Пошаговая инструкция по миграции на российский почтовый хостинг

Как быстро перенести корпоративный почтовый ящик и все письма на российский хостинг, не останавливая работу компании.

Перенос почтового сервиса на российский хостинг — популярный запрос в сегодняшних реалиях. Сделать это не так сложно, как кажется. Справится любой опытный пользователь компьютера и интернета.

Чем заменить зарубежные почтовые серверы

Требования к почтовому серверу зависят от специфики и размера бизнеса. Продукты для крупных предприятий должны легко встраиваться в корпоративную инфраструктуру, интегрироваться с корпоративными приложениями и социальными ресурсами, выдерживать большие нагрузки. Среднему и малому бизнесу может быть достаточно инструментов для совместной работы.

Но есть ряд общих факторов, на которые стоит обратить внимание:

• Интеграция с другими приложениями, например с облачным сервисом.
• Инструменты администрирования, такие как журналы действий, по которым можно отслеживать активность сотрудников, или возможность делегировать работу с почтой помощнику. Это и удобно, и безопасно. Например, если сотрудник уволился, его ящик можно автоматически заблокировать, обеспечив сохранность данных и переписки.
• Безопасность. Важно выбрать надежного провайдера и хранить данные в соответствии с законодательством о защите персональных данных в распределенных ЦОДах для обеспечения большей безопасности. Кроме того, стоит убедиться, что у выбранного провайдера есть SLA — это гарантия того, что провайдер позаботится о надежности и бесперебойной работе сервера (у крупных провайдеров с этим, как правило, проблем нет).

На российском рынке представлено множество корпоративных почтовых сервисов. VK WorkMail, помимо полезных функций вроде организации совместной работы, поможет обеспечить высокий уровень безопасности данных за счет инструментов администрирования и управления корпоративного уровня, а также контроля поведения сотрудников, предотвращения утечек и нарушения корпоративной культуры. На базе решения «МойОфис Почта» можно развернуть в компании единую систему коммуникаций между подразделениями — вместе с корпоративной почтой доступны общие календари и адресные книги, бронирование переговорок. В Яндекс.Почте для бизнеса наряду со стандартными функциями почтового ящика также можно пользоваться календарем и сервисом для ведения списков дел.

Как сменить хостинг-провайдера и сохранить электронные письма

После того как почтовый сервер выбран, нужно перенести почту — причем так, чтобы сохранить домен, переписку и настройки переадресации.

Я разберу алгоритм переноса на примере почтового сервера VK WorkMail, поскольку для меня он оказался наиболее удобен. Но если вы выберете любой другой из перечисленных выше, смело пользуйтесь этой инструкцией — процесс примерно одинаковый.

Начинать перенос нужно тогда, когда есть доступ к текущему почтовому аккаунту.

Шаг 1. Настройка аккаунта администратора

Чтобы начать миграцию на WorkMail, нужно создать аккаунт, который будет администратором домена (с помощью панели администратора можно настроить почтовый сервер).

Шаг 2. Регистрация домена

Если почта создается на уже существующем домене, необходимо подтвердить права на него. Это можно сделать одним из четырех способов: DNS-проверка, HTML-файл, метатег или перенос DNS. После подтверждения станет доступен интерфейс администратора.

Корпоративный домен можно создать и с нуля.

Шаг 3. Настройка МХ-записей

Теперь нужно подтвердить MX-запись. Это информация о домене, указывающая на сервер, который обрабатывает почту. Она нужна для того, чтобы другие почтовые серверы отправляли письма на правильный адрес.

Для этого нужно перейти на сайт провайдера, у которого находится DNS-зона управления доменом, и добавить новую MX-запись с необходимыми параметрами. Для каждого субдомена нужна отдельная MX-запись.

Шаг 4. Добавление пользователей

После завершения всех проверок можно приступать к администрированию.

Сначала — зарегистрировать почтовые ящики сотрудников на новом сервере. Для этого нужно добавить в соответствующее поле почтовый адрес пользователя, его имя и фамилию, установить пароль и предоставить автоматический доступ к файловому хранилищу. Для ускорения процесса список пользователей можно выгрузить из исходной почтовой системы.

Если в почтовом ящике владельца домена не указан или не подтверждён номер телефона, на домене невозможно добавить больше одного пользователя.

Шаг 5. Миграция

Последний этап — миграция со старого почтового адреса с сохранением контактов и корреспонденции. Нужно выбрать почтовый сервис, с которого будет осуществляться миграция почтовых ящиков, перенести их все на серверы нового провайдера (в моем случае — biz.mail.ru), а после этого изменить MX-записи. Теперь почта готова к использованию.

Чтобы сообщения с других почтовых серверов попадали в новый ящик, нужно включить сборщик писем. Его каждый пользователь должен авторизовать самостоятельно. После этого все входящие письма будут дублироваться на новую почту.

Миграцию почты можно выполнить за несколько дней без потери критически важной для бизнеса информации.