Как подписывать электронные документы в условиях карантина на Legium.io
Крупные и не очень компании закрывают офисы, ограничивают встречи, переводят сотрудников на удаленно работу. Первая проблема в сложившейся ситуации — коммуникация, достаточно успешно решается. Вторая проблема — подписание документов. И здесь решений не так много. Давайте разберем.
Бесконтактная доставка
Службы доставки продуктов и товаров массово переходят на доставку до двери. Курьерская доставка документов не исключение.
«Звонишь в офис, сообщаешь о доставке, оставляешь конверт и уходишь»
По пути в офис слышу я инструкции курьеру от менеджера по доставке.
У меня, как у юриста моментально появляются вопросы:
«Как подтвердить, что документы действительно доставлены, если курьер не проверяет данные получателя?»
«Может ли конверт потеряться, если таких бесконтактных доставок будет несколько и кто-то возьмет чужую посылку?»
Стоит ли говорить, что в условиях кризиса нести дополнительные расходы на курьеров — это роскошь, которую могут позволить себе лишь немногие. Какие есть альтернативы?
Электронный документооборот
По экспертным оценкам участников рынка, электронный документооборот реализован в среднем только у 10% компаний.
Когда мы проводим презентацию Legium.io нам очень часто говорят: “У нас уже есть электронный документооборот”.
Тогда мы спрашиваем: “Какой процент контрагентов подписывает документы электронно?”
В среднем "электронных" контрагентов около 15%, все остальное — бумага.
Получается парадоксальная ситуация: у большинства компаний уже есть электронная подпись для сдачи отчетности, но документы все равно подписывают на бумаге.
Почему?
Основная причина — не удобно. Нужно получить сертификат на сотрудника, который отвечает за подписание документов. Нужно настроить ключ электронной подписи. Нужно выбрать оператора электронного документооборота. Нужно разобраться с роумингом, если у контрагента другая система ЭДО.
Более подробно о том, почему до сих пор используют бумажные документы — точка зрения бухгалтера.
В условиях карантина получение электронной подписи в офисе удостоверяющего центра с обязательной идентификацией по паспорту — уже серьезный барьер. Неизбежно? Вовсе нет.
Когда мы проектировали систему электронного документооборота будущего, мы даже не догадывались, какие испытания ждут бизнес будущего.
Перед нами стояли две задачи:
- Полностью дистанционное получение электронной подписи;
- Полностью законное подписание документов.
Для каждого документа формируется уникальная страничка.
Ссылку на подписание документа можно отправить другой стороне любым удобном способом — в мессенджере или электронной почте. Контрагент обязательно увидит и подпишет.
Затем достаточно ввести номер телефона и Legium.io пришлет одноразовый пароль для подписания документа.
Удаленная идентификация
Для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц Legium.io просит сделать оплату со счета в размере 1 руб. Таким образом и происходит идентификация.
Когда был открыт счет, сотрудник банка установил и подтвердил личность руководителя организации. Теперь любой платеж со счета означает, что это сделал лично руководитель.
Оплата комиссии за регистрацию в Legium.io = подтверждение личности.
Что касается физических лиц, Legium.io просит прислать видео-селфи с паспортом. Нейронная сеть проверяет фотографии на соответствие и наличие подделок. Кроме того, проверку проходят данные паспорта и принадлежность номера телефона пользователю. Одним словом, идентификация как в каршеринге.
После подписания документа обеими сторонами Legium.io автоматически формирует сертификат онлайн-подписи, который вы можете распечатать.
Кроме того, всем сторонам сделки приходит «поздравительное» сообщение.
Желаем всем крепкого здоровья, сил, терпения и не утратить стремления меняться. Это позволит всем нам преодолеть любые кризисы, эпидемии и депрессии. Все будет хорошо!