Вы случайно не PHP Middle?

Гайд по Notion для бизнеса: 10 шаблонов для СRM и управления проектами

Поддержите эту статью, если хотите увидеть другие шаблоны — мы ведём в Notion все внутренние дела нашей компании.

В закладки
Слушать

Мы занимаемся веб-разработкой и уже два года работаем только с удалёнными сотрудниками. Нас можно найти в рейтингах Tagline: с 2016 года в рейтинге веб-интеграторов, с 2019 — в digital production. Входим в топ-30 разработчиков России в сферах «Строительство» и «Мода и красота».

Максим Панфилов
директор Ratio

Все внутренние процессы Ratio ведутся внутри Notion. В своё время мы отказались от Workplace by Facebook, Asana и Pipedrive.

Шаблоны из этой статьи можете использовать, как вам угодно: работайте по нашей схеме или меняйте документы под себя. Критика в комментариях приветствуется.

Чтобы скопировать шаблон в свой Notion, нажмите на Duplicate.

CRM

Когда к нам приходит потенциальный клиент, первым делом мы оцениваем выгоду от сотрудничества с ним. Бывает, что проект интересный, но с нашими ставками исполнителей мы можем сделать его только себе в убыток. Таких клиентов мы отсеиваем с помощью чеклиста и передаём партнёрам.

Наш менеджер проверяет проект по чеклисту. Если лид соответствует всем пунктам — это наш клиент.

Список контактных лиц в компаниях, связанных с Ratio. Здесь мы храним ссылки на партнёров и заказчиков, а также делаем пометки — кто за что отвечает и как лучше общаться с конкретным человеком.

Список всех компаний, которые с нами сотрудничают. Тегами помечаем, чем именно занимается компания и в каких она с нами отношениях (партнёр или заказчик). База связана со списком сотрудников и архивом проектов: если изменить состав команды или связанные проекты в любой из трёх таблиц, то в остальных эта информация тоже появится.

Шаблон документа, который мы показываем клиенту на созвоне до подписания договора. В основном там расписывается формат работы над проектом.

Управление проектами

База — это как телефонная книга на стероидах. Помимо контактов мы просим сотрудников написать рассказ о себе. Очень помогает на удалёнке: после прочтения понимаешь, что с тобой работают живые люди, а не чат-боты.

В управлении проектами база сотрудников нужна, чтобы отмечать ответственных в карточках.

Главная информационная страница о проекте и архив проектов соответственно. Чтобы добавить новый проект, мы дублируем страницу-шаблон.

У Notion есть функция создания шаблонов по кнопке, но мы обнаружили баг: внутри нашей карточки много вложенных документов, поэтому Notion выдаёт ошибку при создании страницы. При этом через Duplicate шаблон копируется нормально — странно, но мы подстроились.

После копирования шаблона заполняем базовую информацию о проекте: даём название, назначаем ответственных, отмечаем компанию-заказчика и партнёров. Внутри шаблона более 20 чеклистов, которые сильно упрощают работу менеджерам, дизайнерам и разработчикам.

Шаблоном удобно пользоваться, потому что он сам создаёт документы и чеклисты — не нужно искать их в базе, чтобы скопировать.

Файлы разделены по этапам и создаются только после нажатия кнопки, так что можно добавлять их по необходимости. Допустим, мы сделали дизайн, а потом проект был заморожен — в этом случае чеклисты на разработку не нужны и в карточке проекта их не будет.

Также во время работы я сворачиваю завершённые этапы, чтобы не мешали.

Борис Лисовенко
руководитель производства в Ratio

Чтобы кнопки с чеклистам начали работать, вам придётся скопировать шаблон в свой Notion. Но мы создали пример проекта, чтобы вы сразу могли взглянуть на документы.

Чеклисты и документы создаются нажатием на кнопку. Завершённые этапы работы можно свернуть.

Обратите внимание на вложенные страницы в верхней части шаблона. устаревшая информация о проекте отправляется в Архив, договорённости с клиентом фиксируются в Созвонах, а разработчики заполняют файлы Документация и Технический долг.

На остальных документах остановимся подробнее.

Канбан-доска, на которой видны основные этапы развития проекта. При копировании шаблона автоматически создаются типичные страницы, которые нужны практически каждому сайту.

После запуска проекта команда собирается на созвон и рефлексирует: что было хорошо, что не очень, на что обратить внимание в следующий раз. Результаты заносим в этот документ.

Здесь тестировщики описывают баги, чтобы потом разрабы могли их исправить.

Подписывайтесь на Telegram-канал

Я веду телеграм-канал @panfilovonline, в котором рассказываю про управление удалённой командой. Подписывайтесь, чтобы не пропустить статьи с другими шаблонами для Notion.

{ "author_name": "Максим Панфилов", "author_type": "self", "tags": ["notion","crm"], "comments": 36, "likes": 56, "favorites": 462, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 139268, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 03 Jul 2020 13:12:50 +0300", "is_special": false }
Маркетинг
Управление репутацией, или инструменты, увеличивающие конверсию в заказы (SERM, отзывы и другие инструменты ORM)
Здесь вы получите полный разбор управления репутацией в интернете.
Объявление на vc.ru
0
36 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
16

Астрологи провозгласили месяц Notion. Количество постов про Notion увеличилось в over 9000.

Пытаюсь понять хайп вокруг этого инструмента, да не пойму никак. Я из тех, для кого это перегруженный франкенштейн. Но сказать хотел не об этом.

Стала интересна корреляция *Notion становится бесплатным —> куча пиар статей о том, какой он крутой, все бегом на борт, вот вам шаблончики под все нужды*.

Собственно вопрос: в notion научились торговать биг датой? 

Ответить
6

Лично мне Notion нравится, да и команда втянулась буквально за месяц — сейчас уже не помним, как было без него.

Не без косяков, конечно — один из них я даже описал в статье. Забавно, что кнопка добавления шаблона и Duplicate триггерят одно и то же действие, но почему-то всё нормально работает только во втором случае.

И да, Notion развернули мощную пиар-компанию, но я всё равно хотел поделиться своими наработками. Шаблоны из внутренней библиотеки сервиса кривоваты, мы всё допиливали ручками — так почему бы не раздать результат таким же энтузиастам?)

Ответить
1

*пиар-кампанию. Не знал, что на vc опечатку исправить можно только в течение 5 минут. 

Ответить
3

Для нас Notion - это удобный инструмент, который смог заменить несколько других решений.

Самое главное для меня:
1. Простая CRM-система
2. Ведение карточек проекта (начиная от брифов и расшариваемых мануалов клиентов, заканчивая беклогом и технической документацией)
3. База знаний - описание всех бизнес-процессов, чеклисты и вот это все :)
4. Личный список дел (в структуре общей БЗ проще и быстрее ставить задачи со ссылками на страницы Notion + обсуждать многие вопросы во встроенных комментариях)

Кажется, у Notion и раньше был бесплатный тариф. Тем не менее, мы с самого начала пользуемся платной версией.

Ответить
0

На бесплатном тарифе было ограничение числа блоков, которое я выбрал одним большим конспектом.

Ответить
11

Notion как CRM система, это очень громко. Это для микробизнеса расширенное облако с редактором и базой знаний.

Работа со звонками, соц сетями, заявками, карточками клиентов, расчеты/подсчёты через формулы и т.д. и т.п. отсутствует и для полноценной системы управления взаимоотношениями с клиентами не годится.

Так, вести заметки/базу знаний/дорожную карту, играться с шаблонами, не более. 

Ответить
2

Промахнулся окном коммента и теперь он уполз ниже по ленте, поэтому продублирую)

Ольга, действительно, для компаний с большим потоком лидов и отчётностью Notion в качестве CRM-системы не подойдёт.
А как раз для нашего микробизнеса функций вполне хватает — мы получаем меньше 100 входящих запросов в месяц, не строим отчёты и формулы по воронке и не пользуемся телефонией.

Ответить
1

Там есть подсчеты через формулы и можно настроить различные расчеты прямо в database, а потом экспортировать, если надо. 

Ответить
7

Ну как-то у вас всё простенько.
Notion блокнот - ретры, баги, логи конечно еще то извращенство туда закатывать))
Получается куча писанины, зарытая в лестницу вкладок. Пока статус задачи поймешь-доберешься - заеб*шься. Окон внутри нет и один хрен - в докс/эксель смотреть параллельно придется когда с цифрами сидите.

Ответить
4

А как вы смотрите все актуальные задачи по всем проектам?

Ответить
2

Иван, спасибо за вопрос!

Оперативное управление задачами производства мы ведём в YouTrack: там разработчики списывают время на задачи, меняют статусы, тимлид получает задачи на ревью. Подробнее рассказали тут — https://www.ratio.digital/journal/management-ratio/

В беклогах проектов в Notion у нас хранится описание задачи, ссылку на которое мы копируем в YouTrack в качестве "ТЗ".

Теоретически, если бы не было привязки разработчиков к YouTrack, можно было бы сделать общую БД в Notion со всеми задачами, а в отдельных страницах проектов сделать её представления с фильтром по проекту.

Ответить
3

Добавлю, что еще у нас в Notion есть раздел с задачами и событиями, который используется только менеджерами - уведомления, напоминания о продлении лицензий и т.д.

Сейчас занимаемся его реструктуризацией и более плотной интеграцией этого раздела в личные карточки менеджеров.

После завершения работ и обкатки в наших процессах, можно будет рассказать о нем в будущих статьях.

Ответить
1

Я сначала создавал по потребностям, но с расширением перешел на создание по отделам. У каждого есть свои страницы задач, базы данных и подогнанная под конкретный отдел database. У разрабов, например, канбан доска с ведением задач и база фич, у продажников база компаний и клиентов. 

Ответить
0

Спасибо за уточнение, Боря :)

Ответить
4

Отлично, интересно!

Ответить
1

Спасибо! Давно хотел поделиться шаблонами, наконец-то руки дошли выложить.

Ответить
2

Максим, отлично, буду использовать !

Ответить
2

Рад, что шаблоны пригодились!

Ответить
2

Третий год сижу на платном аккаунте Notion и все равно до конца не могу понять - как его готовить, чтобы было не больно.

Слабое место Notion - поиск, который не умеет искать по части слова или синонимам, сквозной системы классификаторов (тегов) нет, поиска по другим атрибутам тоже нет.
При росте количества заметок и ветвлении ты либо должен знать где в дереве ты спрятал знания по определенной теме, либо очень точно подобрать слова при поиске, либо пичкать каждую заметку ключевыми словами с тем, чтобы потом это можно было как-то находить.

По итогу свалил все заметки в одну базу данных и пытаюсь управляться ими с помощью тегов (привет, evernote!).

Ответить
1

Дмитрий, действительно, тегов в Notion нет, единственное: можно в таблице создать свойство с мультиселектом — мы так делаем в базе полезных ссылок, как я понял, вы тоже имели это в виду.

А по вхождению подстроки вроде ищет норм — тоже приложил скрин.

Ответить
0

вот вот, я как раз про них говорил. можно выставлять сущностям любые теги/параметры/категории/значения и далее работать с сущностями фильтруя их по ним

Ответить
0

>> При росте количества заметок и ветвлении ты либо должен знать где в дереве ты спрятал знания по определенной теме

дак должна быть построена общая концепция структуры данных, Ношен же не может за вас приоритезировать и упорядочить всё, что вы в него записали ))

Ответить
0

Мне ориентироваться помогают множественные классификаторы или теги плюс сохранённые запросы на базе нескольких атрибутов. В notion нативно они не поддерживаются, только костылями.

Ответить
1

эм, а как же custom fields у объектов, которые можно превратить в любые теги/параметры для дальнейших сортировок и прочего?

Ответить
0

Дмитрий, а подскажете, какими костылями? Имеете в виду представления с предустановленными фильтрами или что-то другое?

Ответить
0

Владимир, согласен — но когда появляется больше трёх уровней вложенности + базу поддерживают несколько людей, уже бывает трудно сориентироваться.

Ответить
2

Вот и я думаю, что для CRM с активной базой 200+ и лидами от 500 и выше Notion, при всей моей любви к нему, не вариант

Ответить
0

Антон, согласен полностью. Что для таких раскладов посоветуете?

Ответить
0

Почему? 

Ответить
1

Максим, спасибо, но лично мне не хватает динамики. 

Вроде все тезисы верные, но как происходит непосредственная работа - непонятно. Кто куда кликает, что получается, что не получается из-за каких-то ошибок в работе. Вот эта вся рутина ежедневной работы.

Можно попросить в третей части записать видео с демо-клиентом и демо-проработкой проекта от А до Я?

Ответить
3

Думаю, правда стоит записать короткое видео. Попробую сделать это в следующей части, спасибо!

Ответить
0

Чем он лучше того же Confluence? И причем здесь CRM?

Ответить
1

Конфлюенсом плотно не пользовался, насколько представляю, это просто вики — в Notion же есть возможность выстраивать таблицы баз данных, связанные через свойства, и это даёт больше возможностей.

В качестве CRM-системы в данном контексте как раз используется такая таблица: вносим в неё данные о входящих заявках, собираем информацию о запросе, меняем статус у карточки: когда совершается продажа, карточка становится полноценным разделом с документацией о проекте в один клик.

Ответить
0

Ольга, действительно, для компаний с большим потоком лидов и отчётностью Notion в качестве CRM-системы не подойдёт.
А как раз для нашего микробизнеса функций вполне хватает — мы получаем меньше 100 входящих запросов в месяц, не строим отчёты и формулы по воронке и не пользуемся телефонией.

Ответить

Комментарий удален

0

Вы меня, конечно, извините, но тут недавно про пачку статья была, там вот точно все бесплатно, и не нужно таких парилок устраивать. У меня ничего, кроме вопроса «зачем?» не появилось. Но похвалить, конечно тоже можно, так вот взять и сделать функциональную дичь. Круто!

Ответить

Комментарии