{"id":7297,"title":"\u0417\u0430\u043a\u0430\u0442\u0438\u043b\u0438 \u0432\u0435\u0447\u0435\u0440\u0438\u043d\u043a\u0443 vc.ru. \u0420\u0430\u0441\u0441\u043a\u0430\u0437\u044b\u0432\u0430\u0435\u043c \u0438 \u043f\u043e\u043a\u0430\u0437\u044b\u0432\u0430\u0435\u043c, \u043a\u0430\u043a \u044d\u0442\u043e \u0431\u044b\u043b\u043e","url":"\/redirect?component=advertising&id=7297&url=https:\/\/vc.ru\/promo\/300923-proveli-vecherinku-vc-ru-i-sdelali-ofis-uyutney-s-pomoshchyu-novogo-servisa-ot-ozon&placeBit=1&hash=1786c9dcf11a3b054c8e53004e27074664313ed4055e24064ede059ebc186db8","isPaidAndBannersEnabled":false}

Гайд по Notion для бизнеса: 10 шаблонов для СRM и управления проектами

Поддержите эту статью, если хотите увидеть другие шаблоны — мы ведём в Notion все внутренние дела нашей компании.

Мы занимаемся веб-разработкой и уже два года работаем только с удалёнными сотрудниками. Нас можно найти в рейтингах Tagline: с 2016 года в рейтинге веб-интеграторов, с 2019 — в digital production. Входим в топ-30 разработчиков России в сферах «Строительство» и «Мода и красота».

Максим Панфилов
директор Ratio

Все внутренние процессы Ratio ведутся внутри Notion. В своё время мы отказались от Workplace by Facebook, Asana и Pipedrive.

Шаблоны из этой статьи можете использовать, как вам угодно: работайте по нашей схеме или меняйте документы под себя. Критика в комментариях приветствуется.

Чтобы скопировать шаблон в свой Notion, нажмите на Duplicate.

CRM

Когда к нам приходит потенциальный клиент, первым делом мы оцениваем выгоду от сотрудничества с ним. Бывает, что проект интересный, но с нашими ставками исполнителей мы можем сделать его только себе в убыток. Таких клиентов мы отсеиваем с помощью чеклиста и передаём партнёрам.

Наш менеджер проверяет проект по чеклисту. Если лид соответствует всем пунктам — это наш клиент.

Список контактных лиц в компаниях, связанных с Ratio. Здесь мы храним ссылки на партнёров и заказчиков, а также делаем пометки — кто за что отвечает и как лучше общаться с конкретным человеком.

Список всех компаний, которые с нами сотрудничают. Тегами помечаем, чем именно занимается компания и в каких она с нами отношениях (партнёр или заказчик). База связана со списком сотрудников и архивом проектов: если изменить состав команды или связанные проекты в любой из трёх таблиц, то в остальных эта информация тоже появится.

Шаблон документа, который мы показываем клиенту на созвоне до подписания договора. В основном там расписывается формат работы над проектом.

Управление проектами

База — это как телефонная книга на стероидах. Помимо контактов мы просим сотрудников написать рассказ о себе. Очень помогает на удалёнке: после прочтения понимаешь, что с тобой работают живые люди, а не чат-боты.

В управлении проектами база сотрудников нужна, чтобы отмечать ответственных в карточках.

Главная информационная страница о проекте и архив проектов соответственно. Чтобы добавить новый проект, мы дублируем страницу-шаблон.

У Notion есть функция создания шаблонов по кнопке, но мы обнаружили баг: внутри нашей карточки много вложенных документов, поэтому Notion выдаёт ошибку при создании страницы. При этом через Duplicate шаблон копируется нормально — странно, но мы подстроились.

После копирования шаблона заполняем базовую информацию о проекте: даём название, назначаем ответственных, отмечаем компанию-заказчика и партнёров. Внутри шаблона более 20 чеклистов, которые сильно упрощают работу менеджерам, дизайнерам и разработчикам.

Шаблоном удобно пользоваться, потому что он сам создаёт документы и чеклисты — не нужно искать их в базе, чтобы скопировать.

Файлы разделены по этапам и создаются только после нажатия кнопки, так что можно добавлять их по необходимости. Допустим, мы сделали дизайн, а потом проект был заморожен — в этом случае чеклисты на разработку не нужны и в карточке проекта их не будет.

Также во время работы я сворачиваю завершённые этапы, чтобы не мешали.

Борис Лисовенко
руководитель производства в Ratio

Чтобы кнопки с чеклистам начали работать, вам придётся скопировать шаблон в свой Notion. Но мы создали пример проекта, чтобы вы сразу могли взглянуть на документы.

Чеклисты и документы создаются нажатием на кнопку. Завершённые этапы работы можно свернуть.

Обратите внимание на вложенные страницы в верхней части шаблона. устаревшая информация о проекте отправляется в Архив, договорённости с клиентом фиксируются в Созвонах, а разработчики заполняют файлы Документация и Технический долг.

На остальных документах остановимся подробнее.

Канбан-доска, на которой видны основные этапы развития проекта. При копировании шаблона автоматически создаются типичные страницы, которые нужны практически каждому сайту.

После запуска проекта команда собирается на созвон и рефлексирует: что было хорошо, что не очень, на что обратить внимание в следующий раз. Результаты заносим в этот документ.

Здесь тестировщики описывают баги, чтобы потом разрабы могли их исправить.

Подписывайтесь на Telegram-канал

Я веду телеграм-канал @panfilovonline, в котором рассказываю про управление удалённой командой. Подписывайтесь, чтобы не пропустить статьи с другими шаблонами для Notion.

{ "author_name": "Максим Панфилов", "author_type": "self", "tags": ["notion","crm"], "comments": 46, "likes": 60, "favorites": 512, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 139268, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Fri, 03 Jul 2020 13:12:50 +0300", "is_special": false }
0
46 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...

Комментарий удален по просьбе пользователя

16

Лично мне Notion нравится, да и команда втянулась буквально за месяц — сейчас уже не помним, как было без него.

Не без косяков, конечно — один из них я даже описал в статье. Забавно, что кнопка добавления шаблона и Duplicate триггерят одно и то же действие, но почему-то всё нормально работает только во втором случае.

И да, Notion развернули мощную пиар-компанию, но я всё равно хотел поделиться своими наработками. Шаблоны из внутренней библиотеки сервиса кривоваты, мы всё допиливали ручками — так почему бы не раздать результат таким же энтузиастам?)

6

*пиар-кампанию. Не знал, что на vc опечатку исправить можно только в течение 5 минут. 

1

Для нас Notion - это удобный инструмент, который смог заменить несколько других решений.

Самое главное для меня:
1. Простая CRM-система
2. Ведение карточек проекта (начиная от брифов и расшариваемых мануалов клиентов, заканчивая беклогом и технической документацией)
3. База знаний - описание всех бизнес-процессов, чеклисты и вот это все :)
4. Личный список дел (в структуре общей БЗ проще и быстрее ставить задачи со ссылками на страницы Notion + обсуждать многие вопросы во встроенных комментариях)

Кажется, у Notion и раньше был бесплатный тариф. Тем не менее, мы с самого начала пользуемся платной версией.

3

На бесплатном тарифе было ограничение числа блоков, которое я выбрал одним большим конспектом.

0

Notion как CRM система, это очень громко. Это для микробизнеса расширенное облако с редактором и базой знаний.

Работа со звонками, соц сетями, заявками, карточками клиентов, расчеты/подсчёты через формулы и т.д. и т.п. отсутствует и для полноценной системы управления взаимоотношениями с клиентами не годится.

Так, вести заметки/базу знаний/дорожную карту, играться с шаблонами, не более. 

11

Промахнулся окном коммента и теперь он уполз ниже по ленте, поэтому продублирую)

Ольга, действительно, для компаний с большим потоком лидов и отчётностью Notion в качестве CRM-системы не подойдёт.
А как раз для нашего микробизнеса функций вполне хватает — мы получаем меньше 100 входящих запросов в месяц, не строим отчёты и формулы по воронке и не пользуемся телефонией.

2

Там есть подсчеты через формулы и можно настроить различные расчеты прямо в database, а потом экспортировать, если надо. 

1

Ну как-то у вас всё простенько.
Notion блокнот - ретры, баги, логи конечно еще то извращенство туда закатывать))
Получается куча писанины, зарытая в лестницу вкладок. Пока статус задачи поймешь-доберешься - заеб*шься. Окон внутри нет и один хрен - в докс/эксель смотреть параллельно придется когда с цифрами сидите.

7

А как вы смотрите все актуальные задачи по всем проектам?

4

Иван, спасибо за вопрос!

Оперативное управление задачами производства мы ведём в YouTrack: там разработчики списывают время на задачи, меняют статусы, тимлид получает задачи на ревью. Подробнее рассказали тут — https://www.ratio.digital/journal/management-ratio/

В беклогах проектов в Notion у нас хранится описание задачи, ссылку на которое мы копируем в YouTrack в качестве "ТЗ".

Теоретически, если бы не было привязки разработчиков к YouTrack, можно было бы сделать общую БД в Notion со всеми задачами, а в отдельных страницах проектов сделать её представления с фильтром по проекту.

2

Добавлю, что еще у нас в Notion есть раздел с задачами и событиями, который используется только менеджерами - уведомления, напоминания о продлении лицензий и т.д.

Сейчас занимаемся его реструктуризацией и более плотной интеграцией этого раздела в личные карточки менеджеров.

После завершения работ и обкатки в наших процессах, можно будет рассказать о нем в будущих статьях.

3

Я сначала создавал по потребностям, но с расширением перешел на создание по отделам. У каждого есть свои страницы задач, базы данных и подогнанная под конкретный отдел database. У разрабов, например, канбан доска с ведением задач и база фич, у продажников база компаний и клиентов. 

1

Спасибо за уточнение, Боря :)

0

Отлично, интересно!

4

Спасибо! Давно хотел поделиться шаблонами, наконец-то руки дошли выложить.

1

Максим, отлично, буду использовать !

2

Рад, что шаблоны пригодились!

2

Третий год сижу на платном аккаунте Notion и все равно до конца не могу понять - как его готовить, чтобы было не больно.

Слабое место Notion - поиск, который не умеет искать по части слова или синонимам, сквозной системы классификаторов (тегов) нет, поиска по другим атрибутам тоже нет.
При росте количества заметок и ветвлении ты либо должен знать где в дереве ты спрятал знания по определенной теме, либо очень точно подобрать слова при поиске, либо пичкать каждую заметку ключевыми словами с тем, чтобы потом это можно было как-то находить.

По итогу свалил все заметки в одну базу данных и пытаюсь управляться ими с помощью тегов (привет, evernote!).

2

Дмитрий, действительно, тегов в Notion нет, единственное: можно в таблице создать свойство с мультиселектом — мы так делаем в базе полезных ссылок, как я понял, вы тоже имели это в виду.

А по вхождению подстроки вроде ищет норм — тоже приложил скрин.

1

вот вот, я как раз про них говорил. можно выставлять сущностям любые теги/параметры/категории/значения и далее работать с сущностями фильтруя их по ним

0

>> При росте количества заметок и ветвлении ты либо должен знать где в дереве ты спрятал знания по определенной теме

дак должна быть построена общая концепция структуры данных, Ношен же не может за вас приоритезировать и упорядочить всё, что вы в него записали ))

0

Мне ориентироваться помогают множественные классификаторы или теги плюс сохранённые запросы на базе нескольких атрибутов. В notion нативно они не поддерживаются, только костылями.

0

эм, а как же custom fields у объектов, которые можно превратить в любые теги/параметры для дальнейших сортировок и прочего?

1

Дмитрий, а подскажете, какими костылями? Имеете в виду представления с предустановленными фильтрами или что-то другое?

0

Владимир, согласен — но когда появляется больше трёх уровней вложенности + базу поддерживают несколько людей, уже бывает трудно сориентироваться.

0

Вот и я думаю, что для CRM с активной базой 200+ и лидами от 500 и выше Notion, при всей моей любви к нему, не вариант

2

Антон, согласен полностью. Что для таких раскладов посоветуете?

0

Почему? 

0

Максим, спасибо, но лично мне не хватает динамики. 

Вроде все тезисы верные, но как происходит непосредственная работа - непонятно. Кто куда кликает, что получается, что не получается из-за каких-то ошибок в работе. Вот эта вся рутина ежедневной работы.

Можно попросить в третей части записать видео с демо-клиентом и демо-проработкой проекта от А до Я?

1

Думаю, правда стоит записать короткое видео. Попробую сделать это в следующей части, спасибо!

3

Чем он лучше того же Confluence? И причем здесь CRM?

0

Конфлюенсом плотно не пользовался, насколько представляю, это просто вики — в Notion же есть возможность выстраивать таблицы баз данных, связанные через свойства, и это даёт больше возможностей.

В качестве CRM-системы в данном контексте как раз используется такая таблица: вносим в неё данные о входящих заявках, собираем информацию о запросе, меняем статус у карточки: когда совершается продажа, карточка становится полноценным разделом с документацией о проекте в один клик.

1

Шаблоны стали платными или к ним просто закрыли доступ?

0

Сергей, перенесли внутри у себя и изменились ссылки, шаблоны из статьи теперь можно найти тут: https://www.notion.so/studioratio/CRM-Notion-aaa6a97ecc604533851b3933362d284d

Но ещё я запустил телеграм-рассылку с этими и другими шаблонами, а также с пошаговой инструкцией, как настроит бизнес-процессы в Notion у себя в команде: http://t.me/CorpNotionBot

0

Спасибо!
Да, подписался сразу же после прочтения статьи.

1

Ольга, действительно, для компаний с большим потоком лидов и отчётностью Notion в качестве CRM-системы не подойдёт.
А как раз для нашего микробизнеса функций вполне хватает — мы получаем меньше 100 входящих запросов в месяц, не строим отчёты и формулы по воронке и не пользуемся телефонией.

0

Комментарий удален

Вы меня, конечно, извините, но тут недавно про пачку статья была, там вот точно все бесплатно, и не нужно таких парилок устраивать. У меня ничего, кроме вопроса «зачем?» не появилось. Но похвалить, конечно тоже можно, так вот взять и сделать функциональную дичь. Круто!

0

Ребята, спасибо большое, как раз пыталась разобраться как сделать системными проектные доски! Я из сферы маркетинга, но под себя подстроить такие шаблоны на раз два) 

Все круто и понятно, и я на сколько поняла у вас получается страницы проектов находятся в общем Table? 

0

Алёна, да, для проектов отдельная база — можно настроить представление и списком, и таблицой, и карточками — как удобно. Внутри каждой записи в базе (страницы проекта) — материалы в подстраницах с потенциально бесконечной вложенностью и любой внутренней структурой.

0

Только увидела, спасибо да уже разобралась в целом) сделала под свои запросы 

0

Доступ к шаблончикам то теперь закрыт(

0
Читать все 46 комментариев
Рынок кикшеринга в России вырос на 200-230% за год, до 12 млрд рублей — исследование Статьи редакции

Но есть и проблемы: производители не успевают делать достаточно самокатов, компетентных сотрудников не хватает, а в СМИ кикшеринг «демонизируют».

Классификация текста с Elasticsearch

Когда я впервые наткнулся на Elasticsearch, я был очарован его простотой использования, скоростью и параметрами конфигурации. Каждый раз, когда я работал с ним, я находил еще более простой способ достичь того, что я использовал для решения, с помощью традиционных инструментов и методов обработки естественного языка (NLP). В какой-то момент я…

Какие визуалы выбрать для рекламной кампании в социальных сетях?

Вы готовите рекламную кампанию для социальных сетей. Обязательный элемент практически любого плейсмента (места размещения рекламы) – визуал, который увидит целевая аудитория. Давайте разберемся, как отличить плохие рекламные макеты от хороших, насколько они должны быть креативны и когда точно нужно вносить в них правки.

Роботы-курьеры «Яндекса» начнут доставлять посылки «Почты России» в Москве Статьи редакции

Пока заказать доставку можно через приложение «Почты России» на Android в некоторых районах города.

Путин поручил запретить работу ресторанов и кафе по ночам во всей России Статьи редакции

И рекомендовал обеспечить два выходных для сотрудников, проходящих вакцинацию.

Улыбнитесь, вас снимают: как биометрия меняет жизнь банковских клиентов
Почта России запустила доставку из отделений роботами Яндекса

Почта России первой из почтово-логистических компаний начала доставлять посылки с помощью беспилотных роботов-доставщиков Яндекса. Проект реализован при поддержке Фонда «Сколково». На первом этапе 36 роверов будут осуществлять доставку из 27 отделений в Москве. Воспользоваться услугой можно будет через приложение Почты на Android, на старте…

Какие акции посоветовать новичку: российские или американские
7 причин начать пользоваться Bright Data Proxy Manager:
«Самый человечный нечеловек»: как мы развиваем голосового помощника Олега в колл-центре, чтобы он не был похож на других

Сегодня в колл-центрах девяти из десяти самых популярных российских банков по телефону отвечают голосовые помощники. Но не все клиенты ими довольны — нередко в соцсетях можно увидеть жалобы на телефонных роботов, которые должны помогать решать клиентские вопросы, но не всегда это делают.

XPeng анонсировала электромобиль со складными несущими винтами — он способен не только ездить, но и летать Статьи редакции

Китайский производитель планирует начать серийное производство в 2024 году.

HT Aero
null