Как хакнуть бизнес-процессы и увеличить прибыль в 2 раза
Можно ли строить бизнес без бизнес-процессов? Вполне. Я называю это «хаотический стиль управления». Когда бизнес существует не благодаря, а вопреки. Вопреки логике, здравому смыслу, чувству прекрасного.
Моя практика показала, что такой стиль управления возможен, но мешает бизнесу масштабироваться. Рано или поздно рук перестаёт хватать, и работа превращается в езду на горящем велосипеде с попытками одновременно жонглировать и разговаривать по телефону. И вокруг всё горит. Так себе развлечение.
В таких условиях сложно понять, “куда деньги деваются”, и почему прибыль не растёт пропорционально обороту. Системой сложно управлять, она как “чёрный ящик”.
Расскажу, как выбраться из ситуации хаоса, на примере из моей практики.
Один в поле не воин
Михаил стал моим клиентом потому, что на пятом году ведения бизнеса в стиле «и швец, и жнец, и на дуде игрец», он понял, что скоро сойдёт с ума. Поток клиентов продолжал расти, региональная SEO-оптимизация дала прирост поискового трафика более чем в 2 раза, и соответствующий приток заказов.
Суровая реальность показала, что больше 100 заказов в месяц один человек физически не в состоянии выполнить, являясь и продавцом, и логистом, и бухгалтером. Товар габаритный, демонстрация отнимает много времени и сил, плюс доставкой Михаил часто тоже занимался сам. Сколько заказов “сливалось”, никто не знает, ведь CRM-системы тогда еще не было, но по ощущениям — много.
На первой встрече мне было больно смотреть на его страдания. Телефон звонил, не переставая, в глазах читалась хроническая усталость с оттенком паники.
«Я теряю клиентов. Мне нужен менеджер-помощник и CRM-система. Но я даже не знаю, с какого конца подступиться к этой задаче, я так привык всё делать сам. Как и что я отдам помощнику?»
В итоге сошлись на том, что нужно максимально подробно прописать все процессы и ресурсы его бизнеса, чтобы понять, что из этого и как можно делегировать, нанять для начала хотя бы одного помощника и внедрить CRM, чтобы перестать терять клиентов, и следить за потоками денег и заказов.
Задача осложнялась тем, что все звонки шли на личный номер, и все сервисы были завязаны на личные почты и учётные записи. Пришлось настраивать фильтрацию по номерам телефонов, с которых не надо вести запись, но всё равно было весело при прослушивании звонков периодически натыкаться на звонки родственников и друзей-знакомых.
Разделяйте личные и рабочие телефоны, почты и учётные записи сервисов. Создавайте их сразу, на этапе запуска проекта, даже если хотите «просто попробовать». Нет ничего более постоянного, чем временное.
Что делали
- Выписали и структурировали ресурсы: сервисы, почтовые учётные записи, рекламные кабинеты, сайт, другие площадки размещения товаров или рекламы,
- Разделили сферы ответственности по ролям: директор, менеджер, логист,
- Определили источники и каналы, откуда могут поступать заказы,
- Описали процесс обработки заказа, собрали всё это в схему:
- Настроили телефонию и запись звонков,
- Прописали инструкции и регламенты,
- Разработали формы отчетности,
- Провели обучение,
- Пару последующих месяцев корректировали систему, оптимизировали ее под “реальность”.
Итоги
Через три месяца битвы с хаосом, в самый пик сезона, удалось не только нанять двух помощников, но и:
- внедрить CRM,
- научить всех участников процесса ей пользоваться,
- разработать для всех процессов и сервисов инструкции и регламенты,
- получить инструменты наблюдения и контроль над ситуацией,
- увеличить количество успешных сделок до 150 в среднем и до 250 на пике сезона (при среднем чеке ~20 000 р.), валовая прибыль выросла почти в 2 раза.
Отладка процессов отняла еще пару месяцев, но в итоге всё это дело выросло из самозанятости в масштабируемый бизнес. Хоть франшизу продавай.
Сам себе бизнес-аналитик
Звучит довольно сложно, и часто люди думают “Это непонятно и наверняка очень дорого, пока потерплю еще, не так уж и печёт”. Но на самом деле с проблемой хаоса в бизнес-процессах можно справиться и самостоятельно, ведь вся информация в интернете на эту тему лежит в открытом доступе, часто можно точечно решить пару проблем, найти и устранить одно-два “узких места”, и уже станет легче. Основная сложность состоит в том, что информации слишком много, и не понятно, с какого конца за дело браться.
Для тех, кто всё же хочет самостоятельно во всём разобраться, я распишу схему и расскажу, как, что и где искать. Но сделаю это в следующей статье. Подписывайтесь на канал, жмите колокольчик! ^___^
Маша, когда дедлайн по следующей статье?
Надеюсь, до конца этой недели допилю. Я там то слишком усложняю, то слишком упрощаю. Фокус-группа расходится в показаниях =)
Наконец-то! Я сделала это!!! https://vc.ru/life/70837-razbiraemsya-s-biznes-processami-samostoyatelno
Пишите лучше сразу решение - статья о наболевшем. Оставил растущий бизнес, чтобы не быть сволочью - который достает всех всякими СРМмами, обязанностями, отделами и бизнес процессами. Продавали же на на авось - без kpi по вацапу...
Следующая в очереди как раз об этом. Stay tuned.
Понятно, что там целый мир в этих процессах, но постараюсь расписать вариант "человечьим языком".
Мария, посоветуйте что-нибудь годное по теме нотаций БП и методикам описания БП. Предстоит описывать процессы рекламного агентства, а я как ваш Михаил, не знаю с какого бока к этому слону подступиться... Ну или если было бы возможно хотя бы первую пробу отправить вам на проверку, чтобы вы опытным взглядом отметили ошибки...
Когда я сама только погружалась в тему, много находила на хабре, хотя потом поняла, что это был один и тот же блог.)) Но на старте мне больше всего понравилось обучение у camunda на их видеоканале. Но там всё на инглише. Хотя теперь на русском уже у них появилось что-то. Мне понравилось у них то, что есть конкретные примеры процессов, которые можно переложить на свои, но уже с помощью их моделлера. Плюс на ютубе есть ролики и вебинары по рисованию процессов по методоологии BPMN.
Битриксоиды настаивают, что рисовать можно в чём угодно. Но я не согласна. Сначала надо понять логику построения. А там есть немного "программирования". Хотя на самом деле это не "программирование", а банальная логика. "Что нужно, чтбобы дойти до цели? - Вот это! А если не это? То вот это!" Если - то, или-или - банальные логические ветки. Они везде.
Спасибо за ответ.
Я изучал bpm в Битрикс24. Но это не совсем то, что надо. У них все процессы описывать тоже надо, но только для автоматизации и только после того как эти самые БП уже есть и увязаны с БП всего организма организации. А у меня задача пообширнее, задачи и процессы в Битриксе - это только часть пирога, связанная с продажами и производством. В целом, очень полезный комментарий, так я хотя бы понял, что многие вещи, которые я себе додумываю оказываются верными. Ну и за рекомендации источников тоже спасибо. Буду пробовать. Хорошего дня.
На здоровье =)
Да, в самом битриксе не очень удобно рисовать, там же именно исполняемая часть процесса. А хочется сначала набросать всю схему, да еще с комментариями, да еще чтобы зоны ответственности (которые пулами оформляются на схеме) тоже были видны, и как задача между ними двигается. Пока мне для этого больше всех comunda нравится, и внешне, и по простоте использования.
Для более сложных схем использую draw.io , тоже крутой инструмент.
Еще вспомнила! В качестве источников можно искать методички НГТУ, у них хороший курс по бизнес-процессам, и есть отдельно по BPM даже методичка, хорошая.
В draw.io рисую всё)) согласен, очень хороший инструмент. За наводку на методички ещё раз спасибо ;)
пажалосто ^_____^
Вторая часть! Наконец-то я ее одолела! https://vc.ru/life/70837-razbiraemsya-s-biznes-processami-samostoyatelno