Считаем бумагу. Обзор HelloPrint — облачной системы управления полиграфическим бизнесом
По оценке журнала «Экономический вестник», объем полиграфического рынка в России вырастет до 995 млрд рублей к 2025 году. Мы разработали самую продвинутую в России облачную систему для управления полиграфическим бизнесом. Рассказываем, что она умеет.
В 2010-х все больше компаний переходило на использование облачных CRM-систем. Мы в Copy.ru не стали ждать неизбежного, поэтому решили перевести всю сеть на облачную систему — жить на табличках из Excel уже было нельзя, а нам хотелось быть дружелюбными для клиента, быстро реагировать на возникающие проблемы, мотивировать сотрудников с помощью объективных цифр.
Смотрели различные CRM- и ERP-системы, в том числе зарубежные. С иностранными решениям было работать рискованно, особенно ясно это стало после 2022 года (санкции и так больно ударили по полиграфии). Российские IT-компании многого добились в разработке продуктов для бизнеса, выбор большой, многие облачные системы на слуху даже у тех, кто никогда не работал с CRM.
В 2019-м году мы начали разрабатывать собственную облачную систему HelloPrint, где смогли адаптировать зарекомендовавшие себя решения под нужды полиграфии.
Фичи HelloPrint
Если описывать систему в общих чертах, то HelloPrint — это ERP-система с CRM-модулем, которая позволяет контролировать взаимодействие бизнеса и клиента на всех этапах. Сотрудник копицентра прямо за стойкой может рассчитать стоимость услуги с учетом всех параметров печати, передать заказ в работу, отследить его выполнение и логистику. Кроме того, у него всегда перед лицом есть информация о клиенте, размер его скидки и контактные данные для информирования о заказе. Система позволяет связать в рамках одной сети все копировальные центры или типографии, и распределять заказы в зависимости от загрузки мощностей.
Компоненты системы
Калькулятор
В этом калькуляторе столько параметров, что любой наш менеджер или сотрудник точки может за несколько минут рассчитать стоимость заказа с учетом скидки.
Плюс любой пользователь системы может легко создать калькулятор с собственными параметрами, не покидая облачную систему.
Одну или несколько калькуляций можно сохранить в виде «Изделия». Это, например, позволяет сравнить стоимость одного заказа при разных параметрах печати и предложить клиенту более экономичный или более качественный вариант. Все изделия для одного контрагента видны в разделе «Расчеты».
Заявки
Канбан-доска, где отслеживается работа от поступления заявки до заключения сделки.
Заказы
Один из ключевых модулей HelloPrint. Заказ содержит сведения о потребностях клиента и отслеживает весь путь выполнения по производственной цепочке. Можно посмотреть все заказы в общем реестре, отследить движение заказа по статусу и по участкам (отделам). Руководитель бизнеса всегда может отследить, где происходят заминки, и оптимизировать процесс.
Изделия
Раздел, где можно посмотреть информацию по отдельным изделиям. Тут есть реестр изделий, где все изделия приведены в виде списка. Кроме того, есть канбан-доска, где можно отследить движение по участкам не заказов, а изделий. Это будет полезно, если клиент заказал продукцию разных типов, и какая-то часть из них задерживается в производстве.
Контрагенты
Система HelloPrint позволяет формировать полную базу контрагентов. Здесь могут быть клиенты, подрядчики, поставщики или партнеры. Для них существует общий реестр, а также более подробное описание каждого контрагента в виде карточки. Карточка содержит следующие параметры:
- Инфо
- Персональный счет
- Юридические лица
- История
- Представители
- Адреса
- Комментарии
- Скидки
- Договоры
- Заказы и заявки
- Архив
Для каждого контрагента можно будет сформировать кэшбэк-счет и выпустить карту лояльности, куда будут начисляться баллы за заказы. Потом эти баллы можно использовать для скидки, они будут учитываться при калькуляции изделия.
Задачи
Эта функция предназначена для работы с задачами, связанными как с выполнением заказов, так и с деятельностью компании в целом. Можно назначить исполнителей, ответственных за выполнение и наблюдателей. Так можно избежать ситуаций, когда кто-то что-то забыл исполнить, а другой — забыл проконтролировать. Исполнение задач точно так же, как заявки и заказы, можно отслеживать через канбан-доску.
Живая лента
Доска объявлений, где можно рассказывать о корпоративах, новых правилах, новых сотрудниках и других полезных вещах. Теперь никто из сотрудников не сможет сказать, что чего-то не знал. Сообщения можно комментировать, что позволит оперативно собрать информацию о желаемых датах отпуска (и не только).
Уведомления
Функция позволяет сообщить контрагенту о важных этапах работы. Например, что заказ готов или прошла оплата. Уведомления формируются автоматически с учетом существующей информации о контрагентах. Уведомления хранятся в течение одного месяца, их статус можно посмотреть в реестре.
Касса
Модуль, который работает вместе с фискальным регистратором.
- Рабочее место оператора — для операторов отдельных копицентров. Позволяет формировать список товаров вручную или из существующих позиций, создавать заказы, в том числе для других участков (отделов), формировать отчеты и отсылать их оператору фискальных данных, пробивать чек, работать с наличными и безналичными переводами, оплатой по СБП.
- Смена (ФР) — отслеживает состояние фискального регистратора и список транзакций.
- Настройки товаров — позволяет сформировать позиции (товаров или услуг), которые будут доступны оператору кассы каждой отдельной точки.
- Справочник ФР — содержит реестр фискальных регистраторов, их модель, расположение, номер от налоговой службы и текущее состояние.
Платежи
Этот модуль позволяет фиксировать непредвиденные траты, которые потребовались для исполнения какого-то заказа. Кроме того, можно оперативно проводить оплату выставленных контрагентами счетов и делать это сразу, списком. Проведенные оплаты сохраняются, их можно посмотреть. Есть возможность работать с УПД.
Логистика
Есть реестры внутренней и внешней (то есть через курьеров) логистики. Очень удобный функционал у «Центра управления внешней логистикой» — там можно быстро распределить заявки по логистическим сервисам, отслеживать и управлять доставкой прямо на интерактивной карте.
Система лояльности
Кроме бонусных карт, о которых мы упоминали выше, лояльность клиентов можно повышать и другими способами. Например, генерировать промокоды и устраивать ситуативные акции не для отдельных клиентов.
***
Сейчас наши разработчики особое внимание уделяют созданию модулей, позволяющих планировать производство с учетом занятости сотрудников и загрузки мощностей.
С помощью датчиков мы планируем замерять время на выполнение каждой операции и учитывать его. Это позволит распределить выполнение заказа в зависимости от срочности: часть заказов можно поставить в приоритет, а часть отодвинуть. Это станет еще одним шагом для оптимизации использования наших ресурсов и повышения прибыльности предприятия.
Недавно я завел свой телеграм-канал, где стараюсь дать прикладную информацию по ведению бизнеса на основе собственных выводов.
Там можно почитать:
Я года 3-4 назад работал в типографии, пока в универе учился, и вроде сеть достаточно крупная, но там и близко похожего на это ничего не было. Представляю, насколько была бы проще моя работа, если бы у нас там тоже такая штука стояла
Спасибо за отзыв! У нас тоже работает много молодых ребят. По возможности стараемся улучшить им жизнь — будет больше времени работать над качеством сервиса.
Основное в деньгах - это книжки?
Ну может и документы, их по-прежнему печатают тысячами тонн.
Зависит от того, что делает полиграфия. Если печатают рекламные баннеры, журналы для ритейлеров - то скорее большая прибыль идет от этого, нежели просто печать для разных физлиц или книг
Вы верно заметили, спрос на бумажные книги снова растет. Но в цифровых типографиях сейчас большинство заказов — производство упаковки и другой продукции для бизнеса.
мне это все напоминает дандер мифлин
Что это?
Компания из сериала «Офис»
И сколько стоила разработка такой системы?
Навскидку здесь человек пять минимум нужно, так что в год это должно быть десятки миллионов руб
не особо шарю в ценах на разработку, но мне кажется, что оно того стоило. нет ничего удобнее, чем система, разработанная под твой бизнес
Как верно заметил Роман, такая система обошлась нам в несколько десятков миллионов рублей. К тому же это наш первый серьезный продукт, поэтому без трудностей на первых этапах тоже не обошлось.
CRM в принципе достаточно незаменимая вещь, особенно при большом количестве продукции и клиентов. Хорошо, когда есть возможность разработать свою собственную, под свои задачи
Очень оптимистичный прогноз на динамику рынка полиграфии, но судя по данным последним, в корне не верный. Снижение было на 7,6% по сравнению с 2022 годом. Учитывая, что статья новая, это можно было бы и проверить, чтобы не вводить людей в заблуждение
в любом случае это востребованный продукт, а график сделан лишь для введения, не думаю что это играет большую роль в обзоре на сам сервис
Подскажите, на какие данные вы ссылаетесь? Не могу найти вменяемую открытую статистику по 2023 году
Канбан доска - гениальное решение. Во многих CRM не хватает банально статуса заказа, а тут доска. Молодцы, хорошо придумали
Мне кажется канбан сейчас есть вообще везде, что особенного?
Видимо, человек отстал от жизни слегка, ну или с CRM работал мало. Бывает
Зачем ты разговариваешь с проплаченным ботом.
Посмотрел ваши тарифы - за такой сервис вы берете мало. У вас объединены несколько классных и по отдельности дорогих функций, которые зачастую очень нужны копировальным центрам. Советую повысить прайс)
Если посмотреть тариф "копицентр", где предполагается всего 5 работников - то цена вполне вменяемая. Выше уже маленькие точки вряд ли потянут, потому что для них нет критической необходимости вести CRM, там и гугл-таблиц хватит.
удивительно, часто ине подумаешь, что такие объемы могут быть
внедрение срм обязательно, правильно везде это делать. особенно если заточить под себя продукт или создать с 0 свой
Банальный базовый функционал.
Со всем уважением к разрабам, естественно, но пока это все основа.
Комментарий удален автором поста