Опыт проведения удаленных совещаний - Discord, Zoom, Skype, Bitrix24

После того, как весь мир пережил внеплановую дистанционку, подходы к привычным вещам сильно изменились. Выросла нагрузка на интернет-коммуникацию и инструменты удаленной работы. Большая часть бизнеса уже вернулась или возвращается к прежнему ритму, но остались и те, кому понравились новые условия. Плюсов такой работы для некоторых организаций больше, чем от офисного режима.

Компания, в которой я работаю, как раз относится к тем, кто освоил новый формат общения и проведения планерок. После вынужденного дистанцирования, мы так адаптировались и настроили рабочие процессы, что почти все сотрудники предпочли остаться на домашнем режиме (у нас была возможность выбора). Собираемся в офисе при необходимости 1-2 раза в неделю на пару часов для проведения ключевых для бизнеса совещаний и тимбилдинга. При этом в офис по желанию может приехать любой коллега на полный день и спокойно поработать.

Расскажу, что помогло нам в организации дистанционной работы и поделюсь регламентом наших удаленных встреч, которые проходят ежедневно.

Когда у тебя нет возможности подойти к коллеге, очень не хватает быстрой связи голосом. Решение было предложено одним из наших сотрудников, который увлекается онлайн-играми. Мы выбрали Discord как инструмент голосового общения и видеосвязи с трансляцией экрана. Разбили канал на переговорные комнаты и отделы, как в реальном офисе и стали использовать. Пошло, честно сказать, не сразу. Это, впрочем, ожидаемо, т.к. для многих эта «штука» оказалась инородной и пришлось вникать. Сейчас Дискорд активно используется. Если нужно кого-то спросить, заходишь в отдел и зовешь голосом. На планерках собираемся также в основном голосом в отдельных голосовых каналах и включаем трансляцию экрана – так удобно обсуждать рабочие моменты.

В компании действует правило, что общаемся мы письменно на стороне основной площадки – это наш корпоративный портал на базе Битрикс24, а для голоса, собраний и настроения используем Дискорд.

Для связи с «внешним миром» (партнерами и клиентами) – применяем привычные и знакомые всем сервисы – Skype и Zoom. Дискорд для этого тоже пригоден, но не так распространен в бизнес-кругах.

Мало использовать инструменты для организации рабочего процесса – важно еще выработать и соблюдать правила, которые помогут дисциплинировать и систематизировать внутреннее общение в компании.

Расскажу, какого регламента для дистанционных мероприятий придерживаемся мы, и что это дает.

Это может быть любой удобный вам календарь, который предполагает бронирование времени для всей команды. Мы используем календарь внутри Битрикс24 с возможностью организации встреч. При планировании события можно сразу понять, кто и в какое время уже занят.

Она должна быть всегда. Т.е. мало забить время в календаре – нужно обязательно прописать пункты, о которых планируем говорить. Так и организатор будет придерживаться плана собрания, и участники смогут до начала задать уточняющие вопросы, подготовиться или предварительно что-то обсудить.

Заседая на массовых планерках, все мы иногда грешим делами вроде «ща, быстренько на письмо отвечу, пока не я говорю». Это чревато выпадением из контекста дискуссии. Вводим правило для всех – никаких посторонних или параллельных дел во время собрания.

Если на собрание выделено 45 минут, значит закончить придется ровно в установленное время. Для этого стараемся:

• правильно планировать время занятости с учетом повестки;

• ускоряться в процессе, если пошло отставание от графика;

• сокращать разговоры не по теме и уход на сторонние или несвязанные диалоги;
• заканчивать собрание, несмотря на то что вопросы остались – их можно будет перенести на следующее обсуждение, как вариант.

Минимизируем спонтанные встречи типа «а давайте соберемся». Используем для работы установленные регулярные собрания в одно и то же время. Так в нашей компании есть ежедневные производственные планерки – утренние Daily, есть еженедельные общие встречи и обсуждения отделов, а также регулярные планёрки с руководителями каждый месяц. К этим мероприятиям мы накапливаем повестки, чтобы не собираться по каждому отдельному пункту.

У встречи должен быть администратор, который помимо события в календаре и сбора участников зафиксирует договоренности по итогу собрания. Это может быть любой из участников или сам организатор. Во время переговоров или сразу после них администратор пишет резюме согласно тому, что обсудили и о чем договорились.

Важно по итогу совещания зафиксировать дальнейшие действия. Это как раз и выполняет администратор из пункта выше. Неправильная фиксация договоренностей приводит к тому, что мы просто поговорили, а за результат никто не отвечает. За каждым пунктом должен быть закреплен ответственный, который далее ставит себе задачу и выполняет её.

Это как проверка домашки. Перед следующим собранием организатор или доверенное лицо проверяет – все ли выполнено из ранее зафиксированного. Это дополнительный контроль для того, чтобы результат от вашего обсуждения точно был.

На переговорах должны быть только те участники, которые смогут взять на себя обязательства по выполнению договоренностей или помочь с решением спорных вопросов. Никаких «вольных слушателей», иначе их время будет потрачено впустую.

Без соблюдения вышеописанных принципов у вас будет планерка ради планерки, когда дискуссии не приносят результатов: собрались и поговорили, но вернулись к тому, с чего начали.

Ключевой момент, позволивший нам не сбавлять темпа и продолжать вести рабочие процессы на удаленке – это корпоративный портал. Мы используем Битрикс24. Это наш рабочий инструмент и одновременно продукт, который мы продаем и внедряем в другие компании. Конечно, нам повезло: мы владеем знаниями по системе и не первый год экспериментируем с доработкой функционала под себя. Это сыграло решающую роль в момент смены офиса на домашний режим.

За пару дней мы адаптировали портал для продуктивной совместной работы. Собрали онлайн-табло для фиксации загруженности менеджера – дашборд текущей занятости с таймерами.

Это помогло:

1. Понять, кто сейчас выполняет задачу клиента, а кто внутреннюю задачу компании.
2. Видеть простои сотрудников, т.к. на табло выводится отсчет времени с момента остановки таймера выполнения последней задачи. Это дает понять, можно ли сейчас отвлечь специалиста.

Выглядит это вот так:

Внутрикорпоративное название инструмента – «светофор», он сигнализирует цветом плашки о том, какой тип задачи сейчас выполняет сотрудник (зеленую – клиентскую или желтую – внутреннюю) и красным подсвечивает тех сотрудников, которые пока не заняты операционной деятельностью.

Вспомогательным решением стал отдельно собранный отчет по выработанным часам.

В отчете задается нужный временной фильтр и выводится информация по всем сотрудникам и компании в целом. При необходимости, можно раскрыть детализацию по конкретному специалисту и перейти в список его задач, которые попали в отчет.

Данная система будет работать только в случае правильной культуры взаимодействия на портале – каждый исполнитель должен фиксировать время через таймер в задачах, запуская учет по кнопке или отмечая данные вручную.

Подробнее о настройках можно прочитать на нашем сайте. Здесь добавлю, что вся эта информация находится у нас в свободном доступе. Любой сотрудник, может посмотреть данные по себе и коллегам. Это, в свою очередь, выступает в роли самоконтроля – система прозрачная для всех участников.

Таким образом, корпоративный портал – это платформа для организации нашей работы и отчетности. Здесь же мы используем встроенный инструмент чатов (кто-то из веб-интерфейса общается, а кому-то удобно через отдельное десктопное или мобильное приложение) и штатные календари с возможностью бронировать переговорки для онлайн и офлайн встреч.

Подведем итог всему тому, что было описано выше:

• Используйте современные инструменты для организации работы и не бойтесь осваивать новые и, на первый взгляд, непрофильные программы (это я про геймерский Дискорд).
• Установите четкие правила для команды, чтобы все пользовались одними и теми же принципами в работе – зафиксируйте, какую площадку и для чего использовать.
  
• Соблюдайте регламент как для офлайн, так и онлайн-планерок.

Мир меняется, меняйтесь вместе с ним!

#удаленка #удаленная_работа #пуск #битрикс24 #битрикс #отчеты