Как спасти себя (коллег, партнеров, команду) от постоянных созвонов и встреч. Руководство по выживанию в офисной среде

Инфографика по лучшим практикам и технологиям 2024 года для борьбы с совещаниями.

ЧАСТЬ 1 (~ 4 мин) – о лучших практиках защиты от лишних встреч:
1. Встречи нужны для 8 целей, выбор цели определяет формат встречи.
2. Асинхронная коммуникация – замена встречам.
3. Время встречи - 12% успеха.
4. Метод WHAM сокращает количество встреч.
5. Матрица RACI помогает сократить количество участников встреч.
6. Даже если встреча уже назначена, ее можно избежать.

ЧАСТЬ 2 (~ 2 мин) — про оцифровку встреч, самому мощному тренду в спасении от совещаний:
1. Обзор того, что сейчас есть на рынке - пока все грустно.
2. Все упирается в расшифровку аудио в текст, но есть нейросеть, которая все меняет.
3. Телеграмм бот, который сжимает встречи на два часа → в 1 минуту инсайтов. Сделал его для своей команды, но теперь он доступен всем - пробуйте :) https://t. me/Meeting_summarizer_bot

В 2022 году бизнес-подразделение Редингского университета провело эксперимент на 76 компаниях:

Cотрудникам измеряли продуктивность и удовлетворенность работой до и после сокращения на 40% количества совещаний. В итоге при сокращении числа совещаний продуктивность сотрудников увеличилась на 71%, а удовлетворенность — на 52%.

Так почему же мы убиваем потенциал почти целого работника в себе? И как это исправлять?

Неважно, каким красивым словом называется методика управления проектами в вашей компании – scrum, agile или назначаем встречи “как придется”.

Все сводиться к цели, которую эта встреча помогает достичь. Тут бывают разные классификации, но давайте возьмем базовую с 8 типами целей и посмотрим какие форматы бесят сотрудников меньше всего:

Представим, что нужно собрать обратную связь по проекту с 10 сотрудников и в среднем это займёт по 10 минут на каждого. Организуем встречу – Ого! Мы потратили 100 мин встречи * 10 сотрудников = 1000 человеко-часов. А теперь отправим всем гугл форму для сбора обратной связи и мы получим 10 мин на ее заполнение * 10 сотрудников = 100 человеко-часов.

Поздравляю! Только что мы на 90% повысили эффективность нашей команды.

А все потому, что мы сделали из последовательного процесса – параллельный. В этом и кроется разгадка неэффективности встреч.

Поэтому очень выгодно использовать параллельные (асинхронные) методы коммуникации: емейл, опросники, доски Miro или просто разделение встречи на несколько параллельных залов.

Маркетологи уже давно оптимизируют время отправки писем, отдел продаж – время телефонных звонков. Пора начать оптимизировать время под встречи. Так, в среднем, рабочий процесс становиться на 12% эффективней если назначать встречи только с 10:00 до 14:30.

<p>"Тогда я позволю себе, просто на 30 секунд, маленькую историческую справку по проекту …"</p>

Понять, стоить ли вообще проводить встречу, помогает метод WHAM. Надо по очереди задать себе вопросы: Почему это не решается емейлом? Кому эта встреча нужна? Какой результат мы получим? Планируется ли интенсивный обмен информацией с коллегами? Сколько времени уйдет на встречу? Если на один из этих вопросов нету утвердительного ответа, то и встречу организовывать не стоит.

Или, как вариант, можно пройти опрос на сайте shoulditbeameeting.com

Матрица RACI, она же матрица ответственности позволяет отлично отсеивать сотрудников, которым действительно нужна ваша встреча. По горизонтали пишем сотрудников, по вертикали этапы проекта.

Если в месте пересечения этапа и сотрудника нельзя поставить одну из букв: R — Responsible (исполняет), A — Accountable (несёт ответственность) или стоит C — Consult before doing (консультирует до исполнения), I — Inform after doing (информируют после исполнения), то на этом этапе проекта сотрудника можно не привлекать на регулярные встречи.

Если вас зовут на встречу, в которой вам объективно не нужно будет выражать какое-то свое мнение в режиме реального времени, то значит вам бы хватило и записи этой встречи. Собственно, маневр тут всегда простой – сослаться на загруженный график и вежливо попросить коллег записать встречу с обещанием ознакомиться/прислать свои комментарии по email.

А вот дальше уже наступает магия, про которую мы поговорим во второй части. Вместо того, чтобы проигнорировать запись от коллег вы высылаете все инсайты (они же минутки/конспект/саммари) встречи и ваши к ним комментарии. А фокус в том, что это будет занимает у вас 2-3 минуты.

В среднем люди могут прочитать текст в 2-3 раза быстрее, чем прослушать аудио. Но действительно мощным инструментом текст становиться, когда из него сделали правильный конспект. Это спасает сразу от целого ряда проблем:

Вы не забудете, что было на встрече.
Все обязательства поставщиков/просьбы клиентов будут зафиксированы. И к ним можно будет легко вернуться.
Вы сможете сэкономить время других людей, если пришлете им конспект вместе/вместо записи встречи.
Можно будет за пару минут ознакомится с конспектом встречи на которой вас не было.
А если конспект сделан автоматически, то еще и не надо отвлекаться на ведение конспекта.

В теории все звучит очень классно, поэтому я решил подключить мою команду к одному из современных модных платформ с AI, чтобы оцифровать все наши встречи. [блог будет без имен, чтобы потом мне не пришлось объяснять комплаенсу, что все мемы были постиронией].

Команда сидит в Дубае, так что проблем с оплатой в долларах не было, да и 15-20$ на человека были не неподъемными затратами.

Но перепробовав 10 самых популярных платформ для конспектирования встреч с искусственным интеллектом, я настолько разочаровался в качестве таких «конспектов», что в итоге решил попробовать написать свой собственный костыль под потребности команды.

Делал костыль, а получился настоящий истребитель с собственной нейросетью, которая настолько сильно и бескомпромиссно унижает текущие решения на рынке, что я решил поделиться всем этим в виде телеграмм бота и написать эту статью. Но обо всем по порядку:

Тут можете сравнить сами, сверху результат от компании tactiq.io (самого лучшего текущего решения на рынке), справа — телеграмм бота Brifer [AI Meeting Summarizer]. Текстовая расшифровка от Brifer, кстати, тоже является самой точной - но лучше не верьте на слово, а попробуйте сами)

Сложная тема с кучей профессиональных жаргонизмов, чтобы показать мощь Brifer. А вот Tactiq.io даже на более простых темах выдает общий текст без конкретики. Zoom выдал такой позор, что даже не стал его приводить тут.

Дороже всего стоит расшифровка аудио в текст, так как для нейросетей нужны мощные видеокарты, и все компании ленятся и используют готовые решения от OpenAI (60 руб за 100 мин) или Гугла (120 руб. за 100 мин).
Прибавьте к этому цену на создание выжимки из этого текста, налоги, маржу и т. п. В итоге минимум 1500 руб надо заплатить, чтобы расшифровать 10 встреч по 100 мин.
А знаете какая вышла стоимость, если сделать собственную нейросеть и грамотно оптимизировать сервер под неё? 80 руб за 10 встреч по 100 мин+ (включая маржу и т. п.).

Получилось сделать с нейросетью почти пугающие вещи. Сейчас 100 минут встречи у конкурентов в целом обрабатываются 40 минут, а Brifer [AI Meeting Summarizer] укладывается в 1-2 минуты.

когда в 100 раз получилось снизить стоимость расшифровки аудио, получается убрать и душные ограничения вроде 100 мин на файл. В боте в размер файла спокойно влезает 15-часовая запись встречи.

Итак, общая таблица по главным AI решениям для оцифровки встреч:

Базовая версия бота бесплатная, так что буду рад если вам он пригодиться, и вы порекомендуете его коллегам: ) Если нас станет много, то вероятно, бота получится сделать полностью бесплатным:

Попробовать бота:
@Meeting_summarizer_bot

Еще добавил в бота поддержку для видео с YouTube, оказалось очень удобно делать конспекты лекций и подкастов. Так что решил начать этот канал # Без Воды - буду выкладывать тут инсайты со всех крутых интервью, лекций и курсов которые буду проходить (сейчас начну готовить курс лекций из Стенфорда от Роберта Сапольски "Биология поведения человека"). Если у вас есть пожелания – пишите их в комментарии, тоже их сделаю инсайтами.

#безводы

16 комментариев

# Без Воды

5 мар

Автор

По дальнейшим планам - в свободное от работы время в бот добавлю: 1) Возможность задать вопрос боту по какому-либо аспекту встречи, чтобы он говорил что конкретно было и в какое время. 2) Команду, чтобы генерировать задачи по SMART из инсайтов.