у нас тут много полезных инструментов! А ещё интересно будет тем, кто хочет узнать о буднях проектного-менеджера в IT.

Сейчас я веду 4 проекта с заказчиками из:

• США — минус 10 часов от Омска;
• Мексики — минус 13 часов от Омска;
• Москвы — минус 3 часа от Омска;
• Саудовской Аравии — минус 3 часа от Омска.

Еще у меня были проекты из Великобритании, Китая и Сингапура. Чтобы вести несколько проектов в разных часовых поясах, надо уметь планировать свой день. Давайте я покажу на примере.

Понедельник выдался особенно загруженным. Вот расписание в деталях:

• 8:15–9:15. Созвон с Мексикой, у нас назрели вопросы.
• 11:10–11:25. Дейли с командой Мексики.
• 11:30–12:30. Составление BPMN-диаграммы — это иллюстрация с блок-схемами, которая показывает бизнес-процессы.
• 12:45–13:00. Дейли с командой США.
• 13:15–14:00. Созвон с Москвой.
• 16:00–17:00. Созвон с Саудовской Аравией — демо.
• 20:00–21:00. Созвон с США — демо.

В перерывах между созвонами я занимаюсь разными организационными задачами: отправляю заказчикам саммари встречи, отвечаю на вопросы команды, готовлюсь к демо, проверяю прогресс по задачам. Я структурирую день так: ставлю созвоны с Омском в начале дня, а с заказчиками — на вечер. В середине дня можно успеть как-то восполнить запас внимания — прогуляться, отдохнуть, разгрузить мозг. Но этот подход работает не всегда, так как клиенты могут не подключиться вовремя, например. Бывают и другие форс-мажоры. О них — дальше.

Вот с чем я иногда сталкиваюсь на работе:

Ранние и поздние созвоны. Мой самый ранний созвон прошел в 5:00 с заказчиками из США: это был единственный подходящий вариант для всех. Нужно было созвониться для промежуточного планирования, чтобы обсудить будущие задачи. Также мы хотели уточнить пару моментов по бизнес-логике, которые тормозили разработку. Без этого созвона наша команда могла не уложиться в срок.

На самом деле, ранние встречи не так страшны, как совсем поздние. Ближе к ночи плохо соображаешь: ты уже просто не слышишь собеседника.

Самый поздний созвон был в 00:30 с клиентами из Саудовской Аравии. Они думали, что вся Россия живет по московскому времени. Но мы работаем из Омска. Тем не менее перенести встречу на другое время было нельзя, так как мы хотели узнать важные детали о проекте.

Неподготовленные заказчики. Иногда клиенты не готовятся к созвонам. Они долго вникают в контекст разговора, и мы тратим много времени впустую. Бывает так, что из часового созвона только 10 минут оказываются полезными.

Путаница с часовыми поясами. Например, с заказчиками из Китая однажды получилась забавная ситуация. Они жили в США, но на каникулы приехали домой и решили работать по американскому времени. Мы каждый раз путались с тем, по какому часовому поясу нужно созвониться. Еще могут быть проблемы из-за перехода на зимнее или летнее время: например, в США нужно переводить часы, в России — пока/уже нет.

Перенесенные и отмененные созвоны. Больше всего мешает работать, когда люди не подключаются к онлайн-встрече вовремя. Однажды произошла такая ситуация: мы договорились пообщаться с клиентами в 23:00. Время уже 23:05, я пишу им. Они отвечают, что надо перенести созвон на 20 минут. Хорошо, пишу через 20 минут — они снова просят отложить встречу. Наконец, в 00:00 созвонились. Такие ситуации не влияют на моё отношение к заказчику, но выбивают из колеи и едят силы.

А иногда вмешиваются еще и культурные особенности. Например, у нас были заказчики-арабы. Как-то раз мы по незнанию поставили звонок на время намаза — ежедневной мусульманской молитвы. Они не только не смогли созвониться, но ещё и сделали нам замечание, что неприлично ставить встречи на такое время. То есть нужно учитывать ещё и такие культурные тонкости.

Перегруженное расписание. Иногда бывает по 5 созвонов в день. Мне с такой нагрузкой сложно, я просто перестаю думать. Спасаюсь небольшими перерывами. То есть я могу немного переключиться: сходить попить воды, пообщаться с коллегами.

Как бы хорошо я ни планировала свое время, делать нужно очень и очень много — такова специфика работы. Но я могу правильно организовывать свою работу, держать себя в руках и готовиться к встречам с клиентами. Как мне это удается, расскажу дальше.

Справляться со множеством задач мне помогают:

Любовь к иностранцам. Общение на английском — мой источник энергии. Идеально описывает мои чувства сцена из мультфильма «Ну, погоди!»: волк падает на ежа, кричит от боли, но как только видит зайца, забывает о своих проблемах и бежит за ним. Вот так и я: смотрю на иностранца и свечусь от счастья.

Коммуникативные навыки. Раньше я работала учителем английского: once a teacher, always a teacher. Задача преподавателя — разговорить любого человека. Я знаю, как расположить к себе клиента, какие вопросы задать и когда нужно остановиться. Спокойно считываю, когда человек устал или хочет сбежать. Тут важен баланс между навязчивостью и безразличием. Вам с заказчиком должно быть комфортно друг с другом.

Расположить клиента к себе помогает small talk. Спрашиваешь про планы на праздники, про здоровье. Заказчик как-то раз упомянул ребёнка — можно это запомнить и в следующий раз спросить, как у него дела. Бывало даже, что клиенты делились в чатах фотографиями своих питомцев. Всё это помогает «растопить лёд», чтобы общаться эффективнее и быть на одной волне.

Другой способ — просто улыбаться. Доброжелательная дежурная улыбка просто необходима при общении с европейцами и американцами. При этом с русскими можно не улыбаться, потому что у нас не принято. Такая вот культурная особенность 😊

Планирование созвонов. Перед любым созвоном с заказчиком — старт проекта, демо, обсуждение возникших трудностей или вопросов — я отправляю заказчику агенду заранее. Так он точно знает, что именно мы будем обсуждать, и мы не тратим время на восстановление контекста. А ещё заказчик чувствует себя спокойно и уверенно, а значит нам проще общаться.

План созвона я добавляю в приглашение и фиксирую в отдельном документе, если мы идем на регулярную встречу. После встречи я добавляю саммари встречи в тот же документ, который с каждым созвоном пополняется. Так можно с минимальными усилиями фиксировать договоренности. Если вдруг вопросы — открыл документ и тут же ясно, когда и о чём договорились.

Универсальный подход к общению. Хотя заказчики по-разному относятся к созвонам — кто-то не любит, кто-то охотно идет на встречу в Zoom — созвоны есть на всех проектах. Например, демо, где я показываю результаты работы нашей команды, происходит только в формате созвона.

Почему нельзя отписать о статусе проекта в мессенджере и отправить ссылку на Фигму или стейдж? Во-первых, важно объяснять заказчику логику принятия решений, так как без объяснения может потеряться ценность проделанной работы. Во-вторых, встречи, где я рассказываю о ходе работы, повышают уровень доверия заказчика к команде, а значит будет меньше микроменеджмента с его стороны. И в-третьих, этот подход экономит мои ресурсы: не нужно изобретать новый формат общения с каждым новым заказчиком.

Это удобно и для менеджера. Регулярные созвоны входят в привычку. Ты всегда помнишь про них и понимаешь, о чём будете говорить. В результате на каждую последующую встречу тратится всё меньше энергии.

Есть полезные приложения, которые помогают мне экономить энергию и внимание.

To-do листы. Все дела нужно обязательно записывать. Держать в уме много задач не получится. Что не записано — того не существует. Есть множество программ с to-do листами.

Тут тоже есть нюанс. «Тудушка» хороша, если у неё есть удобное мобильное приложение. В любой момент взял телефон, быстро записал задачку, она тут же засинхронилась с компьютером. Мобильная версия для таких приложений просто незаменима. Она есть, например, у TickTick или Microsoft To Do. Но вообще таких программ очень много, надо смотреть на нужные функции.

Календарь. Для планирования созвонов использую Google Календарь. Заказчики любят, когда мы им отправляем приглашения со ссылкой на онлайн-встречу. Но это удобно и для менеджера: проставленная встреча — серьезный коммитмент для заказчика. В идеале нужно скидывать приглашение, как только предложили встречу в канале связи. Клиент может перенести время сам, и это тут же отразится в моём календаре. В итоге ценность такой договорённости гораздо выше, а значит её сложнее пропустить.

Конвертер часовых поясов. В планировании онлайн-встреч еще помогает WorldTimeBuddy — это сервис, который показывает разницу во времени. Моё «мыслетопливо» распределено на 4 проекта, каждый в своём часовом поясе. В таких условиях каждый раз тратить силы на пересчёт времени расточительно. Сервис покажет, что 05:00 в Джерси — это 15:00 в Омске, и не забудет про летнее время.

Notion. Чтобы собрать всё о проекте в одном месте, я использую Notion. В нём можно рассортировать всю информацию о проекте: ссылки, картинки, таблицы, инструменты, что угодно. Получается своего рода вики для проектов. Ты всегда сразу знаешь, где и что искать, и не тратишь силы на это.

Можно по-своему организовать отображение и вложенность, а потом использовать получившееся в качестве шаблона для других проектов. Что мы и сделали — страницы всех наших проектов устроены одинаково. Можно не тратить время и энергию на поиски инфы, когда уходишь в отпуск и надо передать проект другому менеджеру.

Платформы для демонстрации макетов и схем. Чтобы объяснять заказчикам как будет работать приложение, я использую Miro, где наши дизайнеры составляют майндмап проекта. Во время звонка я запускаю демонстрацию экрана и иду по схеме. Если возникают вопросы или комментарии, записываю их тут же на схеме. Таким же образом объясняю макеты в Figma.

Программы для созвонов. Для звонков я пользуюсь Zoom, потому что там есть запись экрана. Она нужна, чтобы была возможность вернуться к звонку и переслушать его. В 2 часа ночи легко упустить какие-то желания заказчика, поэтому иногда надо убедиться, что ты ничего не прослушал. А ещё такие записи помогают обучать новых проджект-менеджеров.

Мессенджеры. Я общаюсь на платформах, которые удобны заказчику. В основном использую Slack, Telegram и WhatsApp.

Главное — установить правила общения. На старте нового проекта мы с заказчиком обговариваем, когда и куда можно звонить и писать. Чтобы все точно понимали правила и не было недовольства, если менеджер не ответил в 2 часа ночи.

При этом надо обговорить и исключения. Если у клиента упал продакшн, пусть звонит на телефон в любое время дня и ночи, а я уже подниму команду. Но это нужно обговорить твёрдо, чтобы не дергали по ерунде. Если всё правильно сделать — это будет работать. По крайней мере у меня ещё никто не злоупотреблял.

В результате даже с плотным графиком, поздними созвонами и другими трудностями проджект-менеджер может оставаться в здравом уме. Главное — развивать навыки планирования и тайм-менеджмента, кайфовать от общения с людьми других культур и помнить про полезные инструменты.

Понравилась статья? Больше советов для менеджеров, дизайнеров и стартаперов в нашем блоге. В статье про дизайн-концепты рассказываем, как увеличили время работы над концептом в 2 раза и получили новых клиентов. В кейсе фудтех приложения Grecha.pro — как защитили дизайн перед требовательным заказчиком. А на кейсе криптокошелька Broex показываем интерфейсные решения, которые упрощают пользователям жизнь.

А у вас есть менеджерские лайфхаки? Поделитесь в комментариях советами и инструментами, которые делают жизнь проще.