Как мы внедряли в компании роботов и что из этого получилось
Можно ли избавиться от рутины и направить силы на более важные задачи? Как мотивировать сотрудников на передачу дел роботам? Что лучше: автоматизировать один большой процесс или несколько маленьких?
Делимся в кейсе нашим опытом. Он будет полезен прежде всего тем компаниям, которые только задумываются о роботизации рутинных бизнес-процессов и не знают, с чего начать.
Как мы к этому пришли и с чего начали?
Руководители юридического и сервисного департаментов, а также специалисты по работе с партнерами и тендерами, обратились к нам с просьбой автоматизировать часть рабочих процессов, так как сотрудники перегружены задачами и не всегда успевают их делать. У нас большой опыт роботизации бизнеса для внешних заказчиков, поэтому реализовать такой проект для коллег было совсем не сложно.
Для начала мы собрали все требования от коллег и сформировали ТЗ с пошаговым описанием каждого процесса. Далее разбили проект на стандартные этапы – разработка, тестирование и отработка замечаний – и приступили к реализации.
Что и как роботизировали?
У тендерных специалистов автоматизации подвергся достаточно большой и сложный процесс – регистрация и обработка заявок от наших партнеров.
Перед началом конкурсных торгов на почту тендерного отдела поступают запросы в виде масштабного заполненного excel-документа. В нем зафиксированы наименование и все данные заказчика, артикулы оборудования, которое партнер собирается ему поставить и так далее. Вручную их обрабатывать долго, поэтому задачу было решено перевести на цифрового помощника.
Робот мониторит почту, открывает таблицу и далее поочередно проверяет всю информацию в ней: заказчика, его ИНН и адрес, номенклатурные номера и комплектацию оборудования. Если есть какие-то ошибки на каждом этапе, партнер получает от робота письмо, что необходимо их исправить и присылает скорректированную заявку. Далее сделка автоматически регистрируется в нашей внутренней системе, ей присваивается номер и дистрибьютор уже напрямую может общаться с менеджером.
Благодаря такому роботу удалось сильно разгрузить специалистов тендерного отдела, у них стало намного меньше работы, связанной с рутинной задачей регистрации и первичного распределения подобных заявок.
Для юридического департамента мы автоматизировали процесс проверки контрагентов. При поступлении запроса на регистрацию нового подрядчика робот забирает данные о нем из корпоративного портала, проверяет их по различным базам данных и официальным веб-ресурсам, например, pb.nalog.ru. Выгружает различные отчеты и выписки и вместе с заявкой отправляет юристу на утверждение. Если возникают какие-то сложности на этапе проверки, то заявка далее обрабатывается в ручном режиме.
Еще двух роботов мы написали для сервисного департамента. Они автоматизируют подготовку и выдачу гарантийных талонов на наше оборудование и партнерских сертификатов.
В первом случае при выгрузке данных из внутренней системы, робот мониторит папку и, обнаружив новый документ, конвертирует файл в pdf-формат. Далее готовый талон отправляется в клиентскую систему учёта заявок (service desk) и становится доступен заказчику.
Во втором процессе алгоритм схожий. Данные о том, что наш партнер прошел обучение или обновил статус, автоматически выгружаются из системы. Далее генерируется pdf-документ и сертификат отправляется дистрибьютору.
Также мы привлекаем программных роботов для решения одноразовых задач, например, клиентских рассылок. Вручную заполнять большое количество бланков долго, данных и их источников много, и можно ошибиться, а роботы делают это быстро и ошибок не допускают.
К слову, все наши цифровые «сотрудники» созданы на основе отечественных RPA-платформ.
Сколько времени у нас ушло и с какими сложностями мы столкнулись?
Достаточно простые задачи роботизировали почти сразу, на более серьезные времени ушло больше. Робота по проверке контрагентов разрабатывали месяц. Остальных запустили в течение недели-двух.
Как правило, на автоматизацию сложных и длительных процессов нужно закладывать 1-2 месяца. Они уйдут на множество тестирований, исправлений и доработок, особенно если пользователи во время сбора первичной информации забыли сообщить о каких-то важных условиях и параметрах. Именно проблемы с аналитикой на этапе подготовки – основная сложность таких проектов.
Решить ее можно привлечением аналитиков с большим опытом роботизации подобных процессов и пользователей, которые хорошо знают задачу и могут ее досконально описать.
Чего мы добились и какие задачи решили?
Самый важный итог – рутинные процессы стали выполняться гораздо быстрее, а у коллег освободилось время на решение других задач.
Безусловно, от роботизации есть и финансовая выгода. Благодаря запуску роботов для юридического и тендерного отделов за полтора года мы сэкономили на найме дополнительных сотрудников.
Кроме того, получили дополнительный опыт по разработке и запуску одноразовых роботов. После того, как мы реализовали несколько успешных проектов по роботизации внутри компании, нам стали все чаще и чаще поступать аналогичные запросы от бизнес-заказчиков. На нашем примере клиенты поняли, насколько это удобно и выгодно.
Будем ли повторять?
Однозначно – да. Периодически мы мониторим работу внутренних подразделений, смотрим, кому в первую очередь нужны цифровые помощники. И следующим в очереди на роботизацию хотели бы видеть финансовый департамент. У коллег много рутинных задач, связанных с бухгалтерией, логистикой, клиентами, поэтому их автоматизация будет как нельзя кстати. Осталось найти время на детальную проработку подготовительного этапа – команда департамента загружена как никакая другая.
Еще часть процессов у нас автоматизированы в рамках корпоративного портала и системы документооборота. Но и в них можно применить роботов для простоты и удобства. Пока думаем.
Советы начинающим
Если вы планируете внедрять программных роботов собственными силами, без привлечения подрядчиков, будьте готовы к тому, что на первых этапах возникнут какие-то ошибки и сложности. Хотите быстро и без заминок – обращайтесь к квалифицированным специалистам, которые уже имеют соответствующий опыт и готовы помочь с поиском процессов и аналитикой.
Не нужно бросаться роботизировать сразу всю компанию. Выберите отдел, готовый участвовать в таком проекте. Первопроходцами должны быть сотрудники, у которых действительно есть запрос на автоматизацию рутины. Запуск роботов «из-под палки» не приводит к высоким результатам.
Для начала лучше роботизировать какой-то незамысловатый процесс, создать для него недорогого и несложного робота. Он поможет вашим коллегам убедиться, как удобно и просто с ним работать, а вам – получить хорошую обратную связь от фокусного подразделения. Сотрудники, оценившие все преимущества такого подхода, станут евангелистами технического прогресса в компании, пропагандируя его распространение на другие сферы деятельности. С таким успешным пилотным проектом будет проще презентовать возможности RPA в других отделах и сделать автоматизацию более массовой.
Егор Говорков, менеджер по продукту компании Konica Minolta Business Solutions Russia.
Хорошая статья! Всё по делу. За роботизацией рутинных процессов будущее.
99% сотрудников сами хотят быть роботами. В будущем ничего не изменится.
Комментарий недоступен
Забавно. Ну а что, немного позитива лишним не бывает:)))
На каком вендоре писали кст?
Изначально использовали Robin RPA, затем часть процессов перенесли на MS PowerAutomate. А вообще, внедряем Robin (очень хороший опыт), RoomyBots (есть неплохой модуль Process Finder) и Sherpa RPA (у этого продукта большое будущее).
Вот тот же вопрос.
Проблема в том, что люди часто сопротивляются всему новому. Отсюда саботаж - частое явление со стороны линейного персонала
Они не новому сопротивляются. Они хотят сохранить свое положение, только и всего.
Такими темпами роботы точно захватят этот мир :D
мне кажется, что все-таки они только рутину выполняют хорошо. В остальном они не особенно конкурентоспособны
Ну почему же, ИИ развивается очень быстро и вполне сможет составить конкуренцию человеку в недалеком будущем :) Какие-то процессы и задачи можно будет целиком отдавать роботам, не только документооборот и прочую рутину
Пока у нас даже беспилотные автомобили не начали ездить. Из-за моральных дилемм, в том числе, видимо
Да, люди зачастую переживают, что вот такие программные роботы, в том числе, оставят их без работы. Мол стоит их внедрить, как тебя сразу уволят за ненадобностью.
Ну раньше эти процессы выполняли люди, хоть они и рутинные, но давали рабочие места. Не все хотят творить и «выполнять более сложные задачи» :))
но прогресс ведь неизбежен, людям придется смириться с этим рано или поздно :) и либо научиться выполнять сложные задачи, либо остаться за бортом, к сожалению.
Наличие рабочих мест зависит и от уровня здоровья компании, иначе говоря, от её шанса выжить в конкурентной среде. Если смотреть на ситуацию с точки зрения выживаемости бизнеса, компания с "ручным управлением" в XXI веке имеет меньше конкурентных преимуществ перед компаниями, которым удалось снизить операционные издержки за счёт автоматизации.
RPA в этом смысле та технология, которую можно внедрять локально и гибко подстраивать под изменяющиеся процессы, не затрагивая уникальные блоки операций.
ну тут уже нужно самим решать, хорошо это или плохо)
Будет ли от нас что-то зависеть - вот вопрос?
Я так понимаю, то, что раньше называлось автоматизацией, сейчас называется роботизацией. Почему? Можно сказать, что терминология поменялась за счёт внедрения элементов искусственного интеллекта?
Звучит солидней. Следовательно, можно содрать больше денег.
Есть в роботизации доля "хайпа". Но, как нам кажется, этот термин получил не такую распространённость как DX (Цифровая Трансформация). Вот тут точно имеет место соприкосновение с понятием Автоматизации :)
Скорей, роботизация - частный случай автоматизации. Автоматизация охватывает больше областей. Программная Роботизация - локально закрывает вопросы рутинных процессов на рабочих станциях пользователей и помогает интегрировать неинтегрируемые сущности.
"Благодаря запуску роботов для юридического и тендерного отделов за полтора года мы сэкономили на найме дополнительных сотрудников"
Из-за вас несколько сотрудников остались без работы.
Скайнет не пройдёт! Убивайте машины, не дайте им поработить человечество!
Философские аспекты применения технологий :) Наша любимая тема.
Новых сотрудников не взяли, зато прокачали старых! Научили основам бизнес анализа и погрузили в тему роботизации, подняв популярность технологии в компании и улучшив квалификацию персонала.
А во сколько в среднем обходится такая автоматизация с помощью роботов?
На VBA сделать за 50 т.р. точно достаточно. Но, судя по тексту, сделано по цене пары недель работы департамента.
В плане поддержки и развития в долгосроке департамент может оказаться выгоднее.
Ваша оценка верна. Как правило, в долгосрочной перспективе любая автоматизация при растущей нагрузке оказывается выгодней ручного труда.
Цена, естественно, зависит от выбранной платформы роботизации. Ощутимая выгода от внедрения появляется в момент масштабирования одного RPA-сотрудника на несколько процессов - в этом случае робот может быть загружен разными процессами круглые сутки. Один робот, также как и обычный сотрудник, может выполнять один процесс в единицу времени. Но в его распоряжении 24 часа вместо 8 часов в один рабочий день.
Оценить окупаемость внедрения робота можно с помощью несложного калькулятора на нашем сайте https://rpa.konicaminolta.ru/#roi-calculator
Как же это правильно, всю рутинную работу по документообороту отдавать роботам.
А в каких отделах, по опыту, чаще встречаются задачи, оптимальные для стартовой роботизации?
Боли у всех распространённые. Мы даже составили свой "хит-парад" популярных процессов для автоматизации.
смотрите раздел Каталог процессов для роботизации на нашем сайте:
https://rpa.konicaminolta.ru/
"Робот мониторит почту, открывает таблицу и далее поочередно проверяет всю информацию в ней: заказчика, его ИНН и адрес, номенклатурные номера и комплектацию оборудования." — а по каким системам это все пробиваете?
В данном сценарии робот настроен на взаимодействие с ERP MS Navision и SQL базой проектов.
"Первопроходцами должны быть сотрудники, у которых действительно есть запрос на автоматизацию рутины. " — вот только откуда взяться запросу, если сотрудники скорее всего не знают о возможностях роботизации?
Это очень правильный вопрос. Обычно, задачей распространения идеи автоматизации занимается IT-энтузиаст, визионер, несущий технологии "в массы". В некоторых крупных компаниях для этих целей даже появилась специальная должность - IT-евангелист. В его функции входит обмен опытом с коллегами, проведение мастер-классов и продвижение передовых идей.
А ещё есть мнение, что лучше всего технологию RPA понимают геймеры, поскольку именно они привыкли упрощать себе жизнь с помощью автокликеров в онлайн играх. Они используются для развития персонажа, и помогают выполнять однообразные операции, необходимые для прокачки целевых навыков главного героя игры.
Дельные рекомендации, спасибо!
Раньше луддиты хотя бы понимали, что нужно разбить, чтобы машина перестала работать. А как бабуля-юрист с 40-летним стажем сможет сломать прогу? Вот времена настали...