7 советов по тайм-менеджменту для начинающих

Всем привет! На связи команда Projecto, и сегодня мы расскажем, как управлять временем так, чтобы казалось, будто в сутках все же 25 часов, а в неделе – 8 дней.

В современном мире запрос у всех в этой области (от топ-менеджера до линейного сотрудника) один: нужно минимизировать количество ошибок и успевать делать как можно больше в единицу времени.

Именно здесь не стоит замечать препятствий на пути к достижению поставленной цели. Нужно собраться, сконцентрироваться и использовать все ресурсы на движение. Если вы сфокусированы на одном деле, то вам проще добиться нужного результата.

Любые мелочи сегодня могут отвлечь вас от важного дела – и они будут только отдалять вас от поставленной цели. В том числе это общение в мессенджерах, просмотр видео, залипание в лентах соцсетей, мемы и прочая деятельность, не имеющая с работой ничего общего. Так ваше время незаметно уходит вникуда. Вроде бы весь день был занят – а воз и ныне там.

Кроме того, можно столкнуться с мелкими видами работ, не имеющими связи с направлением. Их к отвлекающим факторам не относят, поэтому задачи нужно учитывать и выполнять, но это делать это с учетом составленного графика.

Инструменты Projecto помогают эффективно планировать время, ставить задачи и формировать на их основе события.

Чтобы все успеть, лучше действовать заранее. Делайте хотя бы небольшие шаги в рамках большой задачи, чтобы к дедлайну у вас уже был приличный объем сделанной работы.

Так у вас будет время для маневров и на внесение небольших правок, которые неизбежно появятся после сдачи проекта.

Для достижения хороших результатов нужна планомерная работа, при возможности берите сроки, которые превышают дедлайн, а справляйтесь быстрее. Но лучше всего оставлять лишние часы еще на этапе начала распределения задач.

Динамика имеет огромное значение – это то же самое, что бежать марафон. Важно держать хороший темп и не действовать рывками. Если передвигаться слишком быстро, вы не справитесь, в долгосрочной перспективе выиграют те, кого вы давно обогнали. А можно и вовсе не попасть на финишную черту.

Календарь в Projecto поможет держать время проекта и важные сроки в удобном представлении и не забывать о них.

Если на вас нагружают больше работы, чем вы можете взять, страдают более важные задачи и ваша репутация. Не стоит воровать у себя время и ресурсы, проще сразу ответить отказом на просьбы выполнить чужую работу. Но важно учитывать, что иногда просят помочь, а это совсем другое, чем требование сделать задачи за другого человека.

В Projecto каждый сотрудник может следить за своей загрузкой, а ответственные лица – видеть ее и не пытаться встроиться в стройный ход вашего проекта.

Большая ответственность, нагрузки и плотный график – такое выдержит не каждый, может казаться, что вы не можете ничего отложить. Но обязательно нивелировать усталость и экономить силы.

В случае, когда это сложно, к примеру: у вас плавающий график и совсем нет времени на тайм-аут, нужно добавить отдых в график. Даже если вы очень загружены.

Именно эти промежутки между деятельностью позволят справиться с личными вопросами или действиями, которые не относятся к рабочей деятельности. Можно почитать новости, посмотреть видео, полистать ленту в социальной сети, позвонить родным.

Легко можно забыть о важных вещах, если у вас достаточно плотный график. Если у вас нет никакого ПО, то для формирования идей, проектов, задач и контроля их реализации можно завести стикеры, блокнот или выбрать любой другой способ.

В случае, если вы записали данные на огрызке листочка, то в дальнейшем нужно продублировать их так, чтобы они не затерялись. Иначе потом концов не найти.

Старое выражение «Разделяй и властвуй!» все еще работает. Раздробив большую задачу на маленькие цели, вы получаете шанс все успеть за рабочий день.

Также отлично себя показывают схемы с работой периодами от 15 минут до 1 или 2 часов. Но так есть риск попасть в ловушку микроменеджмента: в такой ситуации можно потерять продуктивность и мотивацию, поскольку свободы практически не остается.

Важно выбрать софт, который идеально подойдет для ваших задач и задач вашей компании. Таким образом можно быстро согласовывать важные точки проекта и автоматизировать процессы. Кроме того, вы получаете прозрачность – все участники проекта видят его ход и вклад каждого члена команды. Чтобы не утонуть в разных источниках данных и ничего не забыть, проще использовать одну платформу под все эти задачи.

Для организаций малого и среднего размера существует платформа Projecto.

Что в ней можно сделать:

• Вести учет контактов контрагентов, их документов;

• Получать представление задач в виде диаграмм и других наглядных и легко считываемых форматах;

• Обсуждать вопросы в корпоративном чате, в чатах можно вести и личное общение;

• Быстро извещать команду об изменениях через push-уведомления и мессенджеры;

• Разделить задачи на более мелкие, вести рабочие календари;

• Получить доступ к облаку высокой надежности (обеспечено соответствие 152-ФЗ);

• Можно контролировать статус проекта или задачи, получать обратную связь, переназначать задачи другому исполнителю и так далее.

Также возможны контроль статуса, получение обратной связи, передача поручений и так далее.

#таймменеджмент #управлениепроектами #управлениевременем #управлениебизнесом

Также читайте другие статьи в нашем блоге:

• 7 примеров профессиональных достижений;
• Как правильно организовать работу в удаленном режиме;
• Управление проектами для чайников;
• Топ-10 книг по тайм-менеджменту;
• Фотография рабочего дня сотрудника.

Источник: официальный канал Projecto на Дзен