{"id":13665,"url":"\/distributions\/13665\/click?bit=1&hash=1f74371b92976bb7eb39e8e1e994798dc7a0874ab4dab08a014c395da12deca9","title":"\u0422\u0435\u043c, \u043a\u0442\u043e \u0434\u0430\u0432\u043d\u043e \u043f\u0440\u043e\u0441\u0438\u043b: \u0441\u043e\u0432\u0435\u0442\u044b \u043f\u043e \u0432\u044b\u0445\u043e\u0434\u0443 \u043d\u0430 \u00ab\u042f\u043d\u0434\u0435\u043a\u0441 \u041c\u0430\u0440\u043a\u0435\u0442\u00bb","buttonText":"\u041e\u0442\u043a\u0440\u044b\u0442\u044c","imageUuid":"3273b238-d5a8-58cd-b0c5-c15009218a81","isPaidAndBannersEnabled":false}

Гайд по Notion для бизнеса: 10 шаблонов для СRM и управления проектами

Поддержите эту статью, если хотите увидеть другие шаблоны — мы ведём в Notion все внутренние дела нашей компании.

Мы занимаемся веб-разработкой и уже два года работаем только с удалёнными сотрудниками. Нас можно найти в рейтингах Tagline: с 2016 года в рейтинге веб-интеграторов, с 2019 — в digital production. Входим в топ-30 разработчиков России в сферах «Строительство» и «Мода и красота».

Максим Панфилов

Все внутренние процессы Ratio ведутся внутри Notion. В своё время мы отказались от Workplace by Facebook, Asana и Pipedrive.

Шаблоны из этой статьи можете использовать, как вам угодно: работайте по нашей схеме или меняйте документы под себя. Критика в комментариях приветствуется.

Чтобы скопировать шаблон в свой Notion, нажмите на Duplicate.

CRM

Когда к нам приходит потенциальный клиент, первым делом мы оцениваем выгоду от сотрудничества с ним. Бывает, что проект интересный, но с нашими ставками исполнителей мы можем сделать его только себе в убыток. Таких клиентов мы отсеиваем с помощью чеклиста и передаём партнёрам.

Наш менеджер проверяет проект по чеклисту. Если лид соответствует всем пунктам — это наш клиент.

Список контактных лиц в компаниях, связанных с Ratio. Здесь мы храним ссылки на партнёров и заказчиков, а также делаем пометки — кто за что отвечает и как лучше общаться с конкретным человеком.

Список всех компаний, которые с нами сотрудничают. Тегами помечаем, чем именно занимается компания и в каких она с нами отношениях (партнёр или заказчик). База связана со списком сотрудников и архивом проектов: если изменить состав команды или связанные проекты в любой из трёх таблиц, то в остальных эта информация тоже появится.

Шаблон документа, который мы показываем клиенту на созвоне до подписания договора. В основном там расписывается формат работы над проектом.

Управление проектами

База — это как телефонная книга на стероидах. Помимо контактов мы просим сотрудников написать рассказ о себе. Очень помогает на удалёнке: после прочтения понимаешь, что с тобой работают живые люди, а не чат-боты.

В управлении проектами база сотрудников нужна, чтобы отмечать ответственных в карточках.

Главная информационная страница о проекте и архив проектов соответственно. Чтобы добавить новый проект, мы дублируем страницу-шаблон.

У Notion есть функция создания шаблонов по кнопке, но мы обнаружили баг: внутри нашей карточки много вложенных документов, поэтому Notion выдаёт ошибку при создании страницы. При этом через Duplicate шаблон копируется нормально — странно, но мы подстроились.

После копирования шаблона заполняем базовую информацию о проекте: даём название, назначаем ответственных, отмечаем компанию-заказчика и партнёров. Внутри шаблона более 20 чеклистов, которые сильно упрощают работу менеджерам, дизайнерам и разработчикам.

Шаблоном удобно пользоваться, потому что он сам создаёт документы и чеклисты — не нужно искать их в базе, чтобы скопировать.

Файлы разделены по этапам и создаются только после нажатия кнопки, так что можно добавлять их по необходимости. Допустим, мы сделали дизайн, а потом проект был заморожен — в этом случае чеклисты на разработку не нужны и в карточке проекта их не будет.

Также во время работы я сворачиваю завершённые этапы, чтобы не мешали.

Борис Лисовенко

Чтобы кнопки с чеклистам начали работать, вам придётся скопировать шаблон в свой Notion. Но мы создали пример проекта, чтобы вы сразу могли взглянуть на документы.

Чеклисты и документы создаются нажатием на кнопку. Завершённые этапы работы можно свернуть.

Обратите внимание на вложенные страницы в верхней части шаблона. устаревшая информация о проекте отправляется в Архив, договорённости с клиентом фиксируются в Созвонах, а разработчики заполняют файлы Документация и Технический долг.

На остальных документах остановимся подробнее.

Канбан-доска, на которой видны основные этапы развития проекта. При копировании шаблона автоматически создаются типичные страницы, которые нужны практически каждому сайту.

После запуска проекта команда собирается на созвон и рефлексирует: что было хорошо, что не очень, на что обратить внимание в следующий раз. Результаты заносим в этот документ.

Здесь тестировщики описывают баги, чтобы потом разрабы могли их исправить.

Подписывайтесь на Telegram-канал

Я веду телеграм-канал @panfilovonline, в котором рассказываю про управление удалённой командой. Подписывайтесь, чтобы не пропустить статьи с другими шаблонами для Notion.

0
46 комментариев
Написать комментарий...
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Лично мне Notion нравится, да и команда втянулась буквально за месяц — сейчас уже не помним, как было без него.

Не без косяков, конечно — один из них я даже описал в статье. Забавно, что кнопка добавления шаблона и Duplicate триггерят одно и то же действие, но почему-то всё нормально работает только во втором случае.

И да, Notion развернули мощную пиар-компанию, но я всё равно хотел поделиться своими наработками. Шаблоны из внутренней библиотеки сервиса кривоваты, мы всё допиливали ручками — так почему бы не раздать результат таким же энтузиастам?)

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

*пиар-кампанию. Не знал, что на vc опечатку исправить можно только в течение 5 минут. 

Ответить
Развернуть ветку
Борис Лисовенко

Для нас Notion - это удобный инструмент, который смог заменить несколько других решений.

Самое главное для меня:
1. Простая CRM-система
2. Ведение карточек проекта (начиная от брифов и расшариваемых мануалов клиентов, заканчивая беклогом и технической документацией)
3. База знаний - описание всех бизнес-процессов, чеклисты и вот это все :)
4. Личный список дел (в структуре общей БЗ проще и быстрее ставить задачи со ссылками на страницы Notion + обсуждать многие вопросы во встроенных комментариях)

Кажется, у Notion и раньше был бесплатный тариф. Тем не менее, мы с самого начала пользуемся платной версией.

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Kuznetsov

На бесплатном тарифе было ограничение числа блоков, которое я выбрал одним большим конспектом.

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Янковская

Notion как CRM система, это очень громко. Это для микробизнеса расширенное облако с редактором и базой знаний.

Работа со звонками, соц сетями, заявками, карточками клиентов, расчеты/подсчёты через формулы и т.д. и т.п. отсутствует и для полноценной системы управления взаимоотношениями с клиентами не годится.

Так, вести заметки/базу знаний/дорожную карту, играться с шаблонами, не более. 

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Промахнулся окном коммента и теперь он уполз ниже по ленте, поэтому продублирую)

Ольга, действительно, для компаний с большим потоком лидов и отчётностью Notion в качестве CRM-системы не подойдёт.
А как раз для нашего микробизнеса функций вполне хватает — мы получаем меньше 100 входящих запросов в месяц, не строим отчёты и формулы по воронке и не пользуемся телефонией.

Ответить
Развернуть ветку
Michael Stepanov

Там есть подсчеты через формулы и можно настроить различные расчеты прямо в database, а потом экспортировать, если надо. 

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Alto

А как вы смотрите все актуальные задачи по всем проектам?

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Иван, спасибо за вопрос!

Оперативное управление задачами производства мы ведём в YouTrack: там разработчики списывают время на задачи, меняют статусы, тимлид получает задачи на ревью. Подробнее рассказали тут — https://www.ratio.digital/journal/management-ratio/

В беклогах проектов в Notion у нас хранится описание задачи, ссылку на которое мы копируем в YouTrack в качестве "ТЗ".

Теоретически, если бы не было привязки разработчиков к YouTrack, можно было бы сделать общую БД в Notion со всеми задачами, а в отдельных страницах проектов сделать её представления с фильтром по проекту.

Ответить
Развернуть ветку
Борис Лисовенко

Добавлю, что еще у нас в Notion есть раздел с задачами и событиями, который используется только менеджерами - уведомления, напоминания о продлении лицензий и т.д.

Сейчас занимаемся его реструктуризацией и более плотной интеграцией этого раздела в личные карточки менеджеров.

После завершения работ и обкатки в наших процессах, можно будет рассказать о нем в будущих статьях.

Ответить
Развернуть ветку
Michael Stepanov

Я сначала создавал по потребностям, но с расширением перешел на создание по отделам. У каждого есть свои страницы задач, базы данных и подогнанная под конкретный отдел database. У разрабов, например, канбан доска с ведением задач и база фич, у продажников база компаний и клиентов. 

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Спасибо за уточнение, Боря :)

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Рыбак

Отлично, интересно!

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Спасибо! Давно хотел поделиться шаблонами, наконец-то руки дошли выложить.

Ответить
Развернуть ветку
Ваня Пупкмн

Максим, отлично, буду использовать !

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Рад, что шаблоны пригодились!

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Баданин

Третий год сижу на платном аккаунте Notion и все равно до конца не могу понять - как его готовить, чтобы было не больно.

Слабое место Notion - поиск, который не умеет искать по части слова или синонимам, сквозной системы классификаторов (тегов) нет, поиска по другим атрибутам тоже нет.
При росте количества заметок и ветвлении ты либо должен знать где в дереве ты спрятал знания по определенной теме, либо очень точно подобрать слова при поиске, либо пичкать каждую заметку ключевыми словами с тем, чтобы потом это можно было как-то находить.

По итогу свалил все заметки в одну базу данных и пытаюсь управляться ими с помощью тегов (привет, evernote!).

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Дмитрий, действительно, тегов в Notion нет, единственное: можно в таблице создать свойство с мультиселектом — мы так делаем в базе полезных ссылок, как я понял, вы тоже имели это в виду.

А по вхождению подстроки вроде ищет норм — тоже приложил скрин.

Ответить
Развернуть ветку
Vladimir Mirolubow

вот вот, я как раз про них говорил. можно выставлять сущностям любые теги/параметры/категории/значения и далее работать с сущностями фильтруя их по ним

Ответить
Развернуть ветку
Vladimir Mirolubow
>> При росте количества заметок и ветвлении ты либо должен знать где в дереве ты спрятал знания по определенной теме

дак должна быть построена общая концепция структуры данных, Ношен же не может за вас приоритезировать и упорядочить всё, что вы в него записали ))

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Баданин

Мне ориентироваться помогают множественные классификаторы или теги плюс сохранённые запросы на базе нескольких атрибутов. В notion нативно они не поддерживаются, только костылями.

Ответить
Развернуть ветку
Vladimir Mirolubow

эм, а как же custom fields у объектов, которые можно превратить в любые теги/параметры для дальнейших сортировок и прочего?

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Дмитрий, а подскажете, какими костылями? Имеете в виду представления с предустановленными фильтрами или что-то другое?

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Владимир, согласен — но когда появляется больше трёх уровней вложенности + базу поддерживают несколько людей, уже бывает трудно сориентироваться.

Ответить
Развернуть ветку
Anton Flotskiy

Вот и я думаю, что для CRM с активной базой 200+ и лидами от 500 и выше Notion, при всей моей любви к нему, не вариант

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Антон, согласен полностью. Что для таких раскладов посоветуете?

Ответить
Развернуть ветку
Michael Stepanov

Почему? 

Ответить
Развернуть ветку
Stepan Cheltsov

Максим, спасибо, но лично мне не хватает динамики. 

Вроде все тезисы верные, но как происходит непосредственная работа - непонятно. Кто куда кликает, что получается, что не получается из-за каких-то ошибок в работе. Вот эта вся рутина ежедневной работы.

Можно попросить в третей части записать видео с демо-клиентом и демо-проработкой проекта от А до Я?

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Думаю, правда стоит записать короткое видео. Попробую сделать это в следующей части, спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Nick Butler
Ответить
Развернуть ветку
Mark Rapida Gromov

Чем он лучше того же Confluence? И причем здесь CRM?

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Конфлюенсом плотно не пользовался, насколько представляю, это просто вики — в Notion же есть возможность выстраивать таблицы баз данных, связанные через свойства, и это даёт больше возможностей.

В качестве CRM-системы в данном контексте как раз используется такая таблица: вносим в неё данные о входящих заявках, собираем информацию о запросе, меняем статус у карточки: когда совершается продажа, карточка становится полноценным разделом с документацией о проекте в один клик.

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Baklaev

Шаблоны стали платными или к ним просто закрыли доступ?

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Сергей, перенесли внутри у себя и изменились ссылки, шаблоны из статьи теперь можно найти тут: https://www.notion.so/studioratio/CRM-Notion-aaa6a97ecc604533851b3933362d284d

Но ещё я запустил телеграм-рассылку с этими и другими шаблонами, а также с пошаговой инструкцией, как настроит бизнес-процессы в Notion у себя в команде: http://t.me/CorpNotionBot

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Baklaev

Спасибо!
Да, подписался сразу же после прочтения статьи.

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Ольга, действительно, для компаний с большим потоком лидов и отчётностью Notion в качестве CRM-системы не подойдёт.
А как раз для нашего микробизнеса функций вполне хватает — мы получаем меньше 100 входящих запросов в месяц, не строим отчёты и формулы по воронке и не пользуемся телефонией.

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Артем Петрус

Вы меня, конечно, извините, но тут недавно про пачку статья была, там вот точно все бесплатно, и не нужно таких парилок устраивать. У меня ничего, кроме вопроса «зачем?» не появилось. Но похвалить, конечно тоже можно, так вот взять и сделать функциональную дичь. Круто!

Ответить
Развернуть ветку
Алёна Желюнова

Ребята, спасибо большое, как раз пыталась разобраться как сделать системными проектные доски! Я из сферы маркетинга, но под себя подстроить такие шаблоны на раз два) 

Все круто и понятно, и я на сколько поняла у вас получается страницы проектов находятся в общем Table? 

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Алёна, да, для проектов отдельная база — можно настроить представление и списком, и таблицой, и карточками — как удобно. Внутри каждой записи в базе (страницы проекта) — материалы в подстраницах с потенциально бесконечной вложенностью и любой внутренней структурой.

Ответить
Развернуть ветку
Алёна Желюнова

Только увидела, спасибо да уже разобралась в целом) сделала под свои запросы 

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

👍🙂

Ответить
Развернуть ветку
Илья Резник

Доступ к шаблончикам то теперь закрыт(

Ответить
Развернуть ветку
Максим Панфилов
Автор

Илья, перенесли внутри у себя и изменились ссылки, шаблоны из статьи теперь можно найти тут: https://www.notion.so/studioratio/CRM-Notion-aaa6a97ecc604533851b3933362d284d

Ответить
Развернуть ветку
Юрий Фонарев

спасибо

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 46 комментариев
null