Интеграция СКУД и CRM: решение боли системы учета и выдачи пропусков
Наши клиенты постоянно ставят сложные, но интересные задачи: ежедневно мы осваиваем новые сервисы и пополняем копилку наших успешных кейсов. Сегодня расскажем, как мы настроили смарт-процессы для организации системы пропусков и обмен данными между системами Кларис и Битрикс24 для ведущего подразделения группы компаний, которая занималась строительством Москва-Сити.
Оглавление
1. Как автоматизировать систему выдачи и учета пропусков? Вариант первый - простой.
2. Двусторонний обмен Битрикс24 и Кларис на платформе Пинкит. Вариант второй - интересный.
2.1. Выгрузка заявок из Битрикс24 в Кларис (первая интеграция).
2.2. Выгрузка статусов из Кларис в Битрикс24 (вторая интеграция).
2.3. Выгрузка дополнительных полей из Кларис в Битрикс24.
3. Итог.
Итак, наш клиент — строительная компания, которая участвует в программах по развитию транспортной сети Москвы, занимается расширением сети метро и реализацией других крупных столичных проектов.
Пришли они к нам еще в прошлом году с задачей по автоматизации процесса выдачи пропусков для своих сотрудников. Работает клиент в Битрикс24, так что мы предложили решение задачи с помощью смарт-процессов. Расскажем подробнее.
1. Как автоматизировать систему выдачи и учета пропусков? Вариант первый — простой.
Вкратце процесс работает так: менеджер заказывает пропуск и согласовывает его со службой безопасности. Если пропуск согласован, он отображается внизу на входе у охраны.
Какие могут быть пропуска?
1.1. Разовый: если гость пришел пешком и ему нужно попасть в бизнес-центр через один из входов;
1.2. Разовый+парковка: если гость приехал на авто, ему делают пропуск на парковку и пропуск на вход в бизнес-центр;
1.3. Разовый+парковка+внос/вынос материальных ценностей: если гость приехал на авто, ему делают три пропуска: на парковку, на вход в БЦ и внос или вынос материальных ценностей;
1.4. Пропуск на парковку;
1.5. Временный пропуск: он делается на определенный период действия.
Мы предложили настроить автоматизацию для всех типов пропусков через смарт-процессы Битрикс24.
Был создан смарт-процесс "Выдача пропусков" со следующими стадиями:
- "Передано на согласование в службу безопасности",
- "Согласовано",
- "Пропуск выписан",
- "Пропуск отклонен",
- "Не явился".
При создании карточки смарт-процесса ему присваивается стадия "Передано на согласование в СБ", и далее срабатывает бизнес-процесс по согласованию службой безопасности:
Если пропуск отклоняется, стадия меняется на "Пропуск отклонен", если пропуск одобрен - на "Согласовано". На этой стадии срабатывает второй бизнес-процесс с паузой до даты, на которую действует пропуск.
Когда дата наступает, сотрудник службы безопасности получает задание в Битрикс24 по выдаче пропуска. Если гость пришел и получил пропуск, задание завершается, смарт-процесс переключается на стадию "Пропуск выписан", если клиент не пришел, смарт-процесс переходит на стадию "Не явился".
Через год клиент обзавелся новой системой управления предприятием — Кларис, и ему нужно было интегрировать ее с Битрикс24 и доработать имеющийся функционал по пропускам в Битрикс24. Расскажем, что изменилось.
2. Двусторонний обмен Битрикс24 и Кларис на платформе Пинкит. Вариант второй - интересный.
2.1. Выгрузка заявок из Битрикс24 в Кларис (первая интеграция).
В Битрикс24 создается заявка на пропуск в смарт-процессе "Заказ пропуска в бизнес-центр". После того как специалист службы безопасности ее согласовал и смарт-процесс перешел на стадию "Согласовано", создается заявка в Кларис, куда необходимо передавать значения полей из смарт-процесса.
Для разных типов пропусков должны передаваться разные поля.
2.1.1. Разовый пропуск: выгружаются поля "ФИО", "Организация", и если посещение групповое — должна проставляться галочка "Групповое посещение" и передаваться список посетителей из множественного поля Битрикс24 в одно поле Кларис в формате "ФИО посетителя № авто" (формат: х111хх77) в одной строке, каждый посетитель пишется с новой строки.
2.1.2. Разовый+парковка: "ФИО", "Групповое посещение" аналогично п.2.1.1, "Организация", "Дата", "Номер авто", "Марка авто" и "Место парковки".
2.1.3. На внос или вынос материальных ценностей: "ФИО", "Групповое посещение" аналогично п.2.1.1, "Организация", "Дата", "Номер авто", "Марка авто", "Данные мат. ценностей", "Действие" (возможен выбор "Внос" или "Вынос", в зависимости от заполнения поля "Действие" заказывается соответствующий пропуск).
2.2. Выгрузка статусов из Кларис в Битрикс24 (вторая интеграция).
В Кларис заявка в процессе работы проходит по разным статусам, эти статусы должны передаваться в Битрикс24.
2.3. Выгрузка дополнительных полей из Кларис в Битрикс24.
Когда гость приходит на пропускной пункт, охрана ставит отметку о приходе в Кларис и выдает пропуск. В этот момент в карточку смарт-процесса в Битрикс24 должен прилететь номер пропуска из соответствующего поля в Кларис, а также дата и время входа/выхода.
Не обошлось и без сложностей. Кларис — сервис с нюансами по API и отсутствием вебхуков. Поэтому мы реализовали задачу через запросы с фильтрами и сортировкой: получилось и быстрее, и дешевле.
3. Итог
Инструментов для управления предприятиями сейчас очень много: известных и не очень. Каждая компания выбирает ту систему, которая для нее удобна.
Если вы захотите настроить выгрузку данных из своего сервиса (Кларис, ITigris или любой другой сервис, имеющий API), в Битрикс24 или в обратную сторону, не вопрос: мы уже настроили связку Пинкит со множеством сервисов и приложений и продолжаем делать это сейчас.
Если вам необходима автоматизация системы учета пропусков, вы можете использовать готовое решение или отправить нам заявку для индивидуальной настройки. У нас большой портфель кейсов, из которого мы легко можем подобрать вам подходящий вариант автоматизации либо создать новый под ваше ТЗ: мы любим сложные и интересные задачи :)
Межу прочим, для нашего клиента авторизация в Кларис была сделана в счет бонусных часов техподдержки, буквально в подарок. Регистрируйтесь в личном кабинете Пинкит — там вы можете попробовать бесплатно настроить свою интеграцию и посмотреть, как устроена платформа.
👍👍
!