Личный кейс: как я ушёл от платных сервисов и собрал своими руками простую систему учёта заявок и сделок

Автор — Олег Таран.

В этом кейсе делюсь своим подходом к организации учёта заявок и сделок, без платных сервисов и ботов. Таких, как я — много. Кому-то наверняка будет полезно.

Я автор двух онлайн-курсов: один про финансы, другой про учёт в финансовых таблицах. Поэтому у меня есть клиенты. До последнего я пользовался платными сервисами учёта клиентов, заявок, сделок — CRM, как их называют.

Платил за них несколько десятков тысяч рублей в год и твёрдо был уверен, что они в моём маленьком онлайн-проекте не окупаются. И вот на новогодних каникулах решил сделать свою простую и бесплатную систему, которая будет автоматически принимать заявки с сайта, оповещать меня о новых по почте, складывать их в таблицу, в которой я уже дальше буду с ними работать.

Под работой я понимаю превращение заявок в сделки, а также простой анализ результатов, которые автоматически выводятся на примитивный статистический дашборд. Вот, что я делал, и вот, что у меня получилось.

Сайт, на котором кнопка.

Нажимая на кнопку, потенциальный клиент попадает на «Google Форму», чтобы оставить необходимую информацию.

Google-форму создать просто. Любой может справиться, поэтому перемотаем время к моменту, когда я уже её создал. Главная задача формы — принять и отправить в таблицу заявку от потенциального клиента с сайта.

Для этого мы свяжем форму с «Google Таблицей». Делается это штатными средствами формы, причём мы можем привязаться к уже существующей таблице или создать новую.

Сразу же поставим галочку на опции «Получать уведомления о новых ответах по электронной почте». Можно, конечно, было бы создать Telegram-бота, но мы поставили себе задачу сделать просто и штатными средствами. Поэтому классика — email.

Отныне все заявки с сайта с помощью формы будут оказываться в нашей таблице. Этот лист я назвал «Заявки». Как только кто-то заполнит форму на сайте, информация автоматически появится в таблице, а на электронную почту придёт уведомление о новой заявке. Так я узнаю об этом и не упущу момент.

Для меня работа с заявками выглядит так. После получения заявки я связываюсь с клиентом по каналу, который он указал в заявке в поле «Способ связи». То есть делаю одно конкретное действие и рассчитываю получить определённый результат от него.

Помимо этого, если требуется запланировать следующее действие по этой заявке, я его планирую. Заключительным этапом будет обозначение статуса заявки (в работе, сделка или отмена).

Чтобы это реализовать, в таблице добавляю новый лист «Работа с заявками». Таблица состоит из полей:

Представим, что пока я пишу эту статью, в таблицу упала первая заявка. Выглядеть это будет так, как показано на скриншоте ниже.

Мне пришло оповещение на электронную почту. Я захожу в таблицу и вижу заявку. Перехожу на лист «Работа с заявками» и начинаю работать с первой заявкой.

Выбираю из выпадающего календаря дату:

Выбираю из выпадающего списка клиента:

А он там уже появился автоматически, потому что мы настроили проверку данных из нужного диапазона. Дальше я совершил необходимое действие «Списался с клиентом». Он подтвердил желание купить.

Я выставил счёт, написал это как результат от действия. Прописал, что в качестве следующего действия от меня требуется дождаться получения денег на счёт. Ставлю пока статус заявки «В работе». Он тоже выбирается из выпадающего списка.

Через несколько дней я получил деньги от клиента. Это новое событие. Отражаю его. Для этого делаю запись на листе «Работа с заявками».

Последним в этой серии действием для меня будет предоставление доступа к шаблону «Отчёт о прибылях и убытках». Статус заявки — «Сделка». С помощью условного форматирования она автоматически подселится зелёным цветом, это облегчит мне визуальное восприятие таблицы, когда она будет большая и длинная.

Таким образом мы добились того, что путь от заявки к сделке описан в действиях и результатах, будет храниться в истории, в любой момент его можно посмотреть, используя фильтр или запрос.

Но давайте сделаем ещё один шаг. И он будет в виде листа «Сделки». Тут будем вести учёт сделок и оплат. Как только на листе «Работа с заявками» появляется статус заявки «Сделка», информация о сделке автоматически переносится на лист «Сделки». Выглядит это так:

В этой таблице «Дата сделки» и «Клиент» заполняются автоматически с помощью запроса Query — его задача распознавать сделки и переносить их на лист «Сделки». Мне остаётся только фиксировать «Дату оплаты» и «Сумму», что я с большим удовольствием сделаю. Вот так это выглядит:

Вверху, над таблицей, я соорудил простенький статистический дашборд. В нём, с помощью встроенного календаря, проставляю интересующий меня период «с» — «по» и запросы в ячейках C3, C4, C5, C6 автоматически формируют нужные мне расчёты и выводят результаты: «Кол-во сделок», «Сумма сделок», «Max» и «Min». Так запросы, функции и формулы вместо меня собирают элементарную статистику.

Через несколько дней лист «Работа с заявками» таблицы может выглядеть так:

Чтобы мне было проще отслеживать работу по конкретному клиенту, я могу использовать фильтр на листе «Работа с заявками». Так я увижу всю цепочку событий от начала до конца по конкретному клиенту и проекту.

На лист «Сделки» продолжает автоматически поступать информация о сделках:

Мне остаётся лишь фиксировать даты оплат и суммы, время от времени поглядывая на дашборд :) Вот у меня уже четыре сделки на 14,5 тысяч рублей за период с 01.01.2020 по 31.01.2020 г. Самая крупная на 7000 рублей, а мелкая на 2500.

Обратите внимание, что один клиент отказался от сделки и следовательно не попал на лист «Сделки». Зато история о взаимодействии с ним осталась на листе «Работа с заявками». Кто знает, может через какое-то время мы снова найдём друг друга?

Вот, собственно говоря, и всё. Свою задачу эта мини-система выполняет. Мне не нужно за неё платить. В любой момент я могу её наращивать в ширину и глубину, возможности «Google Таблиц» это позволяют.

Разумеется, таблицу можно переделать под себя, сохранив подход. Однако я сторонник простоты и поэтому придерживаюсь этого во всём, даже в таблицах и учёте. Если можно не делать — не делаю. Если нужно делать — автоматизирую. Если можно не платить — не плачу. Думаю, что так делают почти все предприниматели.

Буду рад, если кому-то подход понравится и подойдёт. По запросу могу бесплатно поделиться файлом-шаблоном. Для этого заполните заявку. Ну а дальше, вы знаете что будет происходить:)

Смотрите мой предыдущий кейс «Как построить отчёт о прибылях и убытках, если есть только банковская выписка». По неопытности я разместил его без указания нужной рубрики.

Автор – Олег Таран