Корпоративная Википедия как универсальная база знаний

За пределами IT-отрасли цифровые корпоративные базы знаний с актуальным содержанием до сих пор встречаются редко. В этой статье я расскажу о своём опыте создания Корпоративной википедии на оригинальном для большой Википедии движке MediaWiki.

Ровно три года назад я погрузился в десяток электронных презентаций о новом для меня материальном продукте. Первый тип презентаций посвящался азам, другой - конкретным производителям, третий - как всё это продавать и т.д. Мне попадались как актуальные, так и устаревшие файлы. Причем версии презентации на одну тему различались настолько, что в них далеко не всегда можно было распознать преемственность. Через неделю мне пришла в голову мысль собрать “Каталог источников”. Логика инструмента была такая:

• Имя каждого актуального нужного документа начиналось с кода, например, А301. Если впоследствие вам попадалась бумажка без кода, то, либо она устаревшая, либо это “апокриф”.

• В списке документов напротив каждого пункта была указана дата последней правки с описанием изменений. Сотрудник мог проверить свой распечатанный документ по дате правки, указанной на нем.

• Файлы ссылались друг на друга в стиле: “Посмотрите подробнее в Б205”.

Реализовано всё это было в виде Google Таблицы, постоянные ссылки из которой вели в папки для отдельных документов на диске Битрикс24. Таким образом было реализовано и разграничение прав доступа.

Как на любую реформу, на каталог источников много жаловались. Информация требовала постоянной корректировки и дополнений. Системе не хватало свободного поиска. В течение четырех месяцев я думал о развитии или альтернативе. Идея сбора всей информации в каком-то подобии википедии оказалась очень дерзкой, но воодушевляющей.

Довольно бегло я изучил возможности встроенного wiki-функционала Битрикс24, DokuWiki и остановился на MediaWiki. Последний движок казался понятнее мне самому, т.к. я уже правил некоторые статьи в большой Википедии.

Задача по создание профильной википедии с чистого листа была интересной для меня лично: я фанат букв, символов, языков и близко знаком с HTML. На 300 взаимосвязанных страниц (на этом значении в систему были впущены пользователи) у меня ушло 4 месяца. Использовать готовые презентации в чистом виде, просто перенося содержимое в вики-текст, не получалось: рвалась логическая цепочка. Постоянно приходилось что-то дописывать и дофотографировать. Особенно следует отметить действия по переделыванию ранее внесенного материала. Заполнял-заполнял, а потом понял, что нужно было по-другому.

Что из дополнений было доставлено к чистому дистрибутиву:

• Доступ к чтению только авторизованным пользователям, а к правке - только администраторам
• Шаблоны для создания карточек характеристик из большой Википедии (например, как здесь справа)
  
• Возможность загрузки файлов почти любых форматов - позволяет загружать каталоги производителей и т.п.
  
• Возможность вставлять iFrame - позволяет встраивать презентации производителей непосредственно в страницу. Удобно, ведь чтобы посмотреть файл, его можно не скачивать.
  
• Возможность встраивать видео с Youtube - первоначально я пробовал заливать видео непосредственно в википедию, но это сильно нагружает сервер.

Википедия неплохо прокачивала и мои навыки UX-редактора. Система должна была не только отвечать на вопросы, но и предлагать узнать то, о существовании чего сотрудник попросту не знал. Например…

Человек вряд ли будет искать страницу с названием “Сводная таблица характеристик предметов XYZ”. Точнее, он будет искать ее только в том,случае, если есть уверенность, что таблица должна существовать. Как сообщить пользователю об этой таблице?

• Встроить непосредственно в страницу с описание предмета XYZ? - Только, если таблица не очень большая.

• Сделать ссылку со страницы с описанием предмета XYZ? (Вверху? Внизу? С каким текстом? Выделить шрифт цветом? Добавить эмодзи? Все ли подобные ссылки должны оформляться одинаково?)

• Сделать графический баннер и поставить справа? (Данная информация должна быть заметна для тех, кто хотел бы ее получить, и одновременно, не должна отвлекать тех, кто занят поиском чего-то другого.)
• Добавить страницу с редиректом под заголовком “XYZ (сводная таблица характеристик)”. Таким образом, человек, набирающий в поисковой строке “XYZ”, получит всплывающую подсказку из двух ссылок:
  
  “XYZ”
  “XYZ (сводная таблица характеристик)”
  
  

  Нужно ли дополнить заголовок первой страницы “XYZ” чем-то типа “XYZ (общее описание)”?

  
  

Среди пользователей всегда будут те, кто пытается найти нужную страницу через поиск, и те, кто запоминает путь из трех-четырех ссылок. Обеим категориям должно быть удобно.

Корпоративная википедия стала источником учебной информации для новичков и справочных данных для опытных сотрудников. Учебные курсы собираются из десятка отдельных страниц, которые просто транслируются в новое место через синтаксис шаблона. По причине того, что базовые курсы чаще изучаются в печатном виде (новичкам не сразу достается компьютер), встроенные видео были перенесены на отдельные страницы, а их место в тексте заняли QR коды. (Моя статья про использование QR кодов)

Конечно, в момент запуска википедия была сыровата, в ней постоянно чего-то не хватало. Работники смотрели на нее как на технологичную диковинку. Привычку заглядывать в википедию нужно было еще сформировать. Через два года страниц стало в два раза больше, помимо главного редактора добавилось 6 редакторов, отвечающих каждый за свое направление. Когда в компании был проведен опрос среди всех сотрудников, стоит ли википедия тех усилий, что в нее вкладываются, ответ был однозначным: стоит.

Обо мне

Интересуюсь научным подходом к управлению.

Специализируюсь на содержательной стороне корпоративных информационных потоков.

Пишу статьи о своем профессиональном опыте.

В настоящее время ищу предложения о работе.

#база_знаний #wikipedia #обучение_сотрудников #википедия #вики #wiki