3 проблемы удалённой работы и 13 советов, как их решить

Жизнь нас к работе на удалёнке не готовила, зато подготовил 2020-й год. С наступлением осени ситуация не прояснилась. Будет «новая волна»? И если будет, то какая: «девятый вал» или простая рябь? Как бы то ни было, за весну и лето мы научились главному — эффективно работать не в офисе. И теперь готовы поделиться проверенным опытом одного из наших партнёров со всеми подписчиками.

В этом году на удалённую работу перешли, кажется, вообще все. И многие, грезившие об удалёнке как о панацее от опостылевшей офисной работы, столкнулись с реальностью — удалёнка это круто, но тяжело.

Александр Машков, маркетолог и редактор сервиса управления проектами WEEEK, поделился советами, которые помогут справиться с препятствиями и эффективно работать на удалёнке.

Я почти 8 лет (с микро-перерывами) работаю удалённо. Причём у меня самый сложный вариант удалёнки — работа из дома. Хотя, казалось бы, чего сложного?

В общем, работать на удалёнке конечно круто:

• не надо тратить время на дорогу,
• можно путешествовать,
• нужно самостоятельно формировать свой график,
• получается экономить на одежде.

Но это далеко не рай, потому что:

• границы рабочего дня размываются,
• полностью отвлечься от домашних дел и сфокусироваться на работе не всегда получается,
• взаимодействовать с коллегами становится сложно.

Минусы весомые, но признаюсь честно: удалённая работа стоит того, чтобы за неё бороться. В конце-концов, с любыми сложностями можно что-то сделать.

Когда работаешь в офисе, всё просто: в 9 часов пришёл, в 18 — ушёл (если рабочий день нормированный). С удалённой работой всё не так. Можно конечно вписаться в коворкинг или работать из кафе, но если ваша «удалёнка» — это работа из дома… В общем, вот вам несколько советов, которые помогут вовремя останавливаться, заниматься в нерабочее время своими делами и отдыхать.

Как я уже говорил, плюс удалённой работы в том, что вы можете составить свой рабочий график. Главное — согласовать его с работодателем и рассказать о нём семье.

Хотя мы привыкли, что рабочий день должен составлять 8–9 часов, в реальности человек не может работать продуктивно больше 5–6 часов в день (за некоторыми исключениями). Когда вы будете планировать своё рабочее время и нагрузку, держите это в голове и не обещайте работодателю, что будете «активно работать с 9 до 18». Не будете.

Небольшие перерывы в работе — полезная штука. Они помогают восстанавливать силы и продолжать эффективно работать (а значит успевать делать больше в рабочее время). Пройдитесь по улице, разомните ноги. А пока гуляете, оставьте комнату проветриваться, чтобы освежить воздух.

Перерывы должны быть регулярными, по графику — это дисциплинирует и не даёт выпасть из рабочего ритма.

Один из важных рабочих моментов в удалённой работе — вам нужно фиксировать всю свою деятельность. Это единственный способ поделиться прогрессом с коллегами, ведь на удалёнке к вам никто не сможет подойти и посмотреть, что вы делаете.

Вести свои задачи можно любым удобным способом. Если не хотите разбираться в специальных инструментах, можете просто записывать задачи в блокнот и вычёркивать по мере выполнения. А если блокнот для вас — это слишком просто, — попробуйте канбан-метод. Суть проста:

• Есть доска, разделённая на колонки (этапы рабочего процесса) — самый простой вариант: Входящие, В работе, Сделано.
• На доске есть карточки или стикеры с задачами.
• Вы перемещаете стикеры между колонками по мере работы над задачами.

Можете это делать вживую на магнитных, пробковых или деревянных досках, а можете использовать специальные удобные сервисы. Например, WEEEK.

Кроме задач стоит отслеживать и время, которое вы на них тратите. Делать это можно с помощью различных техник (метод Pomodoro и др.) и приложений (Toggl, Harvest, Attrack и др.).

Не издевайтесь над собой и не давайте коллегам ложную надежду, что сделаете работу, когда сделать её вы не в состоянии. Спокойно поболейте, а потом уже беритесь за дело.

Работа в выходные — это плохо. Выходные существуют как раз для того, чтобы отдыхать от работы, делать свои дела и проводить время с семьёй.

Варианта, почему может понадобиться работать в выходные, два:

• вы не успеваете делать свою работу в будни (значит вам надо поработать над тайм-менеджментом),
• этого требует работодатель (значит вам надо договориться с ним о сверхурочной оплате; а если он на это не пойдёт или вы не захотите работать в выходные — ищите другую работу).

Не пытайтесь делать всё одновременно. Это чуть ли не самое важное в удалённой работе, особенно когда у вас есть дети. Потому что если со взрослыми людьми ещё можно договориться, чтобы вас не трогали во время работы, то объяснить это ребёнку — задача почти невыполнимая.

Поэтому: никаких игр с ребёнком, пока «я тут доделаю кое-что». Лучше проведите с ним честный час-другой, чем будете постоянно отвлекаться и ни работу нормально не сделаете, ни ребёнку время не уделите.

Как ни крути, в офисе рабочая атмосфера. Это плюс. Но при желании такую же атмосферу можно воссоздать и в любом другом месте, даже дома.

Для этого вам понадобится чистый стол и удобное кресло (на крайний случай — стул). Чтобы ничто не отвлекало от работы, ничем его не захламляйте и регулярно прибирайтесь, потому что приковать к себе внимание могут даже крошки от печенья.

Я раньше любил работать не за столом, а на диване, положив ноутбук на колени. Но скоро от этой привычки отказался, потому что:

• это плохо влияет на позвоночник,
• так можно работать исключительно над рутинными задачами, которые не особо напрягают мозг.

Иногда я работаю стоя. Для этого я оборудовал себе рабочее место на комоде в комнате. Поработал стоя, сел за стол, опять постоял и так далее. А можно потратиться и купить специальный стол, высота которого регулируется.

Если вы трудитесь в коворкинге, проблем с рабочим местом возникнуть не должно. А вот если приходится работать дома, сложности возникают. Отдельный кабинет могут себе позволить немногие. Хороший вариант — комната, к которой и близко никто не подходит, пока вы работаете. Но если вы живёте в однокомнатной квартире, этот вариант тоже не подходит. Можете попробовать работать на кухне или балконе (если он утеплён, конечно).

Сейчас работать в наушниках — это норма. Они помогают закрыться от внешнего отвлекающего шума и не мешать другим людям, если вам лучше работается под музыку. Если вы лучше работаете в тишине, попробуйте наушники с активным шумоподавлением.

Для работы, где требуется напрягать мозги, советую убирать всё лишнее (даже если это часть вашего привычного «рабочего саундтрека»): подкасты, сериальчики, ролики на YouTube и так далее.

В офисе, если понадобилось что-то узнать у коллеги — вы идёте и спрашиваете. На удалёнке всё не так просто — здесь есть свои правила и проблемы.

Это весомый плюс удалённой работы — здесь, в отличие от офиса с его бесконечными прерываниями, легко устранить отвлекающие факторы. Как минимум, вам стоит договориться с коллегами, что не будете отвлекать друг друга без острой необходимости.

А если у вас нет нужды всегда быть на связи, договоритесь с коллегами, когда вы всё-таки будете доступны.

Обсуждать дела голосом — это, конечно, круто. Но о созвонах надо заблаговременно (хотя бы за час) договариваться. Звонить без предупреждения можно только в случае угрозы жизни или другой большой опасности.

Пишите письма и сообщения. Но имейте в виду, что на них могут долго не отвечать. Это нормально. В будничной работе нет вопросов, которые не могут подождать 30–60 минут.

У почты есть два плюса, благодаря которым она до сих пор остаётся популярным способом общения:

• приходится писать хорошо структурированные, а главное — информативные сообщения (значит собеседнику не придётся задавать кучу вопросов);
• сообщения хранятся у всех участников переписки.

В крайнем случае, если через почту переписываться нельзя (мало ли), лучше используйте отдельный мессенджер — не тот, где общаетесь с друзьями и родными. Хотя, например, с появлением в Telegram папок, разделять там личные и рабочие переписки стало очень просто. Но вообще: Slack, RocketChat, amoChat, Discord, Skype, Teams, Zoom и так далее — вариантов масса.

Мы в WEEEK используем Telegram для переписок и коротких голосовых созвонов, а Discord и Zoom — для видео- и аудиоконференций.

Это важное правило, которое актуально и для работы в офисе. Обсудили что-то с коллегами или руководством — зафиксируйте всё в переписке (желательно в почте), чтобы потом не было вопросов и недопониманий.

Небольшие ежедневные/еженедельные отчёты очень полезны, потому что они помогают следить за рабочим прогрессом и вам, и руководству. Если вы следуете одному из предыдущих советов и фиксируете все задачи и время, собирать на основе этой информации отчёты вам не составит труда.

Все эти советы понадобятся вам и в ситуации, если вас опять посадят на карантин, или если вы сами решите-таки перейти на удалёнку. Помните, что любые сложности можно победить — нужно лишь понять, стоит ли игра свеч именно для вас.