Верните договор немедленно! Как СБИС помог трубному заводу наладить документооборот с контрагентами
Компании, которые обмениваются бумажными документами с контрагентами, знают, сколько головной боли это приносит. Сначала нужно подготовить документы у себя, потом отправить их курьером или почтой и ждать, пока их доставят. А потом бывает и так, что документы не возвращают, и приходится проходить весь путь заново. С такой проблемой к нам обратилась Валерия Шентова. Рассказываем, как при помощи СБИС мы помогли наладить документооборот.
Привет, я Геннадий — менеджер по работе с клиентами компании «Бизнес легко». Мы внедряем системы и сервисы, которые помогают вести бизнес проще и легче. Одно из наших направлений — международный электронный документооборот (МЭДО). Мы помогаем делать так, чтобы обмениваться документами с другими странами было просто и быстро. О том, как это работает, рассказываем на примере кейса нашей клиентки Валерии.
С какими проблемами обратился клиент
Валерия — ведущий специалист по работе с поставщиками Королёвского трубного завода. Завод производит металлопродукцию и отправляет ее на экспорт в страны СНГ. Для того чтобы всё было в порядке с юридической точки зрения, Валерии приходилось оформлять документы на каждую поставку, согласовывать их с бухгалтерией и отправлять контрагентам в бумажном виде. Часто утверждение и подпись таких документов затягивались, а иногда их не возвращали обратно.
Была и другая проблема: менеджеры трубного завода получали зарплату только после того, как компания получала подписанные акты от контрагентов. Из-за того, сколько времени занимал процесс от формирования документа до получения его обратно, зарплата менеджеров задерживалась. От этого страдали сотрудники и ухудшалась общая работа компании.
Нужно было решение, которое ускорит работу с документами между Королёвским трубным заводом и контрагентами из СНГ.
Какое решение мы предложили
Чтобы помочь Валерии наладить документооборот, мы предложили установить сервис СБИС для международного электронного документооборота (МЭДО).
Вот что мы сделали:
- Заполнили анкеты с клиентом и контрагентом. Валерия и компания, с которой было необходимо наладить документооборот, заполнили две простых анкеты. В них нужно было указать ИНН компаний, адреса, контактные данные.
- Передали данные разработчикам. Разработчики создали личные кабинеты в СБИС, чтобы компании могли обмениваться документами удаленно.
- Оформили цифровые подписи. Для того чтобы Валерия и компания-контрагент могли не только получать, но и подписывать документы, оформили цифровые подписи. Неквалифицированную для контрагента и квалифицированную для заказчика.
Сколько времени заняла настройка МЭДО?
Мы уже работали с Королёвским трубным заводом — настраивали для них внутренний электронный документооборот. Поэтому вся настройка заняла около семи дней.
Но иногда внедрение МЭДО затягивается, и процесс может занять до полугода. Это связано с тем, что многие страны только знакомятся с ЭДО и внедряют его в свой бизнес. Поэтому со многими приходится связываться лично, обговаривать технические особенности и согласовывать внедрение новых решений. Поэтому не всегда процесс проходит быстро.
Геннадий, менеджер по работе с клиентами в компании «Бизнес легко»
Сколько всё стоило для клиента
Мы всё настроили, подключили, научили предпринимателя и сотрудников работать с системой — всё обошлось в 35 000 рублей. Вот что вошло в стоимость.
Лицензия на год — 20 000 рублей
Настройка интеграции — 15 000 рублей
Оформление цифровых подписей для клиента и контрагента — Бесплатно
Итог
Сейчас мы продолжаем работу с Валерией: помогаем настроить МЭДО под задачи бизнеса и обучаем персонал работе с системой. Однако первые результаты видны уже сейчас. Если раньше подписание документов затягивалось и контрагенты их не возвращали — сейчас от оформления до получения документов обратно проходит всего несколько дней. Благодаря этому менеджеры стали получать зарплату раньше — ждать, пока компания получит документы, не нужно.
Если у вас возникают сложности с обменом документами с другими странами — обращайтесь в «Бизнес легко». Мы расскажем о преимуществах нашей системы, настроим ее под ваши бизнес-цели и будем на связи 24/7 — наша служба поддержки работает круглосуточно и без выходных.
А какие сложности возникают у вас при работе с контрагентами из других стран?
Зарплата после завершения сделки — это как так вообще? У завода что, нет резервного фонда для выплат?
Бонусы за сделку скорее всего, окладная часть само собой выплачиваться
У кого есть контрагенты в Казахстане, Белоруссии и т.д. поделитесь опытом как обмениваетесь документами.
ао Казахстану скажу так, у нас в КЗ сервис цифровых подписных платформ, как кажется продвинутей. Работаем с поставщиками из РФ, никто не знает толком про эдо, есть кто пользуется (что-то типа simpsign и еще какой-то приводят в пример). в части общения апи между сервисами двух стран, вечные баги, отладки и т.д., от ручного подписания все еще не отошли. Текущее мнение: по legal -части все ок, по технике (интеграции) большие вопросы.
Главное, чтобы контрагент в какой-то момент не сказал, что не хочет возиться с электронными документами, потому что бумажные надежнее
Конечно на бумаге надежнее, особенно когда все подписали, а в отчетный период просят прислать подписанный скан т.к. документы утерян))
Справедливости ради, контрагент и в ЭДО может не подписывать документ месяцами.
ЭДО упрощает процесс, но не защищает полностью