Кадровый электронный документооборот и автоматизация HR-процессов в одной CRM

Кадровый учёт есть на каждом предприятии, даже если в штате всего один человек. Когда численность персонала небольшая, то вести документы можно и вручную. В команде Вебфлай всего 15 специалистов, но мы, как IT-компания, частично автоматизировали кадровые процессы в Битрикс24. Это удобно, так как мы чередуем удалёнку и офисный формат работы, и понимаем, что цифровизация неизбежна.

К электронному документообороту и цифровизации HR ведут многие законодательные изменения: электронные больничные, электронные трудовые книжки, регламентация дистанционной работы.

С ноября 2021 года вступили в силу нормы Трудового кодекса об электронном кадровом документообороте. Отдельные положения закона вступят в силу с 1 марта 2023 года. Полный переход на такой формат работы доброволен — каждая организация самостоятельно решает, как оформлять документы.

В этой статье расскажем, какие документы можно перевести в электронный вид, в какой информационной системе закон разрешает вести КЭДО, и чем удобен в этом плане Битрикс24.

Вести в электронном виде можно любые документы, связанные с работой. И даже те, ознакомление с которыми работника под подпись предусмотрено ТК. Исключение составляют трудовые книжки, приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве, инструктажи по охране труда. Также работодатель должен письменно получить согласие работника на переход на КЭДО.

C 1 марта 2023 года кадровые электронные документы должны быть составлены по единым форматам. Их разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом. До этой даты работодатели вправе пользоваться привычными для себя формами документов. Напомним, это касается только тех компаний, которые официально решили перейти на кадровый электронный документооборот. Ниже расскажем с помощью какого софта это сделать.

По новым нормам ТК, при переходе на электронный документооборот работодатели сами выбирают информационную систему, в которой будут оформлять и хранить кадровые документы. Для этого можно использовать собственную информационную систему, готовый платный сервис или подсистему КЭДО портала «Работа в России». Последнюю в полном объёме запустят только осенью 2022 года.

Важно, чтобы система для ведения КЭДО позволяла:

• Подписывать электронные документы,
• Хранить электронные документы в течение сроков, установленных для бумажных документов,
  

• Фиксировать факт получения электронного документа сторонами,

• Защищать персональные данные работников и электронные документы от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, распространения и так далее.

Как IT-компания мы знаем, что разрабатывать свою информационную систему — это дорого и долго. Как правило, это могут позволить себе только крупные корпорации: Сбер, РЖД, Русал, МВидео, МТС и другие гиганты.

Кажется, что проще всего перейти на КЭДО с помощью портала «Работа в России». Но оценить сервис пока нет возможности, его дорабатывают и в полном объёме запустят только осенью 2022 года. Пока компания может добавить всего 50 сотрудников, а консультируют по работе с системой только по электронной почте.

Сейчас, чтобы подключиться к порталу, нужно пройти целый квест: зарегистрироваться на Госуслугах, заполнить и отправить заявку на электронную почту, посетить видео-конференцию с Рострудом по КЭДО и только после этого ждать рассмотрения заявки. Вести электронный документооборот на «Работа в России» будет возможно, а вот автоматизировать кадровые процессы и использовать другие инструменты — уже нет.

На наш взгляд, самый лучший вариант для бизнеса — готовое платное решение. Вы можете использовать программу, заточенную только под КЭДО, если она решает ваши задачи. Но раз уж вы вкладываете в это деньги, то выгоднее использовать CRM, которая одновременно закрывает большинство потребностей бизнеса: КЭДО, автоматизацию HR-процессов, оцифровку продаж, маркетинга, клиентского сервиса, сквозную аналитику и так далее.

Например, в Битрикс24 удобно автоматизировать найм персонала и оцифровать адаптацию. У системы большой набор инструментов, есть техподдержка, возможности интеграции с другим ПО, конструктор сайтов и многое другое.

Битрикс 24 соответствует требованиям Трудового кодекса к информационным системам, с помощью которых работодатели могут перейти на КЭДО. Это российское программное обеспечение, в нём есть собственный софт для работы с офисными программами. Сейчас это важно, ведь инструменты Microsoft Office и GoogleDocs могут отключить в нашей стране.

Чтобы полноценно вести КЭДО в Битрикс24, в систему можно добавить электронную цифровую подпись (квалифицированную и неквалифицированную). То есть, ЭЦП — это не базовый инструмент, а приложение к системе, которое разрабатывают партнёры.

В Битрикс24 создавайте собственные формы кадровых документов и используйте шаблоны, утверждённые или рекомендованные законодательством. Проводите в системе согласование и приём документов, трудоустройство и увольнение сотрудников, заполняйте график отпусков, ведите табельный учёт, оформляйте справки, фиксируйте кадровые события и многое другое.

Выглядит удобно, но мы знаем, что многие компании ведут учёт сотрудников в 1С. Битрикс24 легко интегрировать с 1С при помощи модуля. Это позволит перенести информацию о работниках в Битрикс24, а заодно автоматизировать кадровые процессы и работу других отделов. Наши клиенты чаще всего используют Битрикс24 для оцифровки отдела продаж, тендерного отдела, автоматизации клиентского сервиса и других задач.

В Вебфлай автоматизирован процесс «Заявление на отпуск». Сотруднику всего лишь нужно зайти в соответствующий раздел и заполнить несколько полей.

Заявление автоматически уйдёт на согласование руководителю отдела и далее по цепочке до генерального директора. После утверждения заявления сотрудник получит уведомление и ему останется только ознакомиться с приказом о предоставлении отпуска. Его отпуск добавится в рабочий календарь компании, и все коллеги будут в курсе, что человек на конкретный период недоступен для общения и постановки задач.

Настраивайте бизнес-процессы в Битрикс24 на каждую кадровую процедуру. Одному из клиентов мы автоматизировали заявление на отпуск, заявление на командировку, переработку, оформление больничного, оформление прогула. Можно настроить любую цепочку согласований и установить сроки для таких процедур.

Этому же заказчику интегрировали приложение для учёта остатка дней отпуска. Список понадобился, поскольку за каждый год стажа сотрудники получали 1 дополнительный день оплачиваемого отпуска. В отчёте можно делать выборку по сотрудникам, отделам и периодам.

Эти данные доступны в системе самому сотруднику, его руководителю и кадровику. Больше не нужно запрашивать остаток дней в отделе по работе с персоналом, а эйчару — искать информацию в личном деле работника.

В Битрикс24 есть инструмент «Учёт рабочего времени». С его помощью сотрудники запускают таймер рабочего дня, ставят на паузу и завершают работу.

На основании этих данных Вебфлай формирует табель учёта рабочего времени для расчёта заработной платы. Также информация о рабочих часах пригодится для начисления ежемесячной премии. В Битрикс24 и этот процесс можно автоматизировать.

Вернёмся к изменениям в Трудовой Кодекс и переходу работодателей на кадровый электронный документооборот. Вот какие плюсы мы видим у КЭДО и у Битрикс24, в частности.

• Документы лучше защищены от повреждения и потери,

• Проще и быстрее процедура оформления трудовых отношений,

• Снижение затрат на бумагу, оргтехнику и расходные материалы,

• Выше скорость обмена кадровыми документами,

• Возможность работать с сотрудниками дистанционно, если в компании есть удалёнщики или сеть филиалов,

• Сотрудники имеют быстрый доступ к необходимым документам и справкам, связанным с работой.

В перспективе, работодатели, которые ведут КЭДО в соответствии с требованиями Минтруда РФ, смогут рассчитывать на снижение числа плановых проверок вплоть до их полной отмены.

Дополнительно к плюсам КЭДО, у Битрикс24 есть ещё ряд положительных моментов.

• Соответствует требованиям ТК, как система в которой работодатель вправе вести КЭДО.

• Автоматизация кадровых процессов: найм, адаптация, вовлечение, развитие персонала и оценка эффективности сотрудников.

• Ускорение процессов. Быстрое внедрение новых регламентов, правил ведения документации. Сокращение времени на согласование документов.

• Управление всеми документами сотрудников в одном месте.

• База документов с настройкой уровня доступа и возможностью совместного редактирования.

• Шаблоны. Автоматическое формирование документов по шаблонам.

• Отчёты. Автоматическое формирование отчётов и напоминание о необходимости их подготовить.

• Сокращение числа ошибок. Особенно это важно в финансовых документах и в работе с проверяющими органами.

• Интеграция. Битрикс24 интегрируется с «1С: ЗУП», «1С: Зарплата и кадры» и другими привычными системами, которыми уже пользуется компания.
• Гибкость. Система гибко настраивается, можно использовать в небольших организациях, и в крупных компаниях, добавлять функции.

Мы никому не навязываем переход на кадровый электронный документооборот. Но этот инструмент может пригодиться компании в перспективе, особенно если применение КЭДО облегчит бизнесу прохождение различных плановых проверок. Поэтому считаем, что лучше выбирать готовую систему с большим набором инструментов не только кадровых, но и для бизнеса в целом.

#кэдо #crm #битрикс24 #автоматизацияhr #hr