Считаем бумагу. Обзор HelloPrint — облачной системы управления полиграфическим бизнесом

По оценке журнала «Экономический вестник», объем полиграфического рынка в России вырастет до 995 млрд рублей к 2025 году. Мы разработали самую продвинутую в России облачную систему для управления полиграфическим бизнесом. Рассказываем, что она умеет.

В 2010-х все больше компаний переходило на использование облачных CRM-систем. Мы в Copy.ru не стали ждать неизбежного, поэтому решили перевести всю сеть на облачную систему — жить на табличках из Excel уже было нельзя, а нам хотелось быть дружелюбными для клиента, быстро реагировать на возникающие проблемы, мотивировать сотрудников с помощью объективных цифр.

Смотрели различные CRM- и ERP-системы, в том числе зарубежные. С иностранными решениям было работать рискованно, особенно ясно это стало после 2022 года (санкции и так больно ударили по полиграфии). Российские IT-компании многого добились в разработке продуктов для бизнеса, выбор большой, многие облачные системы на слуху даже у тех, кто никогда не работал с CRM.

В 2019-м году мы начали разрабатывать собственную облачную систему HelloPrint, где смогли адаптировать зарекомендовавшие себя решения под нужды полиграфии.

Если описывать систему в общих чертах, то HelloPrint — это ERP-система с CRM-модулем, которая позволяет контролировать взаимодействие бизнеса и клиента на всех этапах. Сотрудник копицентра прямо за стойкой может рассчитать стоимость услуги с учетом всех параметров печати, передать заказ в работу, отследить его выполнение и логистику. Кроме того, у него всегда перед лицом есть информация о клиенте, размер его скидки и контактные данные для информирования о заказе. Система позволяет связать в рамках одной сети все копировальные центры или типографии, и распределять заказы в зависимости от загрузки мощностей.

Калькулятор

В этом калькуляторе столько параметров, что любой наш менеджер или сотрудник точки может за несколько минут рассчитать стоимость заказа с учетом скидки.

Плюс любой пользователь системы может легко создать калькулятор с собственными параметрами, не покидая облачную систему.

Одну или несколько калькуляций можно сохранить в виде «Изделия». Это, например, позволяет сравнить стоимость одного заказа при разных параметрах печати и предложить клиенту более экономичный или более качественный вариант. Все изделия для одного контрагента видны в разделе «Расчеты».

Заявки

Канбан-доска, где отслеживается работа от поступления заявки до заключения сделки.

Заказы

Один из ключевых модулей HelloPrint. Заказ содержит сведения о потребностях клиента и отслеживает весь путь выполнения по производственной цепочке. Можно посмотреть все заказы в общем реестре, отследить движение заказа по статусу и по участкам (отделам). Руководитель бизнеса всегда может отследить, где происходят заминки, и оптимизировать процесс.

Изделия

Раздел, где можно посмотреть информацию по отдельным изделиям. Тут есть реестр изделий, где все изделия приведены в виде списка. Кроме того, есть канбан-доска, где можно отследить движение по участкам не заказов, а изделий. Это будет полезно, если клиент заказал продукцию разных типов, и какая-то часть из них задерживается в производстве.

Контрагенты

Система HelloPrint позволяет формировать полную базу контрагентов. Здесь могут быть клиенты, подрядчики, поставщики или партнеры. Для них существует общий реестр, а также более подробное описание каждого контрагента в виде карточки. Карточка содержит следующие параметры:

• Инфо
• Персональный счет
• Юридические лица
• История
• Представители
• Адреса
• Комментарии
• Скидки
• Договоры
• Заказы и заявки
• Архив

Для каждого контрагента можно будет сформировать кэшбэк-счет и выпустить карту лояльности, куда будут начисляться баллы за заказы. Потом эти баллы можно использовать для скидки, они будут учитываться при калькуляции изделия.

Задачи

Эта функция предназначена для работы с задачами, связанными как с выполнением заказов, так и с деятельностью компании в целом. Можно назначить исполнителей, ответственных за выполнение и наблюдателей. Так можно избежать ситуаций, когда кто-то что-то забыл исполнить, а другой — забыл проконтролировать. Исполнение задач точно так же, как заявки и заказы, можно отслеживать через канбан-доску.

Живая лента

Доска объявлений, где можно рассказывать о корпоративах, новых правилах, новых сотрудниках и других полезных вещах. Теперь никто из сотрудников не сможет сказать, что чего-то не знал. Сообщения можно комментировать, что позволит оперативно собрать информацию о желаемых датах отпуска (и не только).

Уведомления

Функция позволяет сообщить контрагенту о важных этапах работы. Например, что заказ готов или прошла оплата. Уведомления формируются автоматически с учетом существующей информации о контрагентах. Уведомления хранятся в течение одного месяца, их статус можно посмотреть в реестре.

Касса

Модуль, который работает вместе с фискальным регистратором.

• Рабочее место оператора — для операторов отдельных копицентров. Позволяет формировать список товаров вручную или из существующих позиций, создавать заказы, в том числе для других участков (отделов), формировать отчеты и отсылать их оператору фискальных данных, пробивать чек, работать с наличными и безналичными переводами, оплатой по СБП.

• Смена (ФР) — отслеживает состояние фискального регистратора и список транзакций.

• Настройки товаров — позволяет сформировать позиции (товаров или услуг), которые будут доступны оператору кассы каждой отдельной точки.

• Справочник ФР — содержит реестр фискальных регистраторов, их модель, расположение, номер от налоговой службы и текущее состояние.

Платежи

Этот модуль позволяет фиксировать непредвиденные траты, которые потребовались для исполнения какого-то заказа. Кроме того, можно оперативно проводить оплату выставленных контрагентами счетов и делать это сразу, списком. Проведенные оплаты сохраняются, их можно посмотреть. Есть возможность работать с УПД.

Логистика

Есть реестры внутренней и внешней (то есть через курьеров) логистики. Очень удобный функционал у «Центра управления внешней логистикой» — там можно быстро распределить заявки по логистическим сервисам, отслеживать и управлять доставкой прямо на интерактивной карте.

Система лояльности

Кроме бонусных карт, о которых мы упоминали выше, лояльность клиентов можно повышать и другими способами. Например, генерировать промокоды и устраивать ситуативные акции не для отдельных клиентов.

***

Сейчас наши разработчики особое внимание уделяют созданию модулей, позволяющих планировать производство с учетом занятости сотрудников и загрузки мощностей.

С помощью датчиков мы планируем замерять время на выполнение каждой операции и учитывать его. Это позволит распределить выполнение заказа в зависимости от срочности: часть заказов можно поставить в приоритет, а часть отодвинуть. Это станет еще одним шагом для оптимизации использования наших ресурсов и повышения прибыльности предприятия.

Недавно я завел свой телеграм-канал, где стараюсь дать прикладную информацию по ведению бизнеса на основе собственных выводов.

Там можно почитать:

— Как из одного неуспешного бизнеса мы вырастили пять успешных

— Как бороться с саботажем сотрудников

— Как не прогореть на ремонте коммерческого помещения

— Почему важно не тупить во время кризиса

— Насколько сильно нас стукнули санкции