Как правильно делегировать, чтобы не потерять бизнес: 4 простых шага
Понять, что пора делегировать, очень просто. Если жизнь руководителя превращается в день сурка, в котором ни на что нет времени, — нужно передавать часть дел сотрудникам. Рассказываем, как это сделать.
Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass. Всего за 10 минут можно установить мессенджер на свой сервер. А еще советуем посмотреть рекомендательную программу с блекджэком и бонусами.
Сегодня поговорим о том, как делегировать, чтобы не навредить себе, команде и бизнесу. Предлагаем 4 простых шага, которые в этом помогут.
Шаг 1: провести инвентаризацию
Чтобы понять, какие задачи и дела можно передать сотрудникам, для начала нужно провести инвентаризацию. Самое простое — в течение дня записывать все свои дела списком и отмечать, сколько времени на них ушло.
Мы же предлагаем вариант посложнее — таблицу с двумя колонками. В первую пойдут задачи, о которых известно заранее, во вторую — незапланированные дела, которые врываются в график.
Вот пример, как это может выглядеть глазами директора компании.
В такой таблице легко увидеть, куда уходит время. Но нужен подробный анализ — желательно записывать свои дела хотя бы в течение недели.
Шаг 2: выбрать задачи, которые можно делегировать
Далее нужно пройтись по каждому пункту заполненной таблицы и задать два вопроса:
- Кто еще может решить задачу так, чтобы это не повлияло на результат?
- Можно ли сделать так, чтобы мое участие в задаче было минимальным?
Приведем примеры с учетом заполненной таблицы:
- Собеседования с кандидатами в отдел продаж
Поскольку речь идет о директоре компании, то ему на таких собеседованиях присутствовать не обязательно. С этим справится руководитель отдела продаж. То есть задача полностью переходит другому сотруднику.
- Переписка со стажером
Эту задачу может решить сотрудник HR-отдела или ментор, который назначается каждому стажеру из числа более опытных коллег.
- Выбор зала для аренды
Если директору важно поучаствовать в выборе помещения, задачу можно упростить, а не передавать полностью. Например, заместитель заранее получает список нужных характеристик, сам анализирует все доступные варианты и выбирает два. По каждому из них он пишет краткое обоснование, а директор за две минуты делает окончательный выбор.
Таким образом нужно рассмотреть каждую задачу и подумать, что можно и нужно передать другим людям. Некоторые дела не несут практической пользы, но только на первый взгляд. Например, 15-минутный перерыв на кофе в кругу коллег не решает глобальных задач. Но такое общение с командой поддерживает благоприятный климат в коллективе, позволяет лучше узнать своих сотрудников. Возможно, от такого дела отказываться не стоит.
Есть часть задач, которые нельзя делегировать ни при каких условиях. Это стратегические задачи и X-фактор руководителя – направление/задача, которую руководитель может сделать лучше остальных даже с закрытыми глазами.
Шаг 3: определить сотрудника, которому можно передать задачи
Уточним, что делегирование — это не только передача конкретных задач. Вместе с ними руководитель передает другим сотрудникам ответственность и инициативу.
Передать ответственность — это не только наказывать за косяки. Это еще и вознаграждать за успехи.
Как делегировать не нужно:
передать задачу и несколько раз до ее решения проверять, как обстоят дела;
сбросить задачу на команду и не поинтересоваться, кто отвечает за результат;
не поощрять хорошие результаты, воспринимать помощь сотрудников как должное;
- пресекать инициативу даже в тех направлениях, где она приветствуется;
- найти первого, кто подвернется под руку, и делегировать задачу ему.
На последнем пункте остановимся чуть подробнее, потому что эффективность делегирования во многом зависит от выбора исполнителя. Чтобы все работало правильно, нужно выбрать человека, который:
- компетентен в нужных вопросах или быстро может научиться;
на конкретных примерах продемонстрировал, что ответственно относится к работе;
- готов взять на себя предложенные задачи, делает это без сопротивления.
Важно, чтобы у сотрудника, которому руководитель делегирует задачи, были силы, свободное время и желание. Нужно внимательно следить за тем, чтобы не перегружать самых ответственных и инициативных, иначе они быстро выгорят.
Шаг 4: подготовить выбранного сотрудника к решению задач
Многие руководители рады передать задачи другим сотрудникам и надолго про них забыть. Но это тоже не про грамотное делегирование.
Friendly Reminder: Мессенджер Compass можно установить на своем сервере всего за 10 минут.
Важно не просто назначить исполнителя, но и показать сотруднику, как правильно решается задача. Потребуется какое-то время, чтобы наладить все процессы и помочь другому человеку справиться с работой на том же уровне. Это не касается таких мелочей, как общение с новичком, который не может получить доступ в мессенджер. В таких случаях достаточно перепоручить процесс онбординга тому, кто изначально должен этим заниматься.
То, в каком виде осуществляется подготовка сотрудников, зависит от ситуации и направления. Руководитель может общаться с «преемниками» лично или составить ряд инструкций, к которым можно прибегнуть в любое время и без его участия.
Чек-лист для руководителя, чтобы наконец-то начать делегировать
- Регулярно отслеживайте свое состояние и то, насколько вы справляетесь с поставленными задачами. Усталость, постоянные «хвосты» в делах, срыв дедлайнов и общее ощущение хаоса — это хорошие индикаторы того, что пора делегировать.
- В течение нескольких дней составляйте табличку для инвентаризации всего, что делаете. Если все записать по датам и времени, станет ясно, какие дела пора передать другим сотрудникам.
- Ищите сотрудников для делегирования, учитывая их опыт, навыки, уровень ответственности и желание помочь в конкретном вопросе. Не сбрасывайте дела на первого, кто окажется рядом.
- Помните, что вы передаете ответственность не только за неудачи, но и успехи. Если сотрудник получил хорошие результаты, вознаграждайте его.
- Не забывайте про этап менторства. Если у какого-то сотрудника недостаточно опыта или знаний, помогите ему разобраться в задаче и только потом делегируйте ее на 100%.
Создайте безопасное и эффективное рабочее пространство с Compass. Теперь можно установить мессенджер на свой сервер всего за 10 минут.
А если хотите раскрыть потенциал деловых связей, участвуйте в нашей рекомендательной программе и получайте стабильный ежемесячный доход. Узнать больше и зарегистрироваться можно тут.
Мы в работе всегда следуем правилу: делегируйте то, что в последствии займет больше времени, чем создание самой инструкции с передачей дела)
Отдел маркетинга, например, к любой задаче составляет подробное ТЗ, так как уже на практике очевидно: чем понятнее инструкция, тем быстрее и предсказуемее результат.
Ну и учитывая нашу специфику и компанию, нам просто оплатить работу фрилансеров со всего мира, делаем это через наше же ПО
Весьма толково
Рациональный подход 👍 инструкция не должна быть ради инструкции
Абсолютно верная и неразмытая трактория для старта делигирования. Многие реально не понимают , как это сделать
Главное, чтобы был план и его придерживались 💪
передать задачу и несколько раз до ее решения проверять, как обстоят дела;- ну просто интересоваться все таки нужно мне кажется, чтоб потом не было сюрприза когда задача не будет выполнена в срок
Абсолютно согласен. Ну и должно быть понимание, что какойто контроль есть