Как нагружать сотрудников, чтобы им было в кайф

И не хотелось уйти.

Рабочее время и пространство сотрудников в найме регламентировано трудовым кодексом и другими нормативными документами, но законодательные акты упорядочивают и проясняют рабочий процесс частично (или односторонне) . Регламенты касаются таких формальных моментов, как, например, начало и конец рабочего дня (фиксированное время) , продолжительность рабочего дня (фактически — период, в который сотрудник обязан выполнять производственные задачи) , больничные, выходные, отпуск и т. д. Все это задает основную канву трудовой деятельности, но не наполняет ее по содержанию. Как должен проходить день сотрудника на рабочем месте — творческий вопрос, ответ на который работодатель ищет сам.

Исследуя это направление, многие руководители столкнутся с неожиданными открытиями. Например, для кого-то сюрпризом будет тот факт, что ребята в офисе имеют обыкновение отвлекаться от задач и тратить оплаченные часы в личных интересах. Чтобы минимизировать потерю рабочего времени, трату его впустую, без пользы для бизнеса, и сделать рабочий процесс прозрачным, понятным для всех и эффективным, я, бизнес-тренер Александра Журбей, разобралась в том, что такое рабочий день сотрудника в офисе и как им можно управлять.

Для простоты понимания занятость на работе можно поделить на 5 блоков:

1 — рабочие задачи,

2 — общение с коллегами,

3 — удовлетворение естественных потребностей,

4 — отвлечение от работы — перерывы на отдых и восстановление сил,

5 — использование пространства рабочего места (офиса) — в основном это использование офисной и бытовой техники. Иногда нужно подождать, пока загрузится компьютер, или постоять в очереди к принтеру на копирование документов.

Если руководитель рассматривает рабочий день сотрудника и как целостное явление, и каждую из его пяти составляющих по отдельности, он будет более адекватен в своих решениях.

при обеспечении сотрудников работой

1) заниматься только первым пунктом, а именно — обеспечивать сотрудников работой, при этом остальные пункты считать стихийными, «само собой разумеющимися”, »очевидными” или отдавать на откуп сотрудникам, на естественное самораспределение и т.п. Т.е. тем самым игнорировать потребности сотрудников в отдыхе, общении и качественных условиях труда;

2) не заниматься организацией деятельности сотрудников по выполнению рабочих задач или организовывать неэффективно. Непонимание производственных особенностей персонала выражается в таких явлениях, как

Завал — есть такое жаргонное название периода в работе, когда задач много и их количество увеличивается быстрее, чем они решаются. Никто не любит состояние завала. Его готовы переживать от случая к случаю и оправдывать действительно значимыми причинами, подкрепленными личной, профессиональной, карьерной мотивациями. Но никто не хочет задерживаться на работе после окончания официального рабочего времени и уж тем более не любит, когда задерживаться — негласная норма компании. Такая особенность способствует оттоку кадров.

Простой — обратное явление, когда работы нет, а ради видимости деятельности, задачи придумываются руководителем как бы из воздуха или на ходу, без оснований, без привязки к целям компании. В некоторых организациях простой — это норма жизни. Отсутствие или недостаток рабочих задач — повод для беспокойства о зарплате или карьере, и формирует у работников ощущение небезопасности и желание поискать что-то поинтереснее и поперспективнее.

Третья сторона этой медали (низкая эффективность сотрудников при обеспечении оптимальной загруженности) — баланс задач оптимальный, однако ответственные срывают сроки или работают в режиме догонялок, когда на задачу тратится все отведенное время или больше, сотрудник не заинтересован в удачном решении и попросту тянет время, которое в свою очередь предпочитает потратить по собственному усмотрению. Например, посмотреть сериал или выполнить задание с подработки. Если рабочее время отдается на откуп сотрудникам, руководитель спрашивает только за результат и не обращает внимание на жизнь офиса, команда со временем теряет интерес и работник начинает искать удаленную работу.

• низкую производительность труда
• формирование деструктивных взаимоотношений между коллегами (интриги, сплетни)
• неудовлетворенность сотрудников работой
• текучку кадров

Спонтанность, неорганизованность не способствуют адаптации сотрудников, нагнетают стресс, формируют ситуацию неопределенности, небезопасности и желание сбежать с корабля, которого все время бросает то в шторм, то на рифы. Все это серьезно влияет на удовлетворенность сотрудников работой и связано с распределением рабочего времени и содержанием корпоративной жизни.

Направлений, которых управленцу следует придерживаться, чтобы избежать вышеописанных ситуаций, три:

• Придерживаться некоторых принципов своей работы
• Целенаправленно заниматься организацией рабочего процесса коллектива
• Ориентироваться на здоровый баланс рабочего времени

• Принципы

• Учитывать и не игнорировать особенности труда, естественные потребности человека на рабочем месте. Лояльность руководителя к проявлениям личных особенностей всегда ценится сотрудниками. Например, по просьбе отдела установить кондиционер или разрешить перепланировку или одобрить другие инициативы, связанные с организацией рабочего времени и пространства.
• Управлять рабочей нагрузкой в тенденции “работайте меньше, но умнее”. Транслировать прежде всего внимание к результатам труда, стараться оптимизировать процесс, усовершенствовать его и сделать интереснее и легче для своей команды.
• При обнаружении проблемы начинать нужно не с претензии, а с анализа собственных методов. Столкнувшись с нежелательным поведением на работе, в первую очередь проанализировать ситуацию, ее причины. В семейной психологии говорят, что претензии убивают отношения супругов, отношения на работе, в этом случае очень, похожи.
• Организовывать и регулярно инспектировать организацию корпоративного пространства. Выделить в отдельную задачу организацию рабочего времени и пространства офиса — проанализировать, чем они наполнены, как это влияет на сотрудников и результаты бизнеса. Что снижает производительность? Как можно ее повысить через изменения в графике или пространстве офиса? Как организовать пространство так, чтобы управлять количеством времени, в которое сотрудники отвлекаются? Возможно, обсудить с коллективом или провести анонимный опрос.
• Избегать многозадачности. Такая полизадачность создает иллюзию продуктивности, а в апогее развития — и деятельности вообще. Многозадачность рождается из хаотичной постановки задач, отсутствия стратегического целеполагания, планирования и несистемного управления интенсивностью труда. Использование проверенных инструментов для управления проектом, контроль узких мест, выявление оптимального уровня работоспособности команды — все это обеспечит стабильную и оптимальную нагрузку всех сотрудников, и тем самым будет работать не только на результаты проекта, но и на степень удовлетворенности работой коллектива.

• Организация рабочего времени

За рабочим временем сотрудников хорошо не следить, а организовывать его. Степень организованности — одна из характеристик компании, которая является показателем качества для сотрудников.

“Отвлекаться от работы” — это нормально, руководитель направляет внимание сотрудников на объекты и занятия, чтобы потеря продуктивности была минимальной, а отвлечение восстанавливало силы и повышало мотивацию. Зачем отвлекаться? В первую очередь чтобы поднять уровень работоспособности и вернуться к рабочим делам через профилактику утомляемости, снижение уровня стресса, улучшения настроения и повышения мотивации.

Если руководитель целенаправленно не займет время персонала, учитывая особенности труда и потребности, то сотрудники займут его сами, и могут возникнуть противоречия, а следом появятся интриги и конфликты. Через управление рабочим временем руководитель поддерживает необходимый уровень производительности.

— часть работы над корпоративной культурой

Вот несколько полезных идей, как организовать время и пространство, чтобы регламентировать процесс отвлечения от рабочих задач:

• “живой уголок” — рыбки, птички и другие животные в офисе изменят атмосферу в коллективе;
• корпоративные пикники на полянке, в парке — эффект новизны повышает производительность и настроение;
• огород в офисе — создаст атмосферу уюта;
• «тихий час» — да, как в детском саду, взрослым теперь тоже могут вздремнуть в середине рабочего дня;
• физическая нагрузка — спортзал или тренажеры для занятий прямо в офисе;
• комната отдыха с настольными играми — настолки сплачивают людей и повышают когнитивную функцию;
• корпоративные турниры по хоккею, футболу и т. п.;
• плавающее начало дня.

Сбербанк, Яндекс, Google и другие крупные компании постоянно экспериментируют с наполнением времени и пространства офиса, но главное — они занимают своих сотрудников, чем делают время проведенное на работе максимально приятным. Иногда даже более приятным, чем личное.

Прежде чем выбрать формат, обязательно нужно знать мнение команды.

• Баланс

В компании, где ТОПу нет дела до корпоративной культуры, разбалансировка рабочего времени может выглядеть так: значительная доля рабочего времени отводится на отвлечение от работы — 20-50%. Большинство руководителей о таком даже не догадываются. Далее, если задачи не в полной мере согласованы или прояснены, то часть времени команды уходит на внутреннее обсуждение планов, формулировок, уточнение, отстройку гипотез и т. д. Поскольку обсуждение не было спланированным, организованным, то оно может занимать до 30% времени ежедневно. Кроме того, есть время на удовлетворение естественных потребностей и оно входит в рабочее, а не в регламентированный перерыв — никто не будет ждать до обеда, чтобы сходить в туалет или выпить чай. Потребности обыкновенны, но занимают до 15% времени.

Сколько же остается на продвижение бизнеса вперед, к богатому будущему? 5-55% Да-да, бывают дни, что сотрудник работает над задачами не более 30 минут из 480 положенных. А еще есть социальные сети, скроллинг, чтение новостей.

Итого:

Отвлечение от работы — 20-50%

Стихийные обсуждения — 10-30%

Удовлетворение естественных потребностей — до 15%

Выполнение задач — 5-55%

Руководителю стоит поработать над решением задачек: повышение качества совещаний и управление свободным временем и пространством для отдыха сотрудников. По второй задачке описаны примеры решения выше, а для решения первой можно использовать уже зарекомендованный подход, например, scrum, где ежедневно проводятся daily, на которых за 10-15 минут команда задает вопросы руководителю и отвечает на такие вопросы, как Что уже сделано к этому моменту? Что еще не сделано? Что в процессе?. Ответы на них стимулируют продуктивность. Также периодически и независимо от характера задач рекомендуется проводить ретроспективу и планирование на короткий срок или sprint. Регулярный совещательный процесс, который встроен в рабочее время, исключает необходимость обсуждения проблем. Обсуждение может быть успешно регламентировано и добавит 10-30% к непосредственно рабочему процессу.

персонала может выглядеть так:

Отвлечение от работы, а именно — участие в корпоративной жизни — 10-20%

Удовлетворение нужд — до 15%

Рабочий процесс: совещание — 10-15% и выполнение задач — 50 — 65%

Такое распределение внимания дает возможность сотруднику самому распределять нагрузку не только в течение одного дня, но и на другой дистанции, и так сохранять стабильный уровень работоспособности, избегая переутомления и выгорания.

Неорганизованность рабочего времени главным образом выражается в бессистемном подходе и влияет на производительность. Трудно сохранять высокий КПД, когда нет понимания, чего ждать в офисе завтра. Поэтому управление такими параметрами, как время, пространство и характер рабочего процесса формирует продуктивную корпоративную атмосферу, а сотрудникам помогает привыкнуть, вовлечься и сродниться с офисом и командой.

#управлениеколлективом #руководитель #топ_менеджеры #менеджмент #управлениекомандой #команднаяработа