Революция в туризме: как автоматизация с помощью Битрикс24 преображает турагентства

Добро пожаловать в мир туризма, где каждый клиент мечтает о незабываемых приключениях, а турагентства стремятся предложить самые выгодные и уникальные предложения. Однако, с растущими ожиданиями клиентов и усилением конкуренции, турагентствам необходимо идти в ногу со временем и использовать передовые технологии для эффективного управления своим бизнесом.

Я Юлия Трошкина, владелец студии автоматизации «Автопилот» (Золотой партнер Битрикс24, разумно настраиваем автоматизацию и внедряем CRM).

Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.

Поделитесь этой статьей с товарищем, которому интересна работа в Битрикс24 с посменным графиком. Он будет благодарен. И подписывайтесь на мой блог — повышайте свою цифровую грамотность.

Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.

В этой статье мы рассмотрим, как автоматизация с помощью платформы Битрикс24 может преобразить работу турагентства. Я расскажу, как можно оптимизировать бизнес-процессы, улучшить обслуживание клиентов и повысить рентабельность вашего турагенства.

Вы узнаете, как использование Битрикс24 поможет вам сократить время на рутинные задачи, повысить точность и скорость обработки заявок, а также улучшить коммуникацию с клиентами и коллегами. Не упустите возможность воспользоваться передовыми технологиями и преобразить свое турагентство в современный и успешный бизнес. Давайте вместе исследуем, как автоматизация с помощью Битрикс24 может стать вашим надежным партнером на пути к успеху в индустрии туризма.

Прежде чем мы погрузимся в мир автоматизации и рассмотрим, как Битрикс24 может преобразить ваше турагентство, давайте вместе ознакомимся с организационной структурой и текущими процессами вашего бизнеса. Это важный шаг, который поможет нам лучше понять, какие именно аспекты можно автоматизировать и какие задачи требуют оптимизации.

Кроме того, мы предлагаем использовать предложенные ключевые показатели эффективности (KPI) в качестве отправной точки для разработки вашего собственного регламента. Каждое турагентство имеет свои уникальные потребности и цели, поэтому адаптация KPI под вашу компанию поможет создать индивидуальный набор метрик, которые будут отражать ваши приоритеты и успех вашего бизнеса.

Давайте изучим организационную структуру и процессы, чтобы создать наиболее эффективный и персонализированный план автоматизации с использованием Битрикс24.

Процессы:

- Прием и обработка заявок от клиентов

- Консультация клиентов по турам и услугам

- Подготовка коммерческих предложений

- Заключение договоров и оформление бронирований

KPI:

- Объем продаж

- Количество новых клиентов

- Уровень удовлетворенности клиентов

Ценный продукт:

Качественное обслуживание клиентов и предоставление индивидуальных туров и услуг.

Процессы:

- Разработка маркетинговых стратегий и планов

- Проведение маркетинговых исследований и анализ рынка

- Создание и управление рекламными кампаниями

- Продвижение бренда и услуг агентства

KPI:

- Увеличение узнаваемости бренда

- Повышение конверсии рекламных кампаний

- Рост числа запросов и обращений от потенциальных клиентов

Ценный продукт:

Эффективные маркетинговые стратегии и привлечение новых клиентов.

Процессы:

- Организация и координация работы туроператоров и поставщиков услуг

- Управление процессом бронирования и подготовки документов

- Контроль качества предоставляемых услуг

- Решение возникающих проблем и конфликтов

KPI:

- Уровень выполнения условий договоров с поставщиками

- Уровень удовлетворенности клиентов по результатам опросов

- Соблюдение сроков и качества предоставления услуг

Ценный продукт:

Организация безупречных и комфортных туров для клиентов.

Процессы:

- Прием и обработка жалоб и претензий клиентов

- Решение вопросов и консультация клиентов во время поездок

- Поддержка клиентов на протяжении всего тура

- Сбор обратной связи и оценка уровня удовлетворенности клиентов

KPI:

- Уровень удовлетворенности клиентов по результатам опросов

- Количество положительных отзывов и рекомендаций

- Решение проблем и вопросов клиентов в установленные сроки

Ценный продукт:

Высокий уровень обслуживания и удовлетворенность клиентов.

Вот предложенная структура воронок в системе Битрикс24 для работы сотрудников компании туристического агентства, в соответствии с организационной структурой:

1. Воронка "Привлечение клиентов"

Этапы: Генерация лидов, Контакт с потенциальными клиентами, Консультация и предложение туров, Заключение договора.

Цель: Привлечение новых клиентов и генерация потенциальных сделок.

2. Воронка "Обработка заявок"

Этапы: Прием и обработка заявок, Подготовка коммерческих предложений, Согласование условий и цен, Заключение договора.

Цель: Эффективная обработка заявок и заключение сделок.

Давайте подробнее рассмотрим, как менеджер будет готовить коммерческое предложение.

Сценарий формирования коммерческого предложения в Битрикс24 для туристического агентства:

1. Сбор информации

Менеджер по продажам (например, Александра) собирает необходимую информацию от клиента, включая даты поездки, предпочтения относительно места назначения, типа тура, количество участников и бюджет.

2. Подбор туров и услуг

Александра использует профильные интернет-порталы и агрегаторы туров, отелей и билетов, такие как Ozon, для подбора подходящих туров и услуг, соответствующих требованиям клиента.

Общий список сервисов, которыми можно воспользоваться можно посмотреть в самом конце статьи.

3. Подготовка коммерческого предложения

В Битрикс24 Александра выбирает нужные услуги, билеты в отели, трансферы и авиабилеты из предварительно внесенного списка. Система автоматически суммирует выбранные услуги и подставляет их в коммерческое предложение.

4. Отправка коммерческого предложения

После подготовки коммерческого предложения, Александра может сформировать и написать сообщение, которое отправляется на электронную почту клиента или в мессенджер. В сообщении будет содержаться информация о туре, услугах, ценах и другие детали.

Без автоматизации менеджер Александра будет оформлять и отправлять документ вручную.

3. Воронка "Координация путешествий"

Этапы: Поддержка клиентов во время поездки, Решение возникающих вопросов и проблем, Сбор обратной связи и оценка уровня удовлетворенности.

Цель: Обеспечение высокого уровня обслуживания клиентов и удовлетворенности.

1. Смарт-процесс "Управление инвентарем"

Этапы: Закупка и прием оборудования, Регистрация и учет инвентаря, Подготовка оборудования к аренде, Возврат и обслуживание оборудования.

Цель: Эффективное управление инвентарем и обеспечение его доступности для клиентов.

Интересная и необычная возможность дополнительного заработка для туристического агентства – аренда оборудования и автомобилей.

Например, агентство туризма может сотрудничать с частными гидами, которые предлагают экскурсии и проводят туры для туристов. В этом случае, агентство туризма выступает в роли арендодателя, предоставляя услуги гида в аренду туристам. Туристы могут арендовать услуги гида через агентство, чтобы получить профессиональное сопровождение и интересные экскурсии во время своей поездки.

Аналогично, агентство туризма может предоставлять услуги водителей, которые арендуются туристами для трансферов или индивидуальных поездок. В этом случае, агентство туризма выступает в роли арендодателя, предоставляя услуги водителя в аренду туристам, чтобы обеспечить им комфортное перемещение по местам назначения.

Таким образом, в контексте агентства туризма, аренда может быть связана с предоставлением услуг частных гидов и водителей, которые работают с агентством и предлагают свои услуги туристам через него.

2. Смарт-процесс "Управление жалобами и претензиями"

Этапы: Прием и регистрация жалоб, Рассмотрение и решение проблем, Обратная связь с клиентами.

Цель: Эффективное управление жалобами и обеспечение удовлетворенности клиентов.

Это лишь примеры воронок в Сделках и Смарт-процессах, и фактические воронки могут быть адаптированы под конкретные потребности вашего туристического агентства.

Вот 4 примера автоматизации процессов в туристическом агентстве с использованием Битрикс24, но вы можете автоматизировать процессы еще больше:

До автоматизации

Александра тратила около 15 минут на обработку звонка и оформление сделки в таблице Excel.

После автоматизации

С помощью интеграции телефонии и искусственного интеллекта в Битрикс24, данные о клиенте и детали звонка автоматически заполняются после расшифровки записи звонка. Александра теперь тратит около 5 минут на проверку и подтверждение данных, сокращая время на ручной ввод.

До автоматизации

Александра тратила около 20 минут на поиск презентации о туре, добавление имени клиента, корректировку количества участников и ручное изменение итоговой суммы в документе.

После автоматизации

С помощью автоматизации в Битрикс24, менеджер теперь тратит около 10 минут на поиск и отправку презентации о туре, добавление имени клиента, корректировку количества участников и автоматическое вычисление итоговой суммы в документе.

До автоматизации

Александра вручную создавала задачи для себя и своей команды, устанавливала сроки и отслеживала выполнение. Это требовало времени на ручное создание и контроль задач.

После автоматизации

С помощью функционала управления задачами в Битрикс24, Александра может автоматически создавать задачи для себя и своей команды, устанавливать сроки и отслеживать выполнение. Это позволяет ей более эффективно организовывать работу и не пропускать важные детали.

До автоматизации

Менеджер тратил около 20 минут на поиск презентации о туре, добавление имени клиента, корректировку количества участников и ручное изменение итоговой суммы в документе.

После автоматизации

С помощью автоматизации в Битрикс24, менеджер теперь тратит около 10 минут на поиск и отправку презентации о туре, добавление имени клиента, корректировку количества участников и автоматическое вычисление итоговой суммы в документе.

Если менеджер выполняет процесс составления и отправки коммерческого предложения 35 раз в месяц и ранее тратил на это 30 минут, то суммарное сэкономленное время составит 1050 минут или 17,5 часов в месяц.

Это означает, что благодаря автоматизации процесса составления и отправки коммерческого предложения, менеджер может сэкономить 17,5 часов своего времени каждый месяц. Это время он может использовать для более важных задач, таких как консультации с клиентами, развитие бизнеса или повышение качества обслуживания.

Для расчета суммы сэкономленных денег при автоматизации работы менеджера турагентства, необходимо знать среднюю статистическую зарплату менеджера и количество сэкономленных часов.

Предположим, что средняя статистическая зарплата менеджера турагентства составляет 50 000 рублей в месяц. Для расчета стоимости часа работы можно использовать формулу:

Зарплата / Количество рабочих часов в месяц. В месяце обычно примерно 160 рабочих часов (при условии 40-часовой рабочей недели и 4 неделях в месяце). Поэтому стоимость часа работы будет: 50 000 рублей / 160 часов = 312,5 рублей в час.

Если менеджер сэкономил 17,5 часов работы в месяц, то сумма сэкономленных денег будет:

17,5 часов * 312,5 рублей/час = 5 468,75 рублей в месяц.

Таким образом, при условии указанных данных, автоматизация работы менеджера турагентства может привести к экономии в размере 5 468,75 рублей в месяц.

Однако, реальная сумма может отличаться в зависимости от конкретных условий и факторов, таких как ставка оплаты труда и объем сэкономленного времени.

Если у вас работает 4 менеджера и каждый из них сэкономил 17,5 часов работы в месяц, то общая сумма сэкономленного времени в месяц составит

17,5 часов * 4 менеджера = 70 часов в месяц

Для расчета суммы сэкономленных денег в месяц, необходимо умножить сумму сэкономленного времени на стоимость часа работы каждого менеджера.

Стоимость часа работы каждого менеджера составляет 312,5 рублей:

70 часов * 312,5 рублей/час = 21 875 рублей в месяц

Для расчета суммы сэкономленных денег в год, умножим сумму сэкономленных денег в месяц на 12:

21 875 рублей/месяц * 12 месяцев = 262 500 рублей в год

Давайте пересчитаем время окупаемости внедрения Битрикс24 с учетом 2 менеджеров и суммы затрат на систему в размере 23 880 рублей в год – тариф Базовый.

Сумма затрат на внедрение Битрикс24, по описанному кейсу, включая стоимость системы, составляет ~56 000 руб. (настройки) + 23 880 руб. (тариф) = 79 880 руб.

(Эта информация не является коммерческим предложением, уточняйте расчет стоимости у менеджера студии Автопилот. Кроме того, для определения роботов и настройки карточки понадобится работа бизнес-аналитика для формирования индивидуального технического задания)

Если 2 менеджера сэкономят 35 часов работы в месяц, а стоимость часа работы каждого менеджера составляет 312,5 рублей, то суммарная экономия в месяц составит:

35 часов * 312,5 рублей/час * 2 менеджера = 21 875 рублей в месяц

Теперь, чтобы определить время окупаемости, необходимо разделить затраты на экономию в месяц:

79 880 руб. / 21 875 руб./месяц = 3,65 месяца

Таким образом, при условии указанных данных, внедрение Битрикс24 с учетом стоимости системы окупится примерно через 3,65 месяца или около 110 дней. Это означает, что компания начнет получать положительную отдачу от внедрения Битрикс24 уже через относительно короткий период времени.

Соответственно, если в компании 4 менеджера, то внедрение окупится в 2 раза быстрее – меньше, чем за 2 месяца!

Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.
Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.

Сколько клиентов теперь сможет обработать менеджер?

Предположим, что раньше менеджер мог обработать 35 клиентов в месяц, тратя на каждого клиента суммарно 4 часа. Это означает, что менеджер тратил примерно 140 часов в месяц на работу с клиентами.

После внедрения автоматизации процессов с использованием Битрикс24 и сэкономив 30 минут на каждого клиента, менеджер теперь может обработать каждого клиента за 3,5 часа.

С учетом этой экономии времени, менеджер сможет обработать больше клиентов в месяц. При условии, что менеджер может потратить 140 часов в месяц на работу с клиентами, он сможет обработать примерно 40 клиентов в месяц.

Таким образом, после автоматизации процессов продуктивность менеджера увеличилась с 35 клиентов в месяц до 40 клиентов в месяц. Это означает, что менеджер стал более эффективным и способен обработать больше клиентов за тот же период времени.

Увеличение продуктивности составляет примерно 14,3% (5 клиентов из 35 клиентов).

Однако, стоит отметить, что конкретное увеличение продуктивности может различаться в зависимости от сложности задач, времени, затрачиваемого на каждого клиента, и других факторов.

Давайте рассчитаем выручку до и после автоматизации с учетом конверсии 40% и среднего вознаграждения агентству в 40 000 рублей.

До автоматизации

Если каждый менеджер мог обработать 35 клиентов по 4 часа, то общее количество клиентов, обработанных двумя менеджерами, составляет 70 клиентов в месяц.

С учетом конверсии 40%, количество заключенных договоров составит 70 клиентов * 40% = 28 клиентов.

Выручка до автоматизации составит 28 клиентов * 40 000 рублей = 1 120 000 рублей в месяц.

После автоматизации

Если каждый менеджер теперь может обработать 40 клиентов по 3,5 часа, то общее количество клиентов, обработанных двумя менеджерами, составляет 80 клиентов в месяц.

С учетом конверсии 40%, количество заключенных договоров составит 80 клиентов * 40% = 32 клиента.

Выручка после автоматизации составит 32 клиента * 40 000 рублей = 1 280 000 рублей в месяц.

Таким образом, после автоматизации выручка увеличится на 1 280 000 рублей - 1 120 000 рублей = 160 000 рублей в месяц.

Если в компании работают 4 менеджера, то увеличение выручки будет в два раза больше, то есть 320 000 рублей в месяц.

Для расчета роста выручки в процентах после автоматизации, сравним выручку до и после автоматизации.

Выручка до автоматизации составляет 1 120 000 рублей в месяц.

Выручка после автоматизации составляет 1 280 000 рублей в месяц.

Для определения роста выручки в процентах, используем формулу:

(Выручка после автоматизации - Выручка до автоматизации) / Выручка до автоматизации * 100

(1 280 000 - 1 120 000) / 1 120 000 * 100 = 160 000 / 1 120 000 * 100 ≈ 14,29%

Таким образом, выручка увеличилась на примерно 14,29% после автоматизации процессов. Пожалуйста, учтите, что это предварительный расчет, и реальные результаты могут отличаться в зависимости от конкретных условий и факторов.

Рекомендуется провести более детальный анализ и учет конкретных факторов вашей компании для получения более точной оценки роста выручки после автоматизации процессов.

p.s. а ведь это не вся автоматизация, которую можно настроить.

Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.

Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.

#автоматизация #автоматизациятурагенства #Битрикс24 #Bitrix24 #CRM #crm #crmbitrix #crmbitrix24 #bitrixcrm #управлениетурагентством #увеличениевыручки #цифроваятрансформация #успехвтуризме #кейсы

На рынке существует множество сайтов и платформ, которые предлагают услуги по подбору туров, билетов и других туристических услуг. Вот список, которым можно воспользоваться для подбора тура:

1. Booking.com (https://www.booking.com/): Популярный сайт для бронирования отелей, апартаментов и других вариантов размещения.

2. Expedia (https://www.expedia.com/): Платформа, предлагающая широкий выбор отелей, авиабилетов, пакетных туров и других услуг.

3. Skyscanner (https://ru.skyscanner.com/): Сайт для поиска и сравнения цен на авиабилеты, отели и аренду автомобилей.

4. TripAdvisor (https://www.tripadvisor.ru/): Крупнейший сайт для чтения отзывов о различных отелях, ресторанах, достопримечательностях и туристических услугах.

5. Airbnb (https://www.airbnb.ru/): Платформа для бронирования жилья у местных жителей, включая апартаменты, дома и уникальные варианты размещения.

6. Kayak (https://www.kayak.com/): Сайт для поиска и сравнения цен на авиабилеты, отели, аренду автомобилей и другие туристические услуги.

7. Agoda (www.agoda.com): Онлайн-сервис для бронирования отелей и других вариантов размещения в различных странах.

8. Momondo (https://www.momondo.com/): Поисковик для сравнения цен на авиабилеты, отели и аренду автомобилей.

9. Trip.com (https://ru.trip.com/): Международная платформа для бронирования отелей, авиабилетов, пакетных туров и других туристических услуг.

10. Travelocity (https://www.travelocity.com/): Онлайн-агентство, предлагающее широкий выбор отелей, авиабилетов, круизов и пакетных туров.

11. Level.Travel (https://www.level.travel/ru): Платформа для поиска и бронирования туров по России и за рубежом.

12. Travelata (https://www.travelata.ru): Онлайн-сервис для поиска и бронирования туров, включая туры по России.

13. Onlinetours (https://www.onlinetours.ru): Сервис для поиска и бронирования туров, включая туры по России.

14. Tutu.ru (https://www.tutu.ru): Платформа для бронирования железнодорожных и авиабилетов, а также отелей и туров по России.

15. OZON.travel (https://www.ozon.travel): Онлайн-сервис, предлагающий широкий выбор туров, отелей и авиабилетов, включая туры по России.

16. Sletat.ru (https://www.sletat.ru): Портал для поиска и бронирования путевок, включая туры по России.

17. OneTwoTrip (https://www.onetwotrip.com): Сервис для поиска и бронирования авиабилетов, отелей и пакетных туров, включая туры по России.

18. Tripster (https://www.tripster.ru): Платформа для бронирования экскурсий и туров с местными гидами в различных городах России.

19. TUI Russia (https://www.tui.ru): Онлайн-сервис, предлагающий широкий выбор туров и отелей, включая туры по России.

20. Coral Travel (https://www.coral.ru): Туристическое агентство, предлагающее туры по России и за рубежом.