vc.ru ищет PHP Middle разработчика

Гайд по Notion для бизнеса: 14 шаблонов для рекрутинга и HR

Поддержите эту статью, если вам интересно посмотреть другие шаблоны — мы ведём в Notion все внутренние дела нашей компании.

В закладки

Мы занимаемся веб-разработкой и уже два года работаем только с удалёнными сотрудниками. Нас можно найти в рейтингах Tagline: с 2016 года в рейтинге веб-интеграторов, с 2019 — в digital production. Входим в топ-30 разработчиков России в сферах «Строительство» и «Мода и красота».

Максим Панфилов
директор Ratio

Все внутренние процессы Ratio ведутся внутри одного приложения. В своё время мы отказались от Workplace by Facebook, Asana и Pipedrive. Почти перестали использовать офисный пакет от Google, но всё же оставили там официальные бумажки и некоторые таблицы.

Шаблоны из этой статьи можете использовать, как вам угодно: работайте по нашей схеме или меняйте документы под себя. Критика в комментариях тоже приветствуется.

Чтобы скопировать шаблон в свой Notion, нажмите на Duplicate

Шаблоны для рекрутинга

У нас маленькая текучка, поэтому пассивный приток кандидатов скорее мешает — приходится чаще разгребать почту. Мы сделали HR-страницы, которые доступны только по ссылке: их можно отправить потенциальному кандидату на почту, а случайные люди ничего не увидят.

На первых собеседованиях мы пользуемся услугами специалистов по найму, а им нужна понятная инструкция. Да и на последующих этапах нашим сотрудникам удобнее проверять кандидатов по регламенту: все вопросы и критерии оценки перед глазами.

Чтобы не терять информацию, мы сделали отдельную CRM для кандидатов. Там мы записываем контакты, храним тестовые задания, видео с созвонов и ревью от действующих сотрудников.

По понятным причинам мы не можем показать реальную карточку кандидата, но в шаблоне перечислена информация, которая должна быть внутри карточки на каждом этапе.
Объявление на vc.ru
Финансы
Как построить финансовую модель вашего стартапа за 40 минут
Бесплатный авторский шаблон и пошаговая инструкция для создания финансовой модели.

Вы выбрали кандидата, но что дальше? В регламенте всё расписано по пунктам — это удобно, можно попросить подключить новичка кого-нибудь из подчинённых.

Увольнять сотрудника тоже лучше с регламентом в руках. Если забудете про его аккаунт в том же Notion, в корпоративной системе безопасности появится брешь. У нашего редактора на предыдущем месте работы два года не могли забрать админку от корпоративного «Фейсбука» — ему пришлось несколько раз напоминать об этом.

В регламенте расписано, как лучше рассказать команде об увольнении сотрудника — просто пройдите по чеклисту и всё будет в порядке.

Шаблоны для HR

Первое, что должен увидеть в Notion новый сотрудник. Обратите внимание на виджеты и ссылки — стартовая страница работает как хаб для основных разделов в корпоративной базе знаний.

У нас полностью распределённая команда, сотрудники редко видят друг друга и почти не обмениваются новостями. Поэтому мы делаем это централизованно.

Основной пост выходит раз в месяц, а если происходит что-то особенно интересное, то делаем внеочередной документ. Ссылки распространяем через корпоративный мессенджер Slack.

Раньше мы использовали для тех же целей почтовую рассылку, но в Notion удобнее: сотрудники сами могут заполнять документ и читаемость выше, чем у писем.

Обратите внимание на раздел «Благодарности». Мы добавили его недавно, команде понравилось: некоторые сотрудники передают спасибо по 5–6 раз в месяц.

Приложения, которые мы используем в работе. У каждого сервиса есть отдельная страница с гайдом как подключиться и использовать.

Про отпуск часто спрашивают, поэтому мы посвятили ему отдельный документ. Календарь отпусков подключен к нашему Slack: когда кто-то бронирует дату отпуска, все в компании получают уведомление.

Подключить страницу к Slack можно через меню Updates.

База — это как телефонная книга на стероидах. Помимо контактов мы просим сотрудников написать рассказ о себе. Очень помогает на удалёнке: после прочтения понимаешь, что с тобой работают живые люди, а не чат-боты.

Эта страница не связана с базой: доступ есть только у сотрудника и непосредственного начальника. Здесь мы фиксируем договорённости, к которым пришли на созвонах по развитию, а также ведём дневник рефлексии. Менеджеры также составляют там списки задач (разработчики используют YouTrack).

В карточках у новичков всегда есть чеклист по включению в работу: где зарегистрироваться, что сделать, кому написать.

Подписывайтесь на Telegram-канал

Я веду телеграм-канал @panfilovonline, в котором рассказываю про управление удалённой командой. Подписывайтесь, чтобы не пропустить статьи с другими шаблонами для Notion.

{ "author_name": "Максим Панфилов", "author_type": "self", "tags": ["\u043d\u0430\u0451\u043c","notion"], "comments": 17, "likes": 22, "favorites": 182, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 134410, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 16 Jun 2020 17:23:43 +0300", "is_special": false }
Маркетинг
Кейс регионального магазина стройматериалов: сегодня нужно быть везде
Рассказываем о нашем опыте вывода в онлайн томского магазина строительных материалов, каких показателей достигли и как…
Объявление на vc.ru
0
17 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
5

Отзыв сотрудника Ratio о переходе на Notion:

Существенно облегчил жизнь Notion для дизайнера:
1. Перенесен планинг на доску и все сотрудники видят загрузку, могут добавлять задачи, прикреплять документацию. Удобная система вложенности. Все данные по проектам в одном месте.
2. Удобные функции Notion такие, как: мгновенное прикрепление ссылок, комментарии с пометками человека, выставление дедлайнов с напоминанием, персонализирование личной страницы под себя.
3. Ведение внутреннего блога по внутренней дизайн-системе, база знаний по воркшопам, чек-листы для дизайн-чека
4. Видны все проекты компании, все прозрачно, можно поинтересоваться статусами других проектов, этапами разработки и, даже, что-то порекомендовать и помочь улучшить =)

Ответить
3

Катя, спасибо за содержательный фидбек!

Ответить
2

Спасибо, очень полезно! 
Максим, а вы в Notion только регламенты ведете? Управление проектами осуществляется в другой среде?

Ответить
4

Рад, что шаблоны пригодились!
Управление проектами тоже организовали в Notion — там у нас CRM и менеджерские задачи. Позже опубликуем статью с соответствующими шаблонами)

А вот задачи разработчиков оставили в YouTrack.

Ответить
2

Круто, буду ждать, спасибо!

Могу показать свою систему (я уже размещал это видео в другой статье о Notion, но на всякий случай продублирую). Будет любопытно сравнить как у вас все.

P.S. Писал видео для клиентов, сначала много общих слов - поэтому если хотите «мяса» можно сразу мотать на 11:40.

Ответить
2

Максим, отличное видео, спасибо! Тоже возьмём для себя на заметку несколько приёмов ;)

Ответить
2

Максим, спасибо за материл, положил в закладки! Расскажи, а есть компании, которые помогают выстроить базу знаний и регламентацию в notion для бизнеса? Может вы бизнесу помогаете с такими задачами?

Ответить
2

Макс, благодарю за вопрос! Вот, как видишь, стараемся помогать бизнесу таким контентом — а друзей, как ты знаешь, консультируем бесплатно :)) Прямо специализированного консалтинга, который помогает базы знаний строить и регламенты именно в Notion, не знаю, но по процессам хорошие курсы есть у Ани Карауловой: http://annakaraulova.ru

Ответить
2

Вообще, я скептически отношусь к таким решениям, по крайней мере, когда сам внедряю. Потому что раз за разом сталкиваюсь с тем, что с ростом точности такой документации пропорционально растет саботаж со стороны сотрудников. Чем больше материалов в гайдлайне по контенту, к примеру, тем чаще оказывается, что где-то сотрудник не понял, где-то недочитал. Как результат, к системе регулирующих документов становится нужен еще контролер, который проверяет: а. ознакомление с регламентом, б. следование букве регламента. Как с этим работаете?

Ответить
3

Абсолютно с тобой согласен, но здесь, конечно, дело не в инструменте, а в процессе внедрения. Когда подключаем сотрудника, обязательно проходимся по базовым регламентам, задаём наводящие вопросы, проверяем, что он изучил. По-хорошему, конечно, нужно это автоматизировать в какой-нибудь LMS или тестирование делать.
А потом ещё проблема в том, что процессы и регламенты могут меняться. Руководителям нужно опять со всеми проговорить, удостовериться, что всё запомнили. Если это не автоматизировано на команде 20+ человек, тратится много ресурсов. А если ещё и текучка персонала, то без системы проверки знаний не справиться никак.
За не следование регламентам не наказываем, достаточно, если человек видит, что несоблюдение привело к плохим последствиям — на своих ошибках учиться лучше всего.

Ответить
2

Спасибо, классная статья) Веду HR в ноушен и получила кучу отличных улучшений на примере ваших шаблонов!

Ответить
0

Бася, спасибо за комментарий! Приятно знать, что шаблоны оказались полезными.

Ответить
0

Что мешало использовать миллион канбан систем до notion?
Если для сотрудника это реально в новинку, значит компания не пыталась ранее нормально построить процессы

Ответить
2

Не соглашусь) Компания всегда искала решения для улучшения рабочей системы внутри команды, просто Notion оказался для нас самым удобным и подходящим инструментом, отвечающим нашим требованиям)

Ответить
1

Максим, как раз размышлял о создании нечто подобного в HR у себя в компании и наткнулся на вашу статью с шаблонами. Очень полезно. Спасибо что поделились! ✊🏻

Ответить
1

Андрей, буду рад, если наши наработки окажутся полезными! 👍

Ответить

Комментарии