«Заниматься бизнесом без управленческого учета — это безумие» — личный опыт руководителя IT-компании

В компании Mad Brains вели управленческий учет. Поэтому вовремя обнаружили, как за год ФОТ и оплата подрядчикам выросли на 30%, а команда и выручка остались прежними. Какие решения приняли и как финучет помогает избегать проблем рассказал в интервью Олег Чебулаев, CEO компании.

Мad Brains — компания по разработке корпоративных сервисов и мобильных приложений. На рынке с 2014 года. Годовой оборот — 150 млн рублей. В команде работает 65 человек.

Как только решили, что мы компания, учет появился сразу. Мы вели отчеты о движении денежных средств, сначала использовали кассовый метод. Только через пару лет узнали, что можно вести учет методом начисления. Именно тогда произошел качественный скачок в управлении компанией.

Года 4 назад на агентском рынке все заговорили про управленческий учет, но мало кто знал, как это делается.

Те, кто начинал лет 10 назад уже вели какой-то учет. В новых агентствах, особенно если их создавали узкие специалисты типа дизайнеров или разработчиков, задача учета была совсем непонятной. Ведь большинство фаундеров не управленцы по образованию и по призванию обычно тоже.

Любую отчетность чаще всего внедряют, когда в компании что-то идет не так. Компания перестает зарабатывать, деньги уходят непонятно куда.Тогда обычно и принимается решение посчитать и понять, что происходит. Влияние рынка подействовало и на нас.

Разобраться в финансах бизнеса в самом начале пути мне помогла книга Людмилы Ярухиной «Финансы для нефинансистов». Книга отлично объясняет, что такое управленческий учет, кому и зачем он нужен, что такое три управленческих отчета. После этой книги случилось понимание, как связаны эти отчеты. Если ДДС и ОПиУ по отдельности понятны, то с Балансом возникают сложности. Особенно в IT, потому что нет незавершенного физического производства. Большая часть информации в свободном доступе подходит для офлайн-бизнеса, а онлайн-бизнес вынужден это самостоятельно адаптировать под себя.

Дальше нашли в интернете упрощенные шаблоны отчетов ДДС и ОПиУ, а баланс собирался сам. Довольно долго мы вели отчеты в Google-таблицах, это работало.

ДДС — отчет о движении денег. Показывает, откуда приходят и куда уходят деньги.

ОПиУ — отчет о прибылях и убытках. Показывает прибыль и расходы компании за период времени. Помогает увидеть, сколько заработала компания.

Баланс — отчет о ресурсах компании. Показывает структуру и движение активов и пассивов. Активы — ресурсы компании, например, имущество. Пассивы —источники финансирования, за счет которых формируются активы.

Решили автоматизировать учет, чтобы упростить работу. На таблицы уходило много времени и ручной работы.

Искали сервис с максимальным количеством интеграций с банками, чтобы автоматизировать внесение данных. ПланФакт по этому параметру подошел оптимально.

Активно пользуемся операциями и отчетами. Основной отчет в ПланФакте для меня — о прибылях и убытках.

При внедрении сервиса в компанию проблем не возникло, потому что данные уже были разделены по статьям. Их просто перенесли из google-таблиц в сервис.

Нетипичный балансовый отчет

В нем учитываются активы компании, а в IT нет как такового незавершенного физического производства. Например, нельзя посчитать, сколько кирпичей лежит на складе, сколько продукции произведено, но не отгружено.

Расчет себестоимости проектов и косвенных затрат

Нужны данные о затреканных часах и о зарплатах. Зарплаты чаще всего начисляются неравномерно, как и часы от проекта к проекту. Себестоимость состоит из количества часов, затраченных на проект, и часовой ставки. Нужно пропорционально разделить косвенные затраты, а они зависят от экономики каждого из бизнес-направлений — юнитов.

Несходимость управленческого и производственного учета

Рентабельность проектов и общая рентабельность компании считаются по разным методикам и иногда могут давать разные результаты.

Сложности с оценкой рентабельности по направлениям

Компания разделена на несколько юнитов: аутстафф-юнит, продакшн, партнерская работа и продуктовый юнит. Во всех разная экономика, сложно автоматизировать разделение данных.

ПланФакт снял с нас рутину заполнения операций. Это упрощает ведение учета и экономит время.

Упростился поиск операций, благодаря наличию фильтров. ПланФакт помогает отслеживать расходы компании на ФОТ и субподряд, которые являются самыми высокими для компании. Их нужно постоянно контролировать. Например, я в моменте могу видеть, как выросли расходы на субподряд и быстро принять решение.

При анализе ФОТ на годовом отрезке мы обнаружили, что он вырос с 7,5 млн до 9 млн рублей. Штат остался таким же, выручка тоже. Приняли решение работать над увеличением маржинальности, чтобы покрыть индексацию ФОТ и сохранить рентабельность.

• Перешли с фиксированной стоимости проектов на Time & Material.
• Отрегулировали ставки.
  
• Обновили цены.
  
• Активно искали выходы на новых заказчиков.
  

Заниматься бизнесом без управленческого учета — это безумие. Я называю это не бизнесом, а творчеством.

Пока ты не ведешь управленческий учет, ты не понимаешь, хорошо или плохо ты работаешь, можно ли выводить деньги на личные расходы, сколько можно вывести, сколько нужно будет отдать. Можно усердно трудиться, но иметь маржинальность 3%. И тогда, возможно, даже не стоит этим заниматься, проще закрыть бизнес.

Я периодически консультирую предпринимателей по вопросам управленческого учета. Некоторые основатели бизнеса не начинают вести учет, потому что боятся увидеть правду и узнать, что их компания не зарабатывает, не рентабельна. Для них бизнес — это скорее любимое хобби, творчество.

Другие истории внедрения учета:

Эффективные продажи на Ozon с помощью финучета: как селлер отказался от невыгодных зубных щеток в пользу пауэрбанков

Как производители мебели избавились от кассовых разрывов, воровства и сэкономили сотни тысяч рублей на закупках

Посуточный финучет: как сэкономить 425 тысяч рублей на мелочах и победить кассовые разрывы в арендном бизнесе

Больше материалов о ведении бизнеса и деньгах можно найти в телеграм-канале и блоге ПланФакта.